(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
8/11
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Жовтень , 2017/№ 84

Робота і відпочинок: документальне оформлення (ч. 1)

Крім руху кадрів, необхідно правильно документувати і процес праці. З цього розділу ви дізнаєтеся, як оформити залучення працівників до надурочної роботи, а також до роботи у вихідні та святкові (неробочі) дні. Далі ми розповімо про встановлення працівникам неповного робочого часу і направлення їх у відрядження. Крім того, зупинимося на оформленні наданих відпусток: щорічних, навчальних і «за свій рахунок».

7.1. Робота у вихідні і святкові дні

Робота у вихідні дні

Розпочнемо з визначення.

Вихідні дні — це дні, в які працівник не працює відповідно до графіка роботи підприємства (чи графіка змінності).

При 5-денному робочому тижні працівникам надають два вихідні дні на тиждень, а при 6-денному робочому тижні — один вихідний день (ст. 67 КЗпП).

КЗпП установлює один загальний вихідний день — неділю. Другий вихідний день при 5-денному робочому тижні, якщо це не визначено законодавством, установлюють графіком роботи підприємства, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником).

Зазвичай, його надають разом із загальним вихідним днем. Причому тривалість щотижневого безперервного відпочинку має бути не менше 42 годин (ст. 70 КЗпП).

На підприємствах, де в загальний вихідний день (неділю) робота не може бути перервана у зв’язку з необхідністю обслуговування населення (у магазинах, на підприємствах побутового обслуговування, в театрах, музеях тощо), вихідні дні встановлюють місцеві ради (ст. 68 КЗпП).

На безперервно діючих підприємствах, а також на навантажувально-розвантажувальних роботах, пов’язаних з роботою транспорту, вихідні дні надають у різні дні тижня по черзі кожній групі працівників згідно з графіком виходу на роботу (графіком змінності).

Такі графіки затверджує керівник підприємства за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) (ст. 69 КЗпП).

З метою створення сприятливих умов для відпочинку трудящих, а також для раціонального використання робочого часу КМУ може рекомендувати роботодавцям протягом року перенести окремі вихідні дні.

Так, наприклад, у 2017 році КМУ рекомендував підприємствам для працівників, яким установлений 5-денний робочий тиждень з двома вихідними, зробити робочі дні 8 травня і 25 серпня вихідними днями з перенесенням робочих днів на суботу 13 травня і 19 серпня відповідно. Така рекомендація викладена в розпорядженні КМУ від 16.11.2016 р. № 850-р.

Хочете скористатися рекомендаціями КМУ? У цьому випадку роботодавцю потрібно не пізніше ніж за 2 місяці до перенесення видати відповідний наказ (розпорядження), погоджений з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником).

За загальним правилом залучати до роботи у вихідні дні заборонено (ст. 71 КЗпП)

Утім, із цього правила є винятки. Так, залучати до роботи у вихідні дні можна в таких виняткових випадках, установлених ч. 2 ст. 71 КЗпП:

1) для відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій і негайного усунення їх наслідків;

2) для відвернення нещасних випадків, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей, загибелі або псування майна;

3) для виконання невідкладних, наперед не передбачених робіт, від негайного виконання яких залежить надалі нормальна робота підприємства в цілому або його окремих підрозділів;

4) для виконання невідкладних навантажувально-розвантажувальних робіт з метою запобігання або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення.

Майте на увазі, що залучати до роботи у вихідний день за будь-яких обставин заборонено:

— вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП);

— працівників молодше 18 років (ст. 192 КЗпП).

Ця пільга поширюється також на батьків, які виховують дітей віком до 3 років без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів, піклувальників, одного з прийомних батьків і одного з батьків-вихователів дитини віком до 3 років (ст. 1861 КЗпП).

Залучення до роботи у вихідні дні громадян похилого віку* можливо тільки за їх згодою і за умови, що це не протипоказано їм за станом здоров’я (ст. 13 Закону № 3721).

* Громадянами похилого віку визнають осіб, що досягли пенсійного віку, встановленого ст. 26 Закону № 1058, а також осіб, яким до досягнення вказаного віку залишилося не більше 1,5 року.

Увага! Щоб залучити співробітників до роботи у вихідний день, слід отримати дозвіл виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника)**.

** Якщо на підприємстві відсутня профспілкова організація, то дозвіл ні в кого не просять.

У заявці роботодавця на отримання цього дозволу мають бути вказані причини залучення до роботи у вихідний, чисельність працівників, їх прізвища і посади (професії).

Профком на своєму засіданні приймає рішення, яке оформляє протоколом. Витяг із протоколу передають керівництву підприємства.

Дозвіл отриманий? Тепер можна видавати письмовий наказ (розпорядження) керівника підприємства (як його скласти, див. на с. 86).

Наказ про залучення до роботи у вихідний день повинен містити умови компенсації за роботу у цей день

Зазначимо, що КЗпП передбачає 2 способи компенсації за роботу у вихідний день (ст. 72):

1) надання іншого дня відпочинку;

2) оплата в подвійному розмірі згідно зі ст. 107 КЗпП.

Яким чином компенсуватиметься робота у вихідний день, визначається за згодою між працівником і роботодавцем.

Спосіб компенсації доцільно вказати в наказі про залучення до роботи у вихідний день.

Якщо в наказі про залучення до роботи у вихідний день передбачено надання іншого дня відпочинку, але конкретний день не визначено, працівник не має права встановлювати його самостійно (див. лист Мінсоцполітики від 19.09.2012 р. № 321/13/133-12).

Робота у святкові і неробочі дні

Святкові і неробочі дні — це дні, протягом яких працівники не працюють на підставі ст. 73 КЗпП. Перелічимо їх:

1 січня — Новий рік;

7 січня — Різдво Христове;

8 березня — Міжнародний жіночий день;

Пасха (у 2017 році — 16 квітня);

1 і 2 травня — День міжнародної солідарності трудящих;

9 травня — День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День перемоги);

Трійця (у 2017 році — 4 червня);

28 червня — День Конституції України;

24 серпня — День незалежності України;

14 жовтня — День захисника України.

У святкові і неробочі дні допускаються роботи, припинення яких неможливе у зв’язку з виробничо-технічними умовами (на безперервно діючих підприємствах), а також роботи, викликані необхідністю обслуговування населення.

Крім того, залучення працівників до виконання робіт у такі дні можливо у випадках і в порядку, передбачених ст. 71 КЗпП для вихідних днів (див. с. 82).

Роботу у святкові (неробочі) дні компенсують оплатою в подвійному розмірі відповідно до ст. 107 КЗпП. Її здійснюють за години, фактично відпрацьовані в такий день.

За бажанням працівника, який працював у святковий (неробочий) день, йому може бути наданий інший день відпочинку, який не оплачується і є вихідним

Причому зверніть увагу: такий день надається як додаткова компенсація, тобто оплату за роботу у святковий день у будь-якому разі здійснюють у подвійному розмірі (див. лист Мінпраці від 29.12.2009 р. № 853/13/84-09).

Винятком є випадки, коли робота у святковий день включається в норму робочого часу (наприклад, за графіком святковий день є для співробітника робочим). У такій ситуації інший день відпочинку не надається (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2014 р. № 922/13/155-14). Адже якщо працівник отримає такий вихідний, він не відпрацює повністю встановлену йому норму робочого часу.

Вихід на роботу у вихідний або святковий (неробочий) день має бути відповідним чином оформлений. Самовільний вихід на роботу в такий день не компенсують.

Більше інформації про оплату «святково-вихідної» праці ви можете знайти в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 50, с. 29.

Далі розглянемо, як правильно документально оформити залучення до роботи у вихідний або святковий день.

Складаємо документи

У більшості випадків усе розпочинається з доповідної записки відповідної посадової особи, в якій обґрунтовують необхідність проведення робіт у вихідний (святковий) день. Наведемо зразок її складання нижче.

На с. 85 наведемо зразок заявки роботодавця на отримання дозволу виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).

Профком на своєму засіданні приймає рішення, яке оформляє протоколом. Витяг із протоколу передають керівництву підприємства. Наведемо зразок такого витягу.

Після того, як дозвіл первинної профспілкової організації на залучення до роботи у вихідний або святковий день отримано, видаємо відповідний наказ.

Наведемо зразок наказу про залучення до роботи у святковий день (аналогічним чином складають і наказ про залучення до роботи у вихідний день).

Запам’ятайте: порушення порядку залучення до роботи у вихідні або святкові дні трактується фахівцями Держпраці як інші порушення законодавства про працю. За це роботодавцю і його посадовим особам загрожують штрафні санкції (див. розділ 1 на с. 2). Тому документи, пов’язані з роботою у вихідні або святкові дні, можуть стати предметом ретельного вивчення «трудового» інспектора. Тобто оформити їх потрібно так, щоб комар носа не підточив.

7.2. Оформляємо надурочні роботи

Визначення поняття «надурочні роботи» знаходимо в ст. 62 КЗпП.

Надурочною вважають роботу понад установлену тривалість робочого дня (понад нормальну кількість робочих годин за обліковий період при підсумованому обліку робочого часу).

Так, якщо на підприємстві встановлено 8-годинний робочий день, то залучати працівників до виконання робіт понад указаний час можливо тільки в порядку, передбаченому законодавством для залучення до надурочних робіт.

Зверніть увагу: надурочною вважатиметься також робота понад установлену ст. 53 КЗпП скорочену тривалість робочого часу напередодні вихідних, святкових і неробочих днів.

А ось якщо працівник, якому встановлено неповний робочий день, виконує роботу понад передбачений трудовим договором час, але в межах установленої законодавством тривалості робочого дня, то така робота не вважається надурочною (див. абзац другий п. 16 постанови № 13).

Також не є надурочною робота працівника з ненормованим робочим днем понад установлену норму робочого часу, окрім випадків виконання за дорученням роботодавця роботи, яка не входила в коло його обов’язків (див. абзац третій п. 16 постанови № 13).

Працівник затримався на роботі за власною ініціативою? Таку роботу теж не можна вважати надурочною.

Зазвичай, надурочні роботи не допускаються

Проте згідно з ч. 3 ст. 62 КЗпП роботодавець має право залучати своїх працівників до надурочних робіт у таких виняткових випадках:

— при проведенні робіт, необхідних для оборони країни, а також відвернення громадського або стихійного лиха, виробничої аварії і негайного усунення їх наслідків;

— при проведенні громадсько необхідних робіт з водопостачання, газопостачання, опалення, освітлення, каналізації, транспорту, зв’язку — для усунення випадкових або несподіваних обставин, які порушують їх правильне функціонування;

— за необхідності закінчити розпочату роботу, яка внаслідок непередбачених обставин або випадкової затримки з технічних умов виробництва не могла бути закінчена в нормальний робочий час, якщо її припинення може призвести до псування або загибелі державного чи громадського майна;

— у разі необхідності невідкладного ремонту машин, верстатів або іншого устаткування, коли їх несправність викликає зупинення робіт для значної кількості трудящих;

— за необхідності виконання навантажувально-розвантажувальних робіт з метою недопущення або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення;

— для продовження роботи при нез’явленні змінного працівника, якщо робота не допускає перерви (у цих випадках роботодавець зобов’язаний негайно вжити заходів до заміни змінника іншим працівником).

В усіх перелічених випадках для залучення працівників до надурочних робіт роботодавець зобов’язаний отримати дозвіл виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) підприємства (ст. 64 КЗпП).

Оскільки надурочна робота — це робота понад передбачену норму робочого часу, то й оплачують її в підвищеному розмірі. Порядок такої оплати встановлений ст. 106 КЗпП. Детальніше див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 50, с. 26.

Відпрацьований надурочний час не може бути компенсований відгулом, тобто наданням іншого часу (дня) відпочинку.

Врахуйте: порушення порядку залучення до надурочних робіт належить до інших порушень законодавства про працю, що загрожує штрафами як для роботодавця, так і для його посадових осіб (див. розділ 1 на с. 2). Щоб підтвердити, що все було зроблено правильно, підприємство на момент проведення спеціалістом Держпраці інспекційного відвідування повинне мати правильно оформлені документи.

Пакет інформаційно-розпорядчих документів з організації надурочних робіт на підприємстві повинен формуватися в такому складі:

— доповідна записка відповідної посадової особи на ім’я керівника підприємства, в якій обґрунтовується необхідність проведення надурочних робіт (аналогічно наведеній на с. 84);

заявка власника підприємства (уповноваженого ним органу) виборному органу первинної профспілкової організації (профспілковому представнику) про отримання дозволу на проведення надурочних робіт;

витяг із протоколу засідання виборного органу первинної профспілкової організації з дозволом на проведення надурочних робіт;

наказ по підприємству про проведення надурочних робіт і порядок їх оплати.

Заявку власника (уповноваженого ним органу) підприємства виборному органу первинної профспілкової організації (профспілковому представникові) з проханням дозволити проведення надурочних робіт оформляйте письмово. У заявці обґрунтуйте винятковість ситуації і, як наслідок, необхідність проведення надурочних робіт відповідно до ч. 3 ст. 62 КЗпП.

Розглядаючи прохання роботодавця, профспілковий комітет враховує не лише підстави для залучення до надурочних робіт, але й граничні норми їх застосування відповідно до ст. 65 КЗпП (див. с. 92), а також категорії працівників, яких забороняється залучати до надурочних робіт.

Нагадаємо, що заборонено залучати до таких робіт (ст. 63 КЗпП):

— вагітних жінок і жінок, які мають дітей до 3 років (ст. 176 КЗпП);

— осіб молодше 18 років (ст. 192 КЗпП);

— працівників, які навчаються в загальноосвітніх школах і професійно-технічних навчальних закладах без відриву від виробництва, в дні занять (ст. 220 КЗпП);

— батьків, що виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікунів, піклувальників, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів — за наявності дитини до 3 років (ст. 1861 КЗпП).

Тому

працівників, що залучаються до надурочних робіт, указують у заявці персонально

Можна запропонувати й інший варіант оформлення заявки. Якщо до неї додають проект наказу з переліком осіб, які залучаються до надурочної роботи, то щоб уникнути текстових повторів, доцільно посилатися на запропонований до розгляду проект.

Наведемо зразок заявки роботодавця на с. 89.

Як і в разі залучення до роботи у вихідні або святкові дні, рішення, прийняте на засіданні профспілкового комітету, оформляють протоколом. Витяг із протоколу передають керівництву підприємства. Наведемо зразок цього документа нижче.

Далі видають наказ по підприємству про проведення надурочних робіт. Він повинен містити вказівку на винятковість випадку залучення до надурочних робіт і персональний перелік працівників, що залучаються до їх виконання (див. нижче).

Зверніть увагу: окремі категорії працівників можуть бути залучені до виконання надурочних робіт тільки за їх згодою. До таких осіб належать:

— жінки, що мають дитину віком від 3 до 14 років або дитину-інваліда (ст. 177 КЗпП);

— батьки, які виховують дитину без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також опікуни, піклувальники, один з прийомних батьків, один з батьків-вихователів — за наявності дитини віком від 3 до 14 років або дитини-інваліда (ст. 1861 КЗпП);

— інваліди (ст. 172 КЗпП);

— особи похилого віку (ст. 13 Закону № 3721).

В останніх двох випадках додатковою умовою для залучення працівників до надурочних робіт буде відсутність обмежень за станом здоров’я або протиріч медичним рекомендаціям.

Припустимо, що електромонтер з ремонту та обслуговування електроустаткування Васюренко О. Л., який залучається до надурочних робіт, є батьком, що виховує без матері дитину-інваліда. Тоді згода працівника на залучення до надурочних робіт може бути оформлена у вигляді заяви. Наведемо її зразок.

Майте на увазі: надурочні роботи кожного працівника не повинні перевищувати 4 годин протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік. З метою дотримання цього обмеження роботодавець зобов’язаний вести облік надурочних робіт кожного працівника (ст. 65 КЗпП).

Форму такого обліку законодавством не встановлено. Деякі підприємства використовують для цих цілей нині скасовану типову форму № П-15 «Список осіб, які працювали в надурочний час», заздалегідь доопрацювавши її. Інші розробляють форму самостійно. Пропонуємо вам такий варіант Журналу обліку надурочних робіт (див. нижче).

7.3. Неповний робочий час

Нормальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати 40 годин на тиждень (ч. 1 ст. 50 КЗпП). Проте частенько на підприємстві в цілому або для окремих його працівників установлюють режим неповного робочого часу. Оплата праці в таких випадках здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку.

Неповний робочий час можна встановлювати в таких варіантах (ст. 56 КЗпП):

неповний робочий день, тобто зменшення тривалості щоденної роботи;

неповний робочий тиждень, тобто зменшення кількості робочих днів на тиждень при нормальній тривалості робочого дня;

поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня.

У загальному випадку один з указаних режимів може встановлюватися за домовленістю між працівником і роботодавцем

При цьому робота на умовах неповного робочого дня (тижня) не тягне за собою будь-яких обмежень трудових прав працівників (ч. 3 ст. 56 КЗпП).

Установити режим неповного робочого часу можна як при прийнятті на роботу, так і пізніше.

Припустимо, що режим неповного робочого часу встановлюють відразу при прийнятті на роботу. У такій ситуації про своє бажання працювати менше нормальної тривалості робочого часу майбутній працівник указує в заяві про прийняття на роботу.

Якщо роботодавець згоден, то він, у свою чергу, обумовлює такі умови роботи, проставляючи відмітку в рядку «тривалість робочого дня (тижня) при роботі з неповним робочим часом» наказу (розпорядження) про прийняття на роботу типової форми № П-1. Також ці умови вказують у наказі про прийняття на роботу, складеному в довільній формі.

Водночас для встановлення неповного робочого часу окремих категорій працівників згоди роботодавця не потрібно. Він зобов’язаний установити неповний робочий день або неповний робочий тиждень за бажанням:

— вагітної жінки;

— жінки, яка має дитину віком до 14 років або дитину-інваліда, в тому числі таку, що перебуває під її опікуванням. Стаття 1861 КЗпП поширює цю пільгу також на батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікунів, піклувальників, одного з прийомних батьків і одного з батьків-вихователів;

— жінки, що здійснює догляд за хворим членом сім’ї згідно з медичним висновком.

Працівникам похилого віку на їх прохання може бути встановлено неповний робочий день або неповний робочий тиждень (ст. 13 Закону № 3721).

Наведемо приклад заяви на встановлення неповного робочого часу при прийнятті на роботу і наказу про прийняття на роботу на неповний робочий день, складеного у довільній формі.

Неповний робочий час можна встановити працівнику і в процесі його трудової діяльності. Якщо це відбувається за ініціативою працівника, то він подає роботодавцеві відповідну заяву в довільній формі. На підставі заяви роботодавець видає наказ (розпорядження) про встановлення неповного робочого часу. Наведемо зразок такого наказу.

Режим неповного робочого часу може встановити за своєю ініціативою і роботодавець. Таке право йому надає ч. 3 ст. 32 КЗпП. При цьому колективним договором може бути визначено нижню межу неповного робочого часу при його введенні за ініціативою роботодавця.

Новий режим роботи дозволяється встановлювати як на певний час, так і на необмежений строк, по всьому підприємству або для окремих відділів чи категорій працівників.

Врахуйте: роботодавець має право встановлювати працівникам неповний робочий час тільки в разі, якщо на підприємстві відбуваються зміни в організації виробництва і праці* (див. лист Мінсоцполітики від 15.07.2011 р. № 195/13/1334).

* Як зазначив ВСУ в п. 10 постанови № 9, під зміною в організації виробництва і праці слід розуміти раціоналізацію робочих місць, введення нових форм організації праці (наприклад, перехід на бригадну форму організації праці), впровадження передових методів, технологій тощо.

Розглянемо документальне оформлення встановлення режиму неповного робочого часу за ініціативою роботодавця.

Отже, роботодавець, який вирішив скористатися положеннями ч. 3 ст. 32 КЗпП, повинен:

1) погодити рішення про встановлення неповного робочого часу з виборним органом первинної профспілкової організації, що діє на підприємстві (п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП);

2) видати наказ про заходи з установлення неповного робочого часу у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці;

3) попередити працівників не пізніше ніж за 2 місяці про майбутні зміни (ст. 32 і 103 КЗпП). Зробити це можна, вручивши кожному працівнику під підпис повідомлення про зміну істотних умов праці, складене в довільній формі. Якщо працівник відмовляється отримувати таке повідомлення або ставити підпис, складають відповідний акт;

4) напередодні встановлення неповного робочого часу:

— отримати від працівників згоду або відмову від продовження роботи в нових умовах праці. Для цього підійде, наприклад, розписка або письмова заява працівника про згоду/відмову від продовження роботи у зв’язку зі змінами істотних умов праці.

Важливо! Працівники повинні надати згоду на продовження роботи в нових умовах праці, а не на встановлення неповного робочого часу. Адже в разі встановлення такого режиму роботи за ініціативою роботодавця згоди працівника не потрібно;

— видати наказ про встановлення неповного робочого часу. З наказом ознайомити працівників, яких він стосується, під підпис;

— видати наказ про припинення трудових договорів на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП з працівниками, що відмовилися продовжувати роботу в нових умовах праці. З наказом ознайомити працівників під підпис;

5) внести відповідні зміни до внутрішніх нормативних актів роботодавця, що регулюють питання тривалості робочого часу працівників.

Наведемо зразки:

— наказу про заходи з установлення неповного робочого часу;

— повідомлення працівника про встановлення режиму неповного робочого часу;

— заяви про відмову від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці.

Важливо! Оформлення працівника на неповний робочий час при фактичному виконанні роботи протягом повного часу загрожує роботодавцю штрафом у 30-кратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого здійснено правопорушення.

Тому майте на увазі: «трудові» інспектори будуть дуже уважні до змісту документів, якими встановлюється неповний робочий час.

робота у вихідні дні, робота у святкові дні, робота в неробочі дні, надурочна робота, неповний робочий час, відрядження, графік відпусток, щорічна відпустка, відкликання з відпустки, навчальна відпустка, відпустка без збереження зарплати, документальне оформлення додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті