Як відомо, типові форми касових документів, затверджених у Положенні № 148, містять низку реквізитів, що передбачають наявність підписів певних осіб. Разом з підписом касира й одержувача грошей (останній — украй важливий, інакше гроші не вважатимуться виданими і при перевірці приплюсуються до залишку каси, що може спричинити її «переліміт»), це — підписи посадових осіб підприємства. Йдеться про реквізити ордерів «Керівник» і «Головний бухгалтер».
Не повторюючи зазначеного в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 39, с. 29 щодо ситуації, коли на підприємстві немає посади головбуха, ми проте знову посилатимемося на «профільні» пп. 25, 26, 30, 34 Положення № 148, що прямо дозволяють ставити у відповідних реквізитах підписи не безпосередньо керівникові та головбухові, а іншим працівникам, які прямо уповноважені на це керівником підприємства (про що, звісно ж, слід зазначити в затвердженому на підприємстві порядку оприбуткування готівки). Зазначимо, до речі, що абзац другий п. 26 Положення № 148 на тих ВКО, які складені на підставі доданих (із зазначенням у відповідному реквізиті «Додаток:» номерів і дат) заяв, рахунків, авансових звітів тощо, підписаних керівником, дозволяє обійтися без підпису останнього (ну, або іншої уповноваженої на такий підпис особи).
Так ось, якщо підпис на ордері ставить не «повноправний» керівник/головбух, а «уповноважена особа підприємства», то дуже важливо, щоб: (1) така особа підписувалася саме згідно зі своїми делегованими повноваженнями, тобто за «свою» посадову особу; (2) в ордері було зазначено прізвище та ініціали саме фактичного «підписанта» — цього прямо вимагають податківці в листах ДФСУ від 13.07.2018 р. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК і від 15.05.2018 р. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК; (3) «штатні» реквізити типової форми «Керівник» і «Головний бухгалтер» залишилися б у недоторканості; (4) прізвище та ініціали реального «підписанта» (ми вважаємо — і його реальна посада, хоча податківці цього прямо й не вимагають) можуть як уписуватися до ордера від руки, так і вдруковуватися принтером. Адже ані той, ані інший варіант заповнення не суперечать припису п. 32 Положення № 148 —
у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну
Це — що стосується паперових (у тому числі — сформованих на комп’ютері) касових ордерів, а для формально дозволених — «абсолютно електронних» — критично важливо забезпечити збіг зазначеної в ордері особи з накладеним на такий електронний документ ЕЦП саме такої особи. Причому такий ЕЦП повинен накладатися особисто (хай і дистанційно — це забезпечують сучасні засоби комунікації).
Узагалі, якщо говорити про підписання/затвердження касових документів, рекомендуємо найсерйознішим чином ставитися до питань надійного документального підтвердження (графік робочого часу, посадова інструкція, порядок оприбуткування готівки тощо) того факту, що підпис на касовому документі поставлений саме належною уповноваженою особою і саме належним чином (власноруч — якщо це закарлючка на папері, особисто — якщо це ЕЦП). До цього моменту часто чіпляються перевіряючі податківці, намагаючись поставити під сумнів дійсність того чи іншого касового документа... ☹
І останнє. Щоб надійно забезпечити збереження грошових коштів, доцільно не зосереджувати в руках однієї особи права підписувати касові ордери за декількох різних «підписантів»... ☹
