Подпись в кассовом ордере за должностное лицо предприятия

В избранном В избранное
Печать
Войтенко Татьяна, налоговый эксперт, Голенко Александр, шеф-редактор
Налоги и бухгалтерский учет Август, 2018/№ 64
Может ли в отсутствие руководителя и/или главного бухгалтера подписывать за них кассовые ордера другой работник предприятия?

Как известно, типовые формы кассовых документов, утвержденных в Положении № 148, содержат ряд реквизитов, предполагающих наличие подписей определенных лиц. Наряду с подписью кассира и получателя денег (последняя крайне важна, иначе деньги не будут считаться выданными и при проверке приплюсуются к остатку кассы, что может повлечь за собой ее «перелимит»), это — подписи должностных лиц предприятия. То есть речь идет о реквизитах ордеров «Керівник» и «Головний бухгалтер».

Не повторяя сказанного в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 39, с. 29 о ситуации, когда на предприятии нет должности главбуха, мы тем не менее опять сошлемся на «профильные» пп. 25, 26, 30, 34 Положения № 148, прямо разрешающие ставить в соответствующих реквизитах подписи не непосредственно руководителю и главбуху, а другим работникам, которые прямо уполномочены на это руководителем предприятия (о чем, конечно же, следует упомянуть в утвержденном на предприятии порядке оприходования наличности). Заметим кстати, что абзац второй п. 26 Положения № 148 на тех РКО, которые составлены на основании приложенных (с указанием в соответствующем реквизите «Додаток:» номеров и дат) заявлений, счетов, авансовых отчетов и т. п., подписанных руководителем, разрешает обойтись без подписи последнего (ну или другого уполномоченного на такую подпись лица).

Так вот, если подпись на ордере ставит не «полноправный» руководитель/главбух, а «уполномоченное лицо предприятия», то очень важно, чтобы: (1) такое лицо подписывалось строго согласно своим делегированным полномочиям, т. е. за «свое» должностное лицо; (2) в ордере были указаны фамилия и инициалы именно фактического «подписанта» — этого прямо требуют налоговики в письмах ГФСУ от 13.07.2018 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК; (3) «штатные» реквизиты типовой формы «Керівник» и «Головний бухгалтер» остались бы в неприкосновенности; (4) фамилия и инициалы реального «подписанта» (мы считаем — и его реальная должность, хотя налоговики этого прямо и не требуют) могут как вписываться в ордер от руки, так и впечатываться принтером. Ведь ни тот, ни другой вариант заполнения не противоречат предписанию п. 32 Положения № 148

любым способом, который обеспечил бы должное сохранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока

Это — что касается бумажных (в том числе формируемых на компьютере) кассовых ордеров, а для формально разрешенных — «абсолютно электронных» — критически важно обеспечить совпадение указанного в ордере лица с наложенной на такой электронный документ ЭЦП именно такого лица. Причем такая ЭЦП должна накладываться лично (пусть и дистанционно — это обеспечивают современные средства коммуникации).

Вообще, если говорить о подписании/утверждении кассовых документов, рекомендуем самым серьезным образом относиться к вопросам надежного документального подтверждения (график рабочего времени, должностная инструкция, порядок оприходования наличности и т. д.) того факта, что подпись на кассовом документе поставлена именно должным уполномоченным лицом и именно должным образом (собственноручно — если это закорючка на бумаге, лично — если это ЭЦП). К этому моменту часто придираются проверяющие налоговики, стараясь поставить под сомнение действительность того или иного кассового документа... ☹

И последнее. Чтобы надежно обеспечить сохранность денежных средств, целесообразно не сосредоточивать в руках одного лица права подписывать кассовые ордера за нескольких разных «подписантов»... ☹

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить