(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
9/11
Налоги и бухгалтерский учет
Налоги и бухгалтерский учет
Октябрь , 2017/№ 84

Работа и отдых: документальное оформление (ч. 2)

http://tinyurl.com/y46eeana

7.4. Командировки работников: документальное сопровождение

Трудовые отношения между предприятием и работником, направленным в командировку, регулирует прежде всего КЗоТ. Помогает ему в решении «командировочных» вопросов Инструкция № 59. Кроме того, для определения сумм и состава расходов на командировку используется постановление № 98. А ответы на «налогово-командировочные» вопросы следует искать в НКУ.

Но (!) положения Инструкции № 59 и постановления № 98 обязательны только для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств. На хозрасчетные предприятия нормы этих документов не распространяются, а имеют для них лишь справочный (вспомогательный) характер. Поэтому

наиболее оптимальный вариант для хозрасчетников — собственное внутреннее Положение о служебных командировках на базе Инструкции № 59

Причем такое Положение должно полностью соответствовать требованиям КЗоТ и НКУ и в то же время регламентировать те командировочные вопросы, которым не уделено достаточного внимания в этих кодексах. Грамотно составить Положение о служебных командировках вам поможет «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 84, с. 3.

Направление работника в командировку начинается с издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя предприятия.

Основанием для такого приказа (распоряжения) служит докладная записка руководителя соответствующего структурного подразделения или самого работника.

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку может быть оформлен на одного или нескольких работников. Причем его составляют в случае командировки как в пределах Украины, так и за границу.

В приказе (распоряжении) указывают:

— фамилию, имя и отчество командируемого лица, его профессию (должность), структурное подразделение;

— место назначения (страну, город, предприятие, куда командируется работник);

— срок командировки (даты ее начала и окончания);

— цель командировки и основание (служебное задание или другой документ).

Кроме того, в приказе может быть отражена и другая информация. Так, руководитель предприятия вправе ввести дополнительные ограничения относительно суммы средств, выдаваемых командированному работнику (в пределах установленных норм), а также целей их использования. Например:

— установить, каким именно видом транспорта следует воспользоваться, если место командировки с местом постоянной работы связывает несколько видов транспорта;

— предусмотреть, что стоимость проезда железнодорожным транспортом возмещается только в пределах стоимости места в купе, а в случае использования авиатранспорта — оговорить класс перелета;

— предусмотреть, что стоимость проживания возмещается в пределах стоимости номера в гостинице определенной категории и т. д.

Вместе с тем руководитель может принять решение о компенсации командированным работникам дополнительных расходов, которые не предусмотрены НКУ и Инструкцией № 59. Однако в этом случае помните: дополнительно возмещенные расходы включаются в совокупный налогооблагаемый доход физического лица.

Также в приказе в случае необходимости указывают информацию о том, что работник специально командирован для работы в выходные, праздничные и нерабочие дни (см. письмо Минтруда от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08). При этом помните о необходимости соблюдать процедуру, предусмотренную законодательством для привлечения к работе в такие дни (см. подраздел 7.1 на с. 82).

Направляете работника в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания? Тогда о такой возможности также не забудьте указать в «командировочном» приказе.

Как правило, приказ о направлении работника в командировку составляет работник кадровой службы. Затем его подписывает руководитель предприятия или уполномоченное им на это лицо.

После оформления приказа содержащуюся в нем информацию доводят до сведения работника под подпись

Оформив приказ, не забудьте выдать его копию командируемому работнику. Копия приказа будет основанием для того, чтобы в счет за проживание в гостинице по месту командирования не был включен туристический сбор. Ведь плательщиками туристического сбора не являются, в частности, лица, прибывшие в командировку (п.п. «б» п.п. 268.2.2 НКУ).

Приведем примеры приказов о направлении в командировку на с. 99.

Бывает, что в силу тех или иных форс-мажорных обстоятельств (затянувшиеся переговоры, болезнь, отсутствие билетов на нужный рейс и т. д.) работник вынужден задержаться в командировке. Как поступить в этом случае?

В данной ситуации руководитель предприятия может принять решение о продлении срока командировки (см. п. 10 разд. II и п. 4 разд. III Инструкции № 59).

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника к месту постоянной работы. Основанием для этого служит докладная записка работника или его непосредственного руководителя.

При этом к докладной записке стоит приложить документ, подтверждающий причины задержки (в оригинале), например, документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, справку железной дороги об отсутствии билетов, акт ремонта транспортного средства и т. п.

О продлении срока командировки руководитель предприятия издает соответствующий приказ (распоряжение)

Причем такой приказ, на наш взгляд, целесообразно издать до получения от работника Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Приведем примеры составления докладной записки и приказа о продлении командировки ниже.

«Командировочные» документы специалисты Гоструда могут потребовать во время проведения инспекционного посещения по вопросам соблюдения гарантий, предусмотренных трудовым законодательством командированным работникам. Кроме того, в этом случае проверят правильность начисления заработной платы работников за время командировки. Подробно о расчете заработной платы за период командировки вы можете узнать из спецвыпуска «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 84, с. 38.

7.5. Порядок оформления ежегодных отпусков

График отпусков

Работники предприятия не вправе использовать отпуск, когда им вздумается. Конкретный срок «похода» в ежегодный отпуск обязательно должен быть согласован с работодателем. Иначе «самоволка» работника может быть расценена как нарушение трудовой дисциплины.

Очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиком отпусков.

Обычно инициатором разработки и составления графика отпусков на предстоящий год выступает руководитель предприятия. Именно он издает приказ (распоряжение) о составлении такого графика. Приведем образец приказа о составлении графика отпусков.

График отпусков составляют, как правило, ежегодно в самом начале календарного года — не позднее 5 января текущего года (п. 20 Типовых правил № 213).

Заметьте: составление графика отпусков — процедура обязательная для всех работодателей, в том числе и предпринимателей (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15).

А как насчет формы графика? Сразу скажем, что унифицированной формы этого документа нет, поэтому каждое предприятие вправе разработать свою форму графика, удобную в использовании.

При составлении графика отпусков учитывайте важные правила. Перечислим их.

1. В график включают всех работников предприятия, имеющих право на отпуск в соответствии со ст. 2 Закона об отпусках, в том числе совместителей. А вот физлица, выполняющие работы (предоставляющие услуги) на основании гражданско-правовых договоров, права на отпуск не имеют, а значит, и в график их включать не нужно.

2. Конкретные даты начала и окончания отпуска в графике обычно не указывают, а устанавливают только месяцы его начала и окончания (например, июль — август). Ведь на момент наступления предположительной даты отпуска либо у работодателя, либо у работника могут измениться обстоятельства.

Конкретную дату начала и окончания отпуска после ее согласования работодатель доводит до сведения работника в письменной форме

Хотя при желании в графике могут быть проставлены и точные «отпускные» даты.

3. При составлении графика учитывают как личные интересы работников и их возможности для отдыха, так и производственные интересы. Поэтому каждый работник имеет право предложить наиболее благоприятный период для своего отпуска, однако конкретную дату необходимо согласовать с работодателем уже с учетом его интересов.

4. Составляя график отпусков, помните о категориях работников, которым отпуск должен быть предоставлен в любое удобное для них время. Перечень таких категорий определяют ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, другие законы, коллективный или трудовой договор. Правда, несмотря на свои привилегии, такие товарищи все равно должны уведомить работодателя о желаемом периоде отпуска.

5. В график вносят все виды отпусков, на которые имеет право работник:

— ежегодный основной отпуск;

— ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, за особый характер труда, другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством и/или коллективным договором;

— дополнительный отпуск работникам, имеющим детей.

А вот учебные отпуска в графике не отражают. Ведь начало такого отпуска не зависит ни от интересов производства, ни от желания самого работника. Конкретный период учебного отпуска будет указан в справке-вызове на сессию.

6. Продолжительность ежегодного основного отпуска, предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, должна быть не меньше чем 24 календарных дня.

7. Если у работника есть неиспользованные дни отпусков за прошлые годы, то в графике на текущий год предусматривают период и для их предоставления. Однако предупреждаем: ст. 11 Закона об отпусках запрещает не предоставлять ежегодные отпуска полной продолжительности в течение 2 лет подряд, а также не предоставлять их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

8. При составлении графика отпусков учитывайте установленные ст. 12 Закона об отпусках правила деления отпуска на части. Так, ежегодный отпуск по желанию работника может быть поделен на части любой продолжительности, при условии, что основная непрерывная часть отпуска составляет не менее 14 календарных дней.

Выходит, что:

— во-первых, отпуск делят на части по желанию работника, но с согласия работодателя;

— во-вторых, хотя основная непрерывная часть ежегодного отпуска и должна быть не менее 14 календарных дней, но вовсе не обязательно, чтобы она была предоставлена работнику первой. Соглашается с этим и Минсоцполитики (см. письмо от 05.07.2013 г. № 290/13/116-13). Единственное условие: неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Так что, если отпуск делится на части, это также указывают в графике отпусков.

Составленный график согласуют с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Образец сопроводительного письма в профком предприятия о согласовании графика см. на с. 103.

После согласования с профкомом (профсоюзным представителем) график отпусков утверждают либо приказом (распоряжением) руководителя предприятия, либо непосредственно грифом утверждения.

Приведем образец приказа об утверждении графика отпусков.

Если график отпусков утверждают грифом утверждения (без составления приказа (распоряжения)), то такой гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности, подписи, инициала(ов), фамилии лица, утверждающего документ, и даты.

Утвержденный график доводят до сведения всех работников, лучше под подпись (для этого в нем стоит предусмотреть отдельную графу).

Каким может быть график отпусков, см. на с. 104.

Соблюдать утвержденный график отпусков обязаны и работодатель, и работники.

О дате начала отпуска согласно графику работодатель письменно уведомляет работника не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока и издает соответствующий приказ. Причем уведомить работника о начале отпуска — это не право, а обязанность работодателя (ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Как это сделать? Есть два способа:

1) направить работнику уведомление о дате начала отпуска. Его составляют в произвольной форме, причем лучше в двух экземплярах: первый — для работника, второй (с отметкой об уведомлении работника) — для кадровой службы;

2) ознакомить работника с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска под подпись.

А вот получать от работника заявление о предоставлении ему законного ежегодного отпуска ни КЗоТ, ни Закон об отпусках работодателя не обязывают.

Если работодатель в установленный срок не предупредит работника о начале отпуска, тот может потребовать перенести отпуск на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

Приведем образец формы уведомления о начале ежегодного отпуска.

Следующий этап документального оформления — составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Его типовая форма № П-3 утверждена приказом № 489. Основанием для составления такого приказа (распоряжения) является утвержденный график отпусков на соответствующий год.

Приведем образец приказа на с. 106.

Впрочем, приказ о предоставлении отпуска вы можете составить и в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3 и соблюдая требования ДСТУ 4163-2003.

На основании такого приказа (распоряжения) отдел кадров вносит информацию о предоставляемом работнику отпуске в раздел V «ВІДПУСТКИ» личной карточки (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495), а бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных.

Еще раз подчеркнем: если работники уходят в отпуск строго по графику, то необходимости в заявлении о предоставлении отпуска нет.

Другое дело, если отпуск работнику понадобился срочно. Например, ему «подвернулась» путевка на санаторно-курортное лечение. Тогда поступают так:

1) работник подает руководителю предприятия заявление о предоставлении отпуска, согласованное со своим непосредственным руководителем. В заявлении он указывает желаемую дату ухода в отпуск и его продолжительность;

2) кадровая служба оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска в соответствии с резолюцией, проставленной руководителем предприятия на заявлении работника.

Как составить приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, вы уже знаете (см. с. 106). Теперь посмотрите, как выглядит заявление о предоставлении отпуска.

При этом не забудьте внести соответствующие изменения в график отпусков.

В каких еще случаях действующий график отпусков придется изменить?

Такая необходимость может возникнуть, если в отпуск будут идти работники, принятые в текущем году после утверждения графика.

Кроме того, изменить график следует, если работающий на предприятии «льготник» решил «передвинуть» свой отпуск на другие даты. Отказать ему в переносе отпуска нельзя.

Да и другим работникам отпуск может быть перенесен при определенных обстоя- тельствах.

Какие документы в этой ситуации нужно оформить, читайте далее.

Перенос отпуска

Условно все случаи переноса ежегодного отпуска можно разделить на три группы:

1) по требованию работника;

2) в связи с непредвиденными обстоятельствами;

3) по инициативе работодателя.

Самостоятельно решать вопрос о переносе отпуска на другой период либо о его продлении работник не вправе (см. письмо Минсоцполитики от 31.01.2012 г. № 30/13/133-12).

После того как работодатель и работник согласуют новую дату ухода в отпуск или решат его (его часть) перенести, издают соответствующий приказ (распоряжение) и вносят изменения в график отпусков.

Приведем образцы заявления работника и приказа руководителя предприятия о переносе отпуска.

А уже непосредственно перед тем, как работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска, руководитель предприятия на основании графика отпусков издаст новый приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. С этим приказом работника ознакомляют под подпись. О дате начала отпуска работника в общем порядке уведомляют в письменном виде не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока.

Отзыв из отпуска

Прежде всего помните: отозвать работника из отпуска можно только в исключительных случаях, установленных ч. 8 ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках. А именно для:

— предотвращения стихийного бедствия или производственной аварии;

— немедленного устранения последствий стихийного бедствия или производственной аварии;

— предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия.

Также разрешается отзывать из отпуска в других случаях, предусмотренных законодательством.

При этом основная непрерывная часть отпуска работника (до отзыва или после) должна составлять не менее 14 календарных дней.

Все начинается с докладной записки на имя руководителя предприятия. В ней приводят причины, по которым вызвать на подмогу нужно именно отпускника.

После того как руководитель «даст добро», заручитесь согласием работника в письменном виде. Что дальше? А дальше для отзыва работника из отпуска руководитель предприятия издает соответствующий приказ (распоряжение).

Унифицированной формы такого документа нет, поэтому его составляют в произвольной форме (см. образец приказа ниже).

Работник считается отозванным из отпуска со дня выхода на работу.

Более подробно с «отпускными» вопросами вы можете ознакомиться в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 32.

Учтите: отсутствие графика отпусков, неуведомление (несвоевременное уведомление) работников о дате начала отпуска, неправомерный отзыв работника из отпуска относятся к прочим нарушениям законодательства о труде и могут привести к наложению штрафов как на работодателя, так и на его должностных лиц (см. раздел 1 на с. 2). Поэтому упомянутые в этом подразделе документы, конечно же, заинтересуют «трудового» инспектора при проведении инспекционного посещения, связанного с нарушением трудовых прав работников.

7.6. Особенности оформления учебного отпуска

Работникам, которые совмещают работу с учебой, помимо ежегодных отпусков, законодательство гарантирует предоставление и оплату дополнительных отпусков в связи с обучением (далее — учебный отпуск)*.

* С продолжительностью и условиями предоставления учебных отпусков вы можете ознакомиться в тематическом выпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 70, с. 14.

Для того чтобы воспользоваться своим правом на дополнительный оплачиваемый учебный отпуск, работник должен подать работодателю следующие документы:

1) заявление о предоставлении ему дополнительного отпуска в связи с обучением;

2) справку-вызов учебного заведения, в котором работник обучается. Форма справки-вызова (ф. № Н-5.01) утверждена приказом Минобразования от 06.06.2017 г. № 794. Она используется с 29.08.2017 г.

В справке-вызове должны быть указаны:

— наименование учебного заведения;

— номер и дата выдачи справки;

— наименование предприятия, на котором работает студент;

— фамилия, имя и отчество работника-студента;

— форма обучения;

— курс, на котором обучается работник, факультет (отделение);

— период учебного отпуска;

— основание для предоставления такого отпуска (для сдачи сессии, для установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи государственных экзаменов (аттестации), подготовки и защиты дипломной работы).

Справка-вызов содержит также информацию об успеваемости работника-студента. Она является подтверждением того, что работник-студент обучается успешно.

Эта справка должна быть подписана должностным лицом учебного заведения и заверена его печатью.

На основании вышеуказанных документов работодатель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска в связи с обучением.

Для этого можно использовать типовую форму № П-3, утвержденную приказом № 489, либо составить приказ в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3.

Образцы заявления и приказа (распоряжения) о предоставлении учебного отпуска см. на с. 110 и 111 соответственно.

7.7. Отпуск без сохранения заработной платы

Работники могут воспользоваться правом на отпуск без сохранения заработной платы на основании ст. 84 КЗоТ, ст. 25 и 26 Закона об отпусках.

Отпуск «за свой счет» предоставляют:

в обязательном порядке на основании ст. 25 Закона об отпусках в связи с определенными событиями в жизни работника. При этом прежде всего необходимо желание работника уйти в такой отпуск. В этом случае работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска. А вот отправлять работника в отпуск «за свой счет» принудительно без его согласия ни в коем случае нельзя. Это явное нарушение трудовых норм (см. письмо Минсоцполитики от 19.09.2013 г. № 416/13/116-13);

по договоренности сторон в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках. Такой отпуск продолжительностью не более 15 календарных дней в год может быть предоставлен с согласия руководителя любому работнику на основании просьбы последнего по семейным обстоятельствам или другим причинам.

Кроме того, отдельные виды неоплачиваемых отпусков могут устанавливаться другими законодательными актами. Подробнее с продолжительностью и причинами предоставления отпусков без сохранения заработной платы вы можете ознакомиться в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 58, с. 28.

Любой из неоплачиваемых отпусков предоставляется работнику на основании письменного заявления (см. с. 112). В нем должны быть указаны:

— причина, по которой работник просит предоставить неоплачиваемый отпуск;

— дата начала отпуска;

— продолжительность отпуска.

Если работник претендует на получение неоплачиваемого отпуска, который работодатель обязан предоставить, то к заявлению следует приложить соответствующие подтверждающие документы.

Например, желая получить отпуск в связи с бракосочетанием, работник предъявляет справку из органов государственной регистрации актов гражданского состояния о подаче соответствующего заявления.

А вот чтобы воспользоваться отпуском на основании ст. 26 Закона об отпусках, никаких дополнительных подтверждений к заявлению работник прилагать не должен

В заявлении на такой отпуск работник просто указывает семейные обстоятельства или другие причины, из-за которых возникла необходимость в этом отпуске. Причем на законодательном уровне перечень этих причин не установлен. Поэтому решение о том, предоставлять отпуск или отказать, принимает сам работодатель в зависимости от важности такой причины в жизни работника.

После рассмотрения заявления работника издают приказ (распоряжение) руководителя предприятия о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Ознакомьтесь с примером заявления и приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска «за свой счет» (см. с. 113).

выводы

  • Чтобы привлечь сотрудников к работе в выходной день, следует получить разрешение выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя).
  • Если работник задержался на работе по собственной инициативе, то такую работу не считают сверхурочной.
  • Установить режим неполного рабочего времени можно как при приеме на работу, так и позднее.
  • Направление работника в командировку начинается с издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя предприятия.
  • Очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиком отпусков.
  • Чтобы воспользоваться правом на учебный отпуск, работник должен подать работодателю соответствующее заявление и справку-вызов учебного заведения, в котором он обучается.
  • Любой из неоплачиваемых отпусков предоставляется работнику на основании письменного заявления.
Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
работа в выходные дни, работа в праздничные дни, работа в нерабочие дни, сверхурочная работа, неполное рабочее время, командировки, график отпусков, ежегодный отпуск, отзыв из отпуска, учебный отпуск, отпуск без сохранения зарплаты, документальное оформление добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Ваша оценка учтена! Оцените статью :
  • Хорошо
  • Нормально
  • Плохо
Поделиться:
Комментарии к статье