(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
Перейти до номеру
  • № 67
  • № 66
  • № 65
  • № 64
  • № 63
  • № 62
  • № 61
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
10/11
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Серпень , 2017/№ 68-69

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

Затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5
Зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 р. за № 571/20884
(зі змінами, унесеними наказом Міністерства юстиції України від 07.03.2013 р. № 400/5)
(витяг)

I. Загальні положення

1.1. Цей Перелік розроблено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, з урахуванням положень інших нормативних актів та методичних посібників з експертизи цінності документів.

1.2. Цей Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі — організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку включено також окремі види документів нетипового характеру.

1.3. Склад і строки зберігання документів, що створюються в організаціях певної галузі або сфері діяльності, визначаються відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, які затверджуються відповідними державними органами, центральними органами та установами за погодженням з Державною архівною службою України (далі — Укрдержархів).

1.4. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення.

Цей Перелік може використовуватися також фізичними особами — підприємцями.

1.5. Склад документів і строки їх зберігання визначено в цьому Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей національної економіки і соціально-культурної сфери, примірних і типових номенклатур справ, рішень Центральної експертно-перевірної комісії (далі — ЦЕПК) Укрдержархіву про встановлення або зміну строків зберігання окремих видів документів.

1.6. Цей Перелік має на меті забезпечення збереженості, організацію і якісне поповнення Національного архівного фонду (далі — НАФ).

Цей Перелік використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання, а також під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.

1.7. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

1.8. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

II. Структура Переліку і порядок його застосування

2.1. Цей Перелік побудовано за функціональним принципом, він включає два розділи, в яких документи поділяються на ті, що створюються в управлінській, науково-технічній та виробничій діяльності. Розділи містять глави, які відображають основні напрями діяльності організацій, що властиві їм, як правило, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Глави поділяються на пункти.

2.2. Документи в главах і пунктах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.

Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). В цьому Переліку наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об’єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін «документи», а в дужках розкриваються назви основних видів документів, включених до статті.

2.3. Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за двома групами організацій.

2.4. До першої групи належать організації, в діяльності яких створюються документи НАФ. Дана група включає організації — джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій наведено в графі 3 цього Переліку.

Державні і комунальні організації — джерела формування НАФ — передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

2.5. Друга група включає організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подано в графі 4 цього Переліку.

2.6. Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

2.7. Строк зберігання «До ліквідації організації» означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, створених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.

Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

2.8. Позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в цьому Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій — джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву (далі — ЕПК).

2.9. Відмітка «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року.

2.10. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 01 січня 2012 року.

Строки зберігання науково-технічної документації (НТД) обчислюються з 01 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.

2.11. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів.

У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3, 4 цього Переліку. Так, примітка до статей «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення» конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.

Примітки «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію» тощо вказують, що обчислення строку, вказаного в графах 3 і 4 Переліку, здійснюється з указаного моменту.

2.12. Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик*, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

2.13. Експертиза цінності документів в організаціях здійснюється згідно з чинним законодавством.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

2.14. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

2.15. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

2.16. Допускається певна дублетність документів при їх надходженні на зберігання до державних архівних установ. Так, підлягають внесенню до НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій.

Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо), а також планову документацію слід відбирати до НАФ у фонді організації — автора документа.

Статистична документація організацій, яка за встановленими Державною службою статистики України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до НАФ надходить від органів державної статистики. Відомча одноразова статистична звітність організацій у разі надходження до однієї державної архівної установи (архівного відділу міської ради) відбирається до складу НАФ у фондах органів, яким вони підпорядковані.

Щодо інших видів документів державним архівним установам та архівним відділам міських рад надається право самостійно розв’язувати питання усунення дублетності у разі надходження документів, що містяться в різних фондах, до однієї державної архівної установи (архівного відділу міської ради).

2.17. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Укрдержархів та уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.

2.18. У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать цьому Переліку.

Список скорочень

АЕС — атомна електростанція;

БФ — бібліотечний фонд;

ВТК — відділ технічного контролю;

ДІФ — довідково-інформаційний фонд;

ДПТ — детальний план території;

ДКР — дослідно-конструкторська робота;

ДТР — дослідно-технологічна робота;

ЕД — електронний документ;

ЕПК — експертно-перевірна комісія;

ЕЦП — електронний цифровий підпис;

НАФ — Національний архівний фонд;

НДР — науково-дослідна робота;

ПДП — проект детального планування;

ПКР — проектно-конструкторська робота;

Пост. — постійно;

р. — рік;

СОУ — стандарт організації та установи;

ТЗ — технічне завдання;

ТЕЗ — техніко-економічна записка;

ТЕО — техніко-економічне обґрунтування;

ТП — технічний проект;

ТУ — технічні умови;

ЧАЕС — Чорнобильська атомна електростанція.

Розділ I

ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

1

2

3

4

5

Номер статті

Види документів

Строк зберігання документів

Примітка

в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ

в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ

1

2

3

4

5

1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ

1.1. Організація розпорядчої діяльності

<...>

10.

Постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних виконавчих органів (правлінь, дирекцій, рад директорів, рад орендарів тощо) організації та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них

Пост.

До ліквідації організації

11.

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми засідань контрольних органів (наглядової ради, опікунської ради, ревізійної комісії) організації та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них

Пост.

До ліквідації організації

12.

Протоколи, стенограми загальних зборів, з’їздів, конференцій вищого органу (трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків) організації:

а) за місцем проведення

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

<...>

16.

Накази, розпорядження центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, організацій:

1 Надіслані до відома — доки не мине потреба

2 Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням — 5 р.

а) з основної діяльності

Пост.1

До ліквідації організації1

б) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування <...>; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; довгострокові відрядження в межах України та за кордон; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці)

75 р.2

75 р.2

в) з адміністративно-господарських питань

5 р.

5 р.

<...>

1.2. Організаційні основи управління

<...>

28.

Статути, положення (типові) організації та зміни до них:

1 Після заміни новими

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

3 р.1

3 р.1

<...>

30.

Установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру тощо

Пост.1

До ліквідації організації1

1 Надіслані до відома — 1 р. після заміни новими

<...>

35.

Документи (рішення, протоколи, акти, баланси, висновки, звіти, повідомлення, виписки з державного реєстру, заяви, довідки, доповідні записки тощо) про створення організації, її реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), перейменування, передання з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості

Пост.

До ліквідації організації

36.

Документи (акти, протоколи, висновки, листи) про підтвердження правонаступності на майно організації

Пост.

До ліквідації організації

37.

Штатні розписи та переліки змін до них:

а) за місцем складення і затвердження

Пост.

75 р.

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

<...>

39.

Положення про структурні підрозділи організації; про відділення, філії та представництва; про колегіальні виконавчі (колегію, дирекцію, правління, раду директорів, раду орендарів) та дорадчі (наукові, технічні, експертні, методичні, консультативні та інші комітети, ради, комісії) органи

Пост.

75 р.

<...>

41.

Контракти про права та обов’язки:

1 Після закінчення строку дії договору

а) з керівником організації

Пост.

До ліквідації організації

б) з членами колегіальних та інших органів організації

5 р.1 ЕПК

5 р.1

<...>

43.

Посадові та робочі інструкції працівників організації

5 р.1

5 р.1

1 Після заміни новими. Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, — 75 р.

44.

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки) з основної діяльності:

1 З адміністративно-господарських та оперативних питань — 5 р.

а) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування

Пост.1

До ліквідації організації1

б) що подаються структурними підрозділами керівництву організації

5 р. ЕПК

5 р.

45.

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни:

1 Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб

а) керівника організації

Пост.

До ліквідації організації

б) посадових та матеріально відповідальних осіб

3 р.1

3 р.1

<...>

47.

Документи з ліцензування певних видів діяльності:

<...>

2 У ліцензіатів

<...>

<...>

б) ліцензії

Пост. 2

До ліквідації організації

<...>

48.

Документи (сертифікати, свідоцтва, атестати, подання, протоколи, рішення, звіти, обґрунтування, положення, книги реєстрації тощо) з акредитації, атестації, сертифікації, ліцензування організації

Пост.

До ліквідації організації

<...>

50.

Довіреності на здійснення окремих видів діяльності, видані філіям, представництвам організації

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення дії довіреності

51.

Довіреності на передачу авторських прав

Пост.

75 р.

<...>

53.

