Сразу отметим, что речь пойдет исключительно о страховых случаях, когда процесс родов отличается от нормальных. Квалифицировать такие роды должен медицинский работник.
А наша задача — разобраться: что делать с тем документом, который этот медицинский работник выпишет вашей работнице.
Когда и на сколько дают «продление»
Стандартный листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами выдается сразу на 126 календарных дней (см. п. 6.1 Инструкции № 455*). Будущая мама получает его в женской консультации (где состоит на учете) с 30-й недели беременности и приносит работодателю для получения декретного пособия.
Но так бывает, когда речь идет о стандартном случае беременности и родов.
А что если роды отличаются от нормальных? В случае если у женщины были осложненные, преждевременные или многоплодные роды либо возникли какие-то осложнения в послеродовом периоде, то ей полагается более длительный период послеродовой «реабилитации»-отдыха. С этой целью ей выписывается еще один, дополнительный больничный лист на 14 календарных дней (см. п. 6.2 Инструкции № 455).
Дополнительный больничный лист по беременности и родам выписывается на 14 календарных дней
Часто возникает вопрос: где именно он должен быть выписан — в роддоме или в женской консультации?
Отвечаем: по месту наблюдения за беременной. То есть там же, где был выписан первый — 126-дневный больничный лист (п. 6.2 Инструкции № 455)!
Заполнение такого больничного в основном соответствует заполнению обычного листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами, который выдается на 126 календарных дней. Отличие лишь в количестве дней (выписывается на 14 календарных дней) с указанием того, что он является продолжением предыдущего больничного листа (подчеркивается «продовження» и указываются серия и номер предыдущего больничного листа).
Кстати, если у женщин, отнесенных к I — III категориям лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, были осложненные роды, то выдача им «дополнительного» больничного листа на 14 календарных дней не предусмотрена. Дело в том, что таким роженицам изначально предоставляют декретный отпуск большей продолжительности — на 180 календарных дней (90 дней на период дородового отпуска и 90 — на период послеродового отпуска) (п. 6.3 Инструкции № 455, ч. 2 ст. 25 Закона № 1105**).
** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Продлили? → Назначаем!
Получив больничный лист-продолжение, женщина приносит его работодателю, как и предыдущий.
Что нужно знать работодателю в случае получения от работницы такого больничного?
Во-первых, как обычно, если речь идет о декретных выплатах, то первое, что мы должны «открыть», это Закон № 1105. Частью 2 ст. 25 этого Закона предусмотрено:
Пособие по беременности и родам застрахованному лицу выплачивается за весь период отпуска в связи с беременностью и родами, продолжительность которого составляет 70 календарных дней до родов и 56 (в случае осложненных родов или рождения двоих или более детей — 70) календарных дней после родов
Это означает, что, получив «декретный» больничный, выписанный на 14 дней, работодатель должен продлить отпуск работницы в связи с беременностью и родами, а комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию — принять решение о назначении выплаты пособия (оформленное протоколом) в течение 10 дней после получения больничного листа (п. 1 ст. 32 Закона № 1105). И пусть вас не смущает, что больничный женщина принесла, например, в марте, а назначенное пособие приходится на апрель или май. Не забывайте: назначение и выплата «наперед» — одна из особенностей декретного пособия.
Во-вторых, по продленному декретному листу, как и по «126-дневному», пособие назначается (и выплачивается) в 100 % размере независимо от страхового стажа работницы и полностью выплачивается за счет средств ФСС (ст. 26 Закона № 1105).
В-третьих, если декретное пособие назначается работнице, которая трудилась у вас по совместительству (внутреннему, внешнему), то вместо (вместе с) оригинала больничного листа она вам должна предоставить его заверенную (по основному месту работы) копию, приложив к ней справку о средней зарплате с основного места работы. То же самое касается и «дополнительного» больничного листа на 14 календарных дней. Справку тоже придется «повторить» (подробнее о документах, которые являются основанием для назначения больничных и декретных работникам-совместителям, читайте в письме ФСС по ВПТ от 17.01.2017 г. № 5.2-28-65).
Считаем денежки
Отличительной особенностью в оплате продленного декретного отпуска является то, что такой отпуск именно продлевается. Второй больничный лист является продолжением первого декретного листа, выписанного в связи с одним и тем же страховым случаем.
Поэтому рассчитывать новую среднедневную зарплату за 1 календарный день не нужно. Она уже посчитана — при оплате первого больничного по беременности и родам.
