Особисті телефонні розмови на підприємстві та їх облік

Особисті розмови за рахунок підприємства трапляються повсюди, де є доступ працівників до корпоративної мобілки. Зазвичай роботодавці прагнуть заздалегідь врегулювати це питання. Для цього найчастіше розробляють та затверджують:

— правила користування мобільним зв’язком, де зазначають, що за допомогою корпоративної мобілки можна вирішувати тільки господарські питання;

— перелік співробітників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю.

У цих внутрішніх розпорядчих документах підприємства прописують наслідки порушення зазначеного правила. Серед таких наслідків можуть бути компенсація вартості розмов, втрата права на користування службовою мобілкою, догана (у разі розтрати корпоративних хвилин в «особливо великих розмірах») тощо. Крім того, у зазначених документах чимало роботодавців зобов’язують вести спеціальний журнал (складати звіт) обліку дзвінків із зазначенням цілей переговорів та їх тривалості за кожним номером.

У правилах користування корпоративними мобілками необхідно чітко прописати, які саме дзвінки вважаються «господарськими»

Серед інструментів, за допомогою яких визначатиметься господарський характер розмови, можна назвати встановлення часу для здійснення дзвінків (робочі години і дні), додаткові домовленості про звірку з оператором тощо.

При цьому слід пам’ятати, що деякі співробітники здійснюють трудову діяльність у режимі ненормованого робочого дня. Наприклад, продовжують налагоджувати контакти з міжнародними партнерами, які працюють в інших часових поясах. Якщо це передбачено в колективному договорі підприємства, то витрати, здійснені після 18:00, можуть вважатися господарськими.

Зауважимо: працівник може працювати в режимі ненормованого робочого дня тільки в робочі дні підприємства. Тобто «господарський» підхід не може бути застосовано до вихідних днів і днів відпустки. Виняток — дні, коли працівник перебуває у відрядженні. За таких умов він може вести господарські розмови і у вихідний день. Тож у правилах користування корпоративною мобілкою доцільно перерахувати вичерпний перелік видів розмов, які можуть вважатися господарськими.

Компенсація особистих розмов

У випадках, коли працівник порушує правила користування корпоративною мобілкою, роботодавець згідно із вищезгаданими правилами може затребувати у працівника компенсацію. Якщо у правилах користування корпоративним мобільним зв’язком передбачена можливість особистих розмов із компенсацією, така компенсація вноситься працівником на підставі цих правил. При цьому

компенсувати вартість розмов можна як безпосереднім внесенням грошей до каси, так і шляхом вирахувань із зарплати

Якщо ж особисті розмови для працівника правилами узагалі не передбачені, роботодавець може затребувати компенсацію примусово на підставі ст. 130 і 132 КЗпП (ср. ). Працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків ( ст. 130 КЗпП). Її розмір визначається прямою дійсною шкодою, але не більше їх середнього місячного заробітку. Матеріальна відповідальність в більшій сумі можлива тільки у випадках, визначених законодавством ( ст. 132 КЗпП).

При цьому компенсацію розмов може бути здійснено такими варіантами:

1) працівник на вимогу роботодавця добровільно вносить суму компенсації до каси підприємства/на банківський рахунок;

2) сума компенсації за розпорядженням керівника утримується з доходів працівника на підставі його заяви (з урахуванням 20 % обмеження згідно зі ст. 128 КЗпП);

3) сума компенсації стягується з працівника в судовому порядку.

Водночас, усе вищезазначене не означає, що особисті розмови працівника в будь-якому випадку повинні компенсуватися. Підприємство не зобов’язане робити якісь дії для відшкодування витрат на особисті розмови працівника. Тобто підприємство може узагалі не отримувати компенсації. Але у цьому випадку у працівника виникає дохід, який важливо правильно оподаткувати. Про це скажемо нижче.

Податок на прибуток

Окремого податковоприбуткового обліку витрат на телефонні розмови вести не потрібно. Об’єктом оподаткування буде бухобліковий фінрезультат (п.п. 134.1.1 ПКУ). Жодних коригувань у зв’язку із витратами на телефонний зв’язок навіть високодохідники здійснювати не повинні. Навіть не зважаючи на те, що витрати понесені у зв’язку з особистими розмовами працівника (тобто не пов’язані з господарською діяльністю) і це доведено. Тож і у високодохідників, і у малодохідників все буде так, як велить відображати бухоблік.

