7.4. Відрядження працівників: документальний супровід
Трудові відносини між підприємством і працівником, направленим у відрядження, регулює, передусім, КЗпП. Допомагає йому у вирішенні «відрядних» питань Інструкція № 59. Крім того, для визначення сум і складу витрат на відрядження використовується постанова № 98. А відповіді на «податково-відрядні» запитання слід шукати в ПКУ.
Але (!) положення Інструкції № 59 і постанови № 98 обов’язкові тільки для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. На госпрозрахункові підприємства норми цих документів не поширюються, а мають для них лише довідковий (допоміжний) характер. Тому
найоптимальніший варіант для госпрозрахунківців — власне внутрішнє Положення про службові відрядження на базі Інструкції № 59
Причому таке Положення повинне повністю відповідати вимогам КЗпП і ПКУ і водночас регламентувати ті відрядні питання, яким не приділено достатньої уваги в цих кодексах. Грамотно скласти Положення про службові відрядження вам допоможе «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 84, с. 3.
Направлення працівника у відрядження розпочинається з видання відповідного наказу (розпорядження) керівника підприємства.
Підставою для такого наказу (розпорядження) слугує доповідна записка керівника відповідного структурного підрозділу або самого працівника.
Наказ (розпорядження) про направлення у відрядження може бути оформлений на одного або декількох працівників. Причому його складають у разі відрядження як у межах України, так і за кордон.
У наказі (розпорядженні) вказують:
— прізвище, ім’я і по батькові особи, що відряджається, її професію (посаду), структурний підрозділ;
— місце призначення (країну, місто, підприємство, куди відряджається працівник);
— строк відрядження (дати його початку і закінчення);
— мета відрядження та підстава (службове завдання або інший документ).
Крім того, в наказі може бути відображена й інша інформація. Так, керівник підприємства має право ввести додаткові обмеження щодо суми коштів, які видаються працівнику, що відряджається (в межах установлених норм), а також цілей їх використання. Наприклад:
— установити, яким саме видом транспорту слід скористатися, якщо місце відрядження з місцем постійної роботи зв’язує декілька видів транспорту;
— передбачити, що вартість проїзду залізничним транспортом відшкодовується тільки в межах вартості місця в купе, а в разі використання авіатранспорту — обумовити клас перельоту;
— передбачити, що вартість проживання відшкодовується в межах вартості номера в готелі певної категорії тощо.
Водночас керівник може прийняти рішення про компенсацію працівникам, що відряджаються, додаткових витрат, які не передбачені ПКУ й Інструкцією № 59. Проте в цьому випадку пам’ятайте: додатково відшкодовані витрати включаються в сукупний оподатковуваний дохід фізичної особи.
Також у наказі в разі потреби вказують інформацію про те, що працівник спеціально відряджається для роботи у вихідні, святкові та неробочі дні (див. лист Мінпраці від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08). При цьому пам’ятайте про необхідність дотримувати процедури, передбаченої законодавством для залучення до роботи в такі дні (див. підрозділ 7.1 на с. 82).
Направляєте працівника в місцевість, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання? Тоді про таку можливість також не забудьте вказати у «відрядному» наказі.
Зазвичай, наказ про направлення працівника у відрядження складає працівник кадрової служби. Потім його підписує керівник підприємства або уповноважена ним на це особа.
Після оформлення наказу інформацію, що міститься в ньому, доводять до відома працівника під підпис
Оформивши наказ, не забудьте видати його копію працівнику, що відряджається. Копія наказу буде підставою для того, щоб у рахунок за проживання в готелі за місцем відряджання не був уключений туристичний збір. Адже платниками туристичного збору не є, зокрема, особи, що прибули у відрядження (п.п. «б» п.п. 268.2.2 ПКУ).
Наведемо приклади наказів про направлення у відрядження на с. 99.
Буває, що через ті або інші форс-мажорні обставини (тривалі переговори, хвороба, відсутність квитків на потрібний рейс тощо) працівник вимушений затриматися у відрядженні. Як діяти в цьому випадку?
У цій ситуації керівник підприємства може прийняти рішення про продовження строку відрядження (див. п. 10 розд. II і п. 4 розд. III Інструкції № 59).
Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття працівника, що відряджається, до місця постійної роботи. Підставою для цього служить доповідна записка працівника або його безпосереднього керівника.
При цьому до доповідної записки варто додати документ, що підтверджує причини затримки (в оригіналі), наприклад, документ, який підтверджує тимчасову непрацездатність, довідку залізниці про відсутність квитків, акт ремонту транспортного засобу тощо.
Про продовження строку відрядження керівник підприємства видає відповідний наказ (розпорядження)
Причому такий наказ, на наш погляд, доцільно видати до отримання від працівника Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
Наведемо приклади доповідної записки і наказу про продовження відрядження.
«Відрядні» документи фахівці Держпраці можуть вимагати під час проведення інспекційного відвідування з питань дотримання гарантій, передбачених трудовим законодавством працівникам, що відряджаються. Крім того, в цьому випадку перевірять правильність нарахування заробітної плати працівників за час відрядження. Детально про розрахунок заробітної плати за період відрядження ви можете дізнатися зі спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 84, с. 38.
7.5. Порядок оформлення щорічних відпусток
Графік відпусток
Працівники підприємства не мають права використовувати відпустку, коли їм заманеться. Конкретний строк «походу» в щорічну відпустку обов’язково має бути погоджений з роботодавцем. Інакше «самовільність» працівника може бути розцінена як порушення трудової дисципліни.
Черговість надання щорічних відпусток визначається графіком відпусток.
Зазвичай ініціатором розробки і складання графіка відпусток на майбутній рік виступає керівник підприємства. Саме він видає наказ (розпорядження) про складання такого графіка. Наведемо зразок наказу про складання графіка відпусток.
Графік відпусток складають, зазвичай, щорічно на самому початку календарного року — не пізніше 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил № 213).
Зверніть увагу: складання графіка відпусток — процедура обов’язкова для всіх роботодавців, у тому числі й підприємців (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15).
А як щодо форми графіка? Відразу зауважимо, що уніфікованої форми цього документа немає, тому кожне підприємство має право розробити свою форму графіка, зручну у використанні.
При складанні графіка відпусток враховуйте важливі правила. Перелічимо їх.
1. У графік включають усіх працівників підприємства, що мають право на відпустку відповідно до ст. 2 Закону про відпустки, у тому числі сумісників. А ось фізособи, які виконують роботи (надають послуги) на підставі цивільно-правових договорів, права на відпустку не мають, тобто у графік їх включати не потрібно.
2. Конкретні дати початку і закінчення відпустки в графіку зазвичай не вказують, а встановлюють тільки місяці його початку і закінчення (наприклад, липень — серпень). Адже на момент настання передбачуваної дати відпустки або в роботодавця, або в працівника можуть змінитися обставини.
Конкретну дату початку і закінчення відпустки після її погодження роботодавець доводить до відома працівника в письмовій формі
Хоча за бажання в графіку можуть бути проставлені і точні «відпускні» дати.
3. При складанні графіка враховують як особисті інтереси працівників і їх можливості для відпочинку, так і виробничі інтереси. Тому кожен працівник має право запропонувати найбільш прийнятний період для своєї відпустки, проте конкретну дату необхідно погоджувати з роботодавцем уже з урахуванням його інтересів.
4. Складаючи графік відпусток, пам’ятайте про категорії працівників, яким відпустка має бути надана в будь-який зручний для них час. Перелік таких категорій визначають ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, інші закони, колективний або трудовий договір. Щоправда, незважаючи на свої привілеї, такі товариші все одно повинні повідомити роботодавцю про бажаний період відпустки.
5. У графік вносять усі види відпусток, на які має право працівник:
— щорічну основну відпустку;
— щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці, за особливий характер праці, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством та/або колективним договором;
— додаткову відпустку працівникам, які мають дітей.
А ось навчальні відпустки в графіку не відображають. Адже початок такої відпустки не залежить ні від інтересів виробництва, ні від бажання самого працівника. Конкретний період навчальної відпустки буде вказаний у довідці-виклику на сесію.
6. Тривалість щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, має бути не менше ніж 24 календарні дні.
7. Якщо в працівника є невикористані дні відпусток за минулі роки, то в графіку на поточний рік передбачають період і для їх надання. Проте попереджаємо: ст. 11 Закону про відпустки забороняє не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років поспіль, а також не надавати їх протягом робочого року особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці.
8. При складанні графіка відпусток враховуйте встановлені ст. 12 Закону про відпустки правила поділу відпустки на частини. Так, щорічна відпустка за бажанням працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості, за умови, що основна безперервна частина відпустки складає не менше 14 календарних днів.
Виходить, що:
— по-перше, відпустку ділять на частини за бажанням працівника, але за згодою роботодавця;
— по-друге, хоча основна безперервна частина щорічної відпустки і має бути не менше 14 календарних днів, але зовсім не обов’язково, щоб вона була надана працівнику першою. Погоджується із цим і Мінсоцполітики (див. лист від 05.07.2013 р. № 290/13/116-13). Єдина умова: невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, зазвичай, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Тож якщо відпустка ділиться на частини, це також указують у графіку відпусток.
Складений графік погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Зразок супровідного листа в профком підприємства про погодження графіка див. на с. 103.
Після погодження з профкомом (профспілковим представником) графік відпусток затверджують або наказом (розпорядженням) керівника підприємства, або безпосередньо грифом затвердження.
Наведемо зразок наказу про затвердження графіка відпусток.
Якщо графік відпусток затверджують грифом затвердження (без складання наказу (розпорядження)), то такий гриф повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і двокрапки), найменування посади, підпису, ініціала(ів), прізвища особи, що затверджує документ, і дати.
Затверджений графік доводять до відома всіх працівників, краще під підпис (для цього в ньому варто передбачити окрему графу).
Як може виглядати графік відпусток, див. на с. 104.
Дотримувати затвердженого графіка відпусток зобов’язані і роботодавець, і працівники.
Про дату початку відпустки згідно з графіком роботодавець письмово повідомляє працівника не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку і видає відповідний наказ. Причому повідомити працівнику про початок відпустки — це не право, а обов’язок роботодавця (ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).
Як це зробити? Є два способи:
1) направити працівнику повідомлення про дату початку відпустки. Його складають у довільній формі, причому краще у двох екземплярах: перший — для працівника, другий (з відміткою про повідомлення працівнику) — для кадрової служби;
2) ознайомити працівника з наказом (розпорядженням) про надання відпустки під підпис.
А ось отримувати від працівника заяву про надання йому законної щорічної відпустки ні КЗпП, ні Закон про відпустки роботодавця не зобов’язують.
Якщо роботодавець у встановлений строк не попередить працівника про початок відпустки, той може вимагати перенести відпустку на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).
Наведемо зразок форми повідомлення про початок щорічної відпустки.
Наступний етап документального оформлення — складання наказу (розпорядження) про надання відпустки. Його типова форма № П-3 затверджена наказом № 489. Підставою для складання такого наказу (розпорядження) є затверджений графік відпусток на відповідний рік.
Наведемо зразок наказу на с. 106.
Утім, наказ про надання відпустки ви можете скласти і в довільній формі, включивши в нього всі реквізити типової форми № П-3 і дотримуючи вимог ДСТУ 4163-2003.
На підставі такого наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить інформацію про відпустку, що надається працівнику, в розділ V «ВІДПУСТКИ» особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.
Ще раз підкреслимо: якщо працівники йдуть у відпустку строго за графіком, то необхідності в заяві про надання відпустки немає.
Інша справа, якщо відпустка працівнику знадобилася терміново. Наприклад, йому дісталася путівка на санаторно-курортне лікування. Тоді діють так:
1) працівник подає керівнику підприємства заяву про надання відпустки, погоджену зі своїм безпосереднім керівником. У заяві він указує бажану дату виходу у відпустку та її тривалість;
2) кадрова служба оформляє наказ (розпорядження) про надання відпустки відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства на заяві працівника.
Як скласти наказ (розпорядження) про надання відпустки, ви вже знаєте (див. с. 106). Тепер подивіться, як виглядає заява про надання відпустки.
При цьому не забудьте внести відповідні зміни в графік відпусток.
У яких ще випадках діючий графік відпусток доведеться змінити?
Така необхідність може виникнути, якщо у відпустку йтимуть працівники, прийняті в поточному році після затвердження графіка.
Крім того, змінити графік слід, якщо працюючий на підприємстві «пільговик» вирішив «пересунути» свою відпустку на інші дати. Відмовити йому в перенесенні відпустки не можна.
Та й іншим працівникам відпустка може бути перенесена за певних обставин. Які документи в цій ситуації потрібно оформити, читайте далі.
Перенесення відпустки
Умовно всі випадки перенесення щорічної відпустки можна розділити на три групи:
1) на вимогу працівника;
2) у зв’язку з непередбаченими обставинами;
3) за ініціативою роботодавця.
Самостійно вирішувати питання про перенесення відпустки на інший період або її продовження працівник не має права (див. лист Мінсоцполітики від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12).
Після того, як роботодавець і працівник погодять нову дату виходу у відпустку або вирішать її (її частину) перенести, видають відповідний наказ (розпорядження) і вносять зміни в графік відпусток.
Наведемо зразки заяви працівника і наказу керівника підприємства про перенесення відпустки.
А вже безпосередньо перед тим, як працівнику буде надана невикористана частина відпустки, керівник підприємства на підставі графіка відпусток видасть новий наказ (розпорядження) про надання відпустки. Із цим наказом працівника ознайомлюють під підпис. Про дату початку відпустки працівнику в загальному порядку повідомляють письмово не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку.
Відкликання з відпустки
Передусім пам’ятайте: відкликати працівника з відпустки можна тільки у виняткових випадках, установлених ч. 8 ст. 79 КЗпП і ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки. А саме для:
— відвернення стихійного лиха або виробничої аварії;
— негайного усунення наслідків стихійного лиха або виробничої аварії;
— відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства.
Також дозволяється відкликати з відпустки в інших випадках, передбачених законодавством.
При цьому основна безперервна частина відпустки працівника (до відкликання чи після) повинна складати не менше 14 календарних днів.
Усе розпочинається з доповідної записки на ім’я керівника підприємства. У ній наводять причини, з яких викликати на підмогу потрібно саме відпускника.
Після того, як керівник «дасть добро», заручіться згодою працівника письмово. Що далі? А далі для відкликання працівника з відпустки керівник підприємства видає відповідний наказ (розпорядження).
Уніфікованої форми такого документа немає, тому його складають у довільній формі (див. зразок наказу нижче).
Працівник вважається відкликаним з відпустки з дня виходу на роботу.
Детальніше з «відпускними» питаннями ви можете ознайомитися в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 32.
Врахуйте: відсутність графіка відпусток, неповідомлення (несвоєчасне повідомлення) працівників про дату початку відпустки, неправомірне відкликання працівника з відпустки належать до інших порушень законодавства про працю і можуть призвести до накладення штрафів як на роботодавця, так і на його посадових осіб (див. розділ 1 на с. 2). Тому згадані в цьому підрозділі документи, звичайно ж, зацікавлять «трудового» інспектора при проведенні інспекційного відвідування, пов’язаного з порушенням трудових прав працівників.
7.6. Особливості оформлення навчальної відпустки
Працівникам, які поєднують роботу з навчанням, окрім щорічних відпусток, законодавство гарантує надання й оплату додаткових відпусток у зв’язку з навчанням (далі — навчальна відпустка)*.
* З тривалістю та умовами надання навчальних відпусток ви можете ознайомитися в тематичному випуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 70, с. 14.
Для того, щоб скористатися своїм правом на додаткову оплачувану навчальну відпустку, працівник повинен подати роботодавцю такі документи:
1) заяву про надання йому додаткової відпустки у зв’язку з навчанням;
2) довідку-виклик навчального закладу, в якому працівник навчається. Форма довідки-виклику (ф. № Н-5.01) затверджена наказом Міносвіти від 06.06.2017 р. № 794. Вона використовується з 29.08.2017 р.
У довідці-виклику мають бути вказані:
— найменування навчального закладу;
— номер і дата видачі довідки;
— найменування підприємства, на якому працює студент;
— прізвище, ім’я і по батькові працівника-студента;
— форма навчання;
— курс, на якому навчається працівник, факультет (відділення);
— період навчальної відпустки;
— підстава для надання такої відпустки (для здачі сесії, для настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання державних іспитів (атестації), підготовки та захисту дипломної роботи).
Довідка-виклик містить також інформацію про успішність працівника-студента. Вона є підтвердженням того, що працівник-студент навчається успішно.
Ця довідка повинна бути підписана посадовою особою навчального закладу і засвідчена його печаткою.
На підставі вищезгаданих документів роботодавець видає наказ (розпорядження) про надання відпустки у зв’язку з навчанням. Для цього можна використати типову форму № П-3, затверджену наказом № 489, або скласти наказ у довільній формі, включивши в нього всі реквізити типової форми № П-3.
Зразки заяви і наказу (розпорядження) про надання навчальної відпустки див. на с. 110 і 111.
7.7. Відпустка без збереження заробітної плати
Працівники можуть скористатися правом на відпустку без збереження заробітної плати на підставі ст. 84 КЗпП, ст. 25 і 26 Закону про відпустки.
Відпустку «за свій рахунок» надають:
— в обов’язковому порядку на підставі ст. 25 Закону про відпустки у зв’язку з певними подіями в житті працівника. При цьому, передусім, потрібне бажання працівника піти в таку відпустку. У цьому випадку роботодавець не має права відмовити в наданні відпустки. А ось відправляти працівника у відпустку «за свій рахунок» примусово без його згоди в жодному разі не можна. Це явне порушення трудових норм (див. лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13);
— за домовленістю сторін відповідно до ст. 26 Закону про відпустки. Така відпустка тривалістю не більше 15 календарних днів на рік може бути надана за згодою керівника будь-якому працівнику на підставі прохання останнього за сімейними обставинами чи іншими причинами.
Крім того, окремі види неоплачуваних відпусток можуть установлюватися іншими законодавчими актами. Детальніше з тривалістю і причинами надання відпусток без збереження заробітної плати ви можете ознайомитися в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 58, с. 28.
Будь-яка з неоплачуваних відпусток надається працівнику на підставі письмової заяви (див. с. 112). У ній мають бути вказані:
— причина, з якої працівник просить надати неоплачувану відпустку;
— дата початку відпустки;
— тривалість відпустки.
Якщо працівник претендує на отримання неоплачуваної відпустки, яку роботодавець зобов’язаний надати, то до заяви слід додати відповідні підтверджуючі документи.
Наприклад, бажаючи отримати відпустку у зв’язку з одруженням, працівник пред’являє довідку з органів державної реєстрації актів цивільного стану про подання відповідної заяви.
А ось щоб скористатися відпусткою на підставі ст. 26 Закону про відпустки, жодних додаткових підтверджень до заяви працівник додавати не повинен
У заяві на таку відпустку працівник просто вказує сімейні обставини або інші причини, через які виникла необхідність у цій відпустці. Причому на законодавчому рівні перелік цих причин не встановлено. Тому рішення про те, надавати відпустку чи відмовити, приймає сам роботодавець залежно від важливості такої причини в житті працівника.
Після розгляду заяви працівника видають наказ (розпорядження) керівника підприємства про надання відпустки без збереження заробітної плати.
Ознайомтеся з прикладом заяви і наказу (розпорядження) про надання відпустки «за свій рахунок» (див. с. 113).
висновки
- Щоб залучити співробітників до роботи у вихідний день, слід отримати дозвіл виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).
- Якщо працівник затримався на роботі за власною ініціативою, то таку роботу не вважають надурочною.
- Установити режим неповного робочого часу можна як при прийнятті на роботу, так і пізніше.
- Направлення працівника у відрядження розпочинається з видання відповідного наказу (розпорядження) керівника підприємства.
- Черговість надання щорічних відпусток визначається графіком відпусток.
- Щоб скористатися правом на навчальну відпустку, працівник повинен подати роботодавцю відповідну заяву і довідку-виклик навчального закладу, в якому він навчається.
- Будь-яка з неоплачуваних відпусток надається працівнику на підставі письмової заяви.
