Рух кадрів (ч. 1)

6.1. Документи, що надаються при прийнятті на роботу

Процес прийняття на роботу, зазвичай, запускає заява працівника. Крім того, працівник подає:

1) паспорт або інший документ, що засвідчує особу;

2) документ про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (не надають особи, які відмовилися від отримання такого номера і мають у паспорті відповідну відмітку);

3) трудову книжку;

Її не надають особи, яких приймають на роботу за сумісництвом, і особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки

4) військово-обліковий документ (призовники — посвідчення про приписку до призовної дільниці, військовозобов’язані — військовий квиток або тимчасове посвідчення);

5) свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування (за наявності) (п. 17 Порядку № 1306);

6) документ про освіту, спеціальність або кваліфікацію (якщо він потрібний для допуску до виконання певної роботи);

7) документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду). Його надають тільки у випадках, визначених законодавством;

8) інші документи, вимагати які не забороняє ст. 25 КЗпП*, наприклад, автобіографію.

* Нагадаємо, що від осіб, що працевлаштовуються, заборонено вимагати, зокрема, відомості про їх партійну і національну приналежності, походження, реєстрацію місця проживання або перебування.

Окремо зупинимося на автобіографії. Цей документ є складовою особистої справи. У ньому працівник повинен описати основні факти свого життя і діяльності в їх хронологічній послідовності.

Головні вимоги, що висуваються до автобіографії, — точність і об’єктивність відомостей, лаконізм викладу. У цьому документі не повинно бути помарок і виправлень. Автобіографія, зазвичай, містить такі відомості:

— прізвище, ім’я і по батькові (щодо заміжніх жінок — прізвище в заміжжі і дівоче);

— число, місяць і рік народження;

— місце народження. Якщо назва населеного пункту, його статус або адміністративна підлеглість змінилися, то спочатку вказують колишню, а потім у дужках теперішню географічну назву, статус або адміністративну підпорядкованість. Якщо особа народилася не в Україні, окрім населеного пункту, вказують також відповідну країну;

— громадянство;

— відомості про освіту (який навчальний заклад закінчений, які освіта, спеціальність і кваліфікація отримані);

— відомості про військову службу;

— відомості про виконувану за час трудової діяльності роботу (коли, де і на яких посадах працювала особа, причини переходу на іншу роботу) в хронологічній послідовності і в повній відповідності із записами в трудовій книжці;

— відзнаки: урядові нагороди, почесні звання тощо;

— короткі відомості про найближчих родичів: чоловіка (дружину), дітей, батька, матір із зазначенням дати народження, посади і місця роботи (навчання, перебування на пенсії), а також домашньої адреси. Якщо батьки померли, то слід указати, в якому році;

— домашня адреса (можливі розбіжності з фактичним місцем проживання вказують окремо);

— дату складання документа (ліворуч під текстом);

— підпис особи і його розшифрування (праворуч в одному рядку з датою).

Зверніть увагу: офіційні назви навчальних закладів, військових частин, підприємств, установ, організацій і їх структурних підрозділів наводять у формі, що діяла в період навчання (служби, роботи). Якщо сталися зміни, у дужках після колишньої назви вказують сучасну. Складноскорочені найменування підприємств і навчальних закладів при першій згадці обов’язково розшифровують і далі наводять скорочено.

В окремих випадках при прийнятті на роботу необхідно вказати, чи притягалася особа, що складає автобіографію, та її найближчі родичі до кримінальної відповідальності і за що.

Як може виглядати автобіографія співробітника, що працевлаштується, див. нижче.

* Або: «З _____ по _____ рік служив у Збройних Силах України».

Тепер детально поговоримо безпосередньо про заяву про прийняття на роботу. Слід зазначити, що як обов’язковий документ вона в законодавчих актах не згадується. Проте у зв’язку з практикою, що склалася, її складання бажане. При цьому оформляють її в довільному вигляді, оскільки офіційна форма заяви про прийняття на роботу нормативними актами не затверджена.

У разі якщо до заяви додаються якісь документи (трудова книжка, документи про освіту тощо), нижче тексту заяви про це роблять відповідну позначку.

Хочете на власні очі побачити, як це може виглядати? Тоді слідуйте далі. Нижче ми навели для вас приклади оформлення заяв про прийняття на основну постійну роботу і про прийняття на роботу за сумісництвом за строковим трудовим договором.

