(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
6/11
Налоги и бухгалтерский учет
Налоги и бухгалтерский учет
Октябрь , 2017/№ 84

Движение кадров (ч. 1)

http://tinyurl.com/yxtbfcwe
В предыдущих разделах спецвыпуска мы рассмотрели «костяк» трудовой документации, которую составляют еще до начала трудового процесса и при необходимости периодически обновляют. Теперь же поговорим о документах, составление которых об условлено движением кадров. Здесь мы рассмотрим документы, сопряженные с приемом на работу, внутренним перемещением и увольнением работников.

6.1. Документы, предоставляемые при приеме на работу

Процесс приема на работу, как правило, запускает заявление работника. Кроме того, работник подает:

1) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

2) документ о присвоении регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (не предоставляют лица, которые отказались от получения такого номера и имеют в паспорте соответствующую отметку);

3) трудовую книжку;

Ее не предоставляют лица, которых принимают на работу по совместительству, и лица, ищущие работу впервые и не имеющие трудовой книжки

4) военно-учетный документ (призывники — удостоверение о приписке к призывному участку, военнообязанные — военный билет или временное удостоверение);

5) свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании (при наличии) (п. 17 Порядка № 1306);

6) документ об образовании, специальности либо квалификации (если он необходим для допуска к выполнению определенной работы);

7) документ о состоянии здоровья (заключение предварительного медицинского осмотра). Его предоставляют только в случаях, определенных законодательством;

8) другие документы, требовать которые не запрещает ст. 25 КЗоТ*, например, автобиографию.

* Напомним, что от трудоустраиваемых лиц запрещено требовать, в частности, сведения об их партийной и национальной принадлежностях, происхождении, регистрации места проживания или пребывания.

Отдельно остановимся на автобиографии. Этот документ является составляющей личного дела. В нем работник должен описать основные факты своей жизни и деятельности в их хронологической последовательности.

Главные требования, предъявляемые к автобиографии, — точность и объективность сведений, лаконизм изложения. В этом документе не должно быть помарок и исправлений. Автобиография, как правило, содержит следующие сведения:

— фамилию, имя и отчество (в отношении замужних женщин — фамилию в замужестве и девичью);

— число, месяц и год рождения;

— место рождения. Если название населенного пункта, его статус или административная подчиненность изменились, то сначала указывают прежнее, а затем в скобках теперешнее географическое название, статус или административную подчиненность. Если лицо родилось не в Украине, кроме населенного пункта, указывают также соответствующую страну;

— гражданство;

— сведения об образовании (какое учебное заведение окончено, какие образование, специальность и квалификация получены);

— сведения о военной службе;

— сведения о выполняемой за время трудовой деятельности работе (когда, где и на каких должностях работало лицо, причины перехода на другую работу) в хронологической последовательности и в полном соответствии с записями в трудовой книжке;

— отличия: правительственные награды, почетные звания и т. п.;

— краткие сведения о ближайших родственниках: муже (жене), детях, отце, матери с указанием даты рождения, должности и места работы (учебы, пребывания на пенсии), а также домашнего адреса. Если родители умерли, то следует указать, в каком году;

— домашний адрес (возможные расхождения с фактическим местом проживания указывают отдельно);

— дату составления документа (слева под текстом);

— подпись лица и ее расшифровку (справа в одной строке с датой).

Обратите внимание: официальные названия учебных заведений, воинских частей, предприятий, учреждений, организаций и их структурных подразделений приводят в форме, действовавшей в период учебы (службы, работы). Если произошли изменения, в скобках после прежнего названия указывают настоящее. Сложносокращенные наименования предприятий и учебных заведений при первом упоминании обязательно расшифровывают и далее приводят сокращенно.

В отдельных случаях при приеме на работу необходимо указать, привлекалось ли лицо, составляющее автобиографию, и его ближайшие родственники к уголовной ответственности и за что.

Как может выглядеть автобиография трудоустраивающегося сотрудника, см. ниже.