Документи (сертифікати, свідоцтва, акти) на приймання-передавання акцій (пакетів акцій)

Пост.

75 р.

<...>

56.

Договори купівлі-продажу акцій, цінних паперів акціонерами, договори міни цінних паперів, договори на обслуговування

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

58.

Довіреності на участь у загальних зборах акціонерів

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення строку дії довіреності

<...>

61.

Відомості про участь організації як засновника в інших організаціях

5 р.1

5 р.1

1 Після скасування участі

62.

Документи (протоколи про наміри, договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації) щодо встановлення виробничих, наукових, культурних зв’язків між організаціями

Пост.

10 р.

63.

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження:

1 Щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф

та аварій — пост.

2 Щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій — 75 р.

а) закордонні, наукові в межах України

Пост.

10 р.2

б) у межах України

3 р.1

3 р.2

<...>

1.3. Організація контролю

76.

Документи (акти, доповідні записки, довідки) комплексних перевірок організації з основних (профільних) питань діяльності організації (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій, перевірок, передбачених статтею 341):

1 При надходженні до одного державного архіву або архівного відділу міської ради на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку

а) за місцем перевірки та в організації, що здійснює перевірку

Пост.1

10 р.

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

1

2

3

4

5

77.

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності організації

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

81.

Документи (довідки, доповідні записки, звіти, листи) про виконання рішень (приписів), пропозицій за результатами обстежень, перевірок і ревізій

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

86.

Журнали обліку перевірок, ревізій та контролю за виконанням їх рекомендацій

5 р.

5 р.

1.4. Правове забезпечення управління

87.

Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації і перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо

Пост.

До ліквідації організації

88.

Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань дотримання норм законодавства, вирішення конфліктів, спорів та інших правових питань

5 р. ЕПК

5 р.

89.

Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики тощо), що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 р.1

3 р.1

1 Після прийняття рішення

<...>

99.

Листування претензійне про постачання, підряди та послуги

3 р.1

3 р.1

1 З експорту та імпорту — 10 р.

100.

Листування про виконання вироків, рішень, ухвал судових органів

3 р.1

3 р.

1 У частині виконання фінансовими органами відшкодування збитків або виплати компенсації за конфісковане майно — пост.

<...>

107.

Журнали (книги) обліку претензій та позовів

3 р.

3 р.

<...>

1.5. Організація діловодства та архівного зберігання документів

<...>

112.

Номенклатури справ:

1 Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ.

2 Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

а) зведених організацій

5 р.1

5 р.1

б) секретних справ організації

Пост.

До ліквідації організації

в) структурних підрозділів

3 р.2

3 р.2

<...>

114.

Договори, угоди з архівними установами, іншими організаціями з питань архівної справи та діловодства

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

119.

Акти про знищення зіпсованих фірмових бланків, бланків цінних паперів; документів суворої звітності, службових посвідчень звільнених працівників; печаток; штампів та поштових марок

3 р.

3 р.

<...>

121.

Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних розпорядчих документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій:

1 Форми, у яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням — 5 р.

а) з основної діяльності

Пост.

До ліквідації організації

б) з кадрових питань (особового складу)

75 р.1

75 р.1

в) з адміністративно-господарських питань

5 р.

5 р.

122.

Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів

3 р.

3 р.

123.

Картотеки, журнали, переліки, графіки, довідки, контрольні листи, звіти контролю виконання документів

3 р.

3 р.

<...>

127.

Журнали обліку:

а) бланків суворої звітності

3 р.

3 р.

б) креслень, кінофотодокументів, оптичних дисків

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

в) віддрукованих документів

1 р.

1 р.

г) врученої кореспонденції

1 р.

1 р.

<...>

131.

Паспорти архіву організації

3 р.1

3 р.1

1 Після заміни новим

<...>

133.

Документи (заяви, дозволи, листи) про допуск до роботи з архівними документами

5 р. ЕПК

5 р.

134.

Акти про надання документів у тимчасове користування та вилучення справ на вимогу правоохоронних органів

3 р.1

3 р.1

1 Після повернення документів

135.

Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву

1 р.1

1 р.1

1 Після повернення документів

<...>

137.

Описи справ:

1 Після знищення справ

а) постійного зберігання

Пост.

б) тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу

3 р.1

3 р.1

138.

Топографічні покажчики

1 р.1

1 р.1

1 Після заміни новими

139.

Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву

До ліквідації організації

До ліквідації організації

140.

Книги (журнали) реєстрації видачі документів з архіву

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

<...>

2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ

<...>

2.2. Поточне планування

<...>

155.

Бізнес-план та документи (техніко-економічні обґрунтування, висновки, довідки, розрахунки тощо) до нього

Пост.

10 р.

<...>

157.

Річні плани організації:

1 За наявності відповідних звітів — 5 р.

а) з основної діяльності

Пост. 1

5 р.

б) з допоміжних видів діяльності

5 р.

5 р.

<...>

2.3. Ціноутворення

<...>

168.

Прейскуранти, цінники, тарифи на продукцію та послуги:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

5 р.

б) в інших організаціях

До перегляду цін

До перегляду цін

<...>

3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ОПОДАТКУВАННЯ ТА СПРАВЛЯННЯ ОБОВ’ЯЗКОВИХ ПЛАТЕЖІВ

3.1. Фінансування

<...>

173.

Фінансові плани (баланси прибутків та видатків):

1 За місцем розроблення, в інших організаціях — доки не мине потреба.

2 За відсутності річного — пост.

3 За відсутності річного — 10 р.

4 За відсутності річного і квартальних — пост.

5 За відсутності річного і квартальних — 10 р.

а) зведений річний

Пост. 1

10 р.1

б) річний

Пост. 1

10 р.1

в) квартальні

3 р.2

3 р.3

г) місячні

1 р.4

1 р.5

<...>

186.

Документи (заявки, акти, свідоцтва, довідки, відомості, звіти) про купівлю (продаж) іноземної валюти

3 р.1, 2

3 р.1, 2

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів,

бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

2 Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, — 5 р.

<...>

208.

Договори на відкриття банківського рахунку

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

219.

Документи (протоколи, звіти, експертні висновки, акти, доповіді, економічні обґрунтування, розрахунки) про проведення конкурсних торгів та участь у них

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

<...>

229.

Листування з фінансовими органами про поточні бюджетні операції, стан і закриття поточних і розрахункових рахунків

3 р.

3 р.

230.

Листування з банками за несплаченими рахунками і за відмовами банків у сплаті рахунків

3 р.

3 р.

<...>

237.

Листування про зміни підписів

3 р.

3 р.

<...>

3.2. Кредитування

<...>

241.

Договори кредитні, поруки, застави, гарантії, переводу боргу

5 р.1, 2

5 р.1, 2

1 Після закінчення строку дії договору або погашення кредиту.

2 Див. примітки до статті 186

242.

Документи (акти, описи, оцінні висновки) оформлення майна організації під заставу

5 р.1, 2

5 р.1, 2

1 Після погашення кредиту або виплати боргу.

2 Див. примітки до статті 186

<...>

1

2

3

4

5

3.3. Оподаткування та справляння обов’язкових платежів

<...>

270.

Документи (розрахунки, довідки, таблиці, листи) про податки і збори (обов’язкові платежі), про відрахування до бюджетів з прибутків

5 р.

5 р.

271.

Документи (акти, звірки, довідки, листи) про сплату податків і зборів (обов’язкових платежів) у бюджет зарахуваннями цінними паперами, постачанням продукції, робіт, послуг

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

272.

Документи (рішення, повідомлення, довідки, звіти, заяви, листи) про списання, реструктуризацію, розстрочення заборгованості зі страхових внесків, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та інших платежів

5 р.

5 р.

273.

Звіти суб’єкта малого підприємництва — фізичної особи — платника єдиного податку:

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства

а) річні

5 р.1

5 р.1

б) квартальні

3 р.

3 р.

<...>

278.

Документи (звіти, розрахунки, перерахунки, розрахункові книжки) про застосування реєстраторів розрахункових операцій

5 р.

5 р.

279.

Документи (довідки, звіти, розрахунки) про суми виплачених доходів і утриманих з них податків і зборів (обов’язкових платежів) на користь фізичних осіб юридичними особами та фізичними особами — суб’єктами підприємницької діяльності

5 р.

5 р.

280.

