Вы уже знаете, что трудовые книжки ведут на всех работников, которые работают у работодателя по основному месту работы на основании заключенного трудового договора свыше 5 дней.
Давайте выясним, в каком порядке вносят запись в трудовую книжку работника при его приеме на работу. Но вначале остановимся на «доприемных» записях ☺.
«Доприемные» записи
При трудоустройстве некоторых категорий работников работодатель должен учитывать определенные особенности заполнения раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки. Речь идет, например, о военнослужащих, вернувшихся с военной службы, выпускниках вузов, гражданах, которые ухаживали за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, после чего решили трудоустроиться к вам на работу.
Перед тем как внести в раздел «Відомості про роботу» запись о приеме на работу таких работников, вы согласно п. 2.19 Инструкции № 58 отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (если они, конечно, будут предоставлены) должны внести данные о:
— времени службы в составе ВСУ и других войск, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
— времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе;
— времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);
— времени обучения в высших учебных заведениях (включая время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре.
Отдельно остановимся на внесении в трудовую книжку записи о времени обучения. Если к вам на работу пожаловал, например, выпускник ПТУЗа или вуза, у которого отродясь не было трудовой книжки, то вы, как первый работодатель, должны в раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки этого работника первым делом внести запись о периоде его обучения в учебном заведении. И уже потом сделать запись о приеме на работу. Основание для «учебной» записи — диплом выпускника*.
* См. консультацию специалиста Управления Гоструда в Ивано-Франковской области: http://dspif.gov.ua/news/249-trudova-knizhka-pracvnika-vnesennya-zapisv-pro-navchannya.html.
Примите к сведению: вносить в трудовую книжку запись о том, что до поступления к вам на работу работник не имел трудового стажа, не нужно. Этого Инструкция № 58 не требует.
А как насчет студентов, слушателей курсов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, которые уже имели трудовые книжки до поступления в учебное заведение? Кто вносит в трудовую книжку запись о времени их обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных)? Если работник не работал, а учился, запись о периоде учебы в трудовую вносит учебное заведение ( п. 2.16 Инструкции № 58). Основание для записи — приказы о зачислении на учебу и отчислении.
А если студент учился и параллельно работал и его трудовая книжка на момент окончания учебы находится на предприятии? В этом случае, на наш взгляд, запись о периоде учебы может быть внесена в его трудовую книжку после записи об увольнении с данного места работы будущим работодателем перед записью о приеме на работу.
Вносим запись о приеме на работу
Запись о приеме работника на работу вносят в его трудовую книжку не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Напомним, что типовая форма приказа (распоряжения) о приеме на работу № П-1 утверждена приказом № 489.
При необходимости предприятие может дополнить эту форму необходимыми сведениями или внести в нее изменения.
Более того, приказ о приеме на работу вы можете оформить и в произвольной форме. Единственное условие — он должен содержать все обязательные реквизиты типовой формы № П-1.
Приказ (распоряжение) готов? Пора переходить к заполнению трудовой книжки.
Запись о приеме работника на работу фиксируют в разделе «Відомості про роботу»
Как именно это делают?
В графе 3 в виде заголовка (т. е. отдельной строкой) записывают полное наименование предприятия (учреждения, организации), в том числе название его организационно-правовой формы.
Затем строкой ниже (под заголовком) указывают:
— в графе 1 — порядковый номер записи;
— в графе 2 — дату приема на работу в соответствии с приказом. Обратите внимание: здесь указывается дата именно приема на работу, а не дата издания приказа или дата внесения записи в трудовую книжку;
— в графе 3 — информацию о том, в какой цех, отдел, подразделение, участок, производство, а также на какую работу, профессию или должность принимают работника;
— в графе 4 — название, дату и номер документа, на основании которого вносят запись.
Теперь «пройдемся» по возможным вариантам оформления трудовых отношений.