* Или: «С _____ по _____ год служил в Вооруженных Силах Украины».

Теперь подробно поговорим непосредственно о заявлении о приеме на работу. Нужно сказать, что как обязательный документ оно в законодательных актах не упоминается. Однако в связи со сложившейся практикой его составление желательно. При этом оформляют его в произвольном виде, поскольку официальная форма заявления о приеме на работу нормативными актами не утверждена.

В случае если к заявлению прилагаются какие-либо документы (трудовая книжка, документы об образовании и т. п.), ниже текста заявления об этом делают соответствующую отметку.

Хотите собственными глазами увидеть, как это может выглядеть? Тогда следуйте далее. Ниже мы привели для вас примеры оформления заявлений о приеме на основную постоянную работу и о приеме на работу по совместительству по срочному трудовому договору.

Оформляя будущего работника, следует также получить от него письменное согласие на обработку и использование его персональных данных. При этом можно оформить такое согласие отдельным документом или включить соответствующее положение в трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Приведем примерную форму согласия на обработку персональных данных на с. 47.

6.2. Трудовой договор

С трудоустраиваемым работником в обязательном порядке заключают трудовой договор либо же контракт. Как это сделать правильно — см. далее.

Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем. В его рамках работник обязуется выполнять работу, определенную таким соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку. В свою очередь, работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Такое определение трудового договора дано в ст. 21 КЗоТ.

По общему правилу трудовой договор можно заключать как в письменной, так и в устной форме. Вместе с тем

в отдельных случаях, установленных ст. 24 КЗоТ, соблюдение письменной формы трудового договора является обязательным

Так, в письменной форме заключают трудовые договоры:

1) при организованном наборе работников;

2) при заключении трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;

3) при заключении контракта;

4) в случаях, когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;

5) при заключении трудового договора с несовершеннолетним;

6) если работодателем является физическое лицо, в том числе физическое лицо — предприниматель;

7) в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.

В трудовом договоре, заключаемом в письменной форме, в обязательном порядке должны быть указаны:

— фамилия, имя и отчество работника;

— наименование работодателя — юридического лица или фамилия, имя и отчество работодателя — физического лица;

— место работы (объект, участок, цех, структурное подразделение);

— наименование работы, профессии или должности, трудовые функции, которые будет выполнять работник (определяются должностной инструкцией*). Учтите: наименование работы, профессии или должности в трудовом договоре должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010;

* О составлении должностной инструкции см. в разделе 5 на с. 38.

— условия оплаты труда (устанавливаются в соответствии с утвержденной на предприятии системой оплаты труда);

— дата начала действия трудового договора и дата, когда работник должен фактически приступить к работе;

— срок действия трудового договора (если договор является срочным).

Кроме этого, в трудовом договоре можно устанавливать прочие условия работы (например, относительно испытательного срока, материальной ответственности и пр.). Однако имейте в виду:

условия трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством и коллективным договором, считаются недействительными (ст. 9 КЗоТ)

Особой формой трудового договора является контракт. В нем срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон, в том числе материальная, условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ).

В отличие от трудового договора, контракт заключают исключительно в письменной форме.

Обратите внимание: работодатель вправе трудоустроить работника путем заключения с ним контракта только в случаях, прямо предусмотренных законом (ч. 3 ст. 21 КЗоТ).

Типовая форма контракта утверждена приказом Минтруда от 15.04.94 г. № 23 (ср. 025069200). Кроме того, для отдельных категорий работников различными министерствами и ведомствами утверждены отдельные типовые формы контракта.

О прочих нюансах заключения трудового договора и контракта вы можете прочесть в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 16, с. 6.

Учтите: фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта) чреват для работодателя немаленькими штрафными последствиями (см. абзац второй ч. 2 ст. 265 КЗоТ)**. Кроме того, за такое правонарушение предусмотрена еще и административная ответственность (ч. 3 ст. 41 КУоАП). Подробнее об этом см. в разделе 1 на с. 2.

** В 2017 году это 96000 грн. за каждого работника, трудоустроенного без заключения трудового договора.

Далее приведем пример трудового договора.

6.3. Приказ о приеме на работу

Продолжим наше знакомство с документами, оформляемыми при приеме на работу. На этот раз в центре внимания — приказ о приеме на работу.

Так, заключение трудового договора (контракта) между работодателем и наемным лицом должно быть оформлено приказом (распоряжением) о приеме на работу (ст. 24 КЗоТ). С таким документом работника ознакомляют под подпись.

В отличие от предыдущих документов, рассмотренных в этом разделе спецвыпуска, приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет официально утвержденную форму. Это типовая форма № П-1, утвержденная приказом № 489. Однако обязательной и «неприкосновенной» она не является. В случае необходимости работодатель может дорабатывать ее под себя — дополнять какими-либо сведениями или вносить в нее иные изменения. Также он вправе и вовсе разработать собственную, удобную для него форму приказа (распоряжения).

При такой «самодеятельности» важно помнить:

приказ (распоряжение) о приеме на работу должен содержать все обязательные реквизиты типовой формы № П-1

Рассмотрим примеры оформления приказа о:

1) приеме на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего дня (типовой формы № П-1) (см. с. 53);

2) приеме на работу на время выполнения определенной работы (приказ оформлен в произвольной форме) (см. с. 54).

Как составить распоряжение о вступлении в должность директора частного предприятия лицом, которое является единственным учредителем, вы можете увидеть на с. 54.

Заметьте: если у предприятия два и более учредителя (участника, акционера), то в распоряжении необходимо указать основание вступления директора в должность — протокол общего собрания участников (акционеров), его дату и номер.

Важно! Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом либо распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и направления соответствующего уведомления органу ГФСУ.

Таким образом, отсутствие приказа может быть квалифицировано как фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта). И если инспектор труда при проведении инспекционного посещения* обнаружит такое нарушение, предприятию грозит финансовая санкция в виде штрафа, установленного абзацем вторым ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Кроме того, указанное нарушение влечет за собой наложение админштрафа на виновных должностных лиц предприятия и физлиц-предпринимателей, использующих наемный труд, на основании ч. 3 ст. 41 КУоАП.

* О контрольных мероприятиях органов Гоструда см. в разделе 1 на с. 2.

И еще один момент. Прежде чем допустить работника к работе, не забудьте отправить налоговикам уведомление о приеме работника на работу по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413. Иначе также не исключены претензии со стороны контролеров.

6.4. Личная карточка работника

Ну все, трудовой договор (контракт) заключен, приказ (распоряжение) о приеме на работу есть — работника оформили. Но на этом «бумажная» эпопея не заканчивается. На вновь прибывшего сотрудника нужно заполнить еще личную карточку. При этом

заводят ее на каждое лицо, принятое на постоянную, временную или сезонную работу, в том числе по совместительству

Как правило, этим занимаются работники кадровой службы (отдела кадров) предприятия. Заводят личную карточку на работника на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу такого лица (о нем см. в подразделе 6.3 на с. 52). Типовая форма этого документа № П-2 «Личная карточка работника» утверждена приказом № 495. Для госслужащих приказом Нацагентства по вопросам госслужбы от 05.08.2016 г. № 156 утверждена отдельная форма личной карточки.

Обращаем ваше внимание на то, что инспектор труда в случае проведения контрольных мероприятий на предмет нарушений требований трудового законодательства (см. с. 2) может потребовать предъявить личные карточки работников. Поэтому важно зафиксировать в них всю необходимую информацию. Как правильно это сделать? Об этом — далее.

Личную карточку заполняют в одном экземпляре на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета (временного удостоверения, выданного вместо военного билета или удостоверения о приписке к призывному участку), трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов.

Если на протяжении трудовой деятельности на этом предприятии изменяются данные о работнике (образование, место жительства, семейное положение, Ф. И. О. и пр.), их также нужно указать в личной карточке.

Имейте в виду: с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе и увольнении, работника ознакомляют под подпись в личной карточке.

Вносить в учетные данные какие-либо изменения без ведома работника, на которого оформлена личная карточка, запрещено

Личные карточки комплектуют в соответствии со штатным расписанием по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения — по фамилиям работников в алфавитном порядке.

Личные карточки военнообязанных работников и работников-призывников хранят в алфавитном порядке в отдельной картотеке, поделенной на четыре группы (п. 44 Порядка № 921):

первая группа — личные карточки военнообязанных офицерского состава;

вторая группа — личные карточки военнообязанных рядового, сержантского и старшинского состава;

третья группа — личные карточки военнообязанных женщин;

четвертая группа — личные карточки призывников.

На военнообязанных, забронированных за предприятиями на период мобилизации и на военное время, личные карточки выделяют отдельно в каждой группе.

Личные карточки на лиц, снятых с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровья, хранят в общей картотеке предприятия.

Личная карточка типовой формы № П-2 состоит из пяти разделов. В общих чертах рассмотрим, как их заполняют.

Раздел I «Загальні відомості». Здесь отражают общие сведения о работнике: фамилию, имя, отчество; дату рождения; гражданство; данные об образовании; сведения о последнем месте работы и причинах увольнения с него; семейное положение; адрес регистрации и фактического места проживания и т. д.

Изменились данные о работнике (например, Ф. И. О., место жительства)? Как мы уже говорили, такие изменения нужно отразить в личной карточке. Обычно их вносят следующим образом: одной чертой зачеркивают прежние данные работника и рядом (либо выше) вписывают новые. Далее на поле личной карточки рядом с обновленными данными либо ниже в графе «Додаткові відомості» работник, вносивший изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату и свою подпись.

Есть и другой путь решения этого вопроса. Так, некоторые кадровики в таком случае заполняют на работника новую личную карточку с уже измененными личными данными. При этом и в старой, и в новой личной карточке делают запись о том, что личная карточка была заменена в связи с изменением тех или иных данных о работнике. Но такой вариант, на наш взгляд, не удобен, поскольку предполагает хранение по одному работнику двух личных карточек (старой и новой). Однако если работник, скажем, неоднократно меняет место жительства, то, ясное дело, проще внести такие изменения в новую личную карточку.

Еще один вариант, применяемый отдельными кадровиками, — вносить данные в пункты 10 — 12 раздела І карандашом.

Раздел II «Відомості про військовий облік». Этот раздел личной карточки заполняет лицо, ответственное за ведение воинского учета на предприятии, на основании военно-учетных документов. При этом руководствоваться ему следует положениями Порядка № 921.

Порядок заполнения раздела II личной карточки зависит от категории лиц, подлежащих воинскому учету. Подробнее см. в табл. 6.1 на с. 56.

Таблица 6.1. Порядок заполнения раздела II личной карточки работника

Наименование строки

Сведения, которые указывают в строке

Военнообязанные рядового, сержантского и старшинского состава

Офицеры запаса

Призывники

«Група обліку»

Последняя буква военно-учетной специальности (от «А» до «Ч») (например, для Нацгвардии — «П», для летного состава — «Е», для Госпогранслужбы — «Р» и т. д.)

Не заполняете

«Призывник»

«Категорія обліку»

Категория учета «1» или «2», а также серия и номер военного билета или временного удостоверения

Разряд запаса в соответствии с записью в военном билете офицера запаса, а также серия и номер военного билета или временного удостоверения

Не заполняете

«Склад»

Рядовой, сержантский или старшинский состав

Профиль подготовки: командный, инженерный, технический, юридический, медицинский, ветеринарный

Не заполняете

«Військове звання»

Воинское звание, присвоенное военнообязанному во время прохождения им военной службы или пребывания в запасе

Не заполняете

«Військово-облікова спеціальність №»

Трехзначное кодовое (цифровое) обозначение военно-учетной специальности

Шестизначное цифровое обозначение военно-учетной специальности

Не заполняете

«Придатність до військової служби»

Решение военно-врачебной комиссии для лиц, признанных ограниченно годными к военной службе в военное время

Не заполняете

Не заполняете

«Назва райвійськкомату за місцем реєстрації»

Наименование военкомата, в котором военнообязанный состоит на воинском учете (приписан призывник)

«Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання»

Наименование военкомата, на территории ответственности которого фактически проживает военнообязанный (призывник)

«Перебування на спеціальному обліку»

Номер перечня, пункта и раздела перечня, в соответствии с которыми оформлено бронирование военнообязанного. Если военнообязанный имеет мобилизационное распоряжение, здесь указывают номер команды

Номер пункта (абзаца), части и статьи Закона № 2232, по которому предоставляется отсрочка от призыва на срочную военную службу, и дата, до которой она предоставляется

Если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе, установленного в ст. 28 Закона № 2232, лицо, ответственное за ведение воинского учета, должно провести очередную сверку с соответствующим военным комиссариатом по учетным данным этого работника. И если военный комиссариат снял работника с воинского учета, то в личной карточке такого работника делают отметку «Исключен из воинского учета по возрасту» (п. 43 Порядка № 921).

Раздел III «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Этот раздел заполняют на основании документов, подтверждающих прохождение работником первичной профессиональной подготовки и переподготовки, повышение квалификации на производстве (повышение квалификации руководящих работников и специалистов). Здесь же указывают сведения о профессиональном обучении работников за счет предприятия на базе других субъектов хозяйствования.

В разделе IV «Призначення і переведення» в первую строку вносят запись о приеме на работу. В следующих строках этого раздела делают записи о переводе работника на другую постоянную работу. А вот информацию о временном переводе на другую работу здесь не отражают. Учтите:

наименование профессии, на которую принят/переведен работник, и ее код указывают в соответствии с Классификатором профессий ДК 003:2010

С записями в этом разделе работника ознакомляют под подпись в графе «Підпис працівника».

Раздел V «Відпустки». Здесь приводят сведения о предоставляемых работнику отпусках всех видов. В графе «Вид відпустки» указывают вид отпуска (например, ежегодный основной отпуск, отпуск работникам, имеющим детей, и т. д.) и количество дней отпуска.

В графе «За який період» указывают период, за который предоставлен отпуск. В случае предоставления отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 (6, 16, 18) лет, отпуска в связи с усыновлением ребенка и творческого отпуска эту графу не заполняют.

В строке «Додаткові відомості» приводят данные, которые не были указаны в других разделах личной карточки, например, о судимости, наличии правительственных наград, об участии в войнах, знании иностранных языков, избрании на выборную должность и т. д. Также здесь отмечают принадлежность лица к определенной категории работников, имеющей право на льготы и гарантии, установленные действующим законодательством (инвалид, «чернобылец», «афганец», одинокая мать и т. д.), и документ, на основании которого работник отнесен к этой категории.

В строке «Дата і причина звільнення (підстава)» указывают дату увольнения работника согласно приказу (распоряжению) об увольнении*, а также причину увольнения со ссылкой на соответствующую норму КЗоТ.

* Пример составления этого документа см. в подразделе 6.6 на с. 68.

На этом описательную часть заканчиваем и переходим к прикладной части рассмотрения данного вопроса. На с. 58 приведем пример заполнения личной карточки типовой формы № П-2 за период времени от приема работника на предприятие до его увольнения.

Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
движение кадров, прием на работу, заявление работника, трудовой договор, личная карточка работника, перевод на другую работу, увольнение с работы добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Ваша оценка учтена! Оцените статью :
  • Хорошо
  • Нормально
  • Плохо
Поделиться:
Комментарии к статье