Документи (протоколи, постанови про адміністративні правопорушення, квитанції про сплату штрафів, листи) про адміністративні правопорушення податкового законодавства та законодавства про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (страхових внесків)

5 р.1

5 р.1

1 Після накладення адміністративного стягнення

281.

Документи (протоколи, акти, оцінні висновки, описи, ухвали судів, виконавчі листи) про відчуження майна через несплату податків і зборів (обов’язкових платежів)

10 р. ЕПК

10 р.

282.

Документи (запити, довідки, повідомлення, звіти, відомості, листи) про заборгованість до бюджету

5 р.

5 р.

283.

Декларації, що відображають звітність усіх платників податків, та документи (розрахунки, звіти, відомості, заяви, заявки, довідки, картки, листи, перерахунки, платіжні документи, виклики) до них

5 р.1

5 р.1

1 Декларації держслужбовців зберігаються в особових справах — 75 р.

284.

Декларації про доходи, розрахунки сум страхових внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування

5 р.

5 р.

285.

Податкове повідомлення

5 р.

5 р.

286.

Документи (акти, довідки, доповіді, доповідні записки) про перевірку звітів, балансів, декларацій організації:

а) річних

5 р.

5 р.

б) квартальних

3 р.

3 р.

287.

Документи (розрахунки, заяви, рішення, списки, відомості, листи) про звільнення від сплати податків і зборів (обов’язкових платежів), надання пільг, кредитів, відстрочок від сплати, розстрочки на сплату або відмови у їх наданні

5 р.

5 р.

288.

Листування з питань оподаткування усіх видів діяльності

5 р.

5 р.

289.

Листування з судовими, правоохоронними органами про справи, пов’язані із платежами у бюджети та державні цільові фонди

3 р.1

3 р.1

1 Після прийняття рішення

290.

Листування з органами державної податкової служби про порушення при стягненні податків і зборів (обов’язкових платежів) та оскарження дій адміністрації

3 р.1

3 р.1

1 Після прийняття рішення

<...>

4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ

4.1. Оперативний і статистичний облік та звітність

<...>

302.

Статистичні звіти й таблиці з усіх основних видів діяльності організації; документи (довідки, доповідні записки, відомості тощо) до них:

1 За відсутності річних — пост.

2 За відсутності річних — до ліквідації організації.

3 За відсутності річних, піврічних — пост.

4 За відсутності річних, піврічних — до ліквідації організації.

5 За відсутності річних, піврічних, квартальних — пост.

6 За відсутності річних, піврічних, квартальних — до ліквідації організації

а) зведені річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

б) річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

в) піврічні

5 р.1

5 р.2

г) квартальні

3 р.3

3 р.4

ґ) місячні

1 р.5

1 р.6

303.

Статистичні звіти й таблиці з допоміжних видів діяльності організації; документи (довідки, доповідні записки, відомості тощо) до них

5 р.

5 р.

<...>

4.2. Бухгалтерський облік та звітність

311.

Фінансова звітність з примітками до неї:

1 За місцем складення, в інших організаціях — доки не мине потреба.

2 За відсутності річних — пост.

3 За відсутності річних — до ліквідації організації.

4 За відсутності річних, квартальних — пост.

5 За відсутності річних, квартальних — до ліквідації організації

а) зведені річні

Пост.1

До ліквідації організації1

б) річні

Пост.1

До ліквідації організації1

в) квартальні

3 р.2

3 р.3

г) місячні

1 р.4

1 р.5

312.

Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них

Пост.

До ліквідації організації

313.

Документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження звітів і балансів:

1 За відсутності річних — пост.

2 За відсутності річних — 10 р.

а) річних

Пост.

10 р.

б) квартальних

3 р.1

3 р.2

314.

Аналітичні документи (таблиці, доповіді, доповідні записки тощо) до річних звітів і балансів

Пост.

10 р.

315.

Звіти про операції з дорогоцінними металами та дорогоцінним камінням

5 р.

5 р.

316.

Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження

3 р.

3 р.

317.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки):

1 Після завершення виплати допомоги і пенсій.

2 Після передання права власності на акції за умови завершення перевірки (ревізії)

а) працівників, аспірантів, студентів

75 р.

75 р.

б) одержувачів пенсій і державної допомоги

5 р.1

5 р.1

в) акціонерів

5 р.2

5 р.2

318.

Відомості на виплату грошей

3 р.1

3 р.1

1 За відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків) — 75 р.

319.

Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання заробітної плати та інших виплат

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

320.

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

3 р.

3 р.

321.

Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо

5 р.

5 р.

322.

Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тощо):

1 За відсутності річних — пост.

2 За відсутності річних — до ліквідації організації.

3 За відсутності річних, піврічних — пост.

4 За відсутності річних, піврічних — до ліквідації організації.

5 За відсутності річних, піврічних, квартальних — пост.

6 За відсутності річних, піврічних, квартальних — до ліквідації організації

а) зведені річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

б) річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

в) піврічні

5 р.1

5 р.2

г) квартальні

3 р.3

3 р.4

ґ) місячні

1 р.5

1 р.6

323.

Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

324.

Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями

3 р.

3 р.

325.

Протоколи взаємозаліків

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

326.

Акти-довідки про погашення податків (заборгованості) векселями

3 р.1, 2

3 р.1, 2

1 Після погашення податків (заборгованості).

2 Див. примітки до статті 186

327.

Погашені казначейські векселі

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

328.

Документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про сплату, розмін, приймання-передавання векселів

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

329.

Виконавчі листи

Доки не мине потреба1

Доки не мине потреба1

1 Не менше 5 років

330.

Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)

3 р.1, 2

3 р.1, 2

1 Після закінчення строку дії договору, угоди.

2 Див. примітки до статті 186

331.

Договори-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листи з оформлення договорів-зобов’язань

3 р.

3 р.

332.

Договори про повну матеріальну відповідальність

3 р.1

3 р.1

1 Після звільнення матеріально відповідальної особи

333.

Майнові довіреності, поручительства третьої особи

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

334.

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

335.

Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу

5 р.1

5 р.1

1 З дати, що визначається відповідно до статті 6 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму»

336.

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

337.

Регістри рахунків до оплати

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

338.

Податкові накладні

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

339.

Гарантійні листи

3 р.

3 р.

340.

Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб)

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

341.

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо

5 р.

5 р.

342.

Документи (довідки, акти, зобов’язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань

5 р. ЕПК

5 р.

343.

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

Пост.

До ліквідації організації

344.

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного виробництва

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

345.

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

346.

Документи (програми, інструкції, довідки, листи) про організацію і впровадження автоматизованих систем обліку та звітності

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

1

2

3

4

5

351.

Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

<...>

353.

Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

5. ТРУДОВІ ВІДНОСИНИ

5.1. Набір і використання трудових ресурсів

354.

Розрахунки потреби в робочій силі та виявлення джерел її покриття

10 р.

5 р.

355.

Документи (огляди, звіти, довідки) про стан трудових ресурсів, плинність робочої сили і потребу в ній, розміщення продуктивних сил

Пост.

10 р.

356.

Документи (довідки, звіти, відомості) про облік наявності, руху, комплектування, використання трудових ресурсів

5 р.

5 р.

357.

Відомості з обліку наявності й руху робочої сили

3 р.

3 р.

<...>

5.2. Ринок праці, працевлаштування та допомога безробітним

362.

Документи (статистичні звіти, відомості, довідки) про стан ринку праці та зайнятість населення, працевлаштування, створення робочих місць

Пост.

10 р.

363.

Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про наявність вакантних посад, вивільнення працівників, прийняття працівників

5 р.

5 р.

<...>

366.

Документи (заяви, обґрунтування, дозволи, довідки) про працевлаштування іноземних громадян

5 р.

5 р.

367.

Документи (акти, попередження, листи) з контролю за дотриманням законодавства про зайнятість населення

5 р.

5 р.

368.

Договори про надання фінансової допомоги на створення та збереження робочих місць, на компенсаційні виплати працівникам

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

5.3. Організація праці, продуктивність праці, трудова дисципліна

<...>

391.

Графіки виробничих процесів і робочого часу (змінність, безперервне виробництво тощо)

3 р.1

3 р.1

1 Після заміни новими

<...>

395.

Колективні договори, угоди (генеральна, галузеві та регіональні), зміни та доповнення до них:

а) за місцем складення

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

396.

Документи (протоколи, акти, звіти, доповідні записки, довідки) про перевірку виконання колективних договорів, угод

Пост.

10 р.

397.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 р.1

1 р.1

1 Після заміни новими

398.

Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку

1 р.

1 р.

399.

Документи (звернення, відомості, довідки, переліки розбіжностей) про страйки

Пост.

10 р.

400.

Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів

5 р. ЕПК

5 р.

401.

Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень

5 р. ЕПК1

5 р.1

1 У разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці — 75 р.

402.

Документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу

3 р.

3 р.

403.

Документи (характеристики, відомості, повідомлення, акти, доповідні записки, довідки, листи) про трудову дисципліну

3 р.

3 р.

<...>

407.

Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії

3 р.

3 р.

408.

Табелі обліку використання робочого часу

1 р.

1 р.

5.4. Технічне нормування, тарифікація, заробітна плата

<...>

410.

Норми виробітку та розцінки:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

411.

Тимчасові норми виробітку та розцінки

3 р.1

3 р.1

1 Після заміни новими

412.

Документи (розрахунки, таблиці, довідки, доповідні записки, пропозиції) про перегляд і застосування норм виробітку, розцінок, тарифних сіток і ставок, вдосконалення різних форм оплати праці

5 р. ЕПК

5 р.

413.

Тарифно-кваліфікаційні довідники, сітки, ставки:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

<...>

415.

Тарифікаційні відомості (списки)

25 р.1

25 р.

1 Для творчих професій — пост.

<...>

422.

Списки робітничих професій за розрядами і системами оплати праці

3 р.

3 р.

423.

Розрахунки, відомості про створення системи акордної оплати праці

5 р.

5 р.

424.

Положення про преміювання:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До заміни новими

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

<...>

426.

Дозволи профспілкових організацій на виконання надурочних робіт

1 р.

1 р.

<...>

5.5. Охорона праці

<...>

434.

Акти, довідки перевірки дотримання організацією санітарного законодавства

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

437.

Акти, приписи з техніки безпеки; документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання

5 р. ЕПК

5 р.

438.

Документи (переліки посад і професій, програми, списки, звіти, листи) про проходження працівниками стажування з техніки безпеки

3 р.

3 р.

439.

Протоколи обстеження повітряного середовища в цехах

3 р.

3 р.

440.

Поліси страхування цивільної відповідальності небезпечних виробничих об’єктів

Пост.

До ліквідації організації

<...>

444.

Списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці

75 р.

75 р.

445.

Табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці

75 р.

75 р.

446.

Документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання

75 р. ЕПК

75 р.

447.

Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, відомості) про стан професійної шкідливості виробництва та професійних захворювань

10 р. ЕПК

10 р.

<...>

449.

Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, звіти, акти) про умови праці жінок та неповнолітніх на виробництві

5 р. ЕПК

5 р.

450.

Документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці

75 р. ЕПК

75 р.

451.

Акти обстеження умов праці працівників

5 р.

5 р.

<...>

453.

Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві

45 р. ЕПК1

45 р.2

1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — пост.

2 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — 75 р.

<...>

455.

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві

10 р.

10 р.

456.

Відомості про аварії та нещасні випадки

5 р.1

5 р.2

1 З людськими жертвами — пост.

2 З людськими жертвами — до ліквідації організації

457.

Повідомлення медпунктів про потерпілих внаслідок нещасних випадків

3 р.

3 р.

458.

Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь

45 р. ЕПК

45 р.

<...>

462.

Документи (приписи, акти, висновки, доповідні записки, листи) про забезпечення працівників спеціальним одягом і взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, лікувально-профілактичним харчуванням

3 р.

3 р.

463.

Замовлення на спеціальний одяг, взуття, лікувально-профілактичне харчування

1 р.

1 р.

464.

Списки (відомості), картки обліку на видачу спеціального одягу, взуття, лікувально-профілактичного харчування

1 р.

1 р.

<...>

476.

Журнали реєстрації аварій

Пост.

10 р.

477.

Журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків

45 р.1

45 р.1

1 Після закінчення журналу

478.

Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь)

45 р.1

45 р.1

1 Після закінчення журналу

479.

Книги реєстрації попереджень про небезпечність робіт на окремих ділянках організації

10 р.

10 р.

480.

Журнали обліку профілактичних робіт з техніки безпеки

10 р.

10 р.

481.

Журнали реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці

10 р.1

10 р.1

1 Після закінчення журналу

482.

Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці

10 р.1

10 р.1

1 Після закінчення журналу

483.

Журнали проведення атестації з техніки безпеки

5 р.

5 р.

<...>

6. РОБОТА З КАДРАМИ

6.1. Приймання, розподіл, переміщення та облік кадрів

<...>

490.

Документи (заявки, відомості, листи) про потребу організації у робітничих кадрах, інженерно-технічних працівниках, службовцях, молодих спеціалістах

3 р.

3 р.

491.

Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ

3 р.

3 р.

492.

Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

75 р. ЕПК

75 р.

1

2

3

4

5

493.

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів)1:

1 Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення — 3 р. після звільнення.

2 Після звільнення

<...>

б) осіб, які мають наукові ступені й вчені звання

75 р.2 ЕПК

75 р.2

в) службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій

75 р.2

75 р.2

<...>

495.

Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом

75 р.1, 2

75 р.1, 2

1 Після звільнення.

2 Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), — 3 р.

<...>

499.

Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом)

75 р.1

75 р.1

1 Після звільнення

<...>

501.

Протоколи засідань комісій із встановлення трудового стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них; стажові книги

10 р.1

10 р.1

1 За відсутності наказів про встановлення надбавок — 75 р.

502.

Документи (протоколи, подання, анкети, акти) про встановлення персональних окладів, надбавок, доплат

10 р.1

10 р.1

1 За відсутності наказів про встановлення та зміну окладів — 75 р.

503.

Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації

75 р.

75 р.

<...>

508.

Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)

До запитання, не затребувані — не менше 50 р.

До запитання, не затребувані — не менше 50 р.

<...>

511.

Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них

3 р.

3 р.

512.

Документи (плани, звіти, копії наказів, листи) про стажування

5 р.

5 р.

<...>

515.

Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

1 р.

1 р.

516.

Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення навчального закладу

517.

Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо

3 р.

3 р.

<...>

525.

Списки, картотеки, картки обліку:

а) керівних працівників

Пост.

75 р.

б) інженерно-технічних працівників організації з вищою і середньою спеціальною освітою

75 р.

75 р.

в) наукових працівників

75 р.

75 р.

<...>

3 За відсутності особових рахунків — 75 р.

4 Після звільнення

г) ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни, партизанського та підпільного руху; учасників бойових дій на території інших держав

Пост.

75 р.

<...>

д) тимчасових працівників

75 р.

75 р.

<...>

й) тих, що пройшли атестацію

5 р.

5 р.

к) тих, що одержують персональні оклади

10 р.3

10 р.3

л) військовозобов’язаних

3 р.4

3 р.4

526.

Картотеки, покажчики до наказів з кадрових питань (особового складу)

75 р.

75 р.

527.

Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

75 р.

75 р.

528.

Журнали обліку, алфавіти особових справ

75 р.

75 р.

529.

Журнали, картотеки обліку приймання, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових)

75 р.

75 р.

530.

Журнали обліку видачі:

а) трудових книжок і вкладок до них

50 р.

50 р.

<...>

532.

Журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у відрядження:

а) довготривалі в межах України та за кордон

75 р.

75 р.

б) короткострокові в межах України та за кордон

5 р.

5 р.

<...>

535.

Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату

3 р.

3 р.

<...>

6.3. Проведення атестації і встановлення кваліфікації

<...>

636.

Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій

5 р.1

5 р.1

1 В організаціях зі шкідливими умовами праці — 75 р.

637.

Документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації

75 р.1, 2

75 р.1, 2

1 Зберігаються в особових справах.

2 Ті, що не увійшли до особових справ, — 5 р.

638.

Звіти і відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації

5 р.

5 р.

639.

Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій

5 р.

5 р.

640.

Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації

1 р.

1 р.

641.

Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд

5 р.

5 р.

<...>

6.6. Мобілізаційна робота

<...>

662.

Мобілізаційні плани заходів організації

5 р.

5 р.

663.

Договори (контракти) на виконання мобілізаційних завдань (замовлень)

5 р.

5 р.

<...>

668.

Листування про облік і відстрочку від призову військовозобов’язаних

1 р.1

1 р.1

1 У військкоматах — 3 р.

