Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Дальние поездки: поездом, самолетом, автобусом

Адамович Наталия, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Март, 2017/№ 21
В избранном В избранное
Печать
В одном из прошлых номеров1 мы вместе вспомнили порядок возмещения проезда работников в городском транспорте. Сегодня рассмотрим возмещение и учет дальних поездок работников. Как правило, такие поездки в основном сопряжены с командировками. Давайте разберемся, как их правильно возместить.

1 См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 19, с. 32.

транспортные расходы

Правила компенсации проезда

Расходы на проезд, понесенные работником (подотчетным лицом) во время командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет предприятия, непременно подлежат возмещению.

Причем «далекие» поездки, как правило, не ограничиваются только расходами на покупку билета на проезд. Здесь работник может потратиться и на оплату дополнительных услуг в такой поездке (предварительное резервирование билета, постельные принадлежности). К тому же в дороге, возможно, придется оплатить и провоз багажа.

Так вот, все эти расходы относятся к расходам на проезд. Причем, как предусмотрено п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, бездоходной для работника является сумма компенсации работнику

расходов на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте)

Немного подробнее о порядке компенсации расходов на проезд прописано в Инструкции № 592. Для обычных предприятий она носит рекомендательный характер, так что некоторые ее правила и гарантии можно взять на вооружение, закрепив это в собственном Положении о командировках.

2 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Во-первых, расходы на проезд возмещают в размере стоимости проезда «туда и обратно» воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования с учетом (!) всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов ( п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Во-вторых, если работодатель «дает добро», то не будут считаться расточительством расходы на проезд в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам I класса и бизнес-класса.

В-третьих, с разрешения руководителя должны возмещать и расходы на проезд при «задержке» в командировке работника, т. е. когда даты, указанные в транспортных билетах, не совпадают с датами из приказа на командировку ( п. 7 разд. I Инструкции № 59).

Однако при всем при этом

главное условие для возмещения расходов на проезд и соответственно «необложения» суммы возмещения — наличие оригиналов документов, подтверждающих стоимость расходов на проезд

Расходы на проезд, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с обязательным включением в налогооблагаемый доход командированного работника.

Разберемся, какие документы необходимы для признания расходов на проезд, чтобы избежать негативных «облагаемодоходных» последствий.

Документы на проезд

Документами, которые подтверждают стоимость расходов на проезд, п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ называет:

— транспортные билеты;

— транспортные счета (багажные квитанции);

— электронные билеты при наличии посадочного талона, (!) если его обязанность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем транспорте;

расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта.

Но дело в том, что «добыть» эти документы получится далеко не всегда. А иногда они и вовсе не нужны. Тут все зависит от вида транспорта. Поэтому будем разбираться отдельно с каждым видом транспорта/видом билета.

Железнодорожные поездки

Бумажный билет. Для подтверждения расходов на проезд железнодорожным (кроме пригородного) транспортом достаточно оригиналов билетов (по форме, установленной в приложениях 10, 11 к Порядку № 331/1373). РРО и расчетные книжки при продаже таких проездных и перевозочных документов не применяют ( п. 4 ст. 9 Закона об РРО4).

3 Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры от 30.05.2013 г. № 331/137.

4 Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

Для возмещения и «необложения» расходов по бумажному ж/д билету никакие дополнительные документы не требуются

А вот для подтверждения расходов на проезд пригородным железнодорожным транспортом одних транспортных билетов будет мало. Закон об РРО не освобождает субъектов хозяйствования от использования РРО (РК) при продаже таких билетов. А значит, дополнительно к билетам пригородного сообщения (коды 101, 102) необходимо приложить и кассовый чек.

Электронный документ. Электронный железнодорожный билет (посадочный документ) оформляют по правилам, установленным в Порядке № 331/137, а форма и его содержание приведены в приложениях 12, 13 к нему. Кроме того, на ж/д транспорте вы онлайн можете оформить не только электронный билет на проезд, но и в такой же форме оформить свой багаж и прочие дополнительные услуги.

При покупке электронного билета работник на руки получит распечатанный на бумажном носителе посадочный документ. В случае если он дополнительно оплачивал перевоз багажа и/или отдельно заказывал услуги (например, услуги по пользованию комплектом постельного белья или бронированию места), то у него будут распечатанные на бумажном носителе перевозочный документ и/или документ на услуги.

Важно! Эти распечатки имеют статус расчетных документов ( п. 5.6 разд. V Порядка № 331/137). А все потому, что данные таких электронных документов (посадочного, перевозочного или документа на услугу) заносятся в специализированный РРО ( п. 8.6 разд. VIII Порядка № 331/137). После записи данных в фискальную память формируется электронный документ, визуальная форма которого затем распечатывается.

Так что

работнику достаточно приложить к Отчету только распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (электронный билет)

На перевоз багажа — распечатанный электронный перевозочный документ, а для подтверждения услуг по пользованию комплектом постельных принадлежностей и услуг по резервированию мест — распечатанный электронный документ на услуги.

То, что посадочный талон в данном случае не нужен, теперь прямо прописано в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Хотя налоговики не требовали его и ранее (см. БЗ 109.10, письма ГФСУ от 23.05.2016 г. № 5331/М/99-99-13-02-03-14, от 13.06.2016 г. № 12975/10/28-10-01-03-11 и от 15.12.2016 г. № 27169/6/99-99-13-02-03-15).

Авиаперелет

На воздушном транспорте бумажные билеты не используются. Тут в обиходе повсеместно используют электронный метод оформления перевозочного документа. Так что именно электронный пассажирский билет (ЭБ) и багажная квитанция и будут документами, подтверждающими перелет/провоз багажа и основанием для проведения расчетов.

Однако учтите: «официально» форма авиационного ЭБ не установлена и через РРО его никто не регистрирует. Поэтому признать авиационный ЭБ расчетным документом нельзя (БЗ 109.2). А значит, к такому ЭБ обязательно следует приложить документ об оплате. Да и без посадочного талона здесь не обойтись. Напомним: посадочный талон на самолет выдается пассажиру при регистрации на рейс ( п. 7 разд. Х Правил воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденных приказом Мининфраструктуры от 30.11.2012 г. № № 735).

Так что для подтверждения и «необложения» возмещаемых расходов на авиаперелет работник должен предъявить следующий пакет документов:

— распечатку авиационного ЭБ с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— документ об оплате (платежное поручение/квитанция платежного терминала/чек РРО);

— посадочный талон. На это обращают внимание и налоговики (см. БЗ 103.17, 109.10).

Внимание! Сервис онлайн-регистрация. Чтобы не тратить время на ожидание регистрации в стенах аэропорта, пассажир может заблаговременно пройти онлайн-регистрацию на рейс из дома или офиса. Зарегистрировавшись через Интернет и самостоятельно распечатав посадочный талон, по прибытии в аэропорт на стойку регистрации обращаться не надо. Так вот, такой

электронный посадочный талон, распечатанный работником самостоятельно на обычном листе при онлайн-регистрации (а не в зале аэропорта), налоговики вряд ли признают

Они настаивают, что в случае использования работником авиационного ЭБ основанием для возмещения расходов на его приобретение является исключительно (!) оригинал отрывной части посадочного талона пассажира (см. письмо ГФСУ от 13.10.2016 г. № 22299/6/99-99-13-02-03-14). А разбираться с тем, что из себя представляет распечатка при онлайн-регистрации, отправляют в Минфин.

Так что скорее всего при проверке они посчитают перелет к месту командировки (или обратно) неподтвержденным документально со всеми вытекающими из этого налоговыми последствиями согласно п.п. 170.9.1 НКУ.

Хотя, на наш взгляд, абсурдно лишать удобного сервиса командированного работника только потому, что талон распечатан им самостоятельно, а не, скажем, в стенах и на бланке аэропорта (да еще если в нем имеется вся нужная для этого талона информация). Но чтобы лишний раз не вступать в спор с налоговиками, требуйте от работников регистрироваться исключительно в зале аэропорта, чтобы получить на руки оригинал талона.

Поездки на автобусе

Бумажный билет. Билеты, талоны, квитанции на проезд/перевозку багажа в автобусе, выданные перевозчиком и соответствующие типовым формам из приказа № 5035 (с нанесенными печатным способом серией, номером и номинальной стоимостью), являются достаточным основанием для возмещения работнику расходов на проезд. РРО и расчетные книжки при продаже таких проездных и перевозочных документов не применяют ( п. 4 ст. 9 Закона об РРО).

5 Приказ Минтранссвязи от 25.05.2006 г. № 503.

Заметим, что под эту норму подпадают: автобусные билеты на пригородные перевозки — тип ПА-I, тип ПА-II, билет межгород/международный — тип ММ-I (приложение 7), а также билеты на перевозку багажа: межгород — тип КБ-I, пригород — тип КБ-II ( приложения 4, 5 к приказу № 503).

А вот с автобусными билетами на межгород может возникнуть заминка. Тарифная стоимость в билетах на пригородные и междугородные маршруты устанавливается путем умножения покилометрового тарифа на расстояние от начала маршрута до середины тарифной зоны ( п. 2 приказа № 503). Так вот, учтите! Печатным способом эта информация в билетах на межгород не наносится (см. билеты на межгород — тип I, тип II, тип III, тип IV, соответствующие формам из приложения 1).

Так что билеты на неполный проезд по межгороду лучше покупать в кассах автостанции

Ведь проездной документ, купленный на автостанции, как правило, одновременно является не только транспортным билетом, но и фискальным чеком РРО. И будет стопроцентно подходить для возмещения расходов на проезд.

А как быть, если автостанции рядом не оказалось? Если билет на межгород оплачен посреди маршрута непосредственно в салоне автобуса и получен от водителя, то скорее всего в нем стоимость и (или) другие реквизиты (тарифная стоимость «промежуточного» неполного проезда исходя из покилометрового тарифа и расстояния), будут заполнены от руки или вообще могут быть не указаны. Тогда к билету непременно должна прилагаться расчетная квитанция по форме № РК-1. Напомним: расчеты в салоне междугородного автобуса разрешены без РРО, но с использованием РК и КУРО ( ст. 10 Закона об РРО, п. 10 Перечня № 13366). На это обращают внимание и налоговики (см. письмо ГФСУ от 01.12.2016 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15). Без расчетной квитанции работнику подтвердить расходы на проезд по неполному билету не получится.

6 Перечень, утвержденный постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336.

Налоговики не против вольности в форме билета, талона или другого документа, подтверждающего проезд автотранспортом, только если перевозчиком является ФЛП — плательщик единого налога группы 2 или 3. Напомним: они освобождены от применения РРО, РК и КУРО согласно п. 6 ст. 9 Закона об РРО (если не превысили доход — 1 млн грн.). Так что если работник предоставит вам билет «сомнительной» формы и в нем будет указана информация о перевозчике как о ФЛП-единоналожнике, то не волнуйтесь и смело «принимайте» только этот документ. Еще раз повторим: налоговики не против. Здесь главное — получить от перевозчика хоть какой-то по подобию билета документ. Однако прежде проследите, чтобы он соответствовал товарному чеку/первичному документу (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 20, с. 34).

Так что подтвердить расходы на проезд междугородным автобусом работник может одним из таких документов:

— фискальным кассовым чеком РРО, выданным при покупке билета на автостанции;

— расчетной квитанцией по форме № РК-1, если билет на межгород оплачен в салоне водителю;

— билетом произвольной формы, если перевозчик — ФЛП-единщик группы 2 или 3, доход которого не превысил 1 млн грн.

Электронный документ. Единой «законной» формы электронных билетов на автотранспорте пока не установили. Однако некоторые перевозчики уже давно живут в ногу со временем и предоставляют электронный онлайн-сервис заказа билетов на автобус. Если оформлять заказ онлайн, то заказчику на электронную почту придет электронный ваучер (бланк заказа).

Причем если билет заказан непосредственно у перевозчика, распечатанный на бумаге электронный ваучер на автобус даже дает возможность его обладателю осуществить посадку в автобус. Но внимание (!): не попадитесь на это «удобство».

Налоговики предупреждают: формы электронных билетов на перевозку пассажиров и багажа автомобильным транспортом не установлены, поэтому распечатанные на бумажном носителе ваучеры (бланки заказов и прочее) не являются ни билетом, ни расчетным документом (БЗ 109.02).

Так что автобусные электронные документы (ваучеры, бланки заказа) следует обязательно менять на бумажный билет в кассе автостанции

Непременно напомните об этом работнику перед поездкой. Ведь приложенная к Отчету просто распечатка электронного ваучера (бланка заказа) может выйти боком работнику (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, №, с. 45).

Морские, речные поездки

Бумажный билет. Для подтверждения расходов на проезд морским и речным транспортом одних транспортных билетов будет мало. Закон об РРО не освобождает субъектов хозяйствования от использования РРО (РК) при продаже таких билетов. А значит, дополнительно необходим кассовый чек (или расчетная квитанция, если билет куплен на судне — ст. 10 Закона об РРО, п. 10 Перечня № 1336).

Электронный билет. Учитывая законодательную неурегулированность порядка применения морских/речных ЭБ, основанием для необлагаемого возмещения расходов работнику может быть только традиционный бумажный билет вкупе с расчетным документом об оплате.

Для удобства информацию о документах, подтверждающих стоимость «дальних» поездок, обобщим в табл. 1.

Таблица 1. Документы, необходимые для возмещения расходов на проезд

Вид транспорта

Бумажный билет

Электронный билет

Железнодорожный

Межгород: оригинал транспортного билета

Распечатка транспортного билета

Пригород: билет, кассовый чек РРО

Авиационный

Не используется

Распечатка части электронного билета с указанным маршрутом (маршрут /квитанция), оригинал посадочного талона, документ

об оплате

Автомобильный

От автостанции/от перевозчика на общей системе, если билет соответствует форме — оригинал транспортного билета плюс документ об оплате;

от перевозчика на общей системе, если билет не соответствует форме — билет, расчетная квитанция по форме № РК-1;

от перевозчика ФЛП-единщика группы 2 или 3 — билет произвольной формы

Не является основанием для необлагаемого возмещения расходов

Водный

Билет, кассовый чек РРО или РК

Отчет

Напомним, что подать Отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет) (по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841), нужно до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершит командировку или выполнение задания по поручению и за счет предприятия, предоставившего средства под отчет.

Вместе с Отчетом работник должен подать документы (в оригинале), подтверждающие стоимость оплаченных расходов (указать нужно и форму оплаты: наличными, чеком, платежной картой, безналичный расчет).

НДС

Билеты для НК. Для того чтобы отразить налоговый кредит (НК) на основании транспортного билета, он в обязательном порядке должен содержать ( п.п. «а» п. 201.11 НКУ):

— общую сумму платежа;

— сумму налога;

— налоговый номер продавца.

Исключение: билеты, форма которых утверждена международными стандартами7.Так вот, если работник приложит к Отчету билет, подтверждающий международную перевозку, то наличие налогового номера продавца в нем необязательно. А вот сумма НДС все равно должна быть указана (БЗ 101.14). Хотя по большому счету предприятию все равно, ведь международные перевозки облагаются НДС по ставке 0 %.

7 О том, какими документами регламентирована международная форма для каждого вида транспорта и перевозки,см. в письме Мининфраструктуры от 19.09.2011 г. № 7885/11/10-11.

Налоговики не против отражения налогового кредита по НДС и на основании электронных билетов. Но при этом такой билет должен содержать информацию об общей сумме предоставленных услуг, сумме налога, а также фискальном номере и налоговом номере продавца.

Заметим, что некоторые документы на проезд (например, ж/д билеты и документы на проезд автовокзала) содержат информацию о том, что это билет и одновременно фискальный чек. Так вот, возникает вопрос: можно ли отразить НК на основании таких документов, если их сумма без НДС превышает 200 грн.?

Можно. Отражать сумму НДС в составе налогового кредита следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ, а не как по фискальному чеку. На это обращают внимание и налоговики (см. письмо Межрегионального ГУ ГФС от 16.12.2015 г. № 27154/10/28-10-06-11). То есть

по билетам — фискальным чекам не обращайте внимания на 200-гривневое ограничение. Относите в состав налогового кредита всю сумму НДС

Дата билетного НК. Право на НК по транспортным документам возникает только при осуществлении операции приобретения «проездной» услуги. И по мнению налоговиков, поскольку документы, которые подтверждают расходы на проезд, понесенные подотчетным лицом во время командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента, подаются вместе с Отчетом, то датой формирования НК является дата формирования авансового отчета (см. БЗ 101.14, а также письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

Правда, на наш взгляд, корректнее отражать НК на дату утверждения Отчета, а не его подачи. Ведь именно в момент утверждения Отчета руководителем предприятие признает, что осуществленные расходы связаны с его деятельностью.

При этом в кол. 3 «період складання» податкової накладної, іншого документу табл. 2 разд. ІІ приложения 5 к декларации по НДС также следует указать дату составления Отчета (БЗ 101.20). Но, на наш взгляд, сумму НДС из билета по Отчету следует отражать в составе НК по дате документа — билета.

Исключением, пожалуй, будет случай, когда предприятие за свой счет приобретает электронный билет на поезд еще до начала поездки. Так вот, уже на дату получения этого билета предприятие вправе отразить НК — дополнительных документов здесь не будет.

Причем не забывайте: НК по транспортному билету может быть отражен только в том периоде, в котором на него возникло право, — правило отсрочки НК на «365 дней» здесь не действует.

Кроме того, не забудьте вписать документы на проезд в Реестр документов — заменителей налоговой накладной ( п. 201.11 НКУ). Обозначать приложенные к Отчету документы на проезд в Реестре следует по старинке — ТК (транспортный квиток). Подробнее о Реестре см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 60, с. 22.

Бухгалтерский учет

Суммы, израсходованные подотчетными лицами на проезд в командировке, в зависимости от цели, определенной руководителем предприятия в приказе, и подразделения, в котором работает командированный работник, отражают на следующих счетах бухгалтерского учета: 23, 91, 92, 93, 94.

Пример. Работнику отдела сбыта выдан аванс на командировку — 1000 грн. После возвращения из командировки работник составил Отчет и предоставил документы, подтверждающие понесенные им в командировке расходы: железнодорожные билеты до места командировки и обратно на общую сумму 600 грн. (НДС — 90 грн.). Суточные — 320 грн. Учет возмещения см. в табл. 2.

Таблица 2. Учет компенсации расходов на проезд

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

Сумма,

грн.

дебет

кредит

1

Выдан работнику аванс на командировку

372

301

1000

2

Утвержден Отчет и включены в расходы:

— стоимость проезда

93

372

510

— суточные

93

372

320

3

Отражен НК на основании билетов

641/НДС

372

90

4

Возвращен работником остаток неиспользованного аванса

301

372

80

Налог на прибыль

Абсолютно у всех налогоплательщиков расходы на проезд работника, подтвержденные документально и учтенные в составе бухгалтерских расходов, в итоге при формировании финрезультата повлияют на размер налога на прибыль ( п.п. 134.1.1 НКУ). Действующие нормы НКУ никаких разниц по этим операциям не предусматривают.

Все очень просто. Есть билет — можно возместить расходы работника на «дальний» проезд, да еще без обложения НДФЛ и ВС. Кроме того, еще и учесть стоимость проезда в составе бухгалтерских расходов. А какой билет/документ требовать при отчете от работника, вы уже знаете.

выводы

  • Для признания расходов на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) необходимы оригиналы документов, подтверждающих их стоимость.
  • По железнодорожному (кроме пригородного) транспорту достаточно предоставить оригинал бумажного билета либо распечатку электронного билета.
  • Авиаперелет подтвердит только электронный билет в комплекте с оригиналом посадочного талона и расчетным документом об оплате.
  • Автобусные поездки в пригород подтвердит билет, а вот по межгороду следует иметь либо билет автостанции (он же — чек РРО), либо билет и расчетную квитанцию от водителя. Автобусные электронные ваучеры обязательно меняйте на бумажный билет автостанции.
  • НК по транспортным билетам будет только когда предоставлены все документы, необходимые для признания/возмещения расходов на проезд.
  • Корректнее отражать «билетный» НДС в составе НК на дату утверждения Отчета.
  • Документально подтвержденные расходы на проезд работника отражаются в составе бухгалтерских расходов и для налога на прибыль разниц не формируют.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно