С 1 июня 2018 года для целей оприходования наличности предназначена не только кассовая книга, но также Z-отчет и расчетные квитанции (РК). Возможным это стало благодаря изменениям, внесенным постановлением Правления НБУ от 24.05.2018 г. № 54 в «кассовое» Положение № 148.
Оприходовать наличность — это значит для (п. 11 Положения № 148):
— предприятия и его обособленных подразделений, которые ведут кассовую книгу, — внести запись в кассовую книгу на основании приходного кассового ордера (ПКО);
— обособленных подразделений без (!) кассовой книги, которые проводят наличные расчеты через РРО и/или КУРО с РК, — сформировать, распечатать Z-отчет и подклеить его к соответствующим страницам КУРО / занести данные РК в КУРО (см. письмо ГФСУ от 26.07.2018 г. № 3287/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).
То есть Z-отчет будет свидетельствовать об оприходовании наличности только у тех обособленных подразделений, которые:
1) проводят наличные расчеты исключительно через РРО и/или КУРО с РК и
2) не ведут кассовую книгу.
В свою очередь, по нормам п. 39 Положения № 148 обособленные подразделения могут обойтись без кассовой книги, если они опять же осуществляют РРО-расчеты и при этом не (!) принимают и не (!) выдают наличность по кассовым ордерам.
Если же у «РРО-обособленца» кассовые ордера в ходу, то факт оприходования налички подтвердит только запись в кассовой книге, которую он обязан иметь. Z-отчет в КУРО для целей оприходования здесь не прокатит. При этом на выручку, полученную из РРО, ПКО составляют обязательно в день ее фактического получения на полную сумму. Именно его данные заносят в кассовую книгу.
Внимание! Если подразделение, которое проводит РРО-расчеты без кассовой книги, не сделало вовремя Z-отчет и не вклеило его в КУРО, то его выручка за соответствующий день считается неоприходованной / несвоевременно оприходованной. А за это грозит пятикратный штраф согласно Указу № 436 (ср. ).
Причем оба условия должны выполняться одновременно: (1) Z-отчет своевременно распечатан и (2) подклеен в КУРО. Если Z-отчет распечатан вовремя, но не вклеен в КУРО, то выручку тоже посчитают неоприходованной.
Независимо от того, ведет обособленное подразделение кассовую книгу или нет, оно вправе сдавать наличную выручку в банк (самостоятельно или через службу инкассации), минуя «центральную» кассу
О праве выбрать путь зачисления выручки на банковские счета (самостоятельно или через кассу головного предприятия) говорят и налоговики (см. БЗ 109.15 БЗ). Оговаривают его в Порядке оприходования наличности, образец которого см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 15, с. 8.
Тогда головное предприятие ПКО и расходными кассовыми ордерами эту выручку не оформляет и у себя в кассовой книге не показывает. Ведь наличка непосредственно в его кассу не поступает — ее зачислят на его счет в банке в безналичном порядке (см. письмо НБУ от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 27, с. 4).
В ситуации, когда подразделение сдает выручку в «центральную» кассу, ее оформляют ПКО и отражают в кассовой книге головного предприятия.
Если «обособленец» ведет кассовую книгу, то на торговую выручку он выпишет ПКО (в момент оприходования) и РКО (при передаче в головную кассу) и занесет их в свою кассовую книгу. То есть получится как бы двойное оприходование — и в кассовой книге подразделения, и в кассовой книге головного предприятия. Но факт оприходования выручки обособленного подразделения подтвердит запись именно в его кассовой книге.
