Действительно, когда одно помещение арендуют два субъекта хозяйствования, как правило, приходится заниматься разделением между ними расходов на коммунальные услуги. Допустим, оба субъекта хозяйствования заключают с собственником два договора аренды — каждый от своего имени. При этом каждый из них будет арендовать лишь часть помещения и отдельно вносить плату арендодателю. Поскольку помещением пользуются несколько арендаторов, то арендодатель может требовать возмещения расходов на «коммуналку» как от одного арендатора за всех в полном объеме, так и от каждого из них отдельно. В любом случае порядок, методика и все условия распределения таких расходов должны быть прописаны в договоре.
Оформить возмещение коммунальных расходов можно, либо включив их в стоимость арендной платы (изначально зафиксировав ее размер с учетом предполагаемой величины коммунальных услуг), либо предусмотрев возмещение «коммуналки» отдельными договорами с каждым арендатором. Если расходы на коммунальные услуги в арендную плату не включаются и оплачиваются отдельно по соответствующим договорам, то
платежи между двумя арендаторами распределяются на основании соответствующих экономически обоснованных расчетов
То есть в договорах необходимо расписать конкретные условия для каждого из арендаторов. Как правило, стоимость коммунальных услуг, потребленных арендатором, рассчитывается либо пропорционально арендуемой площади, либо в равных долях, либо согласно указанным в договоре долевым обязанностям. Рассмотрим варианты распределения коммунальных услуг в зависимости от их вида.
Услуги теплоснабжения. Логично расходы на теплоснабжение распределять пропорционально занимаемой арендатором площади помещения в общей площади всего помещения. Так поступают обычно в отношении любой неделимой части потребленных услуг, в том числе на охрану, уборку и т. д.
Услуги водоснабжения/водоотведения. Как правило, рассчитывают пропорционально численности работников арендатора в общей численности работников, которые работают в данном здании/помещении.
Электроэнергия. Чаще всего в приложении к договору перечисляют находящиеся в помещении электроприборы каждого арендатора отдельно, их мощность. Соответственно на основании фактических данных о времени работы таких приборов за месяц рассчитывается объем потребленной электроэнергии конкретным арендатором.
На основании утвержденного договором порядка распределения коммунальных расходов арендатор возмещает стоимость потребленных услуг согласно выставленному арендодателем счету.
Как вы знаете, любая хозоперация отражается в бухучете на основании первичного документа. Главное, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, подтверждающие статус первичного документа (ст. 9 Закона о бухучете). При этом форму и порядок предоставления такого подтверждающего документа можно утвердить в договоре. Так, первичным документом, подтверждающим факт потребления коммунальных услуг, может быть, например, счет-фактура или акт-расчет, которым оформляется расчет возмещаемой суммы коммунальных услуг и фиксируется результат такого расчета. Как отразить в учете возмещаемые коммунальные расходы, читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 33.
