У відрядження за кордон на авто: відшкодовуємо витрати на бензин

В обраному У обране
Друк
Ольховик Ольга, податковий експерт
Податки та бухгалтерський облік Жовтень, 2018/№ 87
Працівника відрядили в закордонне відрядження на автомобілі. Там він своїм коштом заправляв автомобіль пальним. Як облікувати такі витрати на пальне та як відшкодувати їх працівникові?

Спершу нагадаємо: незабезпечення відрядженого працівника авансом контролери розцінюють як порушення трудового законодавства (див. листи Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 та Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13). А це загрожує штрафом у розмірі мінімальної заробітної плати (на сьогодні — 3723 грн.) відповідно до абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП. Крім того, посадовим особам підприємства «світить» адмінштраф згідно з ч. 1 і 2 ст. 41 КУпАП. Це від 510 до 1700 грн., а в разі повторного правопорушення або у разі вчинення його щодо пільгових категорій громадян* — від 1700 до 5100 грн. Щоправда,

* Такими є неповнолітні особи, вагітні жінки, одинокі батько, мати або особи, що їх замінюють, які виховують дитину віком до 14 років або дитину-інваліда.

податківці вважають, що небюджетні суб’єкти господарювання, не видаючи аванс на відрядження, КЗпП не порушують

Про це йдеться в листі Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169. Але ж перелічені штрафи застосовують не вони.

Чи можна відшкодовувати витрати на пальне?

Взагалі-то, перебуваючи у відрядженні за кордоном, придбавати ТМЦ та/або послуги для госппотреб підприємства працівник не має права. Адже розрахунки між резидентами та нерезидентами в межах торговельного обороту можна здійснювати лише через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ (див. ст. 7 Декрету № 15-93**).

** Декрет КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93.

Причому корпоративні картки при таких розрахунках використовувати заборонено (п.п. 8.3 п. 8 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492). Це означає, що оплатити закордонні ТМЦ/послуги підприємство може тільки шляхом перерахування коштів з поточного валютного рахунку підприємства на рахунок нерезидента-продавця.

Проте для витрат на заправку автомобіля за кордоном в Інструкції № 59*** передбачено виняток. Так, п. 12 розд. III цієї Інструкції встановлює, що витрати на ПММ, понесені працівником у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі, підприємство повинне відшкодувати. При цьому відшкодовують їх:

*** Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59.

— з урахуванням встановлених норм**** за один кілометр пробігу;

**** Йдеться про Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.

— відповідно до затвердженого маршруту, визначеному у наказі керівника підприємства.

До речі, цей самий пункт Інструкції № 59 дозволяє відшкодовувати також закордонні витрати на техобслуговування, стоянку та паркування, а також суму зборів за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

Але чи можуть звичайні підприємства відшкодовувати такі закордонні витрати? Адже Інструкція № 59 — документ, призначений для бюджетників. Нещодавно про це нагадав і Мінфін (див. лист від 23.10.2017 р. № 08030-16-21/28634).

Ми вважаємо, що можуть. Якщо вже компенсувати такі витрати дозволено навіть бюджетникам (для яких правила традиційно більш жорсткі), то й госпрозрахункові підприємства мають на це право. Інша річ, що передбачити таку можливість госпрозрахунківцю слід у своєму внутрішньому «відряджальному» документі (Положенні про відрядження). Тоді усі перелічені витрати підприємство може сміливо компенсувати працівнику без включення до складу його оподатковуваного доходу.

До речі, про обов’язковість використання Норм № 43 для цих цілей ПКУ нічого не говорить. Тож теоретично госпрозрахункове підприємство може орієнтуватися у своїй роботі на норми витрат пального, розраховані самостійно.

Але врахуйте: відшкодовувати витрати на заправку можна тільки у тому разі, якщо вони належним чином документально підтверджені.

І ще, зверніть увагу: Інструкція № 59 дає добро на відшкодування витрат на заправку саме службового автомобіля. Стосовно ж особистого автомобіля працівника в ній — ані слова. Тому компенсувати витрати на заправку особистого автомобіля працівника не можна. Це буде порушенням вимог ст. 7 Декрету № 15-93, за яке в його ст. 16 передбачена відповідальність у розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, використаних при таких заборонених розрахунках.

Щоправда, витрати на заправку особистого автомобіля можна узаконити шляхом укладення з працівником договору його оренди або позики. Тоді перешкод для відшкодування таких витрат не буде.

Розраховуємо суму компенсації

Оскільки аванс на відрядження не видавався, то відшкодуванню підлягає уся сума понесених працівником витрат. Причому абзац перший п. 19 розд. III Інструкції № 59 рекомендує компенсувати їх до закінчення 3-го банківського дня після затвердження керівником Звіту.

Інвалютні витрати компенсують працівнику в гривні за офіційним обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості

На це вказує як абзац перший п. 19 розд. III Інструкції № 59, так і п. 2.5 Правил № 200*. Підтверджують це і податківці (див. БЗ 109.19).

* Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200.

А от відшкодування працівнику-резидентові «закордонвідрядних» витрат в іноземній валюті розцінюється як порушення чинного валютного законодавства( див. лист Мінфіну від 17.02.2005 р. № 31-06230-13-10/2362).

Щоправда, є один виняток — працівники-нерезиденти. Їм відшкодувати понесені за кордоном витрати можна як у гривнях, так і в інвалюті.

Відображаємо у бухгалтерському обліку

«Закордонвідрядні» витрати відображають як у валюті розрахунків, так і у валюті звітності, тобто у гривнях (ч. 3 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV), керуючись при цьому нормами П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів».

Згідно з п. 5 згаданого стандарту під час первісного визнання витрат, понесених в іноземній валюті, їх відображають у гривнях шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням курсу НБУ на початок дня дати здійснення операції**. Тобто «непроавансовані» витрати працівника відображають в обліку за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту.

** Нагадаємо: наразі курс НБУ протягом дня не змінюється.

А оскільки відшкодувати їх працівникові-резиденту треба у гривні за курсом НБУ на день виплати, то на дату погашення заборгованості здійснюють коригування її суми з урахуванням нового курсу НБУ. Причому, на наш погляд, отриману різницю не слід вважати курсовою. Адже компенсація працівнику належить у гривні. На нашу думку, таку різницю слід відобразити проводкою: Дт 949 — Кт 372 (якщо курс виріс) або Дт 372 — Кт 719 (якщо курс знизився).

До речі, з цієї ж причини перераховувати таку заборгованість на кожну дату балансу (у разі, якщо з погашенням вирішили почекати), як того вимагає п. 8 П(С)БО 21, не потрібно.

Хоча, якщо працівник — нерезидент, то заборгованість перед ним є монетарною статтею. Тобто за нею згідно з п. 8 П(С)БО 21 необхідно визначати курсові різниці на кожну дату балансу (поки борг не буде виплачено працівнику) і на дату погашення (див. лист Мінфіну від 03.06.2004 р. № 31-04200-30-16/9596). Курсові різниці від такого перерахунку, залежно від того, позитивні вони чи від’ємні, відображають відповідно у складі доходів (Кт 714) або витрат підприємства (Дт 945).

Податковий облік

На щастя, чинні норми ПКУ не містять обмежень чи спеціальних правил, що регулюють порядок оподаткування витрат на відрядження, у тому числі й на закордонні. Отже абсолютно в усіх платників податків закордонні витрати на відрядження, відображені у складі бухгалтерських витрат, вплинуть і на розмір податку на прибуток.

Крім того, врахуйте: сьогодні податківці наполягають на тому, що суму витрат, понесених працівником «за свої», слід оподаткувати ПДФО та ВЗ (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 61, с. 24). Проте в нашій ситуації загрози ПДФО- та ВЗ-оподаткування немає. Адже витрати понесені у межах відрядження (див. БЗ 103.04).

Приклад. На період з 8 по 14 жовтня працівника (менеджера зі збуту) відрядили до Мюнхена на службовому автомобілі. Аванс на відрядження не видавався. 16 жовтня (курс НБУ — 32,1 грн./€) затверджено звіт про витрати, понесені у відрядженні, до якого додано чеки, що підтверджують заправку автомобіля: від 10.10.2018 р. на суму 100 євро та від 12.10.2018 р. на суму 75 євро.

Після повернення з відрядження пального у баках не залишилося. Кількість витраченого у відрядженні пального — у межах норм витрат, встановлених на підприємстві. Витрати відшкодовано працівнику 18.10.2018 р. (курс НБУ — 32,4 грн./€).

Закордонні витрати на бензин в обліку

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Курс НБУ, грн./€

Сума,

€/грн., грн.

Дт

Кт

1

Відображено витрати на заправку автомобіля, понесені за кордоном

93

372

32,1

€175

5617,50

2

Відображено різницю між курсом на дату затвердження звіту та курсом на дату відшкодування витрат працівнику

949

372

32,4

52,50

3

Виплачено компенсацію працівнику

372

301

-

5670

висновки

  • Компенсацію витрат на заправку службового автомобіля, понесених працівником під час перебування в закордонному відрядженні, виплачують у гривні за офіційним курсом НБУ на день погашення заборгованості.
  • У бухгалтерському обліку закордонні витрати на заправку відображають за курсом НБУ на дату затвердження звіту. А потім заборгованість перераховують за курсом НБУ на дату погашення.
  • Витрати на відрядження, відображені у бухобліку, зменшать і розмір податку на прибуток.
Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити