Директор підписав документи у відпустці: проблеми

У перевіряльників це — давно відпрацьована схема, яку вони останнім часом усе частіше використовують на практиці. Немало наших читачів уже стикалися з цими проблемами.

Причому фіскали не лише знімають витрати за документами, підписаними директором під час його відпустки¹, але також штрафують за порушення касової дисципліни, стверджуючи, що підписані директором-«відпускником» у цьому періоді касові документи є недійсними тощо. Буває, навіть лякають «криміналом», згадуючи при цьому ст. 200 ККУ (якщо підписувалися платіжні/касові документи) або ст. 366 ККУ (натякаючи на службове підроблення)... ☹

¹ У принципі, цей момент можуть спробувати використати не зовсім чисті на руку контрагенти, шантажуючи вас визнанням правочину на цій підставі недійсним.

Безумовно, перше, про що хотілося б одразу сказати:

² Про передачу функцій директора на період відпустки див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 90, с. 24.

І ще кілька порад: якщо ви чекаєте на податкову перевірку і у вас мали місце такі факти — передивіться документи щодо цього і, за можливості, або їх «перепідпишіть» уповноваженою (заднім числом) на той час особою, або облаштуйте на той період (тим же числом) відкликання директора з відпустки³. Можна спробувати поряд із підписом директора-«відпускника» поставити ще й підпис працівника, який «виконував» його обов’язки. Нібито останній і підписав документ першим, а директор — уже після виходу з відпустки (наприклад, на прохання бухгалтера) для переконливості ще й сам завізував цей документ. ☺

³ Див. докладніше про відкликання з відпустки в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 34, с. 16.

Проте сьогодні ми поговоримо докладніше про тих, хто вже з такими документами попався «до лап» фіскалів.

Вибудовуючи свою лінію захисту, необхідно врахувати, що ситуація з «відпускними» підписами має два аспекти: трудовий та податково-первинний.

Що за аспекти і як від цього усього відбиватися? Зараз розповімо.

Трудовий аспект

Тут відштовхуємося від статусу директора. А він, як відомо, двоякий: з одного боку, директор виступає виконавчим органом (за господарським законодавством), з другого — найманим працівником (відповідно до трудового законодавства).

Позиція ДФС ґрунтується виключно на трудовому аспекті. Тут враховується роз’яснення Мінсоцполітики в листі від 17.10.2016 р. № 376/06/186-16 (ср. ). У ньому держорган доходить висновку про те, що, оскільки на директора поширюється трудове законодавство, керівник не може виконувати посадові обов’язки, адже відпустка є формою відпочинку, що гарантується усім працівникам (ст. 45 Конституції України). У період відпустки працівник не може притягуватися до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, тому його повноваження на цей період повинні припинятися.

Сперечатися з цим складно. Саме тому ми вам настійно й рекомендуємо на час відпустки директора передавати його повноваження комусь іншому. І це буде правильно. Адже робота під час відпустки, врешті-решт, суперечить суті цього поняття.

До того ж інспектор з питань праці теж не буде в захваті від того, що працівник (хоч би й директор) працював у відпустці.

Підприємству у цьому випадку може загрожувати відповідальність у розмірі однієї мінзарплати (на сьогодні — 4173 грн.) за «інші порушення трудового законодавства» згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП. Посадові особи ж можуть заплатити до бюджету адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн. за ч. 1 ст. 41 КпАП.

Але навіть крізь такі позиції можна пробитися . Скориставшись судовою практикою, звичайно ☺. Щоправда, тут необхідно врахувати, що підхід серед суддів не найпопулярніший. На рівні Верховного Суду поки що підтверджень немає.

У чому ж суть?

По-перше,

⁴ Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

По-друге, обмеження щодо відкликання з відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП) та особливостей обліку надурочних робіт (ст. 62 КЗпП) встановлено для випадків, коли відповідні дії здійснюються за ініціативою роботодавця. Такого висновку дійшли судді, зокрема, в ухвалі Харківського апеляційного адмінсуду від 18.01.2017 р. у справі № 820/5671/16⁵.

⁵ http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/64261046

Отже, з трудовими аспектами розібралися. Але що ж усе-таки з витратами? Чи можна їх обстояти?

Податково-первинний аспект

Задля порятунку витрат нам необхідно довести, що:

а) первинні документи з «відпускним» підписом дійсні;

б) госпоперації, зафіксовані документами з п. 1, реальні;

в) первинні документи підписані уповноваженою особою.

Зі стратегією розібралися. Тепер розглянемо детально аргументацію кожного з пунктів.

Первинка дійсна. Яка первинка є дійсною? Правильно! Та, що містить усі обов’язкові реквізити первинного документа й закріплює результат реальної господарської операції.

Так, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік⁶ одним з обов’язкових реквізитів первинних документів є особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

⁶ Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

У цій самій нормі тепер є важливе застереження про те, що неістотні недоліки в документах, які містять відомості про госпоперацію, не є підставою для невизнання госпоперації, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг госпоперації тощо.

Цю ж норму дослівно продубльовано в п. 2.4 Положення № 88⁷. У п. 2.5 зазначено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

⁷ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

На нашу думку, ці важливі застереження, крім інших аргументів (див. далі), дають змогу в таких ситуаціях стверджувати, що підпис на документах директора, який на той момент мав перебувати у відпустці, не є підставою для невизнання госпоперації. А вважати підпис директора-«відпускника» істотним недоліком або ж вважати на цій підставі документ взагалі не підписаним, на наш погляд, абсолютно некоректно.

Також певний інтерес для нас у світлі цих проблем може становити і п. 2.16 Положення № 88, де зазначено, що у разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівнику підприємства, установи. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання.

Окрім іншого (заради сміху ☺), можна «відшукати» і пред’явити перевіряльникам окреме письмове рішення директора, видане ним після виходу з відпустки, — про прийняття до виконання підписаних ним самим під час відпустки документів, «оскільки відображені в цих документах госпоперації фактично мали місце». І послатися при цьому на п. 2.16 Положення № 88. Щоправда, не завадить при цьому спеціально для фіскалів підтвердити ці госпоперації ще й іншими документами та даними облікових регістрів.

Операція реальна. Зауважимо, що судова практика багата на подібні справи — коли податківці не враховували витрати за операціями або намагалися застосовувати штрафи за порушення касової дисципліни, визнаючи недійсними первинні (у тому числі касові) документи, підписані директором під час його відпустки. І в цих справах судді, як правило, підтримують платників, а не фіскалів. Зверніть увагу, зокрема, на позицію Верховного Суду, викладену в постанові від 14.08.2018 р. у справі № 815/3479/17⁸.

⁸ http://reyestr.court.gov.ua/Review/75933010

Там зроблено дуже важливий висновок:

якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів чи зміни у власному капіталі або зобов’язаннях платника у зв’язку з його госпдіяльністю мали місце (відбулися), а певні недоліки в заповненні первинних документів мають оціночний характер.

Вже цього, вважаємо, досить, щоб парирувати наїзди фіскалів у подібних ситуаціях зі зняттям витрат за документами, підписаними «відпускним» директором.

В іншій постанові ВС (від 30.03.2018 р. у справі № 821/2106/13-а⁹) зазначається, що умовою документального підтвердження операції є можливість на підставі наявних документів дійти висновку про те, що витрати фактично понесені.

⁹ http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/73139668

Тут доречно згадати і позицію суддів із постанови ВГСУ від 17.03.2010 р. у справі № 25/158пд¹⁰:

¹⁰ http://vgsu.arbitr.gov.ua/docs/ 28_2726692.html

Тому, навіть якщо вважати підписані «відпускним» директором документи недійсними, — у більшості таких випадків реальність госпоперацій цілком можливо підтвердити й іншими документами (первинними й даними облікових регістрів), а також показаннями свідків.

Первинку підписано уповноваженою особою. Тут саме час знову згадати про двоякий статус директора. Адже він визначається не лише трудовим, а й господарським правом.

І з точки зору господарського права повноваження директора припиняються за спецпроцедурою. Наприклад, припинення повноважень виконавчого органу в ТОВ відноситься, як правило, до виключної компетенції загальних зборів (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закону про ТОВ¹¹).

¹¹ Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.2018 р. № 2275-VIII.

При цьому відповідно до ст. 39 Закону про ТОВ повноваження одноосібного виконавчого органу можуть припинятися (або він може бути тимчасово відсторонений від виконання своїх повноважень) лише шляхом обрання нового одноосібного виконавчого органу (особи, що тимчасово виконує його обов’язки).

Тобто виходить, що з часу призначення (обрання) на посаду і до моменту звільнення з посади директора його службові повноваження не припиняються.

Водночас, як говорить Держпідприємництва в листі від 17.10.2014 р. № 8361, факт надання відпустки керівнику, крім випадків, коли його повноваження передаються іншому працівнику в порядку тимчасового заміщення, не припиняє його посадових обов’язків.

Окремий інтерес для нашої теми становлять висновки, зроблені в постанові Київського окружного адмінсуду від 18.07.2017 р. у справі № 810/1313/17¹² (в апеляції та касації у цій справі фіскалам відмовлено).

¹² http://reyestr.court.gov.ua/Review/67854020

В оспорюваній ситуації податківці стверджували, що документи, підписані касиром, який перебував у відпустці, не можуть бути підставою для оприбуткування готівки, і застосовували штраф.

Суд же визнав, що виконання службових обов’язків касиром, який перебуває у відпустці, хоча формально і вважається порушенням законодавства про працю, проте не свідчить про дефектність підписаного ним первинного бухгалтерського документа. Правове значення має тільки приналежність підпису працівнику, уповноваженому трудовим договором на здійснення відповідної господарської операції.

І цей висновок корисний не лише для касирів. Його цілком можна поширювати на подібні ситуації з директором та іншими працівниками.

Крім того, ще ширше антифіскальну позицію суду відображено в постанові Шостого апеляційного адмінсуду від 19.11.2018 р. у справі № 810/3765/18¹³ щодо ситуації, де податківці також не визнали касові документи, підписані касиром, який перебував у відпустці. І ці висновки також застосовні до директора.

¹³ http://reyestr.court.gov.ua/Review/78126922

Зокрема, суд зазначає, що

Також суд зазначив, що вихід на роботу під час відпустки за власною ініціативою, по-перше, вимогами закону не заборонений, а по-друге, додатково не обліковується. Про що ми вже говорили вище.

Виходячи з цього, судді доходять висновку: хоча виконання працівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов’язків не відповідає змісту та меті відпустки, такі обставини не можуть свідчити про дефектність первинного бухгалтерського документа і спростовувати засвідчені ним операції. У такому разі правове значення має тільки наявність на відповідному документі підпису посадової особи та наявність у такої особи відповідних повноважень на підписання первинних документів.

Відповідно, підпис директора-«відпускника» можна вважати підписом уповноваженої особи, як того вимагає закон.

У результаті, як бачите, витрати врятувати цілком реально. Головне — вибудувати правильну стратегію. Але все-таки краще в такі ситуації зовсім не потрапляти. Чого вам і бажаємо ☺.