Находясь в командировке, работник будет нести в ней соответствующие расходы. При этом оплачивать их из своего кармана он не обязан. Ведь в командировке работник представляет интересы предприятия, а не свои личные. Вменить работнику тратить свои деньги с последующим возмещением работодатель не вправе.
Именно поэтому ст. 121 КЗоТ обязывает работодателя выплатить командированному работнику денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найма жилого помещения и суточные расходы.
Направлять работника в командировку без выдачи аванса — значит нарушать трудовое законодательство
Сумму аванса работодатель определяет самостоятельно с учетом планируемых расходов на командировку. Выдать аванс можно:
— наличными денежными средствами из кассы предприятия;
— в безналичной форме, перечислив на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек (корпоративной, личной).
Какой из озвученных способов выбрать, решает само предприятие. Но если вы выбрали наличный, учтите, что нельзя выдавать наличные денежные средства под отчет, пока работник полностью не отчитался по ранее полученным под отчет средствам (см. п. 19 Положения о ведении кассовых операций.., утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148).
Работодателю, проигнорировавшему это требование, грозит штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм (абзац пятый ст. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95).
Конкретные сроки выдачи аванса на командировку действующим законодательством не установлены. Следовательно, этот вопрос работодатель решает самостоятельно. Единственная рекомендация:
аванс следует выдавать после подписания руководителем приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и до отъезда работника
Как уже отмечалось, необеспечение работника авансом — это нарушение трудового законодательства (см. письма Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13).
Выявить его могут инспекторы труда при проведении инспекционного посещения (невыездного инспектирования).
Если говорить о мере ответственности, то за невыдачу аванса:
— работодателю грозит трудовой штраф в размере одной минимальной заработной платы (на сегодня — 4173 грн.) в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ;
— должностным лицам предприятия (ФЛП) — админштраф от 510 до 1700 грн., а при повторном правонарушении в течение года после наложения за него админвзыскания или за те же действия, совершенные в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет и воспитывает ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, — от 1700 до 5100 грн. (см. ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП).
Кстати, заметим, что работодателю запрещено направлять в командировку беременных женщин, матерей (одиноких отцов), имеющих ребенка в возрасте до 3 лет, а также лиц, воспитывающих ребенка до 3 лет без матери (см. ст. 176, 1861 КЗоТ). Если же ребенку от 3 до 14 лет, то перечисленные категории могут быть направлены в командировку с их согласия (ст. 177, 1861 КЗоТ).
