В загранкомандировку на авто: возмещаем расходы на бензин

В избранном В избранное
Печать
Ольховик Ольга, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Октябрь, 2018/№ 87
Работник направлен в заграничную командировку на автомобиле. За границей он за свой счет заправлял автомобиль топливом, что подтверждено соответствующими чеками. Аванс на командировку не выдавался. Как отразить в бухгалтерском учете такие расходы на топливо и как возместить их работнику?

Для начала напомним: необеспечение командированного работника авансом контролирующие органы расценивают как нарушение трудового законодательства (см. письма Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13). А это грозит работодателю штрафом в размере минимальной заработной платы (на сегодня — 3723 грн.) в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Кроме того, должностным лицам предприятия «светит» админштраф согласно ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП. Это от 510 до 1700 грн., а при повторном правонарушении в течение года или в случае совершения такого нарушения в отношении льготных категорий граждан* — от 1700 до 5100 грн. Правда,

* Ими являются несовершеннолетние лица, беременные женщины, одинокие отцы, матери или лица,их заменяющие, которые воспитывают ребенка в возрасте до 14 лет либо ребенка-инвалида.

налоговики считают, что небюджетные субъекты хозяйствования, не выдавая командировочный аванс, КЗоТ не нарушают

Об этом говорится в письме Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169. Но ведь штрафы применяют не они. Так что практиковать невыдачу все же не стоит.

Ну а теперь — о возмещении расходов на заправку автомобиля, понесенных за границей.

Можно ли возмещать «заправочные» расходы?

По общему правилу, находясь в командировке за границей, приобретать ТМЦ и/или услуги для хознужд предприятия работник не имеет права. Ведь расчеты между резидентами и нерезидентами в рамках торгового оборота можно осуществлять только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (см. ст. 7 Декрета № 15-93**).

** Декрет КМУ «О системе валютного регулирования и валютного контроля» от 19.02.93 г. № 15-93.

Причем корпоративные карты при таких расчетах использовать запрещено (п.п. 8.3 п. 8 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492). Это значит, что оплатить заграничные ТМЦ/услуги предприятие может только путем перечисления средств с текущего валютного счета предприятия на счет нерезидента-продавца.

Однако для расходов на заправку автомобиля за границей в Инструкции № 59*** предусмотрено исключение. Так, п. 12 разд. III этой Инструкции устанавливает, что расходы на ГСМ, понесенные работником при загранкомандировке на служебном автомобиле, предприятие должно возместить. При этом возмещают их:

*** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

— с учетом действующих норм**** за один километр пробега;

**** Речь идет о Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.

— согласно утвержденному маршруту, указанному в приказе руководителя предприятия.

Кстати, этот же пункт Инструкции № 59 разрешает возмещать также заграничные расходы на техобслуживание, стоянку и парковку, а также сумму сборов за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Но могут ли обычные предприятия возмещать такие заграничные расходы? Ведь Инструкция № 59 — документ, предназначенный для бюджетников. Не так давно об этом напомнил и Минфин (см. письмо от 23.10.2017 г. № 08030-16-21/28634).

Мы считаем, что могут. Если уж компенсировать такие расходы разрешено даже бюджетникам (для которых правила традиционно более жесткие), то и хозрасчетные предприятия имеют на это право. Другое дело, что предусмотреть такую возможность хозрасчетнику следует в своем внутреннем «командировочном» документе (Положении о командировках). Тогда все перечисленные расходы (в том числе и расходы на заправку служебного авто за границей) предприятие может смело компенсировать работнику без включения в состав его налогооблагаемого дохода.

Кстати, об обязательности использования Норм № 43 в данных целях НКУ ничего не говорит. Так что теоретически хозрасчетное предприятие может ориентироваться в своей работе на нормы расхода топлива, рассчитанные самостоятельно.

Но учтите: возмещать «заправочные» расходы можно только в том случае, если они должным образом документально подтверждены.

И еще. Обратите внимание: Инструкция № 59 «дает добро» на возмещение расходов на заправку именно служебного автомобиля. А вот о личном автомобиле работника в ней — ни слова. Поэтому компенсировать расходы на заправку личного автомобиля работника нельзя. Это будет нарушением требований ст. 7 Декрета № 15-93, за которое в его ст. 16 предусмотрена ответственность в размере, эквивалентном сумме валютных ценностей, использованных при таких запрещенных расчетах.

Правда, расходы на заправку личного автомобиля можно узаконить путем заключения с работником договора его аренды или ссуды. Тогда преград для возмещения таких расходов не будет.

Рассчитываем сумму компенсации

Поскольку аванс на командировку не выдавался, то возмещению подлежит вся сумма понесенных работником расходов. Причем абзац первый п. 19 разд. III Инструкции № 59 рекомендует компенсировать их до окончания 3-го банковского дня после утверждения руководителем Отчета.

Инвалютные расходы компенсируют работнику в гривне по официальному обменному курсу НБУ на день погашения задолженности

На это указывает как абзац первый п. 19 разд. III Инструкции № 59, так и п. 2.5 Правил № 200*. Подтверждают это и налоговики (см. БЗ 109.19).

* Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением НБУ от 30.05.2007 г. № 200.

А вот возмещение работнику-резиденту «загранкомандировочных» расходов в иностранной валюте расценивается как нарушение действующего валютного законодательства (см. письмо Минфина от 17.02.2005 г. № 31-06230-13-10/2362).

Правда, есть одно исключение — работники-нерезиденты. Им возместить понесенные в загранкомандировке расходы можно как в гривне, так и в инвалюте.

Отражаем в бухгалтерском учете

«Загранкомандировочные» расходы отражают как в валюте расчетов, так и в валюте отчетности, т. е. в гривнях (ч. 3 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV), руководствуясь нормами «профильного» П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов».

Согласно п. 5 упомянутого стандарта во время первоначального признания расходов, понесенных в иностранной валюте, их отражают в гривнях путем пересчета суммы в иностранной валюте с применением курса НБУ на начало дня даты осуществления операции**. То есть «непроавансированные» расходы работника отражают в учете по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения Отчета. А поскольку возместить их работнику-резиденту нужно по курсу НБУ на день выплаты, то на дату погашения задолженности осуществляют корректировку ее суммы с учетом нового курса НБУ.

** Напомним: в настоящее время курс НБУ в течение дня не изменяется.

Причем, на наш взгляд, полученную разницу не следует считать курсовой. Ведь компенсация работнику полагается в гривне. По нашему мнению, такую разницу следует отразить проводкой Дт 949 — Кт 372 (если курс вырос) или Дт 372 — Кт 719. (если курс снизился).

Кстати, по этой же причине пересчитывать такую задолженность на каждую дату баланса (в случае, если с погашением решили повременить), как того требует п. 8 П(С)БУ 21, не нужно.

Хотя если работник — нерезидент, то задолженность перед ним является монетарной статьей. А значит, по ней согласно п. 8 П(С)БУ 21 необходимо определять курсовые разницы на каждую дату баланса (пока долг не будет выплачен работнику) и на дату погашения (см. письмо Минфина от 03.06.2004 г. № 31-04200-30-16/9596). Курсовые разницы от такого пересчета в зависимости от того, положительные они или отрицательные, отражают соответственно в составе доходов (Кт 714) или расходов предприятия (Дт 945).

Налоговый учет

К счастью, действующие нормы НКУ не содержат ограничений и специальных правил, регулирующих порядок обложения расходов на командировки, в том числе и на зарубежные. Так что абсолютно у всех налогоплательщиков загранкомандировочные расходы, отраженные в составе бухгалтерских расходов, повлияют и на размер налога на прибыль.

Кроме того, учтите: сегодня налоговики настаивают на том, что сумма расходов, понесенных работником «за свои», подпадает под обложение НДФЛ и ВС (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 61, с. 24). Однако в нашей ситуации угрозы НДФЛ и ВС-обложения нет. Ведь расходы понесены в рамках командировки (см. БЗ 103.04).

Пример. На период с 8 по 14 октября работник (менеджер по сбыту) направлен в командировку в Мюнхен на служебном авто. Аванс на командировку не выдавался. 16 октября (курс НБУ — 32,1 грн./€) утвержден отчет о расходах, понесенных в командировке, к которому приложены чеки, подтверждающие заправку автомобиля: от 10.10.2018 г. на сумму 100 евро и от 12.10.2018 г. на сумму 75 евро. По приезде из командировки топлива в баках не осталось. Количество израсходованного в командировке топлива находится в пределах норм расхода, установленных на предприятии. Расходы возмещены работнику 18.10.2018 г. (курс НБУ — 32,4 грн./€).

Заграничные расходы на бензин в учете

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Курс НБУ, грн./€

Сумма,

€/грн., грн.

Дт

Кт

1

Отражены расходы на заправку автомобиля, понесенные за границей

93

372

32,1

€175

5617,50

2

Отражена разница между курсом на дату утверждения отчета и курсом на дату возмещения расходов работнику

949

372

32,4

52,50

3

Выплачена компенсация работнику

372

301

5670

выводы

  • Компенсацию расходов на заправку служебного автомобиля, понесенных работником во время пребывания в заграничной командировке, выплачивают в гривне по официальному курсу НБУ на день погашения задолженности.
  • В бухгалтерском учете заграничные расходы на заправку отражают по курсу НБУ на дату утверждения отчета. А затем задолженность пересчитывают по курсу НБУ на дату погашения.
  • Командировочные расходы, отраженные в бухучете, уменьшат и размер налога на прибыль.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить