Рассчитываемся КПК: что стоит учесть?

В избранном В избранное
Печать
Свириденко Алла, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Ноябрь, 2017/№ 91
Платежные карточки вошли в нашу жизнь, как говорится, всерьез и надолго. И если еще совсем недавно бухгалтеров интересовало, как отразить в учете выдачу работнику подотчетной налички и как правильно ему отчитаться о своих наличных расходах, то сегодня все чаще можно услышать вопросы о том, как оформить и учесть покупки, оплаченные с помощью корпоративной платежной карты (КПК) или карты «Ключ к счету». Будем идти в ногу со временем, и сейчас поговорим о том, как же все-таки учитывать безналичные покупки с использованием КПК.

Что нужно знать о расчетах КПК?

Основными документами, которые регулируют порядок эмиссии и использования электронных платежных средств (проще говоря, платежных карточек), являются Закон Украины «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III и Положение № 705*.

* Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.

Оба этих документа предусматривают, что банк — эмитент платежных карточек может выдавать их пользователям — физическим и юридическим лицам. Соответственно физлицам выдают личные электронные платежные средства (личные платежные карточки — ЛПК), а предприятиям — корпоративные (КПК).

Для осуществления операций с КПК банк, как правило, открывает субъекту предпринимательской деятельности специальный карточный счет (счет 2605). По сути порядок использования этого счета практически ничем не отличается от работы с основным текущим счетом предприятия (2600). Такой вывод можно сделать из п. 8.2 Инструкции № 492**. То есть,

** Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах от 12.11.2003 г. № 492.

правила использования картсчета разрешают оплачивать с помощью КПК расходы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия

Кроме того, на картсчет можно получать оплату стоимости реализованной предприятием продукции (товаров, работ, услуг), оплачивать с него налоги, снимать наличные, переводить с него средства на другие счета предприятия, а также осуществлять другие операции, предусмотренные договором об открытии счета.

Операции, которые нельзя (!) проводить с использованием КПК, перечислены в п. 8.3 Инструкции № 492. Это:

— получение заработной платы и других выплат социального характера;

— осуществление расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам);

— осуществление иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Кроме того, сейчас некоторые банки выдают платежные карты, которые «привязаны» не к специальному картсчету (2605), а к основному счету предприятия (2600). Руководствуются они при этом п. 5 постановления Правления НБУ от 11.09.2017 г. № 89 (а до 15.09.2017 г. — п. 2 постановления Правления НБУ от 16.06.2014 г. № 359). В нем говорится, что до 01.01.2019 г. банки должны обеспечить постепенный переход на осуществление операций с использованием платежных карточек с применением балансового счета 2600 (по сути, платежных карточек, открытых к текущим счетам предприятий).

В отличие от обычных КПК, которых может быть несколько (для выдачи разным работникам), карту «Ключ к счету» оформляют только на руководителя предприятия (или его представителя на основании доверенности).

Любые операции с использованием КПК или карты-ключа будут отражены в банковской выписке по тому счету, к которому выпущена сама карточка. При этом банк-эмитент обязан в порядке и в сроки, установленные договором, предоставлять субъектам хозяйствования выписки о движении средств на его счетах по операциям с использованием платежных карт. Такая выписка может быть предоставлена непосредственно в банке, направлена по почте, по электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. д. (п. 8 разд. VII Положения № 705).

Авансовый отчет: а нужен ли он?

Необходимость подачи авансового отчета при получении наличности с использованием КПК обычно сомнений не вызывает. Ведь это прямо предусмотрено п. 2.12 Положения № 637* и пп. 170.9.2 — 170.9.3 НКУ (ср. 025069200). А вот нужно ли требовать отчет от работника, если он оплачивал ТМЦ с помощью КПК в безналичной форме (т. е. через торговый или платежный терминал)?

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

На наш взгляд,

даже в случае осуществления «безналичной» покупки составлять авансовый отчет обязательно

Более того, эти требования распространяются не только на расчеты с использованием «классических» КПК, т. е. карточек, «привязанных» к специально открытому картсчету. Точно так же авансовый отчет нужно составлять и в случае расчетов (как наличных, так и безналичных) с использованием карты «Ключ к счету».

Откуда такой вывод?

Прежде всего, о том, что п. 170.9 НКУ (а именно здесь говорится о правилах предоставления работником отчета об использовании подотчетных сумм) распространяется также на расходы, связанные с выполнением гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием КПК, говорится в п.п. 170.9.3 НКУ.

Ну и кроме того, нужно понимать, что авансовый отчет в случае расходования работником средств работодателя — это не только дань законодательству, но и защита интересов самого предприятия. В этом случае отчет работника дает возможность проконтролировать расходование средств и подтвердить «хозяйственность» и целесообразность таких расходов.

Кстати, о том, что в случае приобретения ТМЦ с использованием КПК (как в наличной, так и безналичной форме) авансовый отчет необходим, говорят и налоговики в консультации в категории 103.17 БЗ.

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, составляют по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

Когда составлять авансовый отчет?

Начнем с того, что выдача КПК работнику и даже перечисление денег на картсчет — еще не повод требовать от вашего сотрудника авансовый отчет. Оба этих события еще не считаются выдачей подотчетных средств.

Выданными под отчет будут средства, списанные с банковского счета предприятия в связи с оплатой ТМЦ в безналичной форме

Именно израсходованную (списанную) с картсчета (текущего счета) сумму нужно будет указать в поле «Одержано» авансового отчета как полученную под отчет.

Тот же вывод сделали и налоговики в письме ГУ Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06.

Теперь давайте разберемся, в какие сроки работник должен отчитаться?

Сроки составления и подачи авансового отчета установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ и зависят от того, где и с какой целью работник воспользовался КПК для безналичной оплаты ТМЦ:

— если дело было в командировке (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) — авансовый отчет должен быть подан не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (при наличии уважительных причин работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней — до выяснения вопроса в случае, если выявлены расхождения между отчетными документами);

— если расчеты за ТМЦ осуществлялись не (!) в командировке (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ) — отчет нужно предоставить до окончания 5 банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет субъекта хозяйствования.

На наш взгляд, п.п. 170.9.3 НКУ регулирует сроки подачи авансового отчета в случае осуществления безналичных карточных расходов в командировке, а вот на расходование средств с карточки на хознужды его требования не распространяются. Поэтому в таких случаях (когда ТМЦ оплачивают в безналичной форме с использованием КПК не в командировке) авансовый отчет подают в сроки из п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ.

Интересно, что налоговики в вопросе сроков предоставления авансового отчета делают поблажку предприятиям и их подотчетным работникам. В своей консультации в категории 103.17 БЗ контролеры распространяют 10-дневный срок предоставления отчета на все случаи безналичной оплаты с использованием КПК независимо от того, где (в командировке или нет) потратился работник.

И еще один момент, о котором нужно помнить самим и предупредить работников. Как предусмотрено п. 2.11 Положения № 637, выдача лицу подотчетных средств проводится при условии предоставления авансового отчета по ранее полученным суммам. Поэтому,

если работник еще не отчитался о предыдущих расходах, делать новые «безналичные» покупки с использованием КПК нельзя

На первый взгляд может показаться, что это требование установлено специальным «наличным» законодательством, а значит, в случае безналичной оплаты с использованием КПК оно не работает. Однако это не так и за подобное заблуждение предприятие может поплатиться штрафом в размере 25 % суммы, выданной под отчет без полного отчета об использовании ранее полученных сумм.

Такой штраф установлен абзацем пятым ст. 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Какие документы приложить к отчету?

Вместе с авансовым отчетом ваш работник должен предоставить первичные документы, подтверждающие понесенные им расходы, а именно:

расчетные документы (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, проездной документ и т. п.), подтверждающие факт приобретения товаров (предоставления услуг);

— документы, подтверждающие факт безналичного расчета с помощью КПК или карты «Ключ к счету» (например, квитанцию платежного терминала).

Ну а что если документов работник не предоставил?

Если отсутствуют расчетные документы, авансовый отчет не утверждают и работник должен возместить все понесенные им расходы. Конечно же, можно не требовать от сотрудника возврата всех средств, но тогда придется включить их сумму в состав его налогооблагаемого дохода и обложить ее НДФЛ и военным сбором.

Если работник не предоставил документы, подтверждающие факт безналичного расчета с помощью КПК, тогда авансовый отчет утвердить все же нужно

При этом, по разъяснениям налоговиков, бухгалтер обязан принять меры по подтверждению факта использования средств со счета (см. письмо Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 и консультацию в категории 109.21 БЗ). По нашему мнению, для этого вполне достаточно банковской выписки со счета.

И, конечно же, заранее проинструктируйте «подотчетного» работника: делая покупку на сумму свыше 240 грн. (с НДС), ему нужно попросить продавца оформить на имя вашего предприятия налоговую накладную на сумму НДС, уплаченную в составе стоимости ТМЦ. Только так вы сможете отразить налоговый кредит в сумме входного НДС.

Когда действуют «наличные» ограничения?

Если вы помните, постановлением Правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210 установлены предельные суммы расчетов наличными средствами в течение одного дня:

— для расчетов предприятий (предпринимателей) между собой — 10000 грн.;

между физлицом и предприятием (предпринимателем) — 50000 грн.

Понятно, что эти ограничения распространяются исключительно на расчеты предприятия наличными средствами, и никоим образом не касаются безналичных платежей. Поэтому,

если ТМЦ оплачены с помощью КПК или карты «Ключ к счету» без предварительного снятия наличных в банкомате, такие расчеты считаются безналичными, а значит, рассчитываться карточкой можно в любой сумме

Аналогичный вывод на этот счет делают и налоговики в своей консультации в категории 109.13 БЗ.

Совсем другое дело, если работник снимает деньги с карточки и делает покупку уже за наличные — в этом случае оглядываться на «наличные» ограничения обязательно (п. 2.3 Положения № 637).

Что в бухгалтерском учете?

Мы уже говорили, что использование КПК предполагает открытие специального карточного счета. Поэтому в бухучете средства, размещенные на КПК, учитывают на отдельном субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» (314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте»). Соответственно, списание средств с текущего счета предприятия и зачисление их на картсчет показывают корреспонденцией Дт 313 — Кт 311.

Идем дальше. В момент оплаты работником ТМЦ с помощью КПК, как правило, происходит не списание средств с картсчета, а их бронирование. И только спустя какое-то время (в зависимости от правил платежной системы этот период может составлять от одного до нескольких дней) деньги будут списаны со счета. Другими словами, дата фактического списания средств с картсчета не всегда совпадает с датой осуществления операции с помощью КПК (снятия наличных или осуществления безналичного перечисления средств). С оглядкой на эту особенность для учета заблокированной суммы можно открыть отдельный субсчет к субсчету 313. Тут вы будете ее учитывать вплоть до момента фактического списания с картсчета. Именно эта, фактически списанная сумма считается выданной работнику под отчет (попадает в Дт 372 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Оприходовать ТМЦ, приобретенные с помощью КПК или карты «Ключ к счету», вы сможете на дату подачи и утверждения авансового отчета на основании приложенных к нему первичных документов

Для зачисления поступивших активов на баланс используйте корреспонденцию Дт 20 «Производственные запасы», 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 28 «Товары» — Кт 372.

Пример. 06.11.2017 г. предприятие перечислило на КПК 10000 грн. и выдало ее работнику для приобретения канцелярских товаров.

07.11.2017 г. работник приобрел в магазине и оплатил через платежный терминал канцтовары на общую сумму 6600 грн. (в том числе НДС 20 % — 1100 грн.).

08.11.2017 г. работник предоставил в бухгалтерию предприятия утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому приложены фискальный кассовый чек РРО и квитанция платежного терминала. Налоговая накладная, выписанная продавцом на эту покупку, была зарегистрирована в ЕРНН в тот же день.

В бухучете предприятия эти операции отражают так, как показано в таблице.

Учет приобретения ТМЦ с использованием КПК

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Дт

Кт

1

Перечислены денежные средства с текущего счета предприятия на его картсчет

313/1

311

10000

Обратите внимание: в том случае, если оплата ТМЦ происходит с применением карты «Ключ к счету», эту проводку делать не нужно, поскольку такая карта «привязана» к текущему, а не «карточному» счету предприятия. То есть оплату стоимости ТМЦ картой «Ключ к счету» показывают проводками Дт 311/2 — Кт 311/1 и Дт 372 Кт 311/2.

2

Оплачены канцтовары с применением КПК (средства блокированы)

313/2

313/1

6600

3

Отражено списание денежных средств со счета в оплату стоимости канцтоваров на основании выписки банка

372

313/2

6600

4

Оприходованы канцтовары

(составлен авансовый отчет)

209, 22

372

5500

5

Отражен налоговый кредит по НДС

644/1

372

1100

641/НДС

644/1

1100

Налоговый кредит по НДС: что для этого нужно?

При приобретении ТМЦ для хознужд предприятия за счет подотчетных средств (в том числе с использованием КПК), в принципе, работают общие правила формирования налогового кредита (НК).

Так, показать НК можно лишь по тем покупкам, которые подтверждены правильно оформленной налоговой накладной или ее «заменителями», перечисленными в п. 201.11 НКУ (например, транспортными билетами, счетами на услуги связи или другие услуги, стоимость которых определяется по показаниям приборов учета). Кроме того, если сумма покупки не превышает 240 грн. (с НДС), тогда для подтверждения права на НК достаточно кассового чека. Только проследите, чтобы он содержал всю информацию, указанную в п.п. «б» п. 201.11 НКУ.

Что касается даты отражения НК. Право на налоговый кредит на основании налоговой накладной возникает по известному правилу «первого события». А вот если такое право вам дает один из НН-заменителей, тогда нужно учитывать, что эти документы попадают на предприятие вместе с авансовым отчетом. Поэтому в таком случае

право на НК в сумме входного НДС возникает на дату отражения авансового отчета

Такие же разъяснения на этот счет дают и налоговики в консультации из категории 101.13 БЗ.

Как видите, ничего сложного в оформлении и учете безналичных покупок с помощью КПК нет. Ну а прочитав наши рекомендации, вы справитесь с этой задачей «на ура».

выводы

  • Для осуществления операций с КПК банки открывают предприятиям специальные картсчета (счет 2605). Карту «Ключ к счету» открывают для осуществления платежных операций по текущему счету предприятия.
  • Денежные средства, списанные с картсчета в оплату стоимости ТМЦ для хознужд предприятия, считаются выданными под отчет, а значит, составлять авансовый отчет об их использовании нужно обязательно.
  • С помощью КПК можно оплачивать ТМЦ на любую сумму, поскольку «наличные» ограничения на безналичные расчеты не распространяются.
  • В состав НК попадают только те суммы НДС, уплаченного при покупке, которые подтверждены налоговой накладной или ее «заменителями», перечисленными в п. 201.11 НКУ.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить