Вважаємо, що в цій ситуації ОСББ повинен забезпечити вас документами щодо сплачених вами експлуатаційних платежів та вивезення сміття. Причому неважливо, оплачуєте ви їх у вигляді внесків або окремими платежами. Оскільки ОСББ — це дуже своєрідна «організація», то на практиці форми таких документів (коли вони видаються) можуть різнитися залежно від рівня «фахівця», який веде документацію в ОСББ.
Тому спочатку (з посиланням на Закон про бухоблік, ПКУ тощо) вимагайте від керівника ОСББ, щоб вони оформляли ваші експлуатаційні витрати первинним документом — щомісячним актом, у якому б містилися всі обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Вважаємо: керівник ОСББ зобов’язаний врахувати той факт, що власником приміщення є юридична (а не звичайна фізична) особа, і забезпечити вас для обліку таких витрат усіма необхідними первинними документами: як за попередні місяці, так і в майбутньому — за всі подальші місяці. Якщо отримаєте відмову, витребуйте хоча б надати вам якусь довідку та/або розшифровки рахунків і тарифи комунальних служб, які підтвердять ці витрати ОСББ, що компенсовані вами.
Проте якщо ваші вимоги/прохання ефекту не матимуть, то вам доведеться вирішувати цю проблему «власними силами». Блага справа, зміни, внесені до Закону про бухоблік і Положення № 88, тепер дозволяють підприємствам набагато легше викручуватися в подібних («бездокументних») ситуаціях. Адже чинна редакція п. 2.6 Положення № 88 дає зелене світло відображенню «бездокументних» госпоперацій у бухобліку. Оскільки, як не крути, госпоперації повинні відображатися в бухобліку у періоді їх здійснення (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік), і необхідність їх відображення не залежить від періоду отримання первинних документів від постачальників.
І в ситуаціях, коли ви з якихось причин не отримали від контрагента (ОСББ) первинку на відповідні послуги, то цілком можете оформити її самостійно — внутрішнім документом. Таким внутрішнім первинним документом має бути акт (а не бухгалтерська довідка, як колись).
Для того, щоб оформити госпоперацію своєю первинкою, п. 2.6 Положення № 88 висуває ряд умов: 1) така можливість має бути передбачена правилами документообігу підприємства; 2) первинка контрагентів відсутня на момент завершення складання облікових регістрів за звітний період; 3) власний акт має бути складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг. Думаємо, в цій ситуації вам не складно буде дотриматися цих трьох умов.
Тому в разі відмови ОСББ видати документи ви можете скласти внутрішній акт, дізнавшись тарифи на експлуатаційні витрати і вивезення сміття у служб, що надають відповідні послуги, щоб ви змогли «персоніфікувати» в акті загальну суму ваших витрат (і платежів) за різні види послуг. Адже ОСББ виступає тільки посередником між мешканцями і безпосередніми виконавцями (згаданими службами) щодо приймання і передачі грошових коштів за певні види комунальних послуг. Щоправда, за вивезення сміття ОСББ оплачує загальною сумою, і тут питання персоніфікації таких витрат і підтвердження коректності розрахунку суми, сплачуваної вами, може все одно впертися в необхідність отримання хоча б довідки про такий розрахунок від ОСББ...☹
Крім того, додатковим свідченням про понесені вами витрати тут будуть розрахункові документи (платіжні доручення, квитанції тощо), які підтверджують факт оплати вами ОСББ компенсації експлуатаційних витрат і вивезення сміття. Але все-таки спробуйте домогтися від ОСББ якщо не актів, то хоча б виставляння рахунків на оплату згаданих витрат.
