Все о разменной монете

Несмотря на то, что в сфере расчетов сегодня рулит безнал, живые деньги по-прежнему в ходу. И обеспечивать в кассе наличие банкнот и монет для выдачи сдачи (так называемой разменной монеты) — обязанность любого предприятия/предпринимателя, осуществляющего наличные расчеты с покупателями (п. 22 Положения № 148*). Правда,

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Субъект хозяйствования определяет это самостоятельно на основании анализа потребности в разменных деньгах за определенный промежуток времени. Причем никаких утвержденных нормативкой правил расчета здесь нет.

Единственный законодательно урегулированный нюанс: субъект хозяйствования может не обеспечивать наличие тех номиналов монет/банкнот, чеканка и выпуск/дополнительный выпуск в обращение которых приостановлены НБУ.

На сегодняшний день НБУ приостановил чеканку и выпуск монет номиналом 1, 2, 5 и 25 копеек (п. 1 постановления № 25**). Так что об их наличии в кассе можно не беспокоиться. Если такие монеты отсутствуют, субъект хозяйствования округляет общую сумму покупки до десяти копеек в большую или меньшую сторону по общим правилам арифметического округления (п. 22 Положения № 148, п. 4 постановления № 25). При этом в чеке должно быть указано две суммы: до и после округления (п. 5 постановления № 25).

** Постановление Правления НБУ от 15.03.2018 г. № 25.

Заметьте: монеты номиналом 1, 2, 5 и 25 копеек будут в обращении до принятия НБУ отдельного решения об их изъятии (п. 1 постановления № 25). Поэтому субъект хозяйствования обязан:

1) принимать их в оплату от покупателей;

2) в случае их наличия в кассе — выдать покупателю сдачу. То есть округлять сумму покупки при наличии сдачи нельзя.

И еще: сумма разменной монеты не должна превышать установленного на предприятии лимита остатка кассы. Иначе, во избежание превышения лимита, ее придется ежедневно сдавать в банк, а на следующий день получать снова.

Ответственность за отсутствие разменки

Налоговики при проведении проверок предприятий в сфере торговли, общепита и услуг обязаны контролировать постоянное наличие разменных денег в их кассах (п.п. 4 п. 58 Положения № 148).

Отсутствие денег для выдачи сдачи является нарушением порядка проведения наличных расчетов. А за это должностные лица предприятия/ФЛП могут быть привлечены к административной ответственности согласно ст. 163¹⁵ КоАП — в размере от 1700 до 3400 грн., а за повторное аналогичное нарушение, совершенное в течение года, — от 8500 до 17000 грн. Так что забывать о разменке не стоит.

Хотя главным стимулом является даже не опасность быть оштрафованным, а поддержание репутации торговца. Ведь покупатель, нарвавшийся на отсутствие сдачи, вполне вероятно, выберет себе более заботливого продавца. Тем более, если клянчить сдачу у кассиров приходится с завидной регулярностью.

Оформляем документы

Приказ. Первое, что стоит сделать, — оформить приказ об обеспечении разменной монетой. В нем фиксируют все правила работы с разменными деньгами. В частности, сумму разменной монеты, порядок и периодичность ее выдачи и возврата из операционной кассы. Можно указать также номиналы разменных банкнот/монет и их количество. Пример приказа об обеспечении разменной монетой см. на рисунке.

Пример приказа об обеспечении разменной монетой

Разменка в кассе предприятия. Если предприятие (обособленное подразделение, ведущее кассовую книгу) получает разменную монету в банке, на полученную сумму составляют приходный кассовый ордер (ПКО). Реквизит «Прийнято від» в таком ПКО не заполняют (п. 32 Положения № 148). Если же обособленное подразделение, ведущее кассовую книгу, получает разменную монету из центральной кассы предприятия, то оформляют ПКО, в котором заполняют все реквизиты.

Выдачу разменной монеты в операционную кассу оформляют расходным кассовым ордером (РКО).

Кроме того, для учета выданной разменной монеты может использоваться Книга учета выданных и принятых старшим кассиром наличных (типовая форма № КО-5). Правда, такую книгу имеет смысл вести только в случае, если у предприятия несколько операционных касс. Это помогает избежать оформления РКО на каждого кассира.

В таком случае разменная монета выдается старшему кассиру (на него же составляют РКО). А он перед началом рабочего дня выдает ее другим кассирам под подпись в книге. В конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру опять же под подпись в книге (п. 43 Положения № 148). Ну а старший кассир уже сдает полученную сумму в кассу.

Разменка в месте проведения расчетов. Внесение/выдача налички с места проведения расчетов, не связанные с осуществлением расчетных операций, должны регистрироваться через РРО с использованием операций «служебное внесение»/«служебная выдача» (п. 6 разд. III Порядка № 547*). Поэтому

* Порядок регистрации и применения РРО, утвержденный приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547.

Подтверждением того, что соответствующая сумма внесена в РРО как разменная монета, является Z-отчет, в котором отражается информация о служебном внесении (БЗ 109.06). Правда, Z-отчет обязательно печатать только в том случае, если в течение дня осуществлялись расчетные операции. Если же имели место только операции служебного характера, без него вполне можно обойтись (п. 9 ст. 3 Закона об РРО, БЗ 109.09).

Если предприятие (обособленное подразделение) работает без РРО и использует КУРО и расчетные книжки (РК), то сумму полученной разменной монеты вписывают в корешок расчетной квитанции с пометкой «служебное внесение». А сумму изъятой — с пометкой «служебная выдача» (п. 7 подразд. 2 разд. III Порядка № 547/1**).

** Порядок регистрации и ведения РК, КУРО, утвержденный приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547.

В КУРО суммы полученной/изъятой разменной монеты отразятся в графе 5/6 КУРО на хозяйственную единицу.

Где хранить разменку?

Предприятия вправе держать в нерабочее время в своих кассах (в том числе и операционных) наличные суммы в пределах лимита кассы (п. 15 Положения № 148). Поэтому ежедневно обнулять операционную кассу и сдавать разменную монету в основную кассу и/или банк необходимости нет.

При этом контролировать наличие/сумму разменной монеты можно путем проведения инвентаризации операционной кассы (п. 46 Положения № 148). Кстати, периодичность ее проведения можно тоже оговорить в приказе об обеспечении разменной монетой.

О том, что каких-либо ограничений относительно срока хранения разменной монеты на месте проведения расчетов законодательство не устанавливает, говорят и налоговики. И справедливо добавляют: предприятие вправе самостоятельно определить периодичность сдачи разменки в кассу (см., например, письмо № 11023***). Несмотря на то, что эта позиция была высказана еще во времена старого кассового положения, оснований для ее пересмотра Положение № 148 не дает.

*** Письмо ГФСУ от 19.05.2016 г. № 11023/6/99-99-14-05-01-15.

Правда, есть одно исключение:

Хранить разменную монету в кассе РРО удобно тем, что нет необходимости ежедневно составлять ПКО/РКО. Не нужны в этом случае и ежедневные операции «служебная выдача». А вот операцию «служебное внесение» все равно придется делать ежедневно перед началом работы — для регистрации суммы налички, которая хранится на месте проведения расчетов на момент регистрации первой расчетной операции, осуществляемой после выполнения Z-отчета (п. 6 разд. ІІІ Порядка № 547).

Хотя и «служебное внесение» для переноса остатка понадобится только в том случае, если используемая модель РРО при проведении Z-отчета обнуляет сумму денежного ящика (конечный остаток).

Если же версия программного обеспечения (ПО) РРО не обнуляет конечный остаток, то его сумма автоматически сохраняется в памяти РРО. Поэтому операцию «служебное внесение» для перенесения остатка на таком РРО делать не нужно.

Подтверждают это и налоговики (см. письмо ГУ ГФС в Харьковской обл. от 21.03.2019 г. № 1145/ІПК/20-40-14-10-21).

Учет разменной монеты

Разменную монету, переданную из кассы предприятия в операционную кассу, отражают проводкой: Дт 301/1 «Наличные в национальной валюте в операционной кассе» — Кт 301 «Наличные в национальной валюте».

Заметьте:

Да, кассир несет за эту сумму (впрочем, как и за любую другую сумму, которая находится в операционной кассе) полную материальную ответственность (п. 44 Положения № 148), но это вовсе не делает его подотчетным лицом. Кстати, налоговики в письме № 11023 это тоже подтверждают.

А какая ответственность грозит в случае, если предприятие учитывало разменную монету как подотчетные средства?

Если сумма разменной монеты в учете ушла в подотчет (Дт 372), но при этом была оприходована в операционной кассе (была осуществлена операция «служебная внесение»), то здесь светит лишь админштраф за нарушение порядка РРО-расчетов согласно ст. 155¹ КУоАП: на кассира — в размере от 34 до 85 грн. и на должностных лиц предприятия — в размере от 85 до 170 грн. А при повторном нарушении в течение года штрафы составят соответственно от 85 до 170 грн. и от 170 до 340 грн. (БЗ 109.20). Хотя не исключено, что этот штраф ввиду малозначности нарушения суды не применят (см. постановление Богунского районного суда г. Житомира от 22.03.2018 г. по делу № 295/2513/18)*. ☺

* См. по ссылке: reyestr.court.gov.ua/Review/72893069

Теоретически тут, конечно, имеет место еще и нарушение правил бухгалтерского учета. Но поскольку админштраф согласно ст. 164² КоАП (в размере от 136 до 255 грн. и от 170 до 340 грн. — при повторном нарушении в течение года) могут налагать только органы госфининспекции (ст. 234¹ КоАП), то схлопотать его в жизни могут только бюджетники.

Если же отправив разменку в подотчет, ее не оприходовали в операционной кассе, то здесь добавляются еще два штрафа:

1) за несоответствие суммы наличных на месте проведения расчетов сумме, указанной в дневном отчете РРО (общей сумме продажи по расчетным квитанциям, выданным с начала рабочего дня). Правда, такой штраф светит только в том случае, если сумма несоответствия будет более 10 % минимальной зарплаты, установленной на начало года (в 2019 году это 417,30 грн.). Да и сумма такого штрафа составляет всего 1 грн. Но это только за первое нарушение в течение календарного года. А за повторное — уже 100 % стоимости проданных с нарушением товаров (услуг) (п. 1 ст. 17 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР);

2) за неоприходование согласно п. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 в пятикратном размере неоприходованной суммы.

А вот, например, штрафовать за непредоставление авансового отчета тут неуместно. Ведь налоговики выявят, что в подотчет была выдана разменная монета. А значит, ни о каком авансовом отчете тут речи быть не может.