Якщо сума вартості особистих розмов компенсуватиметься працівником і утримуватиметься/стягуватиметься з нього, ця сума ані до доходів, ані до витрат підприємства не уключається

Адже у такому випадку підприємство суму особистих розмов відобразить у бухгалтерському обліку не на рахунках витрат, а як дебіторську заборгованість. Коли працівник компенсує цю суму шляхом внесення грошей (або ця сума буде утримана з його доходу), то ця заборгованість буде погашена.

Якщо ж підприємству не компенсується вартість особистих розмов працівника, то витрати на послуги зв’язку на особисті розмови перетворяться на витрати на оплату праці і будуть відображені на відповідному рахунку бухобліку (91, 92, 93, 94).

ПДВ

Почнемо з ситуації, коли від працівника отримано компенсацію.

Як зазначають податківці (див. консультацію із БЗ, підкатегорія 101.04), якщо платник не може підтвердити виробничий характер телефонних переговорів або телефонні переговори проводилися працівниками в особистих цілях, то згідно з п. 198.5 ПКУ платник зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання. Якщо при цьому працівник компенсує вартість послуг зв’язку, додаткового об’єкта оподаткування ПДВ не виникає. Адже відсутнє постачання товарів чи послуг. Підприємство не продає своїм працівникам послуги зв’язку, воно лише отримує від них відшкодування своїх витрат. Відтак, відсутній і об’єкт оподаткування ПДВ.

Тепер про ситуацію, коли підприємство не вимагає компенсації особистих розмов від свого працівника.

Тут із «вхідним» ПДВ при придбанні послуг зв’язку не все так однозначно. На перший погляд, при особистих розмовах працівника має місце використання придбаних послуг не в господарській діяльності. А отже, підприємство згідно з п.п. «г» п. 198.5 ПКУ зобов’язане компенсувати суму податкового кредиту у вартості особистих розмов нарахуванням податкових зобов’язань з ПДВ. Та насправді все дещо складніше. Адже

за своєю суттю вартість послуг зв’язку, витрачену на особисті розмови, можна розглядати як індивідуальну виплату, яка уключається до фонду оплати праці

За такого підходу п. 198.5 ПКУ узагалі не застосовується, оскільки виплата, яка входить до фонду оплати праці, безумовно пов’язана з господарською діяльністю.

Але (як ми побачимо нижче) податківці хочуть говорити про те, що надання працівнику можливості теревенити за рахунок підприємства і не компенсувати вартість таких розмов — це додаткове благо для працівника. Вони наголошують, що у цьому разі згідно з п. 198.5 ПКУ потрібно нарахувати компенсаційні податкові зобов’язання (див. уже згадану консультацію із БЗ, підкатегорія 101.04). Якщо ви погоджуєтеся з таким підходом податківців, то на вартість «негосподарських» розмов дійсно слід нарахувати «компенсаційні» податкові зобов’язання. І не забудьте скласти зведену податкову накладну (з типом причини «13») не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду, в якому придбані послуги використовувалися в негосподарських операціях. Тобто такі зведені накладні складаються за підсумками кожного періоду, коли працівники дозволяли собі особисті розмови.

ПДФО, ЄСВ і ВЗ

Для початку з’ясуємо загальне правило:

якщо працівник відшкодовує витрати на власні телефонні розмови, дохід у нього не виникає

Якщо ж такої компенсації немає, доброта роботодавця відгукнеться податковими наслідками і для роботодавця, і для самого працівника, який вирішив потеревенити за корпоративний рахунок. У цьому разі суми вартості особистих розмов працівника потрібно розглядати у складі заробітної плати. Підстава: оплата послуг зв’язку входить до фонду оплати праці як виплата індивідуального характеру (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5*). Відповідно, потрібно застосувати зарплатний порядок обкладення ПДФО, ЄСВ і ВЗ. При цьому доведеться суму оплати послуг помножити на натуральний коефіцієнт, щоб отримати «брутто» дохід ( п. 164.5 ПКУ). Формально це потрібно тільки для цілей утримання ПДФО. Але, враховуючи, що зарплатна база для всіх зборів має бути однаковою, беремо таку суму і для справляння ВЗ і ЄСВ.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Водночас податківці виявилися лояльнішими в цьому питанні. На їхню думку, вартість негосподарських телефонних розмов розглядається як додаткове благо, одержане працівником від свого працедавця (див. консультацію із БЗ, підкатегорія 103.02).

Лояльність фіскалів у тому, що додаткове благо не обкладається ЄСВ. Тож при застосуванні підходу фіскалів вартість подарованих працівникові хвилин за рахунок підприємства буде обкладатися тільки ПДФО та ВЗ. Однак ми рекомендуємо додержуватися цих роз’яснень тільки за умови, що вам їх підтвердять індивідуальною консультацією. Адже в Інструкції № 5 така виплата (у формі безоплатних хвилин) зазначена як зарплатна. А це означає, що фіскали (які адмініструють ЄСВ) при перевірці можуть удати, що нічого не знають про консультацію в БЗ, і суворо вас покарати. Тож будьте пильні!

Щодо виробничих розмов податківці заявляють: вартість послуг мобільного зв’язку (телефонних розмов з мобільного телефону, який знаходиться на балансі юридичної особи), що сплачується юридичною особою за здійснення його працівником виробничих телефонних розмов, не розглядається як додаткове благо. Безумовно, за наявності відповідних документів, які підтверджують використання мобільного зв’язку виключно у виробничих цілях (див. іншу консультацію із БЗ, підкатегорія 103.02).

Наостанок — наш традиційний приклад.

Приклад. У травні 2017 року заробітна плата працівника становить 9000 грн. У другій половині цього місяця він здійснював особисті дзвінки з робочого телефону на суму 255 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 40 грн., пенсійний збір 7,5 % — 15 грн.). При цьому загальна сума витрат підприємства на послуги зв’язку — 6375 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 1000 грн., пенсійний збір 7,5 % — 375 грн.).

1. Працівник подав заяву з проханням утримати із його заробітної плати компенсацію оплати послуг зв’язку за його особисті розмови в сумі 255 грн. У цьому випадку зазначена сума не потрапить до доходу працівника, проте бухгалтер повинен переконатися, що загальна сума утримань не перевищуватиме 20 %.

Граничну суму для утримань потрібно розраховувати виходячи з «чистої» заробітної плати. Тому спочатку визначимо суму обов’язкових утримань із заробітної плати.

ПДФО: 9000 х 18 % = 1620 (грн.).

ВЗ: 9000 х 1,5 % = 135 (грн.).

Всього утримано: 1620 + 135 = 1755 (грн.)

«Чиста» сума заробітної плати становить: 9000 - - 1755 = 7245 (грн.).

Розмір 20 % обмеження для утримань із заробітної плати становить: 7245 х 20 % = 1449 (грн.).

Тож у травні 2017 року із заробітної плати працівника можна утримати витрати на компенсацію його особистих розмов на суму не більше 1449 грн. Реальна сума травневих утримань — 255 грн. Тож проблем із 20 % лімітом немає.

ЄСВ: 9000 х 22 % = 1980 (грн.).

2. Працівник витрати не відшкодовує, а отже, вартість послуг зв’язку на особисті розмови потрапить до його доходу.

Розрахуємо ЄСВ, ПДФО, військовий збір.

Загальний місячний оподатковуваний дохід у вигляді заробітної плати і база для справляння ЄСВ становлять: 9000 + 255 х 1,219512 = 9310,98 (грн.).

Тоді:

ЄСВ: 9310,98 х 22 % = 2048,42 (грн.).

ПДФО: 9310,98 х 18 % = 1675,98 (грн.).

ВЗ: 9310,98 х 1,5 % = 139,66 (грн.).

Як відобразити у бухобліку перелічені вище госпоперації, див. у таблиці.

Обліковуємо особисті розмови працівників

висновки

• Роботодавець має право отримати від працівника компенсацію вартості особистих розмов, здійснених за рахунок підприємства.
• Витрати на послуги зв’язку відображаються в повному обсязі, незалежно від того, на які розмови було витрачено придбані хвилини.
• Податковий кредит з ПДВ в частині вартості послуг зв’язку, використаних на особисті розмови працівника, податківці вимагають компенсувати нарахуванням податкових зобов’язань згідно з п. 198.5 ПКУ.
• Якщо працівник не компенсує підприємству витрати на особисті розмови, податківці розглядають це як дохід працівника у вигляді додаткового блага.