Скажем честно: мы очень надеялись на то, что новые «версии» Порядка № 435 и, соответственно, форм отчетности по ЕСВ не появятся летом. Почему? Все просто: этот год не самый комфортный для бухгалтера. Поэтому хотелось, чтобы в отпускную пору бухгалтеры наслаждались отпуском, а не изучали «талмуды» от Минфина. Но, как говорил первый Президент Украины, «маємо те, що маємо». А что же мы имеем?
Обновленный Порядок № 435 вступил в силу с 01.08.2018 г. Впервые работодатели по застрахованным лицам Отчет по ЕСВ по новой форме (Отчет по форме № Д4) подадут за отчетный период «август 2018 года». Предельный срок подачи — 20.09.2018 г.
А вот плательщики ЕСВ — предприниматели, независимые профессионалы и члены фермерских хозяйств суммы взноса «за себя» будут отражать в годовой отчетности и подавать ее в сроки, установленные в Порядке № 435, т. е. уже в 2019 году (исключение — «ликвидационная» отчетность). Так что здесь «горячки» нет. А значит, предлагаем сосредоточить все внимание на Отчете по форме № Д4. Именно он — герой нашего сегодняшнего номера. ☺
Старый знакомец
Форму № Д4 «Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, надбавки, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» (приложение 4 к Порядку № 435) подают страхователи, которые используют труд физических лиц:
1) на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством;
2) по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД) о выполнении работ (предоставлении услуг). Исключение — ГПД, заключенные с предпринимателями, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в ЕГР*.
* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
Важно! Изменения не ударили по срокам предоставления формы № Д4. Как и раньше, ее формируем и подаем в течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного календарного месяца. То есть, как уже указывали выше, за август 2018 года нужно будет подать форму № Д4 не позднее четверга 20 сентября 2018 года. А вот если в будущем последний день срока предоставления Отчета придется на выходной, праздничный или другой нерабочий день, последним днем предоставления Отчета будет считается первый после него рабочий день (см. п. 14 разд. II Порядка № 435).
Важно! Если субъект хозяйствования не использовал в отчетном периоде труд физлиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством (нет заключенных трудовых договоров (ГПД на работы/услуги) и нет начислений по ним), то он Отчет по форме № Д4 не подает. Это прямо предусмотрено п. 11 разд. II Порядка № 435.
Также учтите, что работодатели, которые состояли на учете в органах доходов и сборов или имели местонахождение (место жительства) на территории АР Крым или города Севастополя на начало временной оккупации, освобождены абз. 3 п. 11 разд. II Порядка № 435 от обязанности подавать отчетность в органы доходов и сборов в течение срока такой временной оккупации и после ее завершения.
Формируем, подаем
Отчет по ЕСВ подаем по основному месту постановки на учет страхователя в качестве плательщика единого взноса в органах доходов и сборов одним из следующих способов (на выбор):
— средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия о регистрации ЭЦП ответственных лиц в порядке, определенном законодательством;
— на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя страхователя и скрепленных печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации.
Но!
Если у страхователя количество застрахованных лиц не превышает пяти, он вправе подать Отчет на бумаге
Причем такой Отчет он может:
— либо занести в налоговую лично (через уполномоченное лицо) в течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного периода;
— либо отправить по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения не позднее чем за 10 дней до истечения предельного срока предоставления Отчета. В этом случае Отчет по форме № Д4 будет считаться поданным в день получения отделением почтовой связи почтового отправления отчетности.
Если Отчет, направленный по почте, по вине оператора почтовой связи был утерян или испорчен либо вручен органу доходов и сборов с задержкой, то отвечать за такое безобразие будет оператор почтовой связи. А вот плательщик ЕСВ, оказавшийся в описанной ситуации, освобождается от любой ответственности за непредоставление или несвоевременное предоставление такой отчетности. Единственное, что от него потребуется, — это в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления об утрате или порче почтового отправления направить по почте или предоставить лично (по его выбору) налоговикам второй экземпляр Отчета вместе с копией уведомления об утрате или порче почтового отправления.
К заполнению Отчета отнеситесь со всей серьезностью! Форму № Д4 с незаполненными обязательными реквизитами и/или без необходимых таблиц п. 8 разд. II Порядка № 435 не считает Отчетом и считает не поданной. О каких обязательных реквизитах идет речь? Сейчас расскажем.
Обязательные реквизиты
Обязательные реквизиты Отчета по форме № Д4, без заполнения которых и Отчет не Отчет, перечислены в п. 6 разд. II Порядка № 435. Озвучим их:
— тип формы («початкова», «скасовуюча», «додаткова»);
— отчетный период, за который предоставляется Отчет;
— полное наименование (фамилия, имя, отчество) страхователя;
— код по ЕГРПОУ или регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика, серия и/или номер паспорта (для физических лиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта);
— код основного вида экономической деятельности;
— класс профессионального риска производства (в случае предоставления Отчета за период до 01.01.2016 г.);
— местонахождение (место жительства) страхователя;
— код органа доходов и сборов, в который подается Отчет;
— дата предоставления отчета;
— среднесписочная численность штатных работников за отчетный период (при наличии);
— количество застрахованных лиц в отчетном периоде, которым начислены выплаты (при наличии);
— учетное количество штатных работников (при наличии);
— количество созданных новых рабочих мест в отчетном периоде (при наличии);
— инициалы, фамилии, налоговые номера или серии и номера паспортов должностных лиц страхователя, подписи страхователя — физлица и/или должностных лиц страхователя, заверенные печатью страхователя (при наличии).
Важно!
Перечисленные реквизиты должны быть обязательно заполнены во всех таблицах приложений к Отчету, где они предусмотрены
Кстати, заполняя форму № Д4 на бумаге, учтите следующее:
1. Отчет на бумажном носителе заполняют на украинском языке в печатном виде или шариковой ручкой с синими или черными чернилами печатными буквами без помарок и исправлений.
2. В случае незаполнения той или иной строки Отчета в связи с отсутствием операции в ней проставляют прочерк.
3. При заполнении полей, которые состоят из ячеек, каждый из необходимых символов аккуратно вписывают в соответствующую отдельную ячейку. Символы не должны выходить за границы ячеек, а также накладываться на соседние ячейки. Символы: точка, апостроф, запятая, тире и т. п. проставляют в отдельных ячейках.
4. При заполнении поля без клеточек записи в этих полях не должны накладываться на соседние поля и перекрывать служебные надписи бланка.
5. Денежные суммы в таблицах Отчета указываем в гривнях с копейками.
Разобравшись с общими вопросами, перейдем к нюансам заполнения Отчета по форме № Д4.
Общие реквизиты
Новый Отчет по форме № Д4, как и его предшественник, состоит из титульного листа и девяти таблиц, которые представляют собой отчетные формы. Вместе с тем обычные работодатели, выплачивающие заработную плату и вознаграждения по ГПД, заполняют не все таблицы Отчета по форме № Д4, а только таблицы 1, 5, 6 и 7. При этом абсолютно все страхователи-работодатели обязаны ежемесячно формировать и предоставлять лишь титульный лист и таблицы 1 и 6. А вот таблицы 5 и 7 придется заполнить только в отдельных случаях.
Сегодня мы с вами сосредоточимся на особенностях заполнении таблиц 1, 5 и 6 Отчета по форме № Д4. Почему? Во-первых, как мы уже сказали, именно с этими таблицами Отчета работают обычные работодатели, ну а во-вторых, в них были внесены изменения.
Несмотря на то, что таблицы Отчета по форме № Д4 предназначены для отражения разных видов информации, они имеют общие реквизиты. Для наглядности правила заполнения этих общих для всех таблиц реквизитов мы представим в таблице ниже.
Правила заполнения общих реквизитов для всех таблиц формы № Д4
| Реквизиты* | Пояснения по заполнению |
| Звіт за місяць, рік. Тип: «початкова», «скасовуюча», «додаткова» | Указываем отчетный месяц (2 цифры) и год (4 цифры), за который формируем и подаем Отчет. Отметка в ячейке с типом формы «початкова» укажет на то, что документ сформирован за соответствующий отчетный период |
| Заметим: если вы выявили ошибку в Отчете до окончания срока его подачи, то повторно сформируйте и подайте Отчет в полном объеме в с отметкой «початкова». Действующим будет считаться последний электронный или бумажный Отчет, предоставленный вами до окончания сроков подачи отчетности, который прошел все контроли при загрузке в Реестр страхователей и в Реестр застрахованных лиц | |
| Код за ЄДРПОУ або податковий номер/серія та номер паспорта страхувальника | По страхователю: — юрлицу проставляем восьмиразрядный номер согласно ЕГРПОУ; — физлицу указываем десятиразрядный налоговый номер (регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (идентификационный номер)). Для физлиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии (при наличии) и/или номеру паспорта, вписываем серию и номер БКNNXXXXXX, где БК — константа, которая указывает на регистрацию |
| по паспортным данным; NN — две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр), XXXXXX — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями) или ПXXXXXXXXX, где П — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным; XXXXXXXXX — девять цифр номера паспорта в форме пластиковой карточки | |
| Код за ЄДРПОУ або податковий номер/ серія та номер паспорта ліквідованого страхувальника (заповнюється у разі подачі звіту правонаступником) | Если при прекращении страхователя имеется правопреемник, то именно он подает Отчет в налоговую. При этом на титульном листе он обязательно указывает налоговый номер или серию и номер паспорта ликвидированного страхователя. Заметьте: правопреемство должно подтверждаться учредительными документами с указанием правопреемника |
| Найменування страхувальника | Указываем полное наименование (фамилия, имя, отчество) страхователя согласно ЕГР |
| Дата формування у страхувальника | Проставляем дату подачи таблиц Отчета |
| Керівник | Указываем налоговые номера руководителя и главбуха (при наличии такой должности) страхователя (серию (при наличии) и номер паспорта, если они отказались от номера, о чем имеется соответствующая отметка в паспорте). Данные паспорта указывайте так же, как и для реквизита «Код за ЄДРПОУ або податковий номер/серія та номер паспорта страхувальника» (см. выше). В этом поле должностные лица страхователя заверяют отчетность по ЕСВ своими подписями |
| Головний бухгалтер | |
| * Для того, чтобы упростить поиск в форме № 4Д, наименование реквизитов проведено на украинском языке. | |
Первое знакомство состоялось. Пора подробно поговорить о заполнении таблиц 1, 5 и 6 Отчета по форме № Д4. Не теряемся! Читаем далее. Будет интересно!
выводы
- Впервые обновленный Отчет по форме № Д4 работодатели подают за август 2018 года. Предельный срок подачи — 20.09.2018 г.
- Обычные работодатели, выплачивающие заработную плату и вознаграждения по ГПД, заполняют не все таблицы Отчета по форме № Д4, а только таблицы 1, 5, 6 и 7.
- Если субъект хозяйствования не использовал в отчетном периоде труд физлиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, то он Отчет по форме № Д4 не подает.