669.

Списки військовозобов’язаних і призовників

1 р.1

1 р.1

1 У військкоматах — 3 р.

<...>

1

2

3

4

5

7. СОЦІАЛЬНО-ПОБУТОВІ ПИТАННЯ

7.1. Соціальне страхування та соціальний захист населення

<...>

678.

Відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік)1

75 р.

75 р.

1 З 2011 року — звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове соціальне страхування (персоніфікований облік)

<...>

682.

Списки працівників, яким призначена пенсія на пільгових умовах

50 р.

50 р.

683.

Відомості про укладення трудових договорів (контрактів) з пенсіонерами

3 р.

3 р.

684.

Документи (переліки, зведення, довідки) про пільги, встановлені для окремих категорій громадян

Пост.

10 р.

685.

Документи (довідки, заяви, списки, копії наказів про відрядження, посвідчення про відрядження, протоколи вручення, журнали реєстрації посвідчень, табелі робочого часу тощо) громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи

75 р.

75 р.

<...>

7.2. Медичне і санаторно-курортне обслуговування

<...>

704.

Документи (довідки, відомості, списки, листи) про наявність і стан медичних пунктів в організації і про медичну допомогу працівникам

3 р.

3 р.

<...>

707.

Документи (плани, довідки, картки, списки, графіки, листи) про періодичні медичні огляди

3 р.

3 р.

<...>

711.

Протоколи засідань комісій (уповноваженого) із соціального страхування

5 р.

5 р.

712.

Документи (заяви, плани, довідки, списки, листи) про надання, придбання, облік, розподіл і реалізацію путівок у санаторно-курортні заклади

3 р.

3 р.

713.

Договори медичного страхування

5 р.1, 2

5 р.1, 2

1 Після закінчення строку дії договору.

2 У разі настання страхового випадку — 75 р.

714.

Договори про медичне та санаторно-курортне обслуговування, надання путівок

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

715.

Документи (заявки, вимоги, накладні, відомості, ордери) про одержання путівок

1 р.

1 р.

716.

Листки непрацездатності, корінці листків непрацездатності

3 р.

3 р.

<...>

7.3. Житлово-побутові питання

752.

Договори купівлі-продажу, дарування житлової площі працівникам організації

Пост.

До ліквідації організації

753.

Документи (відомості, довідки, листи) про оренду, дарування, заповіт, купівлю-продаж житлової площі працівникам організації

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

757.

Договори, угоди про право користування житловою площею в будинках, що належать організації

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

770.

Документи (акти, довідки, доповідні записки, звіти, пропозиції, листи тощо) про організацію харчування працівників

3 р.

3 р.

<...>

783.

Листування про бронювання місць у готелях

1 р.

1 р.

<...>

7.4. Оздоровчо-виховна робота з дітьми

<...>

791.

Списки дітей працівників організації

До заміни новими

До заміни новими

792.

Списки дітей, направлених до дитячих закладів оздоровлення та відпочинку

1 р.

1 р.

<...>

794.

Листування про оздоровлення та відпочинок дітей у дитячих закладах оздоровлення та відпочинку

3 р.

3 р.

7.5. Організація дозвілля

<...>

796.

Документи (довідки, доповідні записки, звіти, відомості, листи) про організацію дозвілля працівників

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

8. НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА ТА ВИДАВНИЧА ДІЯЛЬНІСТЬ,

МАРКЕТИНГ І РЕКЛАМА ПРОДУКТІВ ТА ПОСЛУГ

8.1. Науково-інформаційна діяльність

<...>

834.

Контракти, договори, інші угоди між виробниками та користувачами науково-технічної інформації

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

<...>

8.3. Маркетинг і реклама продуктів та послуг

<...>

896.

Аналітичні огляди з основних питань діяльності організації

Пост.

10 р.

897.

Документи (зведені таблиці, діаграми, графіки (моніторинги) руху цін на ринку, довідки, доповіді, відомості) про маркетингові дослідження

5 р. ЕПК

5 р.

898.

Документи (анкети, тести, інтерв’ю, опитування тощо) про оперативний аналіз потреби в продукції, послугах

3 р.

3 р.

899.

Документи (комерційні пропозиції, прайс-листи, анкети, зразки (модулі) тексту реклами, листи) про оперативну рекламну діяльність

3 р.

3 р.

900.

Договори (контракти) про розміщення та випуск реклами

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

9. ЕКОНОМІЧНЕ, НАУКОВО-ТЕХНІЧНЕ, ВІЙСЬКОВО-ТЕХНІЧНЕ, КУЛЬТУРНЕ І ПРАВОВЕ СПІВРОБІТНИЦТВО ІЗ ЗАРУБІЖНИМИ КРАЇНАМИ

<...>

917.

Документи (угоди, договори, контракти) про науково-технічне, військово-технічне, економічне, культурне і правове співробітництво з організаціями зарубіжних країн

Пост.

10 р.

<...>

924.

Документи (акти, описи, переліки, висновки, довідки) про приймання-передавання обладнання, матеріалів з експорту та імпорту

Пост.

925.

Документи (висновки, акти, довідки, листи, техніко-економічні обґрунтування) про доцільність закупівлі імпортної продукції та матеріалів

10 р. ЕПК

5 р.

926.

Дозволи на ввезення (вивезення) за кордон (з-за кордону) обладнання, матеріалів

10 р.

10 р.

927.

Документи дозвільного характеру (заявки, картки-реєстрації обліку договорів, фондові сповіщення, наряд-замовлення, експертні висновки, дозволи, рішення, ліцензії, квоти (контингенти) тощо) на зовнішньоекономічні операції:

1 Після закінчення строку дії ліцензії або вичерпання квоти.

2 Див. примітку один до статті 186

а) в організаціях, що здійснюють ліцензування (квотування)

5 р.1, 2 ЕПК

б) в інших організаціях

3 р.1, 2

3 р.1, 2

928.

Документи (декларації, ліцензії, дозволи, специфікації та інші товаросупровідні документи) митного оформлення вантажів, продукції, майна, валюти

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітки до статті 186

929.

Документи (сертифікати, експертні висновки, акти, протоколи, рішення, листи) митного контролю за якістю продукції

5 р.

5 р.

<...>

10. МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ПОСТАЧАННЯ

10.1. Організація матеріально-технічного постачання

<...>

944.

Договори, угоди, контракти про постачання/збут, купівлю-продаж продукції та протоколи розбіжностей за ними

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору, угоди, контракту

<...>

962.

Комплектувальні відомості на вироби

1 р.

1 р.

<...>

964.

Облікові картки, книги, відомості обліку збуту продукції (у тому числі експортної)

3 р.

3 р.

965.

Документи (акти, фактури, накладні) про здану продукцію

3 р.

3 р.

966.

Документи (заявки, замовлення, наряди) про поставку матеріалів (сировини), обладнання, інвентарю

3 р.

3 р.

<...>

970.

Графіки відвантаження продукції споживачам:

а) квартальні

3 р.

3 р.

б) місячні

1 р.

1 р.

971.

Специфікації, сертифікати на відвантаження і відправлення продукції, матеріалів (сировини), обладнання

5 р.1

5 р.1

1 Імпортного обладнання — до закінчення експлуатації

<...>

973.

Замовлення, наряди на відвантаження матеріалів (сировини) і обладнання

3 р.

3 р.

974.

Документи (диспетчерські журнали, записи доручень, звіти) про щоденне відвантаження продукції (у тому числі на експорт)

1 р.

1 р.

<...>

977.

Акти, висновки про якість продукції і матеріалів (сировини), що надходять

5 р.

5 р.

978.

Акти про приймання-здавання продукції представникам замовників

3 р.

3 р.

<...>

980.

Акти про зняття наявності й залишків матеріалів (сировини)

3 р.

3 р.

981.

Комерційні акти

3 р.

3 р.

<...>

984.

Дозволи на відпуск матеріалів (сировини) для господарських потреб

1 р.

1 р.

985.

Списки споживачів і постачальників із зазначенням їх реквізитів (адрес)

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

986.

Договори про брокерське обслуговування

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

10.2. Організація зберігання майново-матеріальних цінностей

1001.

Доповідні записки про організацію, обладнання, ведення складського господарства, наявність складської площі та надання її в оренду

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення оренди

1002.

Нормативи складських запасів

3 р.1

3 р.1

1 Після заміни новими

<...>

1006.

Акти приймання продукції і матеріалів (сировини), що надійшли на склади

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

1007.

Документи (картки, комірні й амбарні книги, описи, прибуткові й видаткові накладні, ордери, лімітно-забірні картки, рахунки, вимоги, розпорядження) з обліку прибутку, витрат, наявності, залишків матеріалів (сировини), продукції і обладнання на складах, базах

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

1008.

Вимоги й копії вимог на одержання інструменту зі складів

1 р.

1 р.

<...>

1010.

Договори зберігання (складського зберігання)

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

1011.

Документи (акти, звіряльні відомості, описи, книги реєстрації) про проведення інвентаризації майна

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

1012.

Документи (акти, відомості, довідки, листи) про нестачу, розтрату продукції, матеріалів (сировини)

5 р.

5 р.

1013.

Акти перевірок прибутку-витрат продукції, матеріалів (сировини)

3 р.

3 р.

1014.

Перепустки на вивезення продукції, матеріалів (сировини) і обладнання зі складів

3 р.

3 р.

1015.

Документи (акти, відомості, сертифікати, журнали, листи) про наявність, рух, повернення, списання та використання тари

1 р.

1 р.

<...>

1021.

Книги обліку розпоряджень на відпуск продукції зі складів

5 р.

5 р.

11. АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ

11.1. Адміністративно-господарські питання

1022.

Документи (заявки, списки, листи) про видачу посвідчень і перепусток в організації

1 р.

1 р.

<...>

1027.

Разові перепустки, корінці перепусток у службові приміщення і на винос (вивіз) матеріальних цінностей

1 р.

1 р.

1028.

Документи (заявки, листи) про допуск у службові приміщення в неробочий час та вихідні дні

1 р.

1 р.

1029.

Документи (квитанції, корінці квитанцій, заявки, листи) про проведення передплати періодичних і неперіодичних видань

1 р.

1 р.

<...>

1031.

Листування про придбання господарського майна, канцелярського приладдя, оплату послуг засобів зв’язку та інших адміністративно-господарських витрат

1 р.

1 р.

1032.

Листування про надання місць у готелях

1 р.

1 р.

<...>

1035.

Журнали реєстрації посвідчень і перепусток

3 р.

3 р.

<...>

11.2. Експлуатація службової нерухомості

1038.

Паспорти будівель, споруд1, обладнання

5 р.2

5 р.2

1 Паспорти будівель, споруд — архітектурних пам’яток, які перебувають під охороною держави, — пост.

2 Після ліквідації основних засобів

<...>

1042.

Договори про купівлю-продаж земельних ділянок, будівель та документи (проектно-розвідувальні висновки, довідки, переліки, дозволи на будівництво тощо) до них

Пост.

До ліквідації організації

<...>

1044.

Документи (акти, довідки, технічні паспорти, кадастрові плани) про віднесення приміщень до житлових і нежитлових

Пост.

До ліквідації організації

1045.

Документи (свідоцтва про включення до реєстру, картки обліку тощо) про облік майна, володіння, користування, розпорядження майном

Пост.

До ліквідації організації

1046.

Акти приймання-передавання будівель, приміщень, земельних ділянок у користування організації:

1 Після закінчення експлуатації

а) у постійне користування

Пост.

До ліквідації організації

б) у коротко- і довгострокове користування

1 р.1

1 р.1

1047.

Документи (договори, угоди, акти) про приймання і здавання будівель, приміщень в оренду

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

1050.

Договори енергопостачання

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

1051.

Договори комунального обслуговування організації

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

1

2

3

4

5

1052.

Договори про страхування будівель

5 р.1, 2

5 р.1, 2

1 Після закінчення строку дії договору.

2 У разі настання страхового випадку — 10 р.

<...>

11.3. Транспортне обслуговування

<...>

1067.

Договори про автострахування

5 р.1, 2, 3

5 р.1, 2, 3

1 Після закінчення строку дії договору.

2 У разі настання страхового випадку щодо заподіяної шкоди життю та здоров’ю — 75 р.

3 У разі настання страхового випадку щодо заподіяної шкоди майну — 10 р.

1068.

Договори про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників транспортних засобів

5 р.1, 2, 3

5 р.1, 2, 3

1 Після закінчення строку дії договору.

2 У разі настання страхового випадку щодо заподіяної шкоди життю та здоров’ю — 75 р.

3 У разі настання страхового випадку щодо заподіяної шкоди майну — 10 р.

1069.

Договори про перевезення вантажів, оренду транспортних засобів

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

1070.

Документи (заявки, листи) про перевезення вантажів

1 р.

1 р.

<...>

1072.

Документи (акти, відомості, листи) про простої різних видів транспорту

3 р.

3 р.

<...>

1077.

Документи (акти, висновки, повідомлення, протоколи) аварійних комісій:

а) про аварії, пов’язані з великими матеріальними збитками та людськими жертвами

Пост.

До ліквідації організації

б) про інші аварії

5 р.

5 р.

1078.

Документи (відомості, акти, листи) про технічний стан і огляд транспортних засобів

3 р.

3 р.

1079.

Паспорти транспортних засобів

До списання транспортних засобів

До списання транспортних засобів

1080.

Акти списання транспортних засобів

3 р.1

3 р.1

1 Після списання

1081.

Технічні характеристики транспортних засобів

1 р.1

1 р.1

1 Після списання

1082.

Відомості про наявність і роботу механізмів на вантажно-розвантажувальних роботах

3 р.

3 р.

1083.

Наряди на вантажно-розвантажувальні роботи

3 р.1, 2

3 р.1, 2

1 Якщо є вихідними даними для нарахування оплати.

2 Див. примітку один до статті 186

1084.

Книги реєстрації, відомості про відправлені й прибулі вантажі

1 р.

1 р.

1085.

Документи (графіки, звіти, відомості) про вихід автомобілів на лінію

1 р.

1 р.

1086.

Дорожні листи й наряди на машини

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

1087.

Документи (довідки, відомості, листи) про наявність і стан автомобільних парків, гаражів, майстерень

3 р.

3 р.

1088.

Документи (заявки, акти, відомості, листи) про ремонт транспортних засобів

3 р.

3 р.

1089.

Графіки технічного обслуговування та ремонту автомобільного транспорту

1 р.

1 р.

1090.

Документи (заправні листи, ліміти, заявки, відомості, оперативні звіти, листи) про витрачання бензину, пально-мастильних матеріалів, запасних частин

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

1091.

Журнали, відомості обліку показників спідометрів і вимірів бензину

3 р.

3 р.

1092.

Акти про заміну спідометрів

3 р.

3 р.

1093.

Протоколи диспетчерських нарад

3 р.

3 р.

1094.

Документи (диспетчерські добові довідки, звіти, відомості, розкладки, графіки, листи) про рух транспорту

1 р.

1 р.

<...>

1096.

Листування про транспортне обслуговування, виділення й закріплення автотранспорту за організацією та посадовими особами

3 р.

3 р.

<...>

1098.

Листування про розрахунки за претензіями за втрату, недостачу і затримку вантажів

3 р.

3 р.

<...>

1108.

Журнали реєстрації заявок, замовлень і договорів на перевезення пасажирів і вантажів

3 р.

3 р.

1109.

Журнали (книги) обліку дорожніх листів

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

1110.

Книги реєстрації, відомості надходження й відправлення вантажів

3 р.

3 р.

1111.

Відомості, картки обліку експлуатації автомашин, автопокришок

3 р.1

3 р.1

1 Після списання

1112.

Книги обліку пробігу автомашин

5 р.

5 р.

11.4. Організація внутрішньовідомчого зв’язку

<...>

1118.

Акти введення в експлуатацію ліній зв’язку

1 р.1

1 р.1

1 Після зняття лінії

1119.

Акти приймання засобів зв’язку й сигналізації після поточного, середнього і капітального ремонту

3 р.1

3 р.1

1 Після проведення ремонту

<...>

1121.

Договори на капітальний ремонт засобів зв’язку

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

1122.

Договори про оренду технічних засобів зв’язку

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

1132.

Копії квитанцій за міжміські телефонні розмови, за поштові й телефонні послуги

3 р.

3 р.

<...>

1145.

Книги реєстрації міжнародних телефонних розмов

1 р.

1 р.

<...>

11.5. Загальна охорона організації

1147.

Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про організацію загальної охорони організації

5 р.

5 р.

<...>

1150.

Схеми дислокації постів охорони

1 р.1

1 р.1

1 Після заміни новими

<...>

1152.

Договори про охоронну діяльність

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

1153.

Документи (акти, доповідні записки, довідки, листи) про пропускний режим організації

3 р.

3 р.

<...>

1155.

Інструкції для працівників охорони (вартових, вахтерів, сторожів тощо) організації

1 р.1

1 р.1

1 Після заміни новими

<...>

1159.

Зразки підписів службових посвідчень

До заміни новими

До заміни новими

<...>

1169.

Картки обліку обмундирування

3 р.

3 р.

1170.

Списки, графіки чергових в організації

1 р.

1 р.

1171.

Журнали приймання-передавання чергувань

1 р.

1 р.

1172.

Журнали обліку опечатування приміщень і передавання ключів

1 р.

1 р.

<...>

11.6. Пожежна безпека організації

1176.

Дозволи на початок роботи новостворених підприємств, введення в експлуатацію нових і реконструйованих виробничих, жилих об’єктів та об’єктів іншого призначення, впровадження нових технологій, передачу для виробництва зразків нових пожежонебезпечних машин, механізмів, устаткування та продукції, оренду будь-яких приміщень

Пост.

До ліквідації організації

1177.

Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про забезпечення пожежної безпеки в організації

5 р.

5 р.

<...>

1180.

Приписи, постанови про усунення порушень і недоліків з питань пожежної безпеки

5 р.

5 р.

<...>

1182.

Акти про пожежі

5 р. ЕПК

5 р.

1183.

Акти службового розслідування випадків пожеж

3 р.

3 р.

<...>

12. ДІЯЛЬНІСТЬ ГРОМАДСЬКИХ ОРГАНІЗАЦІЙ

<...>

1232.

Документи (акти, доповідні записки, довідки) про здійснення профспілкового контролю за виконанням умов угод, колективних договорів, дотримання роботодавцем і посадовими особами законодавства про працю, використання коштів фондів, що формуються за рахунок страхових внесків

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

1235.

Документи (протоколи, постанови, акти, довідки, заяви) комісій по трудових спорах

5 р.

5 р.

<...>

1241.

Договори між профспілкою і роботодавцем про перерахування членських профспілкових внесків

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

1245.

Документи (заяви, довідки, листи) про надання матеріальної допомоги працівникам

3 р.

3 р.

<...>

Розділ II

ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В НАУКОВО-ТЕХНІЧНІЙ ТА ВИРОБНИЧІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

1

2

3

4

5

Номер статті

Види документів

Строк зберігання документів

Примітка

в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ

в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ

1

2

3

4

5

<...>

2. ДОКУМЕНТИ З РОЗРОБЛЕННЯ, ОБЛІКУ ТА ОХОРОНИ ОБ’ЄКТІВ

ПРАВА ІНТЕЛЕКТУАЛЬНОЇ ВЛАСНОСТІ

1356.

Документи (заявки на об’єкти права інтелектуальної власності, експертні висновки, протоколи, рішення), що стосуються набуття права інтелектуальної власності, у тому числі в іноземних державах

Пост.

До ліквідації організації

1357.

Охоронні документи (свідоцтва, патенти) на об’єкти права інтелектуальної власності

Пост.

До ліквідації організації

<...>

1366.

Договори щодо надання послуг у сфері інтелектуальної власності

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

1367.

Документи (клопотання, повідомлення, заяви, листи) про продовження строку дії, поновлення, призупинення свідоцтв, патентів

Пост.

До ліквідації організації

<...>

1372.

Договори про передання прав на об’єкти права інтелектуальної власності

Пост.

До ліквідації організації

1373.

Ліцензійні договори та ліцензії на використання об’єктів права інтелектуальної власності та документи (заяви, акти, листи тощо), пов’язані з ними

Пост.

До ліквідації організації

<...>

3. ВИШУКУВАННЯ, ПРОЕКТУВАННЯ, БУДІВНИЦТВО, ЕКСПЛУАТАЦІЯ

3.1. Організація та керування будівельною діяльністю

<...>

1396.

Протоколи погодження з місцевими органами виконавчої влади і самоврядування технічних умов та дозволи на підключення об’єктів, що проектуються, до енергетичних і транспортних мереж, водопроводу та каналізації

Пост.

5 р.

<...>

1399.

Акти приймання-передавання проектно-кошторисної документації на заново збудовані та здані в експлуатацію об’єкти

10 р.1

10 р.1

1 Після введення об’єкта в експлуатацію

<...>

3.6. Капітальне будівництво

<...>

1540.

Документи (протоколи, акти, довідки) про погодження з іншими організаціями питань будівництва об’єктів

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

1547.

Документи (акти, рішення, доповідні записки, довідки) про прийом в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів:

а) по об’єктах, що споруджуються за рахунок державного бюджету

Пост.

б) по об’єктах, що споруджуються за рахунок місцевого бюджету

10 р. ЕПК

10 р.

в) по об’єктах, що споруджуються за рахунок інших коштів

10 р.

10 р.

<...>

1557.

Технічні паспорти будівель індивідуальних забудовників та держфонду

10 р.1 ЕПК

10 р.1

1 Після знесення будівлі

<...>

1559.

Оціночні акти вартості завершених будівництвом об’єктів

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

1580.

Наряди на виконання ремонтних робіт

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

<...>

3.7. Реставрація та капітальний ремонт

<...>

1604.

Акти огляду й приймання об’єктів після реставрації та капітального ремонту

5 р.1

5 р.1

1 Після завершення робіт

<...>

1612.

Договори, підряди (контракти) на виконання ремонтних робіт та документи (довідки, висновки, звіти) до них

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

<...>

4. ПРОМИСЛОВЕ ВИРОБНИЦТВО

4.1. Організація виробництва

<...>

1624.

Виробничо-технічні паспорти:

а) підприємств і основних підрозділів

Пост.

10 р.

б) допоміжних підрозділів

До заміни новими

До заміни новими

1625.

Схеми організації виробництва та пояснювальні записки до них

Пост.

10 р.

<...>

1630.

Свідоцтва на право серійного виробництва виробів

Пост.

10 р.

1631.

Акти введення в дію виробничих потужностей

Пост.

До ліквідації організації

<...>

1633.

Номенклатури, переліки, класифікатори продукції, що виготовляється:

а) підприємствами

Пост.

10 р.

б) підрозділами

10 р.

10 р.

<...>

1636.

Внутрішньозаводські технічні вимоги

10 р.

Доки не мине потреба

1637.

Протоколи затвердження технічної документації на продукцію

10 р.

10 р.

<...>

1640.

Документи (акти, звіти, протоколи складення та журнали) про комплектацію виробів і складальних одиниць:

а) дослідного виробництва

10 р.

5 р.

б) серійного виробництва

10 р.

5 р.

<...>

1642.

Документи (акти, протоколи, звіти, висновки) про припинення робіт з виготовлення виробів (продукції)

5 р. ЕПК

5 р.

1643.

Документи (вимоги, накладні, накопичувальні відомості) про продукцію, що надійшла для обробки

3 р.

3 р.

1644.

Документи (акти, довідки, розрахунки) про використання відходів, вторинної сировини

3 р.

3 р.

<...>

1650.

Звіти про витрати сировини і матеріалів на випуск виробів (продукції)

5 р.

5 р.

<...>

1657.

Лімітні карти на продукцію і сировину

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

1658.

Розрахунки, довідки з розроблення середньопрогресивних норм витрат сировини, матеріалів і енергії у виробництві й будівництві:

а) за місцем складення

Пост.

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

<...>

1665.

Документи (акти, довідки, журнали) про облік незавершеного виробництва

3 р.

3 р.

1666.

Документи (паспорти, специфікації):

а) на вироби дослідного виробництва

3 р.

3 р.

б) на вироби серійного виробництва

Пост.

10 р.

1

2

3

4

5

<...>

1683.

Журнали контролю виробництва і пред’явлення виробів (продукції)

5 р.

5 р.

1684.

Журнали обліку відходів виробництва

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітку один до статті 186

<...>

1687.

Журнали руху виробів у цехах у процесі виготовлення та на проміжних складах

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

1688.

Журнали відвантаження готових виробів

3 р.

3 р.

<...>

1694.

Журнали диспетчерських оперативних записів, рапорти начальників змін, інженерів і майстрів

1 р.

1 р.

<...>

4.4. Технологія виробництва

1726.

Технологічні карти й описання технологічних процесів

Пост.

10 р.

1727.

Технологічні регламенти, режими виробництва і рецептури:

а) за місцем складення

Пост.

10 р.

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

<...>

1731.

Техніко-економічні показники фактичних витрат матеріалів і сировини на виробництво виробів (продукції)

5 р.

5 р.

<...>

1736.

Виробничі рецептури, регламенти й режими виробництва виробів

1 р.1

1 р.1

1 Після заміни новими

<...>

1749.

Акти, рекламаційні листи на забраковану продукцію (вироби)

5 р.

5 р.

<...>

1755.

Маршрутні карти з виготовлення й обробки виробів (продукції)

Пост.

10 р.

<...>

1760.

Комплектувальні карти

3 р.1

3 р.1

1 Після зняття виробу з виробництва

<...>

1773.

Відомості технологічних процесів виробництва

3 р.1

3 р.1

1 Після зняття виробу з виробництва

1774.

Відомості деталей (складальних одиниць) до типових технологічних процесів

Пост.

10 р.

1775.

Відомості матеріалів та комплектуючих виробництва видів продукції

3 р.1

3 р.1

1 Після зняття виробу з виробництва

<...>

1788.

Виробничо-технічні паспорти на машини, обладнання, механізми, прилади й інструменти

3 р.1

3 р.1

1 Після зняття з експлуатації

<...>

4.6. Енергетичне й паливне забезпечення виробництва

1858.

Схеми енергетичних установок

Пост.

До ліквідації організації

<...>

1861.

Паспорти енергоустановок

3 р.1

3 р.1

1 Після зняття з експлуатації

1862.

Приймально-здавальні акти енергетичних установок

3 р.

3 р.

1863.

Акти встановлення меж обслуговування та відповідальності за стан енергетичного господарства

5 р.

5 р.

<...>

1870.

Схеми електропостачання та розподілу електроенергії

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

<...>

1875.

Акти обстежень підприємств з витрачання електроенергії

3 р.

3 р.

1876.

Графіки навантаження електрогосподарства

1 р.

1 р.

<...>

1884.

Приписи державної інспекції з енергетичного нагляду за режимами споживання електричної і теплової енергії

3 р.

3 р.

1885.

Наряди-допуски для роботи на високовольтному обладнанні

3 р.

3 р.

1886.

Документи (протоколи, акти, доповідні записки, довідки) про водопостачання підприємств

5 р.

5 р.

<...>

4.7. Експлуатація і ремонт обладнання

1913.

Відомості й акти про простої і поломки обладнання

3 р.

3 р.

<...>

1917.

Замовлення на виготовлення оснащення й інструменту

3 р.

3 р.

1918.

Вимоги, наряди на інструмент

1 р.

1 р.

<...>

1923.

Документи (заявки, відомості, розрахунки) на запасні частини і ремонт обладнання

3 р.

3 р.

<...>

1939.

Журнали обліку здавання та приймання обладнання після ремонту

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення журналу

1940.

Журнали обліку пуску обладнання після ремонту

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення журналу

<...>

6. ЯКІСТЬ ПРОДУКЦІЇ, СТАНДАРТИЗАЦІЯ, ТЕХНІЧНИЙ КОНТРОЛЬ ПРОДУКЦІЇ

6.1. Якість продукції та сертифікація

<...>

1962.

Протоколи нарад з розроблення і затвердження технічних умов (ТУ)

10 р.

10 р.

<...>

1973.

Приписи, розпорядження ВТК про незадовільну якість продукції

3 р.

3 р.

<...>

1987.

Акти якості продукції, що приймається від постачальників

3 р.

3 р.

<...>

1989.

Документи (висновки, звіти, дефектні відомості, листи) про якість і вибракування продукції

5 р.

5 р.

1990.

Рекламації на продукцію, акти на якість матеріалів, сировини

5 р.

5 р.

1991.

Документи (сертифікати, свідоцтва про визнання, атестати виробництва, декларації тощо) щодо відповідності продукції, робіт, послуг, систем керування нормативною документацією, фармакологічним, санітарним, ветеринарним, екологічним та іншим нормам і вимогам

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії сертифіката відповідності, свідоцтва про визнання, атестата виробництва, декларації відповідності

<...>

1993.

Договори про сертифікацію з акредитованими випробувальними лабораторіями (центрами) щодо проведення досліджень і вимірів, випробувань продукції

5 р. ЕПК

5 р.

<...>

1997.

Документи (технічна документація, результати досліджень, випробувань, протоколи, рішення тощо) для отримання (заміни, підтвердження) сертифіката (декларації) відповідності продукції

Пост.

До ліквідації організації

<...>

2003.

Акти і квитанції на гарантійний ремонт продукції

5 р.

5 р.

2004.

Сертифікати якості експортної продукції

10 р.

10 р.

<...>

7. ОХОРОНА НАВКОЛИШНЬОГО ПРИРОДНОГО СЕРЕДОВИЩА

<...>

7.2. Діяльність щодо попередження та ліквідації забруднення навколишнього природного середовища

<...>

2075.

Договори на очищення комунальних та інших стічних вод

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

2076.

Схеми, плани, паспорти очисних споруд і обстеження стічних вод

Пост.

1 р.1

1 Після закінчення експлуатації

<...>

2080.

Документи (постанови, акти, приписи, доповідні записки) щодо дотримання природоохоронного законодавства

5 р.

5 р.

<...>

2086.

Документи (довідки, доповідні записки, відомості, таблиці, лабораторні записи) про роботу очисних споруд і контроль за їх станом

Пост.

10 р.

2087.

Документи (акти, протоколи, довідки) про зупинення, закриття виробництва і об’єктів, накладання штрафних санкцій, передачу справ до прокуратури

Пост.

10 р.

2088.

Дозволи на спеціальне водокористування

10 р.1

10 р.1

1 Після закінчення строку дії дозволу

2089.

Дозволи на проведення гідромеліоративних робіт, використання територій та об’єктів природно-заповідного фонду, природних рослинних ресурсів, лісових ділянок і ресурсів

10 р.1

10 р.1

1 Після закінчення строку дії дозволу

2090.

Дозволи на викиди забруднюючих речовин в атмосферне повітря стаціонарними джерелами

10 р.1

10 р.1

1 Після закінчення строку дії дозволу

2091.

Документи (акти, довідки, листи) про здійснення контролю за охороною надр, відтворення (рекультивацію) порушених земель

Пост.

10 р.

<...>

2100.

Сертифікати, ліцензії на роботи з небезпечними відходами

Пост.

До ліквідації організації

<...>

9. ОРГАНІЗАЦІЯ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

2137.

Договори про закупівлю програмного продукту

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

2138.

Сертифікати електронного цифрового підпису (ЕЦП)

Пост.

До ліквідації організації

2139.

Сертифікати ключа ЕЦП на паперовому носії

Пост.

До ліквідації організації

2140.

Посилені сертифікати відкритого ключа ЕЦП

Пост.

До ліквідації організації

2141.

Сертифікати ключа ЕЦП на електронному носії

Пост.

До ліквідації організації

2142.

Договори про обмін електронними документами між організаціями

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

2143.

Договори про надання послуг ЕЦП

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

2144.

Двосторонні акти про готовність до обміну електронними документами

Пост.

До ліквідації організації

2145.

Порядки захисту інформації під час обміну ЕД:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До заміни новими

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

2146.

Доручення на створення ключів ЕЦП, виготовлення сертифікатів, проведення робіт з установки засобів ЕЦП

10 р.

10 р.

2147.

Списки відкликаних сертифікатів ЕЦП

5 р. ЕПК

5 р.

2148.

Реєстри повноважних осіб, яким видаються сертифікати ключів ЕЦП

Пост.

До ліквідації організації

2149.

Заявки на реєстрацію ЕЦП

3 р.

3 р.

2150.

Акти про знищення закритих ключів ЕЦП

10 р.

10 р.

2151.

Акти про здавання в експлуатацію робочого місця із засобами ЕЦП

5 р.

5 р.

<...>

2156.

Повідомлення про прийняття і реєстрацію електронного документа

3 р.

3 р.

2157.

Повідомлення про відхилення електронного документа

3 р.

3 р.

Директор Департаменту взаємодії з органами влади О. В. Зеркаль

типові документи, строки зберігання документів додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті