Вояж по городу… рабочий и не только

В избранном В избранное
Печать
Адамович Наталия, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Март, 2017/№ 19
Вам интересно знать все о поездках за счет предприятия? Сегодня начнем с поездок городским транспортом (метро, трамвай, троллейбус, автобус, маршрутка). Не оставим без внимания и комфортное такси. Городской транспорт мы выделили неспроста. Его плюсы — доступность, простота расчетов за проезд, даже возможность покупки проездных. К тому же этой категорией транспорта работники могут интенсивно пользоваться не только при выполнении рабочих поручений (в том числе во время командировок), но и при «бонусных» поездках на работу/с работы. Вот и разберемся с тем, как же компенсировать работнику расходы на городской транспорт, обложить их налогами и отразить в учете.
транспортные расходы

Помимо железной (!) обязанности возмещать расходы на проезд в командировке ( ст. 121 КЗоТ), работодатель может дополнительно «пообещать» работникам в коллективном или трудовом договоре взять на себя расходы на проезд. Причем данное в трудовом или в коллективном договоре «обещание» может касаться не только рабочих поездок («по рабочим моментам»), связанных с выполнением трудовых обязанностей, но и компенсации проезда для личных нужд ( ст. 91 КЗоТ).

Сразу скажем: вариант, когда предприятие подписалось на доставку работников своими силами или с привлечением стороннего перевозчика, рассматривать не будем. Подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 76, с. 23.

Подтверждаем проезд

Чтобы компенсировать работникам расходы на проезд, предприятие должно признать понесенные работником расходы и принять решение об их возмещении. А такое решение возможно только в случае, если предоставлены все необходимые документы, подтверждающие проезд.

Так что расходы на проезд городским транспортом общего пользования, понесенные работником во время командировки, при поездках «по рабочим моментам» или «бонусному» проезду на работу/с работы непременно нужно подтвердить документально.

Сразу уясним! Здесь с документами все строго. Возмещают расходы на проезд на основании Отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет) (по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841), к которому прилагают оригиналы проездных либо иных документов, подтверждающих стоимость расходов на проезд.

Какие документы следует приложить к Отчету при поездках на городском транспорте? Пройдемся по каждому (см. табл. 1).

Таблица 1. Подтверждаем проезд в городском транспорте

1

2

Вид транспорта

Какой документ следует приложить к Отчету

Метро

Проехавшись в метро, ваш работник оригинала проездного документа, а точнее билета, не принесет. Поездки в этом виде городского общественного транспорта организованы таким образом, что после того как вы оплатите жетон или разовый проезд и совершите поездку, на руках у вас не останется ни жетона/разового билета, ни подтверждающего расходы документа. Все знают, что при приобретении жетонов/талонов в метро расчетные документы не выдают. А все потому, что РРО и расчетные книжки не применяются при продаже, в частности, жетонов и проездных билетов в кассах метрополитена. Такая норма содержится в п. 10 ст. 9 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее — Закон об РРО).

А нет подтверждающих документов— нет и компенсации/безналоговой компенсации. В этом-то и «коварство» расходов на метро, о котором следует предупредить работников.

Как вариант можно воспользоваться рекомендациями налоговиков и поручить работнику истребовать при приобретении жетона на проезд в метро письменный документ, который удостоверяет стоимость таких услуг (см. письмо ГФСУ от 09.12.2016 г. № 26781/6/99-99-13-02-03-15). Правда, какой именно документ должен удостоверить стоимость приобретенных в метро жетонов или проездных билетов, налоговики не уточняют. Однако проследите, чтобы он соответствовал товарному чеку/первичному документу (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 20, с. 34).

А как быть, если для проезда в метрополитене работник воспользовался бесконтактной картой? Например, такой, как в Харькове. Она сама может быть как картой работника, так и картой предприятия. Пополняя ее через автомат— программно-технический комплекс самообслуживания (ПТКС), работник может заказать выдачу «чека» (квитанции на перевод средств). Проследите, чтобы эта квитанция имела форму и реквизиты фискального расчетного докумета, оговоренные в п. 2 разд. VI Положения о форме и содержании расчетных документов, утвержденного приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13. Если нет, то по такому документу провести безналоговую компенсацию проезда не получится.

Кстати, имейте в виду, что в новом Реестре РРО, утвержденном приказом ГФСУ от 17.02.2017 г. № 102, уже появились модели РРО, предназначенные для встраивания в ПТКС! Так что не за горами то время, когда ПТКСы в безусловном порядке станут выдавать фискальные чеки.

Проблема лишь в том, что такие чеки подтверждают внесение аванса за проезд в метро, а не собственно расходы на проезд. Поэтому не поленитесь ежемесячно составлять бухсправку с указанием объема потребленных транспортных услуг. При наличии такого внушительного комплекта документов вопросов к вам быть не должно

Городской автобус и маршрутное такси

Расходы на оплату проезда в маршрутном такси, наравне с проездом в городском автобусе, подтвержденные документально, непременно подлежат компенсации (см. письмо ГНАУ от 12.07.2006 г. № 13098/7/15-0317). А учитывая, что автомобильный транспорт работает без РРО ( п. 4 ст. 9 Закона об РРО), для подтверждения расходов на проезд подойдут талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.

Достаточным основанием для этого будет билет типа МА-I (городской автобус) или типа МА-II (городское маршрутное такси) (см. приложение 3 к приказу Минтранссвязи от 25.05.2006 г. № 503)

Трамвай и троллейбус

Для возмещения стоимости проезда в трамвае и троллейбусе (напомним: их классифицируют как электротранспорт) одного только билета (даже с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью) будет недостаточно, ведь на такой вид транспорта освобождающая от РРО норма п. 4 ст. 9 Закона об РРО не распространяется. Здесь работают ст. 10 этого Закона и п. 10 Перечня, утвержденного постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336 во исполнение этой статьи. Они разрешают продавать билеты в киосках и салонах транспортных средств для проезда в городском электротранспорте без РРО, но с использованием РК и КУРО. Так что по большому счету в комплекте с талончиком на трамвай/троллейбус должна быть расчетная квитанция. Вот такой парадокс...

Такси

«Командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, гарантирующий возмещение и необложение расходов работника, в том числе и на проезд, никаких ограничений по виду транспорта не устанавливает. Поэтому, на наш взгляд, возмещению подлежат и расходы на рабочие поездки на такси (конечно же, при наличии подтверждающих документов). Однако стоит предупредить, что налоговики хоть и не против их возмещения, но на включении в налогооблагаемый доход работника все же настаивают (см. БЗ 103.17, письмо ГФСУ от 24.06.2016 г. № 14007/6/99-99-13-02-03-15).

Подтверждением проезда в такси может быть квитанция об оплате, соответствующая требованиям о расчетном документе: с точным наименованием субъекта хоздеятельности, принимающего оплату за проезд; тарифами; расстоянием поездки; временем простоя; другими элементами оплаты, формирующими общую сумму платежа.

Заметим, что нормальный фискальный чек, распечатанный таксометром, пока получить не удастся. В новом Реестре РРО по-прежнему нет ни одной модели электронного таксометра, с помощью которого таксист мог бы выдать полноценный фискальный чек РРО

А теперь о вариантах оплаты рабочих и нерабочих поездок. И начнем с рабочих (командировка/поездка «по рабочим моментам»).

Оплачиваем рабочие поездки

Компенсируем проезд. Такой вариант возникает, когда работник самостоятельно оплачивает поездки по служебной необходимости, «обещанные» в коллективном или трудовом договоре либо в рамках командировки. Предприятие же возмещает ему понесенные расходы.

Для это работник непременно должен предоставить подтверждающие проезд документы.

Не помешает и маршрутный лист.

Если документальные требования для возмещения расходов на проезд городским транспортом одинаковы (см. выше), то вот налоговые последствия такой компенсации для поездок «по рабочим моментам» и для командировок будут разные.

Сумма компенсации расходов на проезд «по рабочим моментам» будет для работника доходом в виде заработной платы (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5*) с соответствующим налогообложением (см. далее).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Вместе с тем

стоимость проезда как к месту командировки и назад, так и по месту командировки, подтвержденная соответствующими документами, не облагается НДФЛ, ЕСВ и ВС

НДС. В большинстве своем в билетах на городской транспорт НДС нет (либо по причине льготности услуг перевозки согласно п.п. 197.1.8 НКУ, либо потому что перевозчики — неплательщики НДС). Так что стоимость безНДСных билетов в периоде утверждения Отчета придется отражать в строке 10.3 декларации по НДС.

С НДС могут быть документы на проезд в такси, если перевозчик окажется плательщиком НДС и наградит вашего работника фискальным чеком. В таком случае для отражения НК придется ориентироваться на 200-гривневое (без НДС) ограничение по чеку (билетная норма п.п. «а» п. 201.11 НКУ тут не работает). Но это произойдет не раньше, чем в Госреестре РРО появится хотя бы один электронный таксометр.

Тогда сумму в пределах этого ограничения запишете в строку 10.1 декларации по НДС. А вот сумму НДС из «больших» чеков в декларации по НДС налоговики вообще советовали не отражать в декларации (БЗ 101.14, помещена в раздел недействующих с 01.01.2017 г.).

В бухгалтерском учете расходы на «рабочий» проезд следует показать на дату утверждения руководителем предприятия Отчета. Суммы, израсходованные подотчетными лицами на проезд в командировке, в зависимости от цели, определенной руководителем предприятия в соответствующем приказе, и подразделения, в котором работает командированный работник, отражают на следующих счетах бухгалтерского учета: 23, 91, 92, 93, 94. А компенсация расходов на проезд «по рабочим моментам» будет зарплатной статьей расходов, т. е. учитываться на субсчете 661.

Рассмотрим пример.

Пример 1. Работнику отдела сбыта выдан аванс на командировку — 400 грн. После возвращения из командировки работник составил Отчет и предоставил документы, подтверждающие понесенные им в командировке расходы: билеты на проезд в городском автбусе по трем маршрутам (маршрут проезда согласован) — туда и обратно на сумму 26 грн. Суточные — 320 грн. Учет возмещения таких расходов см. в табл. 2.

Таблица 2. Возмещаем расходы на командировку

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн

Дт

Кт

1

Выдан работнику аванс на командировку

372

301

400

2

Утвержден Отчет и включены в расходы:

— проезд городским автобусом (3 маршрута)

93

372

26

— суточные

93

372

320

3

Возвращен работником в кассу остаток неиспользованного аванса

301

372

54

Выдаем проездные. Для рабочих поездок предприятие может самостоятельно закупить у перевозчика проездные билеты и, не распределяя их между работниками, выдавать им по мере необходимости для выполнения (!) исключительно поставленных задач, трудовых функций или должностных обязанностей. Это беспроигрышный вариант в случае поездок только по городу, позволяющий избежать «билетно-документально-подтверждающей» волокиты.

Главное в таком случае:

1) иметь распоряжение (приказ) руководителя, устанавливающий порядок предоставления проездных билетов работникам;

2) иметь перечень работников, должностные обязанности которых связаны с необходимостью пользования гортранспортом для перемещения между различными службами и/или производственными объектами;

3) составить фактические маршруты перемещения таких работников в связи с выполнением служебных обязанностей;

4) вести журнал выдачи/возврата в конце рабочего дня проездных билетов.

Тогда стоимость проездных билетов «для всех» не попадет в налогооблагаемый доход ваших работников

Согласны с этим и налоговики (см. разъяснение в подкатегории 103.04 БЗ). К тому же не нужно на стоимость таких билетов начислять и ЕСВ ( п. 6 разд. 2 Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕСВ, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170).

В бухгалтерском учете проездные билеты следует учитывать на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте», а по мере их использования — просто списать на расходы (92, 93, 23, 91, 94).

«Бонусный» проезд на работу/с работы

Компенсируем проезд. Теперь поговорим о компенсации работникам стоимости «обещанного» проезда на основании предъявляемых ими документов (билетов, чеков пополнения карточек метрополитена и т. д.).

Сумма расходов на проезд в транспорте, которую вы компенсируете работнику, превращается для него в налогооблагаемый доход в виде заработной платы (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Обратите внимание: как и в случае поездок по «рабочим моментам». Так что и в рабочем, и в бонусном случае с суммы компенсации проезда необходимо будет удержать НДФЛ и ВС.

Важно! Увеличивать сумму компенсации стоимости проезда на «натуральный» НДФЛ-коэффициент не нужно. Ведь выплата будет производиться в денежной форме. То есть по факту работник получит на руки сумму, равную компенсируемой стоимости проезда, уменьшенную на сумму удержанных с нее НДФЛ и ВС.

И не забываем о ЕСВ. Ставка взноса — «зарплатная».

В бухгалтерском учете компенсация расходов на проезд будет зарплатной статьей расходов, т. е. учитываться на субсчете 661.

Пример 2. По условиям трудового договора предприятие обязано по окончании каждого месяца компенсировать работнику бухгалтерии расходы на проезд с работы/на работу. На основании предоставленных билетов расходы на проезд ежемесячно составляют 231 грн. Учет возмещения таких расходов см. в табл. 3.

Таблица 3. Компенсируем стоимость проезда работника на работу/с работы

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

1

Начислен доход в виде компенсации стоимости проезда

92

661

231

2

Начислен ЕСВ (22 %)

92

651

50,82

3

Удержан НДФЛ (18 %)

661

641/НДФЛ

41,58

4

Удержан ВС (1,5 %)

661

642

3,47

5

Уплачен ЕСВ

651

311

50,82

6

Уплачен НДФЛ

641/НДФЛ

311

41,58

7

Уплачен ВС

642

311

3,47

8

Выплачена сумма компенсации стоимости проезда

661

301

185,95

Выдаем проездные. Очень удобный вариант, которым можно воспользоваться на городском транспорте (без дополнительной подтверждающе-билетной волокиты), — персонально обеспечить работников проездными документами (на месяц, квартал). Но не получат ли работники вместе с проездными облагаемый доход? Давайте разбираться.

Проездные куплены под конкретных работников? Значит, здравствуй, доход. Какой именно? Считаем, что зарплата (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Причем в базу обложения НДФЛ такой доход должен попасть увеличенным на «натуральный» НДФЛ-коэффициент.

А что с ВС? Налоговики настаивают на том, что в таких случаях ВС следует рассчитывать от «чистой» стоимости неденежной выплаты (см. письма ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 и от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, БЗ 103.25 и «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 97, с. 39). То есть без увеличения ее на «натуральный» коэффициент (1,219512).

Вы готовы следовать их разъяснениям? Тогда рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу. Так вы обезопасите себя, если вдруг мнение налоговиков изменится. Если же у вас на руках такой консультации нет, безопаснее и, на наш взгляд, правильнее удерживать ВС с суммы, начисленной в бухучете как доход работника (т. е. со стоимости неденежного дохода, увеличенной на «натуральный» НДФЛ-коэффициент, но без применения «натурального» ВС-коэффициента).

Теперь о ЕСВ. Его взимайте с суммы «зарплатно-проездного» дохода, начисленного в бухучете.

Учтите! Если фактическая зарплата работника, которому оплачивают проезд, не превышает 3200 грн., и вы начисляете ему доплату до этой величины, то

проездной доход может просто «провалиться в 3200», тем самым уменьшив сумму доплаты до «минималки»

То есть дополнительных «налоговых» расходов в этом случае предприятие не понесет.

А если фактическая зарплата работника выше 3200 грн.? Тогда, чтобы сэкономить на налогах, предлагаем вам замечательный вариант ухода от НДФЛ и ВС: оформить выдачу индивидуальных проездных как дарение.

Дело в том, что в 2017 году «неденежные» подарки стоимостью, не превышающей 800 грн. (в расчете на месяц), не облагаются ни НДФЛ, ни ВС (см. п.п. 165.1.39, п.п. 1.7 п. 161 разд. 10 подразд. ХХ НКУ).

А вот от ЕСВ уйти все равно не получится. «Неденежные» подарки работникам входят в фонд оплаты труда на основании п.п. 2.3.2 Инструкции № 5.

НДС. Ввиду НДС-льготности услуг на проезд городским транспортом согласно п.п. 197.1.8 НКУ стоимость проездных билетов будет без НДС. Соответственно ни о налоговом кредите (стоимость проездных попадет в безНДСную строку 10.3 декларации по НДС), ни о налоговых обязательствах у предприятия не может быть и речи. Дело в том, что льгота сохраняется и на этапе передачи проездного от предприятия к работнику (см. письмо Миндоходов от 26.05.2014 г. № 9358/6/99-99-19-03-02-15 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 58, с. 18).

Бухгалтерский учет купленных проездных следует вести на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте». Выдача проездного работнику отражается проводкой Дт 377 — Кт 712 и Дт 661 — Кт 377, одновременно себестоимость проездного билета списывается проводкой Дт 943 — Кт 331. Сформированный этими операциями финрезультат без каких-либо корректировок становится объектом обложения налогом на прибыль ( п.п. 134.1.1 НКУ).

Пример 3. Предприятие по безналичному расчету с перевозчиком приобрело месячный проездной билет на городской транспорт. Стоимость билета составила 340 грн. (без НДС). Проездной билет выдан работнику для личного пользования. При этом выдачу проездного билета как подарок предприятие решило не оформлять. Учет выдачи проездных см. в табл. 4.

Таблица 4. Обеспечиваем работников проездными билетами для личных нужд

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн

Дт

Кт

1

Перечислена предоплата за проездной билет

371

311

340

2

Оприходован проездной как денежный документ

331

631

340

3

Отражен зачет задолженности

631

371

340

4

Передан проездной билет работнику

377

712

340

5

Списана себестоимость проездного билета

943

331

340

6

Начислен доход с учетом натуркоэффициента (1,219512)

92, 93, 94

661

414,63

7

Начислен ЕСВ (22 %)

92

651

91,22

8

Удержан НДФЛ (18 %)

661

641/НДФЛ

74,63

9

Удержан ВС (1,5 %)

661

642

5,10*

10

Уплачен ЕСВ

651

311

91,22

11

Уплачен НДФЛ

641/НДФЛ

311

74,63

12

Уплачен ВС

642

311

5,10

13

Отражен зачет задолженности

661

377

340

* Предположим, предприятие получило индивидуальную налоговую консультацию, в которой указано, что в случае предоставления дохода в неденежной форме ВС следует удерживать с его «чистой» стоимости. При этом задолженность по ВС (5,10 грн.) была погашена за счет заработной платы, начисленной работнику за фактически отработанное время.

Налог на прибыль. Все уже привыкли, что объектом обложения налогом на прибыль является бухгалтерский финрезультат до налогообложения. Вместе с тем предприятиям-высокодоходникам, а также малодоходникам-добровольцам НКУ предписывает корректировать такой финрезультат на разницы, возникающие в соответствии с разд. ІІІ этого Кодекса.

Однако НКУ никаких разниц по этому поводу не предусматривает. Поэтому любые расходы на проезд можно смело включать в расходы, формирующие базу обложения налогом на прибыль — финрезультат.

Причем, что очень важно: здесь не имеет значения, связаны расходы на проезд работников с хозяйственной деятельностью предприятия или нет.

выводы

  • При возмещении расходов на рабочий проезд обратите особое внимание на приложенные к Отчету документы. Это должны быть талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером и номинальной стоимостью.
  • На городском транспорте можно купить проездные билеты. Стоимость оплаченных предприятием сугубо рабочих проездных билетов, выдаваемых для пользования работнику исключительно в рабочее время, не облагается НДФЛ, ЕСВ и ВС.
  • Если компенсируете проезд с работы/на работу, не забудьте об НДФЛ, ЕСВ и ВС.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить