Складні пологи: оплачуємо додатковий лікарняний

Одразу зазначимо, що йтиметься виключно про страхові випадки, коли процес пологів відрізняється від нормальних. Кваліфікувати такі пологи повинен медичний працівник. А наше завдання — розібратися: що робити з тим документом, який цей медичний працівник випише вашій працівниці.

Коли і на скільки дають «продовження»

Стандартний листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами видається одразу на 126 календарних днів (див. п. 6.1 Інструкції № 455*).

* Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

Майбутня мама отримує його в жіночій консультації (де перебуває на обліку) з 30-го тижня вагітності і приносить роботодавцеві для отримання декретної допомоги. Але так буває, коли йдеться про стандартний випадок вагітності та пологів.

А що як пологи відрізняються від нормальних? У випадку якщо у жінки були ускладнені, передчасні або багатоплідні пологи чи виникли якісь ускладнення в післяпологовому періоді, їй належить триваліший період післяпологової «реабілітації»-відпочинку.

З цією метою їй виписується ще один, «додатковий», лікарняний лист на 14 календарних днів (див. п. 6.2 Інструкції № 455).

Часто виникає запитання: де саме він має бути виписаний — у пологовому будинку чи в жіночій консультації?

Відповідаємо: за місцем нагляду за вагітною. Тобто там же, де був виписаний перший — 126-денний лікарняний лист (п. 6.2 Інструкції № 455)!

Заповнення такого лікарняного листа в основному відповідає заповненню звичайного листка непрацездатності по вагітності та пологах, який видається на 126 календарних днів. Відмінність лише у кількості днів (виписується на 14 календарних днів) із зазначенням того, що він є продовженням попереднього лікарняного листа (підкреслюється «продовження» і вказується серія та номер попереднього лікарняного листа).

До речі, якщо у жінок, віднесених до I — III категорій осіб, що постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, були ускладнені пологи, то видача їм «додаткового» лікарняного листа на 14 календарних днів не передбачена. Річ у тім, що таким породіллям одразу надають декретну відпустку більшої тривалості — на 180 календарних днів (90 днів на період допологової відпустки і 90 — на період післяпологової відпустки) (п. 6.3 Інструкції № 455, ч. 2 ст. 25 Закону № 1105**).

** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.

Продовжили? → Призначаємо!

Отримавши лікарняний лист-продовження, жінка приносить його роботодавцеві, як і попередній.

Що треба знати роботодавцеві у разі отримання від працівниці такого лікарняного?

По-перше, частиною 2 ст. 25 Закону № 1105 визначено:

Це означає, що отримавши декретний лікарняний, виписаний на 14 днів, роботодавець повинен продовжити відпустку працівниці по вагітності та пологах, а комісія (уповноважений) із соціального страхування — прийняти рішення про призначення виплати допомоги (оформлене протоколом) протягом 10 днів після отримання лікарняного листа (п. 1 ст. 32 Закону № 1105).

І нехай вас не бентежить, що лікарняний жінка принесла, наприклад, у березні, а призначена допомога припадає на квітень або травень. Не забувайте: призначення і виплата «наперед» — одна з особливостей декретної допомоги.

По-друге, за продовженим декретним листком, як і за «126-денним», допомога призначається (і виплачується) у 100 % розмірі незалежно від страхового стажу працівниці і повністю виплачується за рахунок коштів ФСС (ст. 26 Закону № 1105).

По-третє, якщо декретна допомога призначається працівниці, яка працювала у вас за сумісництвом (внутрішнім, зовнішнім), то замість (разом із) оригіналу лікарняного листа вона вам повинна надати його завірену (за основним місцем роботи) копію, додавши до неї довідку про середню зарплату з основного місця роботи. Те ж саме стосується і «додаткового» лікарняного листа на 14 календарних днів. Довідку теж доведеться «повторити» (детальніше про документи, які є підставою для призначення лікарняних і декретних працівникам-сумісникам, читайте в листі ФСС з ТВП від 17.01.2017 р. № 5.2-28-65).

Рахуємо грошики

Особливістю оплати продовженої декретної відпустки є те, що така відпустка саме подовжується. Другий лікарняний лист є продовженням першого декретного листка, виписаного у зв’язку з одним і тим же страховим випадком.

Тому розраховувати нову середньоденну зарплату за 1 календарний день не треба. Вона вже розрахована — при оплаті першого лікарняного по вагітності та пологах.

Таким чином, для визначення «додаткової» допомоги треба просто помножити 14 календарних днів продовженої декретної відпустки на середньоденну зарплату за 1 календарний день, яку ви використовували при первинному розрахунку допомоги по вагітності та пологах. Якщо, оплачуючи «перший декретний» листок, ви використовували один з обмежуючих показників, таких як середньоденна зарплата, розрахована виходячи з однієї або двох МЗП, його ж треба застосувати і для визначення суми «додаткової» декретної допомоги за 14 днів.

Наведемо приклад.

Приклад. Працівниця в грудні 2017 року надала лікарняний лист по вагітності та пологах: з 21.12.2017 р. по 25.04.2018 р.

Середньоденна зарплата за 1 календарний день при його оплаті склала 146,02 грн. Сума допомоги за 126 календарних днів — 18398,52 грн. (146,02 грн. х 126 к. дн.).

У березні 2018 року жінка принесла лікарняний лист-продовження, виписаний у зв’язку з ускладненнями під час пологів: з 26.04.2018 р. по 09.05.2018 р. включно.

Сума допомоги по вагітності та пологах за декретним-продовженням складе:

146,02 грн. х 14 к. дн. = 2044,28 грн.

Щоб отримати такі «додаткові» кошти для виплати допомоги по вагітності та пологах, роботодавець, як у випадку з «першою» допомогою, подає у ФСС заяву-розрахунок, отримує кошти на спецрахунок і у звичайному порядку виплачує їх працівниці.

Відображаємо продовжений декретний у звітності

ЄСВ-звіт. Інформацію про декретну відпустку, а також про суму допомоги по вагітності та пологах необхідно відобразити в ЄСВ-звіті.

Розглянемо це детальніше.

Таблиця 5. У ній відображають дати початку і закінчення декретної відпустки працівниці. «Особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами» у цій таблиці мають свою ознаку в графі 7 — «5». Її ставлять і в місяці початку декретної відпустки, і в місяці закінчення.

Дату початку показують у звіті за місяць, в якому у працівниці почалася декретна відпустка. Для цього в таблиці 5 передбачена графа 11 «дата початку».

У нашому прикладі місяць початку «декрету» — грудень 2017 року. Отже, щодо працівниці треба було заповнити рядок у таблиці 5 ЄСВ-звіту за грудень 2017 року і в графі 11 зазначити «21».

У таблиці 5 за місяць, в якому декретна відпустка закінчилася (сплив 126-й, 140-й, 180-й день декретної відпустки), відображають дату закінчення такої відпустки (у графі 11 «дата закінчення»).

У нашому прикладі: відпустка по вагітності та пологах згідно з лікарняним-продовженням закінчиться 9 травня 2018 року. Отже, в ЄСВ-звіті за травень 2018 року треба не забути (що часто буває) в графі 11 таблиці 5 зазначити «дату закінчення» — «9». Зверніть увагу, що окремо закінчення першого лікарняного листа по вагітності та пологах (25.04.2018 р.) і початок другого лікарняного листа — продовження (26.04.2018 р.) в ЄСВ-звіті за квітень 2018 року показувати не треба!

Ще один момент. Як правило, жінки після декретної відпустки йдуть у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. У цьому випадку в місяці закінчення декретної відпустки (у нашому прикладі в ЄСВ-звіті за травень 2018 року) в таблиці 5 доведеться заповнити ще один рядок, зазначивши:

— у графі 7 — «6» («особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»);

— у графі 11 «дата початку» — перший день відпустки для догляду за дитиною до 3 років.

Якщо ж працівниця відразу після закінчення декретної відпустки виходить на роботу або використовує дні щорічної відпустки, то в таблиці 5 за цей місяць має бути заповнено тільки один рядок з датою закінчення декретної відпустки.

Для наочності наведемо зразок заповнення таблиці 5 (див. рис. 1 і 2). За основу візьмемо ситуацію, наведену вище в прикладі. Припустимо, що відразу після закінчення декретної відпустки (з 10.05.2018 р.) жінка оформила відпустку для догляду за дитиною до 3 років.

Рис. 1. Фрагмент таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за грудень 2017 року

Рис. 2. Фрагмент таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за травень 2018 року

Таблиця 6. Для того щоб правильно нарахувати ЄСВ на суму декретної допомоги, її необхідно «розбити» по місяцях, на які вона припадає (п.п. 1 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449). Далі заповнити в таблиці 6 стільки ж рядків (п. 9 розд. IV Порядку № 435*).

* Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого ЄСВ, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

Відповідно якщо 14-денний період декретної відпустки «зачепив» два різні календарні місяці, то в місяці нарахування допомоги за ці дні в таблиці 6 мають бути заповнені два рядки.

У кожному рядку з «декретом»:

у графі 9 зазначаємо код категорії застрахованої особи згідно з додатком 2 до Порядку № 435;

у графі 11 ставимо місяць, на який припадає період декретної відпустки;

у графі 15 в місяці початку декретної відпустки дотримуємося таких правил:

— якщо за місяць нараховані тільки декретні, то графу 15 заповнюємо за рядком із декретними;

— якщо за місяць нарахована ще і зарплата, то графу 15 заповнюємо за рядком із зарплатою;

у графі 15 в рядках, де зазначаємо допомогу за майбутні повні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, проставляємо кількість календарних днів такої відпустки (графа 15 = графа 16);

у графі 15 в місяці завершення декретної відпустки проставляємо кількість календарних днів у такому місяці;

у графі 16 зазначаємо кількість календарних днів декретної відпустки в кожному місяці;

у графи 17 та 18 вносимо розподілені за місяцями суми допомоги без обмеження максимальною величиною / у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ;

графу 19 заповнюємо у разі, якщо база нарахування ЄСВ у тому звітному місяці, за який нарахована допомога по вагітності та пологах, виявилася нижчою за суму мінімальної зарплати, встановленої законом на місяць, за який здійснюємо нарахування;

у графі 21 зазначаємо ЄСВ, нарахований на суму допомоги (на базу нарахування ЄСВ, якщо сума допомоги за місяць менше МЗП).

Застосуємо усе сказане до раніше наведеної ситуації.

Припустимо, що, окрім допомоги по вагітності та пологах, працівниці в грудні 2017 року була нарахована зарплата за відпрацьовані дні в сумі 3150 грн.

Дані для заповнення таблиці 6 ЄСВ-звіту за грудень 2017 року і за березень 2018 року (місяць, коли працівниці нараховано декретну «допомогу-продовження» за 14 к. дн.) і заповнення самих таблиць покажемо на рис. 3 — 5 (с. 17, 18).

Рис. 3. Суми допомоги по вагітності та пологах і нарахованого ЄСВ

Рис. 4. Фрагмент таблиці 6 ЄСВ-звіту за грудень 2017 року

Рис. 5. Фрагмент таблиці 6 ЄСВ-звіту за березень 2018 року

Згідно з наведеним прикладом відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами жінка оформить відпустку для догляду за дитиною до 3 років — з 10 травня 2018 року. Ми вже показали, як цей момент треба відобразити в таблиці 5 ЄСВ-звіту за травень 2018 року.

Змоделюємо ситуацію далі.

У місяці «передислокації» жінки з однієї відпустки в іншу зарплатних нарахувань у неї вже не буде. Згадаємо, що у березні 2018 року в таблиці 6 ЄСВ-звіту щодо цієї працівниці були показані декретні за травень у сумі 1314,18 грн. Ця сума явно «не дотягує» до розмірів МЗП — 3723 грн. Отже, в травні 2018 року треба буде розрахувати додаткову базу ЄСВ, а потім нарахувати і сплатити ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску.

Форма № 1ДФ. Тут усе просто. Нагадаємо, що допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО (п.п. 165.1.1 ПКУ). Але відобразити її нарахування і виплату працівниці в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ потрібно. Для цього передбачена ознака доходу «128». Покажемо заповнення цієї форми на рис. 6 і 7, узявши за основу умови вже наведеного прикладу.

Рис. 6. Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2017 року

* Показана загальна сума зарплати за 4 квартал 2017 року з урахуванням зарплати за жовтень — 4500 грн., листопад — 4500 грн., грудень — 3150 грн.

Рис. 7. Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2018 року