Личные телефонные разговоры на предприятии и их учет

Личные разговоры за счет предприятия случаются повсюду, где есть доступ работников к корпоративному мобильнику. Обычно работодатели стремятся заранее урегулировать этот вопрос. Для этого зачастую разрабатывают и утверждают:

— правила пользования мобильной связью, где указывают, что с помощью корпоративной мобилки можно решать только хозяйственные вопросы;

— перечень сотрудников, обеспечиваемых мобильными телефонами в связи с производственной необходимостью.

В этих внутренних распорядительных документах предприятия прописывают последствия нарушения указанного правила. Среди таких последствий может быть компенсация стоимости разговоров, утрата права на пользование служебным мобильником, выговор (в случае расходования корпоративных минут в «особо крупных размерах») и т. п. Кроме того, в указанных документах немало работодателей обязывают вести специальный журнал (составлять отчет) учета звонков с указанием целей переговоров и их продолжительности по каждому номеру.

В правилах пользования корпоративными мобильными телефонами необходимо четко прописать, какие именно звонки считаются «хозяйственными»

Среди инструментов, с помощью которых будет определяться хозяйственный характер разговора, можно назвать установление времени для осуществления звонков (рабочие часы и дни), дополнительные договоренности о сверке с оператором и т. п.

При этом следует помнить, что некоторые сотрудники осуществляют трудовую деятельность в режиме ненормированного рабочего дня. Например, продолжают налаживать контакты с международными партнерами, работающими в других часовых поясах. Если это предусмотрено в коллективном договоре предприятия, то расходы, осуществленные после 18:00, могут считаться хозяйственными.

Отметим: работник может работать в режиме ненормированного рабочего дня только в рабочие дни предприятия. То есть «хозяйственный» подход не может быть применен к выходным дням и дням отпуска. Исключение — дни, когда работник находится в командировке. При таких условиях он может вести хозяйственные разговоры и в выходной день. Поэтому в правилах пользования корпоративной мобилкой целесообразно перечислить исчерпывающий перечень видов разговоров, которые могут считаться хозяйственными.

Компенсация личных разговоров

В случаях, когда работник нарушает правила пользования корпоративной мобилкой, работодатель согласно вышеуказанным правилам может потребовать от работника компенсацию. Если в правилах пользования корпоративной мобильной связью предусмотрена возможность личных разговоров с компенсацией, такая компенсация вносится работником на основании этих правил. При этом

компенсировать стоимость разговоров можно как непосредственным внесением денег в кассу, так и путем вычетов из зарплаты

Если же личные разговоры для работника правилами вообще не предусмотрены, работодатель может потребовать компенсацию принудительно на основании ст. 130 и 132 КЗоТ (ср. ). Работники несут материальную ответственность за ущерб, нанесенный предприятию, учреждению, организации вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей ( ст. 130 КЗоТ). Ее размер определяется прямым действительным ущербом, но не более его среднего месячного заработка. Материальная ответственность в большей сумме возможна только в случаях, определенных законодательством ( ст. 132 КЗоТ).

При этом компенсация разговоров может быть осуществлена следующими вариантами:

1) работник по требованию работодателя добровольно вносит сумму компенсации в кассу предприятия/на банковский счет;

2) сумма компенсации по распоряжению руководителя удерживается с доходов работника на основании его заявления (с учетом 20 % ограничения согласно ст. 128 КЗоТ);

3) сумма компенсации взыскивается с работника в судебном порядке.

Все вышеуказанное в то же время не означает, что личные разговоры работника в любом случае должны компенсироваться. Предприятие не обязано предпринимать какие-либо действия для возмещения расходов на личные разговоры работника. То есть предприятие может вообще не получать компенсации. Но в этом случае у работника возникает доход, который важно правильно обложить налогом. Об этом скажем ниже.

Налог на прибыль

Отдельного налоговоприбыльного учета расходов на телефонные разговоры вести не нужно. Объектом налогообложения будет бухучетный финрезультат (п.п. 134.1.1 НКУ). Никаких корректировок в связи с расходами на телефонную связь даже высокодоходники осуществлять не должны. Даже несмотря на то, что расходы понесены в связи с личными разговорами работника (т. е. не связаны с хозяйственной деятельностью) и это доказано. Поэтому и у высокодоходников, и у малодоходников все будет так, как велит отражать бухучет.

Если сумма стоимости личных разговоров будет компенсироваться работником и удерживаться/ взыскиваться с него, эта сумма ни в доходы, ни в расходы предприятия не включается

Ведь в таком случае предприятие стоимость личных разговоров отразит в бухгалтерском учете не на счетах расходов, а как дебиторскую задолженность. Когда работник компенсирует эту сумму путем внесения денег (или эта сумма будет удержана с его дохода), то задолженность будет погашена.

Если же предприятию не компенсируется стоимость личных разговоров работника, то расходы на услуги связи на личные разговоры превратятся в расходы на оплату труда и будут отражены на соответствующем счете бухучета (91, 92, 93, 94).

НДС

Начнем с ситуации, когда от работника получена компенсация.

Как отмечают налоговики (см. консультацию из БЗ, подкатегория 101.04), если плательщик не может подтвердить производственный характер телефонных переговоров или телефонные переговоры проводились работниками в личных целях, то согласно п. 198.5 НКУ плательщик обязан начислить налоговые обязательства. Если при этом работник компенсирует стоимость услуг связи, дополнительного объекта обложения НДС не возникает. Ведь отсутствует поставка товаров или услуг. Предприятие не продает своим работникам услуги связи, оно только получает от них возмещение своих расходов. Следовательно, отсутствует и объект обложения НДС.

Теперь о ситуации, когда предприятие не требует компенсации личных разговоров от своего работника.

Здесь с «входным» НДС при приобретении услуг связи не все так однозначно. На первый взгляд, при личных разговорах работника имеет место использование приобретенных услуг не в хозяйственной деятельности. А следовательно, предприятие согласно п.п. «г» п. 198.5 НКУ обязано компенсировать сумму налогового кредита в стоимости личных разговоров начислением налоговых обязательств по НДС. Но в действительности все несколько сложнее. Ведь

по своей сути стоимость услуг связи, потраченную на личные разговоры, можно рассматривать как индивидуальную выплату, которая включается в фонд оплаты труда

При таком подходе п. 198.5 НКУ вообще не применяется, поскольку выплата, входящая в фонд оплаты труда, безусловно, связана с хозяйственной деятельностью.

Но (как мы увидим ниже) налоговики хотят говорить о том, что предоставление работнику возможности болтать за счет предприятия и не компенсировать стоимость таких разговоров — это дополнительное благо для работника. Они отмечают, что в этом случае согласно п. 198.5 НКУ нужно начислить «компенсирующие» налоговые обязательства (см. уже указанную консультацию из БЗ, подкатегория 101.04). Если вы соглашаетесь с таким подходом налоговиков, то на стоимость «нехозяйственных» разговоров действительно следует начислить «компенсирующие» налоговые обязательства. И не забудьте составить сводную налоговую накладную (с типом причины 13) не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода, в котором приобретенные услуги использовались в нехозяйственных операциях. То есть такие сводные накладные составляются по итогам каждого периода, когда работники позволяли себе личные разговоры.

НДФЛ, ЕСВ и ВС

Для начала уясним общее правило:

если работник возмещает расходы на собственные телефонные разговоры, доход у него не возникает

Если же такой компенсации нет, доброта работодателя откликнется налоговыми последствиями и для работодателя, и для самого работника, решившего поболтать за корпоративный счет. В этом случае суммы стоимости личных разговоров работника нужно рассматривать в составе заработной платы. Основание: оплата услуг связи входит в фонд оплаты труда как выплата индивидуального характера (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5*).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Соответственно, нужно применить зарплатный порядок обложения НДФЛ, ЕСВ и ВС. При этом придется сумму оплаты услуг умножить на натуральный коэффициент, чтобы получить «брутто» доход (п. 164.5 НКУ). Формально это нужно только для целей удержания НДФЛ. Но учитывая, что зарплатная база для всех сборов должна быть одинаковой, берем такую сумму и для взимания ВС и ЕСВ.

В то же время налоговики оказались более лояльными в этом вопросе. По их мнению, стоимость нехозяйственных телефонных разговоров рассматривается как дополнительное благо, полученное работником от своего работодателя (см. консультацию из БЗ, подкатегория 103.02).

Лояльность фискалов в том, что дополнительное благо не облагается ЕСВ. Поэтому при применении подхода фискалов стоимость подаренных работнику минут за счет предприятия будет облагаться только НДФЛ и ВС. Однако мы рекомендуем руководствоваться этими разъяснениями только при условии, что вам их подтвердят индивидуальной консультацией. Ведь в Инструкции № 5 такая выплата (в форме бесплатных минут) указана как зарплатная. А это значит, что фискалы (администрирующие ЕСВ) при проверке могут сделать вид, что ничего не знают о консультации в БЗ, и строго вас наказать. Поэтому будьте бдительны!

В отношении производственных разговоров налоговики заявляют: стоимость услуг мобильной связи (телефонных разговоров с мобильного телефона, состоящего на балансе юридического лица), уплачиваемая юридическим лицом за осуществление его работником производственных телефонных разговоров, не рассматривается как дополнительное благо. При наличии соответствующих документов, подтверждающих использование мобильной связи исключительно в производственных целях (см. другую консультацию из БЗ, подкатегория 103.02).

В заключение — наш традиционный пример.

Пример. В мае 2017 года заработная плата работника составляет 9000 грн. Во второй половине этого месяца он осуществлял личные звонки с рабочего телефона на сумму 255 грн. (в том числе НДС 20 % — 40 грн., пенсионный сбор 7,5 % — 15 грн.). При этом общая сумма расходов предприятия на услуги связи — 6375 грн. (в том числе НДС 20 % — 1000 грн., пенсионный сбор 7,5 % — 375 грн.).

1. Работник подал заявление с просьбой удержать с его заработной платы компенсацию оплаты услуг связи за его личные разговоры в сумме 255 грн. В этом случае указанная сумма не попадет в доход работника, однако бухгалтер должен убедиться, что общая сумма удержаний не будет превышать 20 %.

Предельную сумму для удержаний нужно рассчитывать исходя из «чистой» заработной платы. Поэтому сначала определим сумму обязательных удержаний с заработной платы.

НДФЛ: 9000 х 18 % = 1620 (грн.).

ВС: 9000 х 1,5 % = 135 (грн.).

Всего удержано: 1620 + 135 = 1755 (грн.).

«Чистая» сумма заработной платы составляет: 9000 - 1755 = 7245 (грн.).

Размер 20 % ограничения для удержаний с заработной платы составляет: 7245 х 20 % = 1449 (грн.).

Поэтому в мае 2017 года с заработной платы работника можно удержать расходы на компенсацию его личных разговоров на сумму не более 1449 грн. Реальная сумма майских удержаний — 255 грн. Поэтому проблем с 20 % лимитом нет.

ЕСВ: 9000 х 22 % = 1980 (грн.).

2. Работник расходы не возмещает, а следовательно, стоимость услуг связи на личные разговоры попадет в его доход.

Рассчитаем ЕСВ, НДФЛ, военный сбор.

Общий месячный налогооблагаемый доход в виде заработной платы и база для взимания ЕСВ составляют: 9000 + 255 х 1,219512 = 9310,98 (грн.).

Тогда:

ЕСВ: 9310,98 х 22 % = 2048,42 (грн.).

НДФЛ: 9310,98 х 18 % = 1675,98 (грн.).

ВС: 9310,98 х 1,5 % = 139,66 (грн.).

Как отразить в бухучете перечисленные выше хозоперации, см. в таблице.

Учитываем личные разговоры работников

выводы

• Работодатель имеет право получить от работника компенсацию стоимости личных разговоров, осуществленных за счет предприятия.
• Расходы на услуги связи отражаются в полном объеме, независимо от того, на какие разговоры были потрачены приобретенные минуты.
• Налоговый кредит по НДС в части стоимости услуг связи, использованных на личные разговоры работника, налоговики требуют компенсировать начислением налоговых обязательств согласно п. 198.5 НКУ.
• Если работник не компенсирует предприятию расходы на личные разговоры, налоговики рассматривают это как доход работника в виде дополнительного блага.