Перерахунок ПДФО — 2019: час настав

Мета обов’язкового перерахунку: перевірка правильності і повноти утримання ПДФО з доходів, нарахованих (виплачених, наданих) працівникам у вигляді зарплати, а також суми наданої ПСП. А ось проведення перерахунку ВЗ нормами ПКУ не передбачено.

Обов’язковий перерахунок за підсумками 2019 року треба провести в грудні 2019 року.

Проводимо його щодо усіх працівників, які числяться у роботодавця станом на 31.12.2019 р. Перевіряємо ще раз правильність утримання ПДФО і зарплатних доходів у січні — грудні 2019 року. Для працівників, які прийняті на роботу у 2019 році, перерахунок проводять за період з моменту прийняття.

Що перераховуємо?

У обов’язковому річному перерахунку ПДФО бере участь тільки заробітна плата. Перерахунок не зарплатних доходів для визначення правильності їх оподаткування — це виключно добровільна справа роботодавця/податкового агента.

Що відносимо до зарплатних виплат?

Для цілей оподаткування ПДФО законодавець відніс до таких основну і додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв’язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ). Для визначення переліку виплат, які входять до складу зарплати, можна використати Інструкцію № 5*, але тільки в частині, що не суперечить ПКУ.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Так, відповідно до ПКУ деякі виплати, які не включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5, для цілей оподаткування ПДФО прирівняні до заробітної плати. Наприклад, лікарняні (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ) і привілейовані дивіденди (п.п. 170.5.3 ПКУ).

Нюанси за окремими виплатами

За загальним правилом, зарплатні виплати, у тому числі й премії, доплати, надбавки, нараховані (донараховані/відсторновані) за попередні податкові періоди (місяці),

Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не треба. Так, якщо, наприклад, у грудні поточного року нараховувалася індексація за попередні місяці, то суми донарахованої індексації розкидати за тими місяцями, за які було проведено коригування, не треба (див. листи ДФСУ від 13.05.2016 р. № 10468/6/99-99-13-01-01-15 і від 10.05.2017 р. № 7955/5/99-99-13-01-01-16).

Такі суми вважаємо фондом оплати праці того місяця, в якому вони були фактично нараховані.

Виняток із наведеного правила — зарплата за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі лікарняні, відпускні. Суми таких виплат (їх частини) відносять до відповідних місяців, за які вони були нараховані (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ // див. приклад нижче).

Як проводити перерахунок?

Схема проведення перерахунку така.

Крок 1. Уточнюємо (перевіряємо ще раз) місячні суми заробітної плати, нараховані (виплачені, надані) працівникові протягом року.

Крок 2. Якщо працівник користувався правом на ПСП, перевіряємо наявність підстав для застосування ПСП до зарплати в кожному окремому місяці, а також наявність на підприємстві заяви працівника про самостійне обрання ним місця застосування ПСП і документів, що підтверджують його право на ПСП (за необхідності).

Врахуйте: працівник має право на ПСП тільки за одним місцем роботи. Якщо на попередній роботі в місяці звільнення йому була надана ПСП, то при прийнятті його на роботу в цьому ж місяці ПСП надаватися не повинна. І не забувайте, що до середнього заробітку «солдатів підприємства» ПСП не застосовується (див. лист ДФСУ від 04.09.2015 р. № 8397/В/99-99-17-03-03-15).

Крок 3. Якщо працівник користувався ПСП, визначаємо право працівника на ПСП у кожному місяці звітного року. Для цього порівнюємо уточнені суми заробітної плати, розраховані за кожним місяцем 2019 року, з граничним розміром заробітної плати, що надає право на ПСП. Інформацію про розміри ПСП, що діяли у 2019 році, шукайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 104-105, с. 39.

Крок 4. Проводимо остаточне оподаткування ПДФО уточнених місячних сум заробітної плати (визначаємо окремо за кожним місяцем 2019 року суму ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету).

Крок 5. Розраховуємо загальну річну суму ПДФО, підсумовуючи отримані в результаті перерахунку щомісячні суми ПДФО.

Крок 6. Порівнюємо розраховану в результаті перерахунку суму ПДФО з сумою податку, фактично утриманого із заробітної плати працівника за рік, і визначаємо результат перерахунку.

Результат перерахунку і що з ним робити

Результатом проведення перерахунку ПДФО може бути недоплата, переплата з ПДФО, нуль (сума фактично сплаченого ПДФО = перерахованій сумі ПДФО).

У першому випадку, якщо в результаті перерахунку вийшла недоплата з ПДФО (розрахована сума перевищує фактичну), її утримуємо за рахунок доходу працівника за грудень 2019 року. Тут враховуємо вимоги ст. 128 КЗпП щодо граничних сум відрахувань. Нагадаємо, що в загальному випадку роботодавець має право утримати з суми оподатковуваного доходу працівника недоплату з ПДФО в сумі, що не перевищує 20 % зарплати, належної до виплати. Якщо розмір недоплати перевищує обмеження, то залишок відобразіть у формі № 1ДФ за наступні звітні квартали у міру утримання із зарплати працівника. Як варіант, якщо працівник не проти погасити усю суму недоплати відразу, він може написати заяву з проханням провести одноразове утримання. У цьому випадку з нього можна утримати відразу усю суму недоплати ПДФО.

У другому випадку, якщо виявлена переплата з ПДФО, на її суму зменшують суму нарахованого податкового зобов’язання за грудень 2019 року.

Результати річного перерахунку ПДФО відображають в розд. I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за IV квартал таким чином:

— якщо виявлена недоплата, показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» збільшують на суму виявленої недоплати з ПДФО з урахуванням (!) обмеження в 20 %, про яке ми говорили вище. Якщо розмір недоплати перевищує обмеження, то залишок відобразіть у формі № 1ДФ за наступні звітні квартали у міру утримання із зарплати працівника;

— якщо за результатами перерахунку виявлена переплата, показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» зменшуються на суму надміру утриманого ПДФО.

Якщо суми ПДФО за грудень не вистачило (сума переплати перевищує суму податкових зобов’язань за грудень 2019 року), то на залишок суми переплати зменшіть показники граф 4а і 4 форми № 1ДФ, сформованої за наступні звітні квартали.

Зверніть увагу: з приводу відображення результатів перерахунку податківці займають досить лояльну позицію. Так, якщо за результатами перерахунку ви виявили помилки, пов’язані з неправильним оподаткуванням (припустимо, надміру утримали або не утримали ПДФО, оскільки неправильно класифікували дохід, помилково застосували ПСП), то результат такого перерахунку відображаєте у формі № 1ДФ за той квартал, в якому проведений перерахунок. Подання уточнюючого розрахунку за формою № 1ДФ податківці в цьому випадку не вимагають.

Приклад. Працівниця Петренко В. В. прийнята на роботу з 1 лютого і має право на ПСП як матір двох дітей віком до 18 років ( у лютому вона подала заяву на застосування ПСП на двох дітей). У 2019 році розмір пільги для неї складає 1921 грн. (960,50 грн. х 2 дітей), а розмір граничного доходу, що надає право на її застосування, дорівнює 5380 грн. (2690 х 2 дітей). Зарплата за місяць складає 4300 грн.

У вересні працівниці була нарахована премія у розмірі 1500 грн. У результаті граничний дохід для застосування ПСП був перевищений. Але бухгалтер помилково застосувала ПСП до доходів за вересень.

У листопаді їй були нараховані лікарняні в сумі 1759,42 грн. (хворіла з 24.10.2019 р. по 05.11.2019 р.), у тому числі за дні хвороби в жовтні — 1082,72 грн. і за дні хвороби в листопаді — 676,70 грн. Оскільки працівниця в жовтні — листопаді хворіла, за жовтень їй нарахована заробітна плата у розмірі 3127,27 грн., за листопад — 3685,71 грн.

Крім того, в жовтні другій дитині працівниці виповнилося 18 років. Бухгалтер помилково порахувала, що цього місяця до доходу працівниці ПСП вже застосовуватися не повинна. Насправді ж, право на ПСП у цьому випадку втрачається тільки з року, що йде за роком, в якому дитині виповнилося 18 років (абзац перший п.п. 169.3.3 ПКУ). Тож до доходу за жовтень — грудень ще треба застосовувати ПСП.

Результат перерахунку наведемо в таблиці.

Річний перерахунок ПДФО

У результаті перерахунку працівниці треба повернути ПДФО в сумі 691,56 грн. (6012,79 - 5321,23 грн.). Для цього зменшуємо грудневий ПДФО, що підлягає утриманню, на суму ПДФО за перерахунком. Оскільки сума до повернення вийшла більше, ніж сума грудневого ПДФО, в грудні ПДФО з доходу працівниці — 0,00 грн. На іншу суму ПДФО (263,34 грн. (691,56 грн. - 428,22 грн.)), що підлягає поверненню працівниці, зменшимо суму січневого ПДФО.