Работа и отдых: документальное оформление (ч. 1)

В избранном В избранное
Печать
редактор Вороная Наталья, эксперт по вопросам оплаты труда Белова Наталья, налоговый эксперт Чернышова Наталья, юрист Амброзяк Наталья
Налоги и бухгалтерский учет Октябрь, 2017/№ 84
Кроме движения кадров, необходимо правильно документировать и процесс труда. Из этого раздела вы узнаете, как оформить привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходные и праздничные (нерабочие) дни. Далее мы расскажем об установлении работникам неполного рабочего времени и направлении их в командировку. Кроме того, остановимся на оформлении предоставляемых отпусков: ежегодных, учебных и «за свой счет».

7.1. Работа в выходные и праздничные дни

Работа в выходные дни

Начнем с определения.

Выходные дни — это дни, в которые работник не работает в соответствии с графиком работы предприятия (или графиком сменности).

При 5-дневной рабочей неделе работникам предоставляют два выходных дня в неделю, а при 6-дневной рабочей неделе — один выходной день (ст. 67 КЗоТ).

КЗоТ устанавливает один общий выходной день — воскресенье. Второй выходной день при 5-дневной рабочей неделе, если это не определено законодательством, устанавливают графиком работы предприятия, согласованным с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем). Как правило, его предоставляют вместе с общим выходным днем. Причем продолжительность еженедельного беспрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (ст. 70 КЗоТ).

На предприятиях, где в общий выходной день (воскресенье) работа не может быть прервана в связи с необходимостью обслуживания населения (в магазинах, на предприятиях бытового обслуживания, в театрах, музеях и т. д.), выходные дни устанавливают местные советы (ст. 68 КЗоТ).

На непрерывно действующих предприятиях, а также на погрузочно-разгрузочных работах, связанных с работой транспорта, выходные дни предоставляют в разные дни недели поочередно каждой группе работников согласно графику выхода на работу (графику сменности). Такие графики утверждает руководитель предприятия по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) (ст. 69 КЗоТ).

С целью создания благоприятных условий для отдыха трудящихся, а также для рационального использования рабочего времени КМУ может рекомендовать работодателям в течение года перенести отдельные выходные дни. Так, например, в 2017 году КМУ рекомендовал предприятиям для работников, которым установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными, сделать рабочие дни 8 мая и 25 августа выходными днями с переносом рабочих дней на субботу 13 мая и 19 августа соответственно. Такая рекомендация изложена в распоряжении КМУ от 16.11.2016 г. № 850-р.

Хотите воспользоваться рекомендациями КМУ? В это случае работодателю нужно не позднее чем за 2 месяца до переноса издать соответствующий приказ (распоряжение), согласованный с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем).

По общему правилу привлекать к работе в выходные дни запрещено (ст. 71 КЗоТ)

Впрочем, из этого правила есть исключение. Так, привлекать к работе в выходные дни можно в следующих исключительных случаях, установленных ч. 2 ст. 71 КЗоТ:

1) для предотвращения или ликвидации последствий стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий и немедленного устранения их последствий;

2) для предотвращения несчастных случаев, которые ставят или могут поставить под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей, гибели или порчи имущества;

3) для выполнения неотложных, заранее не предусмотренных работ, от немедленного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа предприятия в целом или его отдельных подразделений;

4) для выполнения неотложных погрузочно-разгрузочных работ с целью предотвращения либо устранения простоя подвижного состава или скопления грузов в пунктах отправления и назначения.

Имейте в виду, что привлекать к работе в выходной день при любых обстоятельствах запрещено:

— беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ);

— работников моложе 18 лет (ст. 192 КЗоТ).

Эта льгота распространяется также на отцов, воспитывающих детей в возрасте до 3 лет без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также на опекунов, попечителей, одного из приемных родителей и одного из родителей-воспитателей ребенка в возрасте до 3 лет (ст. 1861 КЗоТ).

Привлечение к работе в выходные дни граждан преклонного возраста* возможно только с их согласия и при условии, что это не противопоказано им по состоянию здоровья (ст. 13 Закона № 3721).

* Гражданами преклонного возраста признают лиц, достигших пенсионного возраста, установленного ст. 26 Закона № 1058, а также лиц, которым до достижения указанного возраста осталось не более 1,5 лет.

Внимание! Чтобы привлечь сотрудников к работе в выходной день, следует получить разрешение выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя)**.

** Если на предприятии отсутствует профсоюзная организация, то разрешение ни у кого не запрашивают.

В заявке работодателя на получение этого разрешения должны быть указаны причины привлечения к работе в выходной, численность работников, их фамилии и должности (профессии).

Профком на своем заседании принимает решение, которое оформляет протоколом. Выписку из протокола передают руководству предприятия.

Разрешение получено? Теперь можно издавать письменный приказ (распоряжение) руководителя предприятия (как его составить, см. на с. 86).

Приказ о привлечении к работе в выходной день должен содержать условия компенсации за работу в этот день

Отметим, что КЗоТ предусматривает 2 способа компенсации за работу в выходной день (ст. 72):

1) предоставление другого дня отдыха;

2) оплата в двойном размере согласно ст. 107 КЗоТ.

Каким образом будет компенсироваться работа в выходной день, определяется по соглашению между работником и работодателем. Способ компенсации целесообразно указать в приказе о привлечении к работе в выходной день.

Если в приказе о привлечении к работе в выходной день предусмотрено предоставление другого дня отдыха, но конкретный день не определен, работник не вправе устанавливать его самостоятельно (см. письмо Минсоцполитики от 19.09.2012 г. № 321/13/133-12).

Работа в праздничные и нерабочие дни

Праздничные и нерабочие дни — это дни, в течение которых работники не работают на основании ст. 73 КЗоТ. Перечислим их:

1 января — Новый год;

7 января — Рождество Христово;

8 марта — Международный женский день;

Пасха (в 2017 году — 16 апреля);

1 и 2 мая — День международной солидарности трудящихся;

9 мая — День победы над нацизмом во Второй мировой войне (День победы);

Троица (в 2017 году — 4 июня);

28 июня — День Конституции Украины;

24 августа — День независимости Украины;

14 октября — День защитника Украины.

В праздничные и нерабочие дни допускаются работы, прекращение которых невозможно в связи с производственно-техническими условиями (на непрерывно действующих предприятиях), а также работы, вызванные необходимостью обслуживания населения.

Кроме того, привлечение работников к выполнению работ в такие дни возможно в случаях и в порядке, предусмотренных ст. 71 КЗоТ для выходных дней (см. с. 82).

Работу в праздничные (нерабочие) дни компенсируют оплатой в двойном размере в соответствии со ст. 107 КЗоТ. Ее осуществляют за часы, фактически отработанные в такой день.

По желанию работника, который работал в праздничный (нерабочий) день, ему может быть предоставлен другой день отдыха, который не оплачивается и является выходным

Причем заметьте: такой день предоставляется как дополнительная компенсация, т. е. оплату за работу в праздничный день в любом случае производят в двойном размере (см. письмо Минтруда от 29.12.2009 г. № 853/13/84-09).

Исключением являются случаи, когда работа в праздничный день включается в норму рабочего времени (например, по графику праздничный день является для сотрудника рабочим). В такой ситуации другой день отдыха не предоставляется (см. письмо Минсоцполитики от 09.12.2014 г. № 922/13/155-14). Ведь если работник получит такой выходной, он не отработает полностью установленную ему норму рабочего времени.

Выход на работу в выходной или праздничный (нерабочий) день должен быть соответствующим образом оформлен. Самовольный выход на работу в такой день не компенсируют.

Больше информации об оплате «празднично-выходного» труда вы можете найти в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 50, с. 29.

Далее рассмотрим, как правильно документально оформить привлечение к работе в выходной или праздничный день.

Составляем документы

В большинстве случаев все начинается с докладной записки соответствующего должностного лица, в которой обосновывают необходимость проведения работ в выходной (праздничный) день. Приведем образец ее составления ниже.

На с. 85 приведем образец заявки работодателя на получение разрешения выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя).

Профком на своем заседании принимает решение, которое оформляет протоколом. Выписку из протокола передают руководству предприятия. Приведем образец такой выписки.

После того, как разрешение первичной профсоюзной организации на привлечение к работе в выходной или праздничный день получено, издаем соответствующий приказ.

Приведем образец приказа о привлечении к работе в праздничный день (аналогичным образом составляют и приказ о привлечении к работе в выходной день).

Запомните: нарушение порядка привлечения к работе в выходные или праздничные дни трактуется специалистами Гоструда как прочие нарушения законодательства о труде. За это работодателю и его должностным лицам грозят штрафные санкции (см. раздел 1 на с. 2). Поэтому документы, связанные с работой в выходные или праздничные дни, могут стать предметом тщательного изучения «трудового» инспектора. А значит, оформить их нужно так, чтобы комар носа не подточил.

