Считаем, что в данной ситуации ОСМД должно обеспечить вас документами относительно уплаченных вами эксплуатационных платежей и вывоза мусора. Причем неважно, уплачиваете вы их в виде взносов или отдельными платежами. Поскольку ОСМД — это весьма своеобразная «организация», то на практике формы таких документов (когда они выдаются) могут разниться в зависимости от уровня «специалиста», ведущего документацию в ОСМД.
Поэтому сначала (со ссылкой на Закон об бухучете, НКУ и т. д., и т. п.) потребуйте от управляющего ОСМД, чтобы они оформляли ваши эксплуатационные расходы первичным документом — ежемесячным актом, в котором бы содержались все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Считаем, управляющий ОСМД обязан учесть тот факт, что собственником помещения является юридическое (а не обычное физическое) лицо, и обеспечить вас для учета таких расходов всеми необходимыми первичными документами: как за предыдущие месяцы, так и в будущем — за все последующие месяцы. Если получите отказ, вытребуйте хотя бы предоставить вам какую-то справку и/или расшифровки счетов и тарифы коммунальных служб, которые подтвердят эти расходы ОСМД, компенсированные вами.
Однако, если ваши требования/просьбы эффекта не возымеют, то вам придется решать эту проблему «собственными силами». Благо дело, изменения, внесенные в Закон о бухучете и Положение № 88, теперь позволяют предприятиям гораздо легче выкручиваться в подобных («бездокументных») ситуациях. Ведь действующая редакция п. 2.6 Положения № 88 дает зеленый свет отражению «бездокументных» хозопераций в бухучете. Поскольку, как ни крути, хозоперации должны отражаться в бухучете в периоде их совершения (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете) и необходимость их отражения не зависит от периода получения первичных документов от поставщиков.
И в ситуациях, когда вы по каким-то причинам не получили от контрагента (ОСМД) первичку на соответствующие услуги, то вполне можете оформить ее самостоятельно — внутренним документом. Таким внутренним первичным документом должен быть акт (а не бухгалтерская справка, как когда-то).
Для того чтобы оформить хозоперацию своей первичкой, п. 2.6 Положения № 88 выдвигает ряд условий: 1) такая возможность должна быть предусмотрена правилами документооборота предприятия; 2) первичка контрагентов отсутствует на момент завершения составления учетных регистров за отчетный период; 3) собственный акт должен быть составлен должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг. Думаем, в данной ситуации вам несложно будет соблюсти эти три условия.
Поэтому в случае отказа ОСМД выдать документы вы можете составить внутренний акт, узнав тарифы на эксплуатационные расходы и вывоз мусора у служб, предоставляющих соответствующие услуги, чтобы вы смогли «персонифицировать» в акте общую сумму ваших расходов (и платежей) за разные виды услуг. Ведь ОСМД выступает только посредником между жильцами и непосредственными исполнителями (упомянутыми службами) в отношении приема и передачи денежных средств за определенные виды коммунальных услуг. Правда, за вывоз мусора ОСМД уплачивает общей суммой, и тут вопрос персонификации таких расходов и подтверждения корректности расчета суммы, уплачиваемой вами, может все равно упереться в необходимость получения хотя бы справки о таком расчете от ОСМД...☹
Кроме того, дополнительным свидетельством о понесенных вами расходах здесь будут являться расчетные документы (платежные поручения, квитанции, т. п.), подтверждающие факт уплаты вами ОСМД компенсации эксплуатационных расходов и вывоза мусора. Но все-таки попытайтесь добиться от ОСМД если не актов, то хотя бы выставления счетов на оплату упомянутых расходов.
