Перебуваючи у відрядженні, працівник нестиме там відповідні витрати. При цьому оплачувати їх зі своєї кишені він не зобов’язаний. Адже у відрядженні працівник представляє інтереси підприємства, а не свої особисті. Примусити працівника витрачати свої кошти з подальшим їх відшкодуванням роботодавець не має права.
Саме тому ст. 121 КЗпП зобов’язує роботодавця виплатити працівнику, який відряджається, грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найму житла та добові витрати.
Направляти працівника у відрядження без видачі авансу — означає порушувати трудове законодавство
Суму авансу роботодавець визначає самостійно з урахуванням планованих витрат на відрядження. Видати аванс можна:
— готівковими коштами з каси підприємства;
— у безготівковій формі, перерахувавши на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (корпоративної, особистої).
Який з озвучених способів обрати, вирішує саме підприємство. Але якщо ви обрали готівковий, врахуйте, що не можна видавати готівкові кошти під звіт, поки працівник повністю не відзвітував за раніше отримані під звіт кошти (див. п. 19 Положення про ведення касових операцій, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148).
Роботодавцю, який проігнорував цю вимогу, загрожує штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум (абзац п’ятий ст. 1 Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95).
Конкретні строки видачі авансу на відрядження чинним законодавством не встановлено. Отже, це питання роботодавець вирішує самостійно. Єдина рекомендація:
аванс слід видавати після підписання керівником наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження та до від’їзду працівника
Як уже зазначалося, незабезпечення працівника авансом — це порушення трудового законодавства (див. листи Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 та Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13). Виявити його можуть інспектори праці під час проведення інспекційного відвідування (невиїзного інспектування).
Якщо говорити про міру відповідальності, то за невидачу авансу:
— роботодавцю загрожує трудовий штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (на сьогодні — 4173 грн.) відповідно до абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП;
— посадовим особам підприємства (ФОП) — адмінштраф від 510 до 1700 грн., а в разі повторного правопорушення протягом року після накладення на особу адмінстягнення або за ті самі діяння, вчинені щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, — від 1700 до 5100 грн. (див. ч. 1 і 2 ст. 41 КУпАП).
До речі, зауважимо, що роботодавцю заборонено направляти у відрядження вагітних жінок, матерів (одиноких батьків), які мають дитину віком до 3 років, а також осіб, які виховують дитину до 3 років без матері (див. ст. 176, 1861 КЗпП). Якщо ж дитині від 3 до 14 років, то перелічені категорії можуть бути направлені у відрядження за їхньою згодою (ст. 177, 1861 КЗпП).