Оформляючи майбутнього працівника, слід також отримати від нього письмову згоду на обробку і використання його персональних даних. При цьому можна оформити таку згоду окремим документом або включити відповідне положення в трудовий договір, укладений у письмовій формі.

Наведемо примірну форму згоди на обробку персональних даних на с. 47.

6.2. Трудовий договір

З працівником, що працевлаштовується, в обов’язковому порядку укладають трудовий договір або ж контракт. Як це зробити правильно — див. далі.

Трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем. У його межах працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену такою угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку. У свою чергу, роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і згодою сторін. Таке визначення трудового договору наведене в ст. 21 КЗпП.

За загальним правилом трудовий договір можна укладати як у письмовій, так і в усній формі. Водночас

в окремих випадках, установлених ст. 24 КЗпП, дотримання письмової форми трудового договору є обов’язковим

Так, у письмовій формі укладають трудові договори:

1) при організованому наборі працівників;

2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами й умовами підвищеного ризику для здоров’я;

3) при укладенні контракту;

4) у випадках коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;

5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім;

6) якщо роботодавцем є фізична особа, у тому числі фізична особа — підприємець;

7) в інших випадках, передбачених законодавством України.

У трудовому договорі, що укладається в письмовій формі, в обов’язковому порядку мають бути зазначені:

— прізвище, ім’я і по батькові працівника;

— найменування роботодавця — юридичної особи або прізвище, ім’я і по батькові роботодавця — фізичної особи;

— місце роботи (об’єкт, ділянка, цех, структурний підрозділ);

— найменування роботи, професії або посади, трудові функції, які виконуватиме працівник (визначаються посадовою інструкцією*). Врахуйте: найменування роботи, професії або посади в трудовому договорі повинно відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010;

* Про складання посадової інструкції див. у розділі 5 на с. 38.

— умови оплати праці (встановлюються відповідно до затвердженої на підприємстві системи оплати праці);

— дата початку дії трудового договору і дата, коли працівник повинен фактично приступити до роботи;

— строк дії трудового договору (якщо договір є строковим).

Окрім цього, у трудовому договорі можна встановлювати інші умови роботи (наприклад, стосовно строку випробування, матеріальної відповідальності тощо). Проте майте на увазі:

умови трудового договору, що погіршують положення працівника порівняно з чинним законодавством і колективним договором, вважаються недійсними (ст. 9 КЗпП)

Особливою формою трудового договору є контракт. У ньому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін, у тому числі матеріальна, умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть установлюватися згодою сторін (ст. 21 КЗпП).

На відміну від трудового договору контракт укладають виключно в письмовій формі.

Зверніть увагу: роботодавець має право працевлаштувати працівника шляхом укладення з ним контракту тільки у випадках, прямо передбачених законом (ч. 3 ст. 21 КЗпП).

Типова форма контракту затверджена наказом Мінпраці від 15.04.94 р. № 23 (ср. ). Крім того, для окремих категорій працівників різними міністерствами і відомствами затверджено окремі типові форми контракту.

Про інші нюанси укладення трудового договору і контракту ви можете прочитати в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 16, с. 6.

Врахуйте: фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) тягне за собою для роботодавця немалі штрафні наслідки (див. абзац другої ч. 2 ст. 265 КЗпП)**. Крім того, за таке правопорушення передбачена ще й адміністративна відповідальність (ч. 3 ст. 41 КУоАП). Детальніше про це див. у розділі 1 на с. 2.

** У 2017 році це 96000 грн. за кожного працівника, працевлаштованого без укладення трудового договору.

Далі наведемо приклад трудового договору.

6.3. Наказ про прийняття на роботу

Продовжимо наше знайомство з документами, що оформляються при прийнятті на роботу. Цього разу в центрі уваги — наказ про прийняття на роботу.

Так, укладення трудового договору (контракту) між роботодавцем і найманою особою має бути оформлене наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу (ст. 24 КЗпП). З таким документом працівника ознайомлюють під підпис.

На відміну від попередніх документів, розглянутих у цьому розділі спецвипуску, наказ (розпорядження) про прийняття на роботу має офіційно затверджену форму. Це типова форма № П-1, затверджена наказом № 489. Проте обов’язковою і «недоторканною» вона не є. У разі потреби роботодавець може допрацьовувати її під себе — доповнювати якимось відомостями або вносити в неї інші зміни. Також він має право і зовсім розробити власну, зручну для нього форму наказу (розпорядження).

При такій «самодіяльності» важливо пам’ятати:

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу повинен містити всі обов’язкові реквізити типової форми № П-1

Розглянемо приклади оформлення наказу про:

1) прийняття на роботу на невизначений строк з нормальною тривалістю робочого дня (типової форми № П-1) (див. с. 53);

2) прийняття на роботу на час виконання певної роботи (наказ оформлений у довільній формі) (див. с. 54).

Як скласти розпорядження про вступ на посаду директора приватного підприємства особою, яка є єдиним засновником, ви можете побачити на с. 54. Зверніть увагу: якщо в підприємства два і більше засновники (учасники, акціонери), то в розпорядженні необхідно зазначити підставу вступу директора на посаду — протокол загальних зборів учасників (акціонерів), його дату і номер.

Важливо! Згідно з ч. 3 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, і направлення відповідного повідомлення органу ДФСУ.

Таким чином, відсутність наказу може бути кваліфікована як фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту). І якщо інспектор праці при проведенні інспекційного відвідування* виявить таке порушення, підприємству загрожує фінансова санкція у вигляді штрафу, встановленого абзацом другим ч. 2 ст. 265 КЗпП. Крім того, зазначене порушення тягне за собою накладення адмінштрафу на винних посадових осіб підприємства і фізосіб-підприємців, що використовують найману працю, на підставі ч. 3 ст. 41 КУпАП.

* Про контрольні заходи органів Держпраці див. у розділі 1 на с. 2.

І ще один момент. Перш ніж допустити працівника до роботи, не забудьте надіслати податківцям повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413. Інакше також не виключені претензії з боку контролерів.

6.4. Особова картка працівника

Ну все, трудовий договір (контракт) укладено, наказ (розпорядження) про прийняття на роботу є — працівника оформили. Але на цьому «паперова» епопея не закінчується. На новоприбулого співробітника потрібно заповнити ще особову картку. При цьому

заводять її на кожну особу, прийняту на постійну, тимчасову або сезонну роботу, у тому числі за сумісництвом

Зазвичай, цим займаються працівники кадрової служби (відділу кадрів) підприємства. Заводять особову картку на працівника на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу такої особи (про нього див. у підрозділі 6.3 на с. 52). Типова форма цього документа № П-2 «Особова картка працівника» затверджена наказом № 495. Для держслужбовців наказом Нацагентства з питань держслужби від 05.08.2016 р. № 156 затверджена окрема форма особової картки.

Звертаємо вашу увагу на те, що інспектор праці в разі проведення контрольних заходів на предмет порушень вимог трудового законодавства (див. с. 2) може вимагати пред’явити особові картки працівників. Тому важливо зафіксувати в них усю необхідну інформацію. Як правильно це зробити? Про це — далі.

Особову картку заповнюють в одному примірнику на підставі опитування працівника і відповідних документів: паспорта, військового квитка (тимчасового посвідчення, виданого замість військового квитка або посвідчення про приписку до призовної дільниці), трудової книжки, диплому (свідоцтва, посвідчення) про закінчення навчального закладу й інших документів.

Якщо протягом трудової діяльності на цьому підприємстві змінюються дані про працівника (освіта, місце проживання, сімейний стан, П. І. Б. тощо), їх також потрібно зазначити в особовій картці.

Майте на увазі: з кожним записом, що вноситься в трудову книжку (вкладиш) на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення і звільнення, працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці.

Вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова картка, заборонено

Особові картки комплектують відповідно до штатного розпису за структурними підрозділами, а всередині структурного підрозділу — за прізвищами працівників в алфавітному порядку.

Особові картки військовозобов’язаних працівників і працівників-призовників зберігають в алфавітному порядку в окремій картотеці, поділеній на чотири групи (п. 44 Порядку № 921):

— перша група — особові картки військовозобов’язаних офіцерського складу;

— друга група — особові картки військовозобов’язаних рядового, сержантського і старшинського складу;

— третя група — особові картки військовозобов’язаних-жінок;

— четверта група — особові картки призовників.

На військовозобов’язаних, заброньованих за підприємствами на період мобілізації і на військовий час, особові картки виділяють окремо в кожній групі.

Особові картки на осіб, знятих з військового обліку за віком або за станом здоров’я, зберігають у загальній картотеці підприємства.