Бессрочный трудовой договор. Запись о приеме на работу в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя предприятия-работодателя ( п. 2.14 Инструкции № 58) и может выглядеть, например, так: «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта». Информацию о том, что трудовой договор бессрочный, в трудовой книжке не приводят.
А как быть, если работника принимают на работу на определенный срок?
Срочный договор. Срок действия трудового договора прописывают только в приказе о приеме на работу (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07). Сведения о том, что трудовой договор в данном случае — срочный, в трудовую книжку не вносят ( ст. 23 КЗоТ). Когда настанет момент расставания со «срочным» работником, то и в приказе, и в трудовой книжке просто сделают запись об увольнении с формулировкой: «В связи с окончанием срока действия трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗоТ».
Сезонные и временные работы. Сведения о характере работы (сезонная/временная) в трудовую книжку не вносятся (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07).
Неполное рабочее время. При приеме работника на работу на условиях неполного рабочего времени информацию о режиме его работы указывают только в приказе о приеме на работу.
В трудовую книжку вносят запись о приеме на должность (работу) без упоминания о неполном рабочем времени
Испытательный срок. Когда работника принимают на работу с испытательным сроком, такое условие оговаривают только в приказе: «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта с испытательным сроком три месяца». В трудовую книжку условие об испытательном сроке не вносят, а делают стандартную запись: «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта».
Работа на условиях контракта. Контракт представляет собой особую форму трудового договора. В нем срок действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочно, могут устанавливаться по соглашению сторон ( ст. 21 КЗоТ).
Условие о заключении контракта указывают в трудовой книжке.
Если срок действия контракта стороны оговорили, то за два месяца до окончания этого срока они должны решить — продлевать его, прекращать или заключать на новый срок.
При продлении контракта трудовые отношения между работником и работодателем продолжаются (не прекращаются). Дополнительную запись об этом в трудовую книжку не вносят.
Если после окончания действия предыдущего контракта с работником сразу заключают новый контракт на новый срок, то работника увольняют и одновременно снова принимают на работу. Естественно, в трудовой книжке эти манипуляции отражают соответствующими записями.
Перевод с другого предприятия. Вы готовы принять по переводу работника, который на данный момент трудится у другого работодателя? Тогда направьте в адрес этого работодателя соответствующее письмо-ходатайство.
Получили согласие о таком переводе? Отлично! Издавайте приказ о приеме работника на работу в порядке перевода с другого предприятия по согласованию между руководителями. Данный приказ будет сигналом для внесения записи в трудовую книжку работника.
Запись в трудовой книжке должна содержать указание на факт приема по переводу, а также наименование предприятия, с которого переведен работник
Заметьте: лицу, приглашенному на работу в порядке перевода с другого предприятия по согласованию между старым и новым работодателями, не может быть отказано в заключении трудового договора ( ч. 5 ст. 24 КЗоТ).
Надомники. В вопросах внесения записи в трудовую книжку работника-надомника работодатель руководствуется Инструкцией № 58. Подчеркиваем это особо!
Почему? Потому что сроки для внесения таких записей, указанные в п. 8 Положения об условиях труда надомников, утвержденного постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.09.81 г. № 275/17-99, не совпадают со сроками, установленными Инструкцией № 58 (ср. ). А это Положение может применяться сегодня только в части, не противоречащей нормам действующего законодательства (см. письмо Минтруда от 15.05.2008 г. № 105/13/116-08).
Поэтому если работник, который будет выполнять работу на дому, трудоустраивается к вам впервые и не имеет трудовой книжки, то вы обязаны в течение 5 дней со дня приема на работу оформить такому работнику трудовую книжку, если, конечно, эта работа постоянная (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 1 — 2, с. 27).
Что ж, пора переходить к примерам внесения записей о приеме на работу в трудовую книжку. Они приведены на с. 15.
выводы
- Запись о приеме работника на работу заносят в его трудовую книжку не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя предприятия-работодателя.
- Первый работодатель сначала обязан внести в трудовую книжку работника — выпускника вуза запись о периоде его обучения в учебном заведении, а уже потом — запись о приеме на работу.
