Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Директор подписал документы в отпуске: проблемы

Амброзяк Наталья, юрист, Павленко Алексей, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Февраль, 2019/№ 12
В избранном В избранное
Печать
При проверке фискалы сначала сопоставили даты отпусков директора с датами подписей на документах. Подписанные директором во время отпуска документы проверяющие признали недействительными, так как они якобы были подписаны не уполномоченным лицом. В результате пытаются снять расходы по операциям, которые такими документами оформлялись. Насколько такое правомерно и как с этим бороться, сегодня и обсудим.

У проверяющих это — давно отработанная схема, которую они в последнее время все чаще используют на практике. Немало наших читателей уже с этими проблемами сталкивались. Причем фискалы не только снимают расходы по документам, подписанным директором во время его отпуска1, но также штрафуют за нарушение кассовой дисциплины, утверждая, что подписанные «отпускным» директором в этом периоде кассовые документы являются недействительными, и т. п. Бывает, даже пугают уголовкой, «поминая» при этом ст. 200 УКУ (если подписывались платежные/кассовые документы) или ст. 366 УКУ (намекая на служебный подлог)… ☹

1 В принципе, этот момент могут попытаться использовать не очень чистые на руку контрагенты, шантажируя вас признанием сделки на этом основании недействительной.

Безусловно, первое, о чем хотелось бы сразу сказать:

максимально старайтесь не допускать таких проблемных ситуаций, например, на период отпуска директора, назначая другого работника исполняющим его обязанности с правом подписи нужных документов2

2 О передаче функций директора на период отпуска см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 90, с. 24.

И, кроме этого, пара советов: если вы ожидаете налоговую проверку и у вас имели место такие факты — «перешерстите» в этом плане документы и, по возможности, либо их «переподпишите» уполномоченным (задним числом) на то время лицом, либо обустройте на тот период (тем же числом) отзыв директора из отпуска3. Можно попробовать рядом с подписью «отпускного» директора поставить еще и подпись «исполнявшего» его обязанности работника. Якобы последний и подписал документ первым, а директор — уже по выходу из отпуска (например, по просьбе бухгалтера), а для убедительности еще и сам завизировал этот документ… ☺

3 См. подробнее об отзыве из отпуска в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 34, с. 16.

Однако сегодня мы поговорим подробнее о тех, кто уже с такими документами попался «в лапы» фискалам.

Выстраивая свою линию защиты, нужно учесть, что ситуация с «отпускными» подписями имеет два аспекта: трудовой и налогово-первичный.

Что за аспекты и как от этого всего обороняться? Сейчас расскажем.

Трудовой аспект

Здесь отталкиваемся от статуса директора. А он, как известно, двоякий: с одной стороны, директор выступает исполнительным органом (по хозяйственному законодательству), с другой стороны — наемным работником (в соответствии с трудовым законодательством).

Позиция ГФС основывается исключительно на трудовом аспекте. Здесь учитывается разъяснение Минсоцполитики в письме от 17.10.2016 г. № 376/06/186-16 (ср. 025069200). В нем госорган приходит к выводу о том, что поскольку на директора распространяется трудовое законодательство, руководитель не может исполнять должностные обязанности, так как отпуск является формой отдыха, гарантируемой всем работникам (ст. 45 Конституции Украины). В период отпуска работник не может привлекаться к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей, поэтому его полномочия на этот период должны прекращаться.

Спорить с этим сложно. Поэтому-то мы вам настоятельно и рекомендуем на время отпуска директора передавать его полномочия кому-то другому. И это правильно. Ведь работа во время отпуска, в конце концов, противоречит сути этого понятия.

К тому же инспектор по вопросам труда тоже не будет в восторге от того, что работник (хоть и директор) трудился в отпуске. Предприятию в этом случае может грозить ответственность в размере одной минзарплаты (на сегодняшний день — 4173 грн.) за «другие нарушения трудового законодательства» согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Должностные же лица могут заплатить в бюджет админштраф в размере от 510 до 1700 грн. по ч. 1 ст. 41 КоАП.

Но даже в такой позиции можно пробить брешь. Воспользовавшись судебной практикой, конечно ☺. Правда, здесь необходимо учесть, что подход среди судей не самый популярный. На уровне Верховного Суда пока подтверждений нет.

В чем же суть?

Во-первых,

ни КЗоТ, ни Закон об отпусках4, ни другие нормативно-правовые акты не запрещают сотруднику выполнять свои обязанности во время отпуска добровольно

4 Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Во-вторых, ограничения в отношении отзыва из отпуска (ч. 8 ст. 79 КЗоТ) и особенностей учета сверхурочных работ (ст. 62 КЗоТ) установлены для случаев, когда соответствующие действия осуществляются по инициативе работодателя. К такому выводу пришли судьи, в частности, в определении Харьковского апелляционного админсуда от 18.01.2017 г. по делу № 820/5671/165.

5 http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/64261046

Итак, с трудовыми аспектами разобрались. Но что же все-таки с расходами? Можно ли их отстоять?

Налогово-первичный аспект

Для спасения расходов нам нужно доказать, что:

а) первичные документы с «отпускной» подписью действительны;

б) хозоперации, зафиксированные документами из п. 1, реальны;

в) первичные документы подписаны уполномоченным лицом.

Со стратегией разобрались. Теперь рассмотрим подробно аргументацию каждого из пунктов.

Первичка действительна. Какая первичка является действительной? Правильно! Та, которая содержит в себе все обязательные реквизиты первичного документа и закрепляет результат реальной хозяйственной операции.

Так, согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете6 одним из обязательных реквизитов первичных документов является личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

6 Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

В этой же норме теперь имеется важная оговорка о том, что несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозоперации, не являются основанием для непризнания хозоперации, при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации, и содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержание и объем хозоперации и т. п.

Эта же норма дословно продублирована в п. 2.4 Положения № 887. В п. 2.5 указано, что документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью.

7 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

По нашему мнению, эти важные оговорки, помимо прочих аргументов (см. ниже), позволяют в таких ситуациях утверждать, что подпись на документах директора, который в тот момент должен был находиться в отпуске, не является основанием для непризнания хозоперации. А считать подпись «отпускного» директора существенным недостатком или же считать на этом основании документ вообще не подписанным, на наш взгляд, абсолютно некорректно.

Также некий интерес для нас в свете данных проблем может представлять и п. 2.16 Положения № 88, где указано, что в случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению.

Помимо прочего (ради смеха ☺), можно «отыскать» и предъявить проверяющим отдельное письменное решение директора, изданное им после выхода из отпуска — о принятии к исполнению подписанных им самим во время отпуска документов, «поскольку отраженные в этих документах хозоперации фактически имели место». И сослаться при этом на п. 2.16 Положения № 88. Правда, не помешает при этом специально для фискалов подтвердить эти хозоперации еще и другими документами и данными учетных регистров…

Операция реальна. Заметим, что судебная практика богата подобными делами — когда налоговики не учитывали расходы по операциям или пытались применять штрафы за нарушение кассовой дисциплины, признавая недействительными первичные (в том числе кассовые) документы, подписанные директором во время его отпуска. И в этих делах судьи, как правило, поддерживают плательщиков, а не фискалов. Обратите внимание, в частности, на позицию Верховного Суда, изложенную в постановлении от 14.08.2018 г. по делу № 815/3479/178.

8 http://reyestr.court.gov.ua/Review/75933010

Там сделан очень важный вывод:

наличие или отсутствие отдельных документов, как и некоторые ошибки или неточности в их оформлении, не является основанием для выводов об отсутствии хозоперации,

если из других данных следует, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика в связи с его хозядеятельностью имели место (состоялись), а определенные недостатки в заполнении первичных документов носят оценочный характер.

Уже этого, считаем, достаточно, чтобы парировать наезды фискалов в подобных ситуациях со снятием расходов по документам, подписанным «отпускным» директором.

В другом постановлении ВС (от 30.03.2018 г. по делу № 821/2106/13-а9) указывается, что условием документального подтверждения операции является возможность на основании имеющихся документов сделать вывод о том, что расходы фактически понесены.

9 http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/73139668

Здесь уместно вспомнить и позицию судей из постановления ВХСУ от 17.03.2010 г. по делу № 25/158пд10:

10 http://vgsu.arbitr.gov.ua/docs/28_2726692.html

…подписание спорного договора директором в период отпуска не является основанием для признания договора недействительным, поскольку в дальнейшем стороны выполняли договор…

Поэтому, даже если считать подписанные «отпускным» директором документы недействительными, — в большинстве таких случаев реальность хозопераций вполне возможно подтвердить и другими документами (первичными и данными учетных регистров), а (при необходимости) также показаниями свидетелей.

Первичка подписана уполномоченным лицом. Здесь самое время снова вспомнить о двояком статусе директора. Ведь он определяется не только трудовым, но и хозяйственным правом.

А с точки зрения хозяйственного права полномочия директора прекращаются по спецпроцедуре. Например, прекращение полномочий исполнительного органа в ООО относится, как правило, к исключительной компетенции общего собрания (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закона об ООО11). При этом в соответствии со ст. 39 Закона об ООО полномочия единоличного исполнительного органа могут прекращаться (или он может быть временно отстранен от исполнения своих полномочий) только путем избрания нового единоличного исполнительного органа (лица, временно исполняющего его обязанности).

11 Закон Украины «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» от 06.02.2018 г. № 2275-VIII.

То есть получается, что со времени назначения (избрания) на должность и до момента увольнения с должности директора его служебные полномочия не прекращаются.

В то же время, как говорит Госпредпринимательства в письме от 17.10.2014 г. № 8361, факт предоставления отпуска руководителю, кроме случаев, когда его полномочия передаются другому работнику в порядке временного замещения, не прекращает его должностных обязанностей.

Отдельный интерес для нашей темы представляют выводы, сделанные в постановлении Киевского окружного админсуда от 18.07.2017 г. по делу № 810/1313/1712 (в апелляции и кассации по этому делу фискалам отказано).

12 http://reyestr.court.gov.ua/Review/67854020

В оспариваемой ситуации налоговики утверждали, что документы, подписанные находящимся в отпуске кассиром, не могут быть основанием для оприходования наличных, и применяли штраф. Суд же посчитал, что выполнение служебных обязанностей находящимся в отпуске кассиром хоть формально и считается нарушением законодательства о труде, однако не свидетельствует о дефектности подписанного им первичного бухгалтерского документа. Правовое значение имеет только принадлежность подписи работнику, уполномоченному трудовым договором на осуществление соответствующей хозяйственной операции.

Данный вывод полезен не только для кассиров. Его вполне можно распространить на подобные ситуации с директором и иными работниками.

Кроме того, еще шире антифискальная позиция суда отражена в постановлении Шестого апелляционного админсуда от 19.11.2018 г. по делу № 810/3765/1813 в отношении ситуации, где налоговики также не признали кассовые документы, подписанные находившимся в отпуске кассиром. И эти выводы также применимы к директору.

13 http://reyestr.court.gov.ua/Review/78126922

В частности, суд отмечает, что

на период отпуска правовая связь работника и работодателя не прекращается, а трудовая функция ограничивается исключительно в части обязательности ее выполнения

Также суд указал, что выход на работу во время отпуска по собственной инициативе, во-первых, требованиями закона не запрещен, а во-вторых, дополнительно не учитывается. О чем мы уже говорили выше.

Исходя из этого, судьи приходят к выводу: хотя выполнение работником, находящимся в отпуске, отдельных трудовых обязанностей не соответствует содержанию и цели отпуска, такие обстоятельства не могут свидетельствовать о дефектности первичного бухгалтерского документа и опровергать засвидетельствованные им операции. В таком случае правовое значение имеет только наличие на соответствующем документе подписи должностного лица и наличие у такого лица соответствующих полномочий на подписание первичных документов.

Соответственно, подпись «отпускного» директора можно считать подписью уполномоченного лица, как того требует закон.

В итоге, как видите, расходы спасти вполне реально. Главное — выстроить правильную стратегию. Но все-таки лучше в такие ситуации вовсе не попадать. Чего вам и желаем ☺.

выводы

  • Старайтесь избегать подписания директором документов во время отпуска. Желательно на этот период передавать право подписи нужных документов другому работнику.
  • Считать подпись «отпускного» директора существенным недостатком или же считать на этом основании документ вообще не подписанным, на наш взгляд, некорректно.
  • Подписи директора, находящегося в отпуске, еще недостаточно, чтобы признать операцию нереальной.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно