Усе про розмінну монету

Попри те, що у сфері розрахунків сьогодні «рулить» безготівка, на живі гроші попит, як і раніше, існує. Тож забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі здачі (так званої розмінної монети) — обов’язок будь-якого підприємства/підприємця, що здійснює готівкові розрахунки з покупцями (п. 22 Положення № 148*). Щоправда,

* Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Суб’єкт господарювання визначає це самостійно на підставі аналізу потреби в розмінних грошах за певний проміжок часу. Причому жодних затверджених нормативкою правил розрахунку тут немає.

Єдиний законодавчо врегульований нюанс: суб’єкт господарювання може не забезпечувати наявність тих номіналів монет/банкнот, карбування та випуск/додатковий випуск в обіг яких припинено НБУ.

На сьогодні НБУ припинив карбування і випуск монет номіналом 1, 2, 5 і 25 копійок (п. 1 постанови № 25**). Тож про їх наявність у касі можна не турбуватися. Якщо такі монети відсутні, суб’єкт господарювання заокруглює загальну суму покупки до десяти копійок у бік збільшення чи зменшення за загальними правилами арифметичного заокруглення (п. 22 Положення № 148, п. 4 постанови № 25). При цьому в чеку мають зазначатися дві суми: до та після заокруглення (п. 5 постанови № 25).

** Постанова Правління НБУ від 15.03.2018 р. № 25.

Зверніть увагу: монети номіналом 1, 2, 5 і 25 копійок залишатимуться в обігу до прийняття НБУ окремого рішення про їх вилучення (п. 1 постанови № 25). Тому суб’єкт господарювання зобов’язаний:

1) приймати їх в оплату від покупців;

2) у разі їх наявності в касі — видати покупцю здачу. Тобто заокруглювати суму покупки за наявності здачі не можна.

І ще: сума розмінної монети не повинна перевищувати встановленого на підприємстві ліміту залишку каси. Інакше, щоб уникнути перевищення ліміту, її доведеться щодня здавати до банку, а наступного дня отримувати знову.

Відповідальність за відсутність розмінної монети

Податківці під час проведення перевірок підприємств у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг зобов’язані контролювати забезпечення постійної наявності розмінних грошей в їх касах (пп. 4 п. 58 Положення № 148).

Відсутність грошей для видачі здачі є порушенням порядку проведення готівкових розрахунків. А за це посадові особи підприємства/ФОП можуть притягатися до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 163¹⁵ КпАП — у розмірі від 1700 до 3400 грн., а за повторне аналогічне порушення, вчинене протягом року, — від 8500 до 17000 грн. Отже, забувати про розмінну монету не варто.

Хоча головний стимул тут навіть не небезпека бути оштрафованим, а підтримання репутації торговця. Адже покупець, «нарвавшись» на відсутність здачі, цілком імовірно, що вибере для себе більш дбайливого продавця. Тим більше, якщо випрошувати здачу у касирів доводиться регулярно.

Оформляємо документи

Наказ. Перше, що варто зробити, — оформити наказ про забезпечення розмінною монетою. У ньому фіксують усі правила роботи з розмінними грошима. Зокрема, суму розмінної монети, порядок та періодичність її видачі й повернення з операційної каси. Можна зазначити також номінали розмінних банкнот/монет та їх кількість. Приклад наказу про забезпечення розмінною монетою див. на рисунку.

Приклад наказу про забезпечення розмінною монетою

Розмінна монета в касі підприємства. Якщо підприємство (відокремлений підрозділ, що веде касову книгу) отримує розмінну монету у банку, на отриману суму складають прибутковий касовий ордер (ПКО). Реквізит «Прийнято від» у такому ПКО не заповнюють (п. 32 Положення № 148). Якщо ж відокремлений підрозділ, що веде касову книгу, отримує розмінну монету з центральної каси підприємства, то оформляють ПКО, у якому заповнюють усі реквізити.

Видачу розмінної монети в операційну касу оформляють видатковим касовим ордером (ВКО).

Крім того, для обліку виданої розмінної монети може використовуватися Книга обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки (типова форма № КО-5).

Щоправда, таку книгу є сенс вести тільки у разі, якщо у підприємства є кілька операційних кас. Це допомагає уникнути оформлення ВКО на кожного касира.

У такому разі розмінна монета видається старшому касиру (на нього ж складають ВКО). А він перед початком робочого дня видає її іншим касирам під підпис у книзі. У кінці робочого дня касири здають залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру знову ж таки під підпис у книзі (п. 43 Положення № 148). Ну, а старший касир уже здає отриману суму до каси.

Розмінна монета в місці проведення розрахунків. Внесення/видача готівки з місця проведення розрахунків, не пов’язані з проведенням розрахункових операцій, повинні реєструватися через РРО з використанням операцій «службове внесення»/«службова видача» (п. 6 розд. III Порядку № 547*). Тому,

* Порядок реєстрації та застосування РРО, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547.

Підтвердженням того, що відповідну суму внесено до РРО як розмінну монету, є Z-звіт, у якому відображається інформація про службове внесення (БЗ 109.06). Щоправда, Z-звіт обов’язково друкувати тільки у тому разі, якщо протягом дня здійснювалися розрахункові операції. Якщо ж мали місце тільки службові операції, без нього цілком можна обійтися (п. 9 ст. 3 Закону про РРО, БЗ 109.09).

Якщо підприємство (відокремлений підрозділ) працює без РРО і використовує КОРО та розрахункові книжки (РК), то суму отриманої розмінної монети вписують у корінець розрахункової квитанції з позначкою «службове внесення». А суму вилученої — з позначкою «службова видача» (п. 7 підрозд. 2 розд. III Порядку № 547/1**). У КОРО суми отриманої/вилученої розмінної монети будуть відображені в графі 5/6 КОРО на господарську одиницю.

** Порядок реєстрації та ведення РК, КОРО, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547.

Де зберігати розмінну монету?

Підприємства мають право тримати в неробочий час у своїх касах (у тому числі й операційних) готівкові суми у межах ліміту каси (п. 15 Положення № 148). Тому щодня обнуляти операційну касу і здавати розмінну монету до основної каси та/або банку необхідності немає. При цьому контролювати наявність/суму розмінної монети можна шляхом проведення інвентаризації операційної каси (п. 46 Положення № 148). До речі, періодичність її проведення можна також застерегти в наказі про забезпечення розмінною монетою.

Про те, що будь-яких обмежень щодо строку зберігання розмінної монети на місці проведення розрахунків законодавство не встановлює, говорять і податківці. І справедливо додають: підприємство має право самостійно визначити періодичність здавання розмінної монети до каси (див., наприклад, лист № 11023***). Попри те, що цю позицію було висловлено ще за часів дії старого касового положення, підстав для її перегляду Положення № 148 не дає. Щоправда, є один виняток:

*** Лист ДФСУ від 19.05.2016 р. № 11023/6/99-99-14-05-01-15.

Зберігати розмінну монету в касі РРО зручно тим, що немає необхідності щодня складати ПКО/ВКО. Не потрібні в цьому випадку й щоденні операції «службова видача». А ось операцію «службове внесення» все одно доведеться виконувати щодня перед початком роботи — для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, здійснюваної після виконання Z-звіту (п. 6 розд. ІІІ Порядку № 547).

Хоча і «службове внесення» для перенесення залишку знадобиться тільки в тому разі, якщо модель РРО, що використовується, при проведенні Z-звіту обнуляє суму грошової скриньки (кінцевий залишок). Якщо ж версія програмного забезпечення (ПЗ) РРО не обнуляє кінцевий залишок, то його сума автоматично зберігається в пам’яті РРО. Тому операцію «службове внесення» для перенесення залишку на такому РРО робити не потрібно. Підтверджують це й податківці (див. лист ГУ ДФС у Харківській обл. від 21.03.2019 р. № 1145/ІПК/20-40-14-10-21).

Облік розмінної монети

Розмінну монету, передану з каси підприємства до операційної каси, відображають проводкою: Дт 301/1 «Готівка в національній валюті в операційній касі» — Кт 301 «Готівка в національній валюті».

Зверніть увагу:

Так, касир несе за цю суму (втім, як і за будь-яку іншу суму, що є в операційній касі) повну матеріальну відповідальність (п. 44 Положення № 148), але це зовсім не робить його підзвітною особою.

До речі, податківці в листі № 11023 це також підтверджують.

А яка відповідальність загрожує у разі, якщо підприємство вело облік розмінної монети як підзвітних коштів?

Якщо сума розмінної монети в обліку пішла в підзвітну суму (Дт 372), але при цьому була оприбуткована в операційній касі (було здійснено операцію «службове внесення»), то тут «світить» лише адмінштраф за порушення порядку РРО-розрахунків згідно зі ст. 155¹ КУпАП: на касира — у розмірі від 34 до 85 грн. і на посадових осіб підприємства — у розмірі від 85 до 170 грн. А в разі повторного порушення протягом року штрафи становитимуть відповідно від 85 до 170 грн. та від 170 до 340 грн. (БЗ 109.20).

До речі, не виключено, що цей штраф з огляду на малозначність порушення суди не застосують (див. постанову Богунського районного суду м. Житомира від 22.03.2018 р. у справі № 295/2513/18)*. ☺

* Див. за посиланням: reyestr.court.gov.ua/Review/72893069

Теоретично тут, звичайно, має місце ще й порушення правил бухгалтерського обліку. Але оскільки адмінштраф згідно зі ст. 164² КпАП (у розмірі від 136 до 255 грн. та від 170 до 340 грн. — у разі повторного порушення протягом року) можуть накладати тільки органи держфінінспекції (ст. 234¹ КпАП), то «нарватися» на нього в житті можуть тільки бюджетники.

Якщо ж, відправивши розмінну монету до підзвітної суми, її не оприбуткували в операційній касі, то тут додаються ще два штрафи:

1) за невідповідність суми готівки на місці проведення розрахунків сумі, зазначеній у денному звіті РРО (загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня). Щоправда, такий штраф «світить» тільки у тому разі, якщо сума невідповідності перевищить 10 % мінімальної зарплати, встановленої на початок року (у 2019 році це 417,30 грн.). Та й сума такого штрафу становить усього 1 грн. Але це тільки за перше порушення протягом календарного року. А за повторне — вже 100 % вартості проданих з порушенням товарів (послуг) (п. 1 ст. 17 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 г № 265/95-ВР);

2) за неоприбуткування відповідно до п. 1 Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 — у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми.

А ось, наприклад, штрафувати за неподання авансового звіту тут недоречно. Адже податківці виявлять, що в підзвіт було видано розмінну монету. А отже, ні про який авансовий звіт тут годі й говорити.