Перерасчет НДФЛ — 2019: время пришло

Цель обязательного перерасчета: проверка правильности и полноты удержания НДФЛ с доходов, начисленных (выплаченных, предоставленных) работникам в виде зарплаты, а также суммы предоставленной НСЛ. А вот проведение перерасчета ВС нормами НКУ не предусмотрено.

Обязательный перерасчет по итогам 2019 года нужно провести в декабре 2019 года. Проводим его по всем работникам, которые числятся у работодателя по состоянию на 31.12.2019 г.

Перепроверяем правильность удержания НДФЛ и зарплатных доходов в январе — декабре 2019 года. Для работников, которые приняты на работу в 2019 году, перерасчет проводят за период с момента приема.

Что пересчитываем?

В обязательном годовом перерасчете НДФЛ участвует только заработная плата. Перерасчет незарплатных доходов для определения правильности их налогообложения — это исключительно добровольное дело работодателя/налогового агента.

Что относим к зарплатным выплатам?

Для целей обложения НДФЛ законодатель отнес к таковым основную и дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма (п.п. 14.1.48 НКУ). Для определения перечня выплат, которые входят в состав зарплаты, можно использовать Инструкцию № 5*, но только в части, не противоречащей НКУ.

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Так, в соответствии с НКУ некоторые выплаты, которые не включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5, для целей обложения НДФЛ приравнены к заработной плате. Например, больничные (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ) и привилегированные дивиденды (п.п. 170.5.3 НКУ).

Нюансы по отдельным выплатам

По общему правилу, зарплатные выплаты, в том числе и премии, доплаты, надбавки, начисленные (доначисленные/отсторнированные) за предыдущие налоговые периоды (месяцы),

Относить их к месяцам, за которые они были начислены, не нужно. Так, если, например, в декабре текущего года начислялась индексация за предыдущие месяцы, то суммы доначисленной индексации разбрасывать по тем месяцам, за которые была проведена корректировка, не нужно (см. письма ГФСУ от 13.05.2016 г. № 10468/6/99-99-13-01-01-15 и от 10.05.2017 г. № 7955/5/99-99-13-01-01-16).

Такие суммы считаем фондом оплаты труда того месяца, в котором они были фактически начислены.

Исключение из приведенного правила — зарплата за период ее сохранения согласно законодательству, в том числе больничные, отпускные. Суммы таких выплат (их части) относят к соответствующим месяцам, за которые они были начислены (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ) (см. пример ниже).

Как проводить перерасчет?

Схема проведения перерасчета следующая.

Шаг 1. Уточняем (перепроверяем) месячные суммы заработной платы, начисленные (выплаченные, предоставленные) работнику в течение года.

Шаг 2. Если работник пользовался правом на НСЛ, проверяем наличие оснований для применения НСЛ к заплате в каждом отдельном месяце, а также наличие на предприятии заявления работника о самостоятельном избрании им места применения НСЛ и документов, подтверждающих его право на НСЛ (при необходимости).

Учтите: работник имеет право на НСЛ только по одному месту работы. Если на предыдущей работе в месяце увольнения ему была предоставлена НСЛ, то при приеме его на работу в этом же месяце НСЛ предоставляться не должна. И не забывайте, что к среднему заработку «солдат предприятия» НСЛ не применяется (см. письмо ГФСУ от 04.09.2015 г. № 8397/В/99-99-17-03-03-15).

Шаг 3. Если работник пользовался НСЛ, определяем его право на НСЛ в каждом месяце отчетного года. Для этого сравниваем уточненные суммы заработной платы, рассчитанные по каждому месяцу 2019 года, с предельным размером заработной платы, дающим право на НСЛ. Информацию о размерах НСЛ, действовавших в 2019 году, ищите в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 104-105, с. 39.

Шаг 4. Проводим окончательное обложение НДФЛ уточненных месячных сумм заработной платы (определяем отдельно по каждому месяцу 2019 года сумму НДФЛ, подлежащую уплате в бюджет).

Шаг 5. Рассчитываем общую годовую сумму НДФЛ, суммируя полученные в результате перерасчета ежемесячные суммы НДФЛ.

Шаг 6. Сравниваем рассчитанную в результате перерасчета сумму НДФЛ с суммой налога, фактически удержанного из заработной платы работника за год, и определяем результат перерасчета.

Результат перерасчета и что с ним делать

Результатом проведения перерасчета НДФЛ может быть недоплата, переплата по НДФЛ или ноль (сумма фактически уплаченного НДФЛ = перерасчитанной сумме НДФЛ).

В первом случае, если получилась недоплата НДФЛ (рассчитанная сумма превышает фактическую), ее удерживаем за счет дохода работника за декабрь 2019 года. Тут учитываем требования ст. 128 КЗоТ по предельным суммам отчислений: в общем случае работодатель вправе удержать с суммы налогооблагаемого дохода работника недоплату по НДФЛ в сумме, не превышающей 20 % зарплаты, подлежащей выплате.

Если размер недоплаты превышает ограничение, то остаток отразите в форме № 1ДФ за следующие отчетные кварталы по мере удержания с зарплаты работника. Как вариант, если работник не против погасить всю сумму недоплаты сразу, он может написать заявление с просьбой провести единоразовое удержание. В этом случае с него можно удержать сразу всю сумму недоплаты НДФЛ.

Во втором случае, если обнаружена переплата по НДФЛ, то на ее сумму уменьшают сумму начисленного налогового обязательства за декабрь 2019 года.

Результаты годового перерасчета НДФЛ отражают в разд. I Налогового расчета по форме № 1ДФ за IV квартал следующим образом:

— если выявлена недоплата, показатели граф 4 «Сума перерахованого податку» и 4а «Сума нарахованого податку» увеличивают на сумму выявленной недоплаты по НДФЛ с учетом (!) ограничения в 20 %, о котором мы говорили выше. Если размер недоплаты превышает ограничение, то остаток отразите в форме № 1ДФ за следующие отчетные кварталы по мере удержания с зарплаты работника;

— если по результатам перерасчета выявлена переплата, показатели граф 4 «Сума перерахованого податку» и 4а «Сума нарахованого податку» уменьшаются на сумму излишне удержанного НДФЛ.

Если суммы НДФЛ за декабрь не хватило (сумма переплаты превышает сумму налоговых обязательств за декабрь 2019 года), то на остаток суммы переплаты уменьшите показатели граф 4а и 4 формы № 1ДФ за следующие отчетные кварталы.

Заметим, что по поводу отражения результатов перерасчета налоговики занимают достаточно лояльную позицию. Так, если по результатам перерасчета вы обнаружили ошибки, связанные с неправильным налогообложением (допустим, излишне удержали или не удержали НДФЛ, поскольку неверно классифицировали доход, ошибочно применили НСЛ), то результат такого перерасчета отражаете в форме № 1ДФ за тот квартал, в котором проведен перерасчет. Подачи уточняющего расчета по форме № 1ДФ налоговики в данном случае не требуют.

Пример. Работница Петренко В. В. принята на работу с 1 февраля и имеет право на НСЛ как мать двоих детей в возрасте до 18 лет (в феврале она подала заявление на применение НСЛ на двоих детей). В 2019 году размер льготы для нее составляет 1921 грн. (960,50 грн. х 2 детей), а размер предельного дохода, дающего право на ее применение, равен 5380 грн. (2690 х 2 детей). Зарплата за месяц составляет 4300 грн.

В сентябре работнице была начислена премия в размере 1500 грн. В результате предельный доход для применения НСЛ был превышен. Но бухгалтер ошибочно применила НСЛ к доходам за сентябрь.

В ноябре ей были начислены больничные в сумме 1759,42 грн. (болела с 24.10.2019 г. по 05.11.2019 г.), в том числе за дни болезни в октябре — 1082,72 грн. и за дни болезни в ноябре — 676,70 грн. Поскольку работница в октябре — ноябре болела за октябрь ей начислена заработная плата в размере 3127,27 грн., за ноябрь — 3685,71 грн.

Кроме того, в октябре второму ребенку работницы исполнилось 18 лет. Бухгалтер ошибочно посчитала, что в этом месяце к доходу работницы НСЛ уже применяться не должна. В действительности же право на НСЛ в этом случае утрачивается только с года, следующего за годом, в котором ребенку исполнилось 18 лет (абзац первый п.п. 169.3.3 НКУ). Так что к доходу за октябрь — декабрь еще нужно применять НСЛ.

Результат перерасчета приведем в таблице.

Годовой перерасчет НДФЛ

В результате перерасчета работнице нужно вернуть НДФЛ в сумме 691,56 грн. (6012,79 - 5321,23 грн.). Для этого уменьшаем декабрьский НДФЛ, подлежащий удержанию, на сумму НДФЛ по перерасчету. Поскольку сумма к возврату получилась больше, чем сумма декабрьского НДФЛ, в декабре НДФЛ с дохода работницы — 0,00 грн. На остальную сумму НДФЛ (263,34 грн. (691,56 грн. - 428,22 грн.)), подлежащую возврату работнице, уменьшим сумму январского НДФЛ.