Документальное оформление. Вам понадобятся: документы на приобретение подарков (смета, договор, накладная и т. п.), приказ на выдачу детских подарков; ведомость выдачи подарков с подписями получателей. Не лишним будет составить акт на списание детских подарков.
Что касается получателей, то здесь все зависит от того, что вы укажете в приказе на выдачу детских подарков. Так, если в приказе будет указано, например:
— «вручить работникам, имеющим детей, подарки ко Дню святого Николая (Новому году, Рождеству)», то именно работники будут получателями подарочного дохода;
— «вручить детям работников предприятия подарки ко Дню святого Николая (Новому году, Рождеству)», то получатели — дети.
На наш взгляд, вариант с получателями-родителями более привлекателен. Иначе работодателю понадобятся налоговые номера детей — получателей подарков для того, чтобы отразить их подарочный доход в форме № 1ДФ.
Вам тоже по нраву вариант с получателями-родителями? Тогда правильно сформулируйте приказ и не забудьте в нем указать предельный возраст ребенка, на которого будет выдаваться подарок.
Здесь рекомендуем не превышать предел в 18 лет. Ведь именно до этого возраста физлицо имеет правовой статус ребенка.
Также соберите копии свидетельств о рождении детей. Почему это важно, мы расскажем дальше. А теперь переходим к вопросу налогообложения.
НДФЛ/ВС. Стоимость неденежных подарков в части, которая не превышает 25 % одной минзарплаты (в расчете на месяц), установленной на 1 января отчетного налогового года, выводит из-под обложения п.п. 165.1.39 НКУ. Из не облагаемых НДФЛ подарков военный сбор также не удерживают.
Таким образом, не облагаем НДФЛ и ВС неденежные подарки, стоимость которых не превышает в 2019 году 1043,25 грн., в 2020 году (исходя из проекта госбюджета) — 1180,75 грн. (в расчете на месяц).
Однако подарочный доход отражаем в форме № 1ДФ. Признак дохода — «160».
ЕСВ. Если получателями детских подарков будут родители, то ЕСВ не начисляем, руководствуясь п. 8 разд. II Перечня, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170. В нем стоимость подарков к праздникам для детей работников указана среди выплат, на которые не начисляется ЕСВ. Детский возраст, еще раз подчеркнем, законодательство ограничивает 18 годами.
Если же работник получит подарок на своего ребенка, которому уже исполнилось 18 лет, то стоимость подарка превратится для такого работника в зарплату. То есть придется уплатить ЕСВ. Именно поэтому раньше мы рекомендовали не превышать предел в 18 лет и иметь под рукой свидетельства о рождении детей.
Налог на прибыль. Стоимость детских подарков в бухучете попадает в бухрасходы. Поэтому в налоговоприбыльном учете через бухрасходы на общих основаниях уменьшает финрезультат. Относительно нехозяйственности волноваться не стоит: никаких налоговых разниц (корректировок) по детским подаркам нет. Как нет и разницы по п.п. 140.5.10 НКУ. Ведь для случая с физлицами в этом подпункте сделано прямое исключение.
НДС. Смотрите: выдача подарков = бесплатная передача = поставка = объект обложения НДС. Поскольку договорная стоимость в этом случае равняется нулю, НДС начисляется исходя из минбазы — стоимости приобретения подарков. При этом нужно составить две НН:
первую — на договорную (т. е. нулевую) стоимость;
вторую — на минбазу с типом причины «15».
В течение последних двух лет фискалы говорят, что при бесплатных передачах достаточно начислить одни НО исходя из базы, определенной согласно п. 188.1 НКУ. А вот компенсирующие НО начислять не нужно!