Пособие по больничному листу-продолжению (выписанному на 14 календарных дней) рассчитывают исходя из той суммы среднедневного заработка, по которому оплачивали первый больничный лист, выписанный ранее на 126 календарных дней
Таким образом, для определения «дополнительного» пособия нужно просто умножить 14 календарных дней продленного декретного отпуска на среднедневную зарплату за 1 календарный день, которую вы использовали при первоначальном расчете пособия по беременности и родам. Если, оплачивая «первый декретный» лист, вы использовали один из ограничивающих показателей, таких как среднедневная зарплата, рассчитанная исходя из одной или из двух МЗП, то его же нужно применить и для определения суммы «дополнительного» декретного пособия за 14 дней.
Приведем пример.
Пример. Работница в декабре 2017 года предоставила больничный лист по беременности и родам: с 21.12.2017 г. по 25.04.2018 г. Среднедневная зарплата за 1 календарный день при его оплате составила 146,02 грн. Сумма пособия за 126 календарных дней — 18398,52 грн. (146,02 грн. х 126 к. дн.). В марте 2018 года женщина принесла больничный лист-продолжение, выписанный в связи с осложнениями во время родов: с 26.04.2018 г. по 09.05.2018 г. включительно.
Сумма пособия по беременности и родам по декретному-продолжению составит:
146,02 грн. х 14 к. дн. = 2044,28 грн.
Чтобы получить такие «дополнительные» средства для выплаты пособия по беременности и родам, работодатель подает в ФСС заявление-расчет, получает средства на спецсчет и в обычном порядке выплачивает их работнице.
Отражаем продленный декретный в отчетности
ЕСВ-отчет. Информацию о декретном отпуске, а также о сумме пособия по беременности и родам необходимо отразить в ЕСВ-отчете.
Таблица 5. В ней отражают даты начала и окончания декретного отпуска работницы. «Особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами» в этой таблице имеют свой отличительный признак в графе 7 — «5». Его указывают и в месяце начала декретного отпуска, и в месяце окончания.
Дату начала показывают в отчете за месяц, в котором у работницы начался декретный отпуск. Для этого в таблице 5 предусмотрена графа 11 «дата початку».
В нашем примере месяц начала «декрета» — декабрь 2017 года. Значит, по работнице нужно было заполнить строку в таблице 5 ЕСВ-отчета за декабрь 2017 года и в графу 11 поставить «21».
В таблице 5 за месяц, в котором декретный отпуск закончился (истек 126-й, 140-й, 180-й день декретного отпуска), отражают дату окончания такого отпуска (в графе 11 «дата закінчення»).
В нашем примере: отпуск по беременности и родам согласно больничному-продолжению закончится 9 мая 2018 года. Значит, в ЕСВ-отчете за май 2018 года нужно не забыть (что часто бывает) в графе 11 таблицы 5 поставить «дату закінчення» — «9». Обратите внимание, что отдельно окончание первого больничного листа по беременности и родам (25.04.2018 г.) и начало второго больничного листа-продолжения (26.04.2018 г.) в ЕСВ-отчете за апрель 2018 года показывать не нужно!
Еще один момент. Как правило, женщины после декретного отпуска уходят в отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В этом случае в месяце окончания декретного отпуска (в нашем примере — в ЕСВ-отчете за май 2018 года) в таблице 5 придется заполнить еще одну строку, указав в ней:
— в графе 7 — «6» («особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»);
— в графе 11 «дата початку» — первый день отпуска для ухода за ребенком до 3 лет.
Если же работница сразу же после окончания декретного отпуска выходит на работу или использует дни ежегодного отпуска, то в таблице 5 за этот месяц должна быть заполнена только одна строка с датой окончания декретного отпуска.
Для наглядности приведем образец заполнения таблицы 5 (см. рис. 1 и 2). За основу возьмем ситуацию, приведенную выше в примере. Предположим, что сразу по окончании декретного отпуска (с 10.05.2018 г.) женщина оформила отпуск для ухода за ребенком до 3 лет.
Рис. 1. Фрагмент таблицы 5 Отчета по форме № Д4 за декабрь 2017 года
Рис. 2. Фрагмент таблицы 5 Отчета по форме № Д4 за май 2018 года
Таблица 6. Для того чтобы правильно начислить ЕСВ на сумму декретного пособия, ее необходимо «разбить» по месяцам, на которые оно приходится (п.п. 1 п. 3 разд. IV Инструкции о порядке начисления и уплаты ЕСВ, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449). Далее заполнить в таблице 6 столько же строк (п. 9 разд. IV Порядка № 435*).
Соответственно если 14-дневный период декретного отпуска «зацепил» два разных календарных месяца, то в месяце начисления пособия за эти дни в таблице 6 должно быть заполнено две строки.
В каждой строке с «декретом»:
в графе 9 указываем код категории застрахованного лица согласно приложению 2 к Порядку № 435;
в графе 11 ставим месяц, на который приходится период декретного отпуска;
в графе 15 в месяце начала декретного отпуска придерживаемся таких правил:
— если за месяц начислены только декретные, то графу 15 заполняем по строке с декретными;
— если за месяц начислена еще и зарплата, то графу 15 заполняем по строке с зарплатой;
в графе 15 в строках, где указываем пособие за будущие полные месяцы отпуска в связи с беременностью и родами, проставляем количество календарных дней такого отпуска (графа 15 = графа 16);
в графе 15 в месяце завершения декретного отпуска проставляем количество календарных дней в таком месяце;
в графе 16 указываем количество календарных дней декретного отпуска в каждом месяце;
в графы 17 и 18 вносим распределенные по месяцам суммы пособия без ограничения максимальной величиной/в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ;
графу 19 заполняем в случае, если база начисления ЕСВ в том отчетном месяце, за который начислено пособие по беременности и родам, оказалась ниже суммы минимальной зарплаты, установленной законом на месяц, за который проводим начисление;
в графе 21 указываем ЕСВ, начисленный на сумму пособия (на базу начисления ЕСВ, если сумма пособия за месяц меньше МЗП).
Применим все сказанное к ранее приведенной ситуации. Допустим, что, кроме пособия по беременности и родам, работнице в декабре 2017 года была начислена зарплата за отработанные дни в сумме 3150 грн.
Данные для заполнения таблицы 6 ЕСВ-отчета за декабрь 2017 года и за март 2018 года (месяц, когда работнице начислено декретное «пособие-продолжение» за 14 к. дн.) и заполнение самих таблиц покажем на рис. 3 — 5.
Рис. 3. Суммы пособия по беременности и родам и начисленного ЕСВ
Рис. 4. Фрагмент таблицы 6 ЕСВ-отчета за декабрь 2017 года
Рис. 5. Фрагмент таблицы 6 ЕСВ-отчета за март 2018 года
Согласно приведенному примеру сразу по окончании отпуска в связи с беременностью и родами женщина оформит отпуск для ухода за ребенком до 3 лет — с 10 мая 2018 года. Мы уже показали, как этот момент нужно отразить в таблице 5 ЕСВ-отчета за май 2018 года.
Смоделируем ситуацию дальше.
В месяце «передислокации» женщины из одного отпуска в другой зарплатных начислений у нее уже не будет. Вспоминаем, что в марте 2018 года в таблице 6 ЕСВ-отчета по этой работнице были показаны декретные за май в сумме 1314,18 грн. Эта сумма явно «не дотягивает» до размеров МЗП — 3723 грн. Значит, в мае 2018 года нужно будет рассчитать допбазу ЕСВ, а затем начислить и уплатить ЕСВ до размера минимального страхового взноса.
Форма № 1ДФ. Здесь все просто. Напоминаем, что пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ (п.п. 165.1.1 НКУ). Но отразить его начисление и выплату работнице в Налоговом расчете по форме № 1ДФ нужно. Для этого предусмотрен признак дохода «128». Покажем, как выглядит заполнение этой формы, взяв за основу условия уже приведенного примера, — см. рис. 6 и 7.
Рис. 6. Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 4 квартал 2017 года
* Показана общая сумма зарплаты за 4 квартал 2017 года с учетом зарплаты за: октябрь — 4500 грн., ноябрь — 4500 грн., декабрь— 3150 грн.
Рис. 7. Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 1 квартал 2018 года
выводы
- Если роды отличаются от нормальных, женщине полагается более длительный период послеродовой реабилитации. С этой целью (в дополнение к 126-дневному декретному больничному листу) ей выписывается еще один больничный лист на 14 календарных дней.
- Декретный больничный лист на 14 календарных дней является продолжением предыдущего. В нем подчеркивается «продовження» и указываются серия и номер предыдущего 126-дневного больничного листа.
- По декретному листу-продолжению, как и по «126-дневному», пособие назначается (и выплачивается) в 100 % размере независимо от страхового стажа работницы и выплачивается полностью за счет средств ФСС.
- Пособие по больничному листу-продолжению рассчитывают исходя из той суммы среднедневного заработка (или суммы ограничителя), по которой оплачивали первый больничный лист, выписанный на 126 календарных дней.
- Информацию о «дополнительной» сумме пособия по беременности и родам необходимо отразить в ЕСВ-отчете за тот месяц, в котором было проведено начисление такой суммы.
- Начисление и выплата «дополнительного» пособия по беременности и родам отражаются в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за тот квартал, в котором они осуществлены.