Особова картка типової форми № П-2 складається з п’яти розділів. У загальних рисах розглянемо, як їх заповнюють.

Розділ I «Загальні відомості». Тут відображають загальні відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові; дату народження; громадянство; дані про освіту; відомості про останнє місце роботи і причини звільнення з нього; сімейний стан; адресу реєстрації і фактичного місця проживання тощо.

Змінилися дані про працівника (наприклад, П. І. Б., місце проживання)? Як ми вже говорили, такі зміни потрібно відобразити в особовій картці. Зазвичай їх уносять таким чином: однією рискою закреслюють колишні дані працівника і поруч (або вище) вписують нові. Далі на полі особової картки поряд з оновленими даними або нижче в графі «Додаткові відомості» працівник, що вносив зміни, зазначає реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату і свій підпис.

Є й інший шлях вирішення цього питання. Так, деякі кадровики в такому разі заповнюють на працівника нову особову картку з уже зміненими особистими даними. При цьому і в старій, і в новій особовій картці роблять запис про те, що особова картка була замінена у зв’язку зі зміною тих чи інших даних про працівника. Але такий варіант, на наш погляд, не зручний, оскільки передбачає зберігання за одним працівником двох особових карток (старої і нової). Проте якщо працівник, скажімо, неодноразово змінює місце проживання, то, зрозуміло, простіше внести такі зміни в нову особову картку.

Ще один варіант, який використовують окремі кадровики, — вносити дані в пункти 10 — 12 розділу І олівцем.

Розділ II «Відомості про військовий облік». Цей розділ особової картки заповнює особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, на підставі військово-облікових документів. При цьому керуватися їй слід положеннями Порядку № 921. Порядок заповнення розділу II особової картки залежить від категорії осіб, що підлягають військовому обліку. Детальніше про це — у табл. 6.1 на с. 56.

Таблиця 6.1. Порядок заповнення розділу II особової картки працівника

Якщо працівник досяг граничного віку перебування в запасі, встановленого в ст. 28 Закону № 2232, особа, відповідальна за ведення військового обліку, повинна провести чергове звіряння з відповідним військовим комісаріатом за обліковими даними цього працівника. І якщо військовий комісаріат зняв працівника з військового обліку, то в особовій картці такого працівника роблять позначку «Виключений з військового обліку за віком» (п. 43 Порядку № 921).

Розділ III «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Цей розділ заповнюють на підставі документів, що підтверджують проходження працівником первинної професійної підготовки і перепідготовки, підвищення кваліфікації на виробництві (підвищення кваліфікації керівних працівників і спеціалістів). Тут же наводять відомості про професійне навчання працівників коштом підприємства на базі інших суб’єктів господарювання.

У розділі IV «Призначення і переведення» у перший рядок вносять запис про прийняття на роботу. У наступних рядках цього розділу роблять записи про переведення працівника на іншу постійну роботу. А ось інформацію про тимчасове переведення на іншу роботу тут не відображають.

Врахуйте:

найменування професії, на яку прийнятий/переведений працівник, і її код зазначають відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010

Із записами в цьому розділі працівника ознайомлюють під підпис у графі «Підпис працівника».

Розділ V «Відпустки». Тут наводять відомості про відпустки всіх видів, що надаються працівнику. У графі «Вид відпустки» зазначають вид відпустки (наприклад, щорічна основна відпустка, відпустка працівникам, що мають дітей, тощо) і кількість днів відпустки.

У графі «За який період» зазначають період, за який надана відпустка. У разі надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16, 18) років, відпустки у зв’язку з усиновленням дитини і творчої відпустки цю графу не заповнюють.

У рядку «Додаткові відомості» наводять дані, які не були зазначені в інших розділах особової картки, наприклад, про судимість, наявність урядових нагород, про участь у війнах, знання іноземних мов, обрання на виборну посаду тощо Також тут відмічають належність особи до певної категорії працівників, що має право на пільги і гарантії, встановлені чинним законодавством (інвалід, «чорнобилець», «афганець», самотня мати тощо), і документ, на підставі якого працівник віднесений до цієї категорії.

У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення*, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.

* Приклад складання цього документа див. у підрозділі 6.6 на с. 68.

На цьому описову частину закінчуємо і переходимо до прикладної частини розгляду цього питання. На с. 58 наведемо приклад заповнення особової картки типової форми № П-2 за період часу від прийняття працівника на підприємство до його звільнення.