7.2. Оформляем сверхурочные работы

Определение понятия «сверхурочные работы» находим в ст. 62 КЗоТ.

Сверхурочной считают работу сверх установленной продолжительности рабочего дня (свыше нормального количества рабочих часов за учетный период при суммированном учете рабочего времени).

Так, если на предприятии установлен 8-часовой рабочий день, то привлекать работников к выполнению работ сверх указанного времени возможно только в порядке, предусмотренном законодательством для привлечения к сверхурочным работам.

Заметьте: сверхурочной будет считаться также работа сверх установленной ст. 53 КЗоТ сокращенной продолжительности рабочего времени накануне выходных, праздничных и нерабочих дней.

А вот если работник, которому установлен неполный рабочий день, выполняет работу сверх предусмотренного трудовым договором времени, но в пределах установленной законодательством продолжительности рабочего дня, то такая работа не считается сверхурочной (см. абзац второй п. 16 постановления № 13).

Также не является сверхурочной работа работника с ненормированным рабочим днем сверх установленной нормы рабочего времени, кроме случаев исполнения по поручению работодателя работы, которая не входила в круг его обязанностей (см. абзац третий п. 16 постановления № 13).

Работник задержался на работе по собственной инициативе? Такую работу тоже нельзя считать сверхурочной.

Как правило, сверхурочные работы не допускаются

Однако согласно ч. 3 ст. 62 КЗоТ работодатель вправе привлекать своих работников к сверхурочным работам в таких исключительных случаях:

— при проведении работ, необходимых для обороны страны, а также предотвращения общественного или стихийного бедствия, производственной аварии и немедленного устранения их последствий;

— при проведении общественно необходимых работ по водоснабжению, газоснабжению, отоплению, освещению, канализации, транспорту, связи — для устранения случайных или неожиданных обстоятельств, которые нарушают их правильное функционирование;

— при необходимости закончить начатую работу, которая вследствие непредвиденных обстоятельств или случайной задержки по техническим условиям производства не могла быть закончена в нормальное рабочее время, если ее прекращение может привести к порче или гибели государственного либо общественного имущества;

— в случае необходимости неотложного ремонта машин, станков или другого оборудования, когда их неисправность вызывает остановку работ для значительного количества трудящихся;

— при необходимости выполнения погрузочно-разгрузочных работ с целью недопущения или устранения простоя подвижного состава или скопления грузов в пунктах отправления и назначения;

— для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва (в этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры к замене сменщика другим работником).

Во всех перечисленных случаях для привлечения работников к сверхурочным работам работодатель обязан получить разрешение выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя) предприятия (ст. 64 КЗоТ).

Поскольку сверхурочная работа — это работа сверх предусмотренной нормы рабочего времени, то и оплачивают ее в повышенном размере. Порядок такой оплаты установлен ст. 106 КЗоТ. Подробнее см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 50, с. 26.

Отработанное сверхурочное время не может быть компенсировано отгулом, т. е. предоставлением другого времени (дня) отдыха.

Учтите: нарушение порядка привлечения к сверхурочным работам относится к прочим нарушениям законодательства о труде, что чревато штрафами как для работодателя, так и для его должностных лиц (см. раздел 1 на с. 2). Чтобы подтвердить, что все было сделано верно, предприятие на момент проведения специалистом Гоструда инспекционного посещения должно иметь правильно оформленные документы.

Пакет информационно-распорядительных документов по организации сверхурочных работ на предприятии должен формироваться в таком составе:

— докладная записка соответствующего должностного лица на имя руководителя предприятия, в которой обосновывается необходимость проведения сверхурочных работ (аналогично приведенной на с. 84);

заявка собственника предприятия (уполномоченного им органа) выборному органу первичной профсоюзной организации (профсоюзному представителю) о получении разрешения на проведение сверхурочных работ;

выписка из протокола заседания выборного органа первичной профсоюзной организации с разрешением на проведение сверхурочных работ;

приказ по предприятию о проведении сверхурочных работ и порядке их оплаты.

Заявку собственника (уполномоченного им органа) предприятия выборному органу первичной профсоюзной организации (профсоюзному представителю) с просьбой разрешить проведение сверхурочных работ оформляйте в письменном виде. В заявке обоснуйте исключительность ситуации и, как следствие, необходимость проведения сверхурочных работ в соответствии с ч. 3 ст. 62 КЗоТ.

Рассматривая просьбу работодателя, профсоюзный комитет учитывает не только основания для привлечения к сверхурочным работам, но и предельные нормы их применения в соответствии со ст. 65 КЗоТ (см. с. 92), а также категории работников, которых запрещается привлекать к сверхурочным работам.

Напомним, что запрещено привлекать к таким работам (ст. 63 КЗоТ):

— беременных женщин и женщин, имеющих детей до 3 лет (ст. 176 КЗоТ);

— лиц моложе 18 лет (ст. 192 КЗоТ);

— работников, обучающихся в общеобразовательных школах и профессионально-технических учебных заведениях без отрыва от производства, в дни занятий (ст. 220 КЗоТ);

— отцов, воспитывающих детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), опекунов, попечителей, одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей — при наличии ребенка до 3 лет (ст. 1861 КЗоТ).

Поэтому

работников, привлекаемых к сверхурочным работам, указывают в заявке персонально

Можно предложить и другой вариант оформления заявки. Если к ней прилагают проект приказа с перечнем лиц, привлекаемых к сверхурочной работе, то во избежание текстовых повторов целесообразно ссылаться на предложенный к рассмотрению проект.

Приведем образец заявки работодателя.

Как и в случае привлечения к работе в выходные или праздничные дни, решение, принятое на заседании профсоюзного комитета, оформляют протоколом. Выписку из протокола передают руководству предприятия. Приведем образец этого документа ниже.

Далее издают приказ по предприятию о проведении сверхурочных работ. Он должен содержать указание на исключительность случая привлечения к сверхурочным работам и персональное перечисление работников, привлекаемых к их выполнению (см. ниже).

Обратите внимание: отдельные категории работников могут быть привлечены к выполнению сверхурочных работ только с их согласия. К таким лицам относятся:

— женщины, имеющие ребенка в возрасте от 3 до 14 лет или ребенка-инвалида (ст. 177 КЗоТ);

— отцы, которые воспитывают ребенка без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также опекуны, попечители, один из приемных родителей, один из родителей-воспитателей — при наличии ребенка в возрасте от 3 до 14 лет или ребенка-инвалида (ст. 1861 КЗоТ);

— инвалиды (ст. 172 КЗоТ);

— лица преклонного возраста (ст. 13 Закона № 3721).

В последних двух случаях дополнительным условием для привлечения работников к сверхурочным работам будет отсутствие ограничений по состоянию здоровья или противоречий медицинским рекомендациям.

Предположим, что привлекаемый к сверхурочным работам электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования Васюренко А. Л. является отцом, воспитывающим без матери ребенка-инвалида. Тогда согласие работника на привлечение к сверхурочным работам может быть оформлено в виде заявления. Приведем его образец.

Имейте в виду: сверхурочные работы каждого работника не должны превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. С целью соблюдения этого ограничения работодатель обязан вести учет сверхурочных работ каждого работника (ст. 65 КЗоТ).

Форма такого учета законодательством не установлена. Некоторые предприятия используют для этих целей ныне отмененную типовую форму № П-15 «Список осіб, які працювали в надурочний час», предварительно доработав ее. Другие разрабатывают форму самостоятельно. Предлагаем вам такой вариант Журнала учета сверхурочных работ (см. ниже).

7.3. Неполное рабочее время

Нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ч. 1 ст. 50 КЗоТ). Однако зачастую на предприятии в целом или для отдельных его работников устанавливают режим неполного рабочего времени. Оплата труда в таких случаях осуществляется пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки.

Неполное рабочее время можно устанавливать в таких вариантах (ст. 56 КЗоТ):

неполный рабочий день, т. е. уменьшение продолжительности ежедневной работы;

неполная рабочая неделя, т. е. уменьшение количества рабочих дней в неделю при нормальной продолжительности рабочего дня;

сочетание неполного рабочего дня и неполной рабочей недели.

В общем случае один из указанных режимов может устанавливаться по договоренности между работником и работодателем

При этом работа на условиях неполного рабочего дня (недели) не влечет за собой каких-либо ограничений трудовых прав работников (ч. 3 ст. 56 КЗоТ).

Установить режим неполного рабочего времени можно как при приеме на работу, так и позднее.

Предположим, что режим неполного рабочего времени устанавливают сразу при приеме на работу. В такой ситуации о своем желании работать меньше нормальной продолжительности рабочего времени будущий работник указывает в заявлении о приеме на работу.

Если работодатель согласен, то он, в свою очередь, оговаривает такие условия работы, проставляя отметку в строке «тривалість робочого дня (тижня) при роботі з неповним робочим часом» приказа (распоряжения) о приеме на работу типовой формы № П-1. Также эти условия указывают в приказе о приеме на работу, составленном в произвольной форме.

Вместе с тем для установления неполного рабочего времени отдельных категорий работников согласие работодателя не требуется. Он обязан установить неполный рабочий день или неполную рабочую неделю по желанию:

— беременной женщины;

— женщины, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, в том числе находящегося под ее опекой. Статья 1861 КЗоТ распространяет эту льготу также на отцов, воспитывающих детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), опекунов, попечителей, одного из приемных родителей и одного из родителей-воспитателей;

— женщины, осуществляющей уход за больным членом семьи согласно медицинскому заключению.

Работникам преклонного возраста по их просьбе могут быть установлены неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (ст. 13 Закона № 3721).

Приведем пример заявления на установление неполного рабочего времени при приеме на работу и приказа о приеме на работу на неполный рабочий день, составленного в произвольной форме.

Неполное рабочее время можно установить работнику и в процессе его трудовой деятельности. Если это происходит по инициативе работника, то он подает работодателю соответствующее заявление в произвольной форме. На основании заявления работодатель издает приказ (распоряжение) об установлении неполного рабочего времени. Приведем образец такого приказа.

Режим неполного рабочего времени может установить по своей инициативе и работодатель. Такое право ему дает ч. 3 ст. 32 КЗоТ. При этом коллективным договором может быть определена нижняя граница неполного рабочего времени при его введении по инициативе работодателя.

Новый режим работы разрешается устанавливать как на определенное время, так и на неограниченный срок, по всему предприятию либо для отдельных отделов или категорий работников.

Учтите: работодатель имеет право устанавливать работникам неполное рабочее время только в случае, если на предприятии происходят изменения в организации производства и труда* (см. письмо Минсоцполитики от 15.07.2011 г. № 195/13/1334).

* Как указал ВСУ в п. 10 постановления № 9, под изменением в организации производства и труда следует понимать рационализацию рабочих мест, введение новых форм организации труда (например, переход на бригадную форму организации труда), внедрение передовых методов, технологий и т. п.

Рассмотрим документальное оформление установления режима неполного рабочего времени по инициативе работодателя.

Итак, работодатель, который решил воспользоваться положениями ч. 3 ст. 32 КЗоТ, должен:

1) согласовать решение об установлении неполного рабочего времени с выборным органом первичной профсоюзной организации, действующей на предприятии (п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗоТ);

2) издать приказ о мероприятиях по установлению неполного рабочего времени в связи с изменениями в организации производства и труда;

3) предупредить работников не позднее чем за 2 месяца о предстоящих изменениях (ст. 32 и 103 КЗоТ). Сделать это можно, вручив каждому работнику под подпись уведомление об изменении существенных условий труда, составленное в произвольной форме. Если работник отказывается получать такое уведомление или ставить подпись, составляют соответствующий акт;

4) накануне установления неполного рабочего времени:

— получить от работников согласие либо отказ от продолжения работы в новых условиях труда. Для этого подойдет, например, расписка или письменное заявление работника о согласии/отказе от продолжения работы в связи с изменениями существенных условий труда.

Важно! Работники должны дать согласие на продолжение работы в новых условиях труда, а не на установление неполного рабочего времени. Ведь в случае установления такого режима работы по инициативе работодателя согласие работника не требуется;

— издать приказ об установлении неполного рабочего времени. С приказом ознакомить работников, которых он касается, под подпись;

— издать приказ о прекращении трудовых договоров на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ с работниками, отказавшимися продолжать работу в новых условиях труда. С приказом ознакомить работников под подпись;

5) внести соответствующие изменения во внутренние нормативные акты работодателя, регулирующие вопросы продолжительности рабочего времени работников.

Приведем образцы:

— приказа о мероприятиях по установлению неполного рабочего времени;

— уведомления работника об установлении режима неполного рабочего времени;

— заявления об отказе от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.

Важно! Оформление работника на неполное рабочее время при фактическом выполнении работы в течение полного времени угрожает работодателю штрафом в 30-кратном размере минимальной заработной платы, установленной на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено правонарушение.

Поэтому имейте в виду: «трудовые» инспекторы будут предельно внимательны к содержанию документов, которыми устанавливается неполное рабочее время.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить