Дійсно, коли одне приміщення орендують два суб’єкти господарювання, як правило, доводиться займатися розділенням між ними витрат на комунальні послуги.
Припустимо, обидва суб’єкти господарювання укладають із власником два договори оренди — кожен від свого імені. При цьому кожен з них орендуватиме лише частину приміщення та окремо вноситиме плату орендодавцеві. Оскільки приміщенням користуються декілька орендарів, то орендодавець може вимагати відшкодування «комуналки» як від одного орендаря за всіх в повному обсязі, так і від кожного з них окремо. У будь-якому випадку порядок, методика та всі умови розподілу таких витрат мають бути прописані в договорі.
Оформити відшкодування комунальних витрат можна або включивши їх у вартість орендної плати (спочатку зафіксувавши її розмір з урахуванням передбачуваної величини комунальних послуг), або передбачивши відшкодування «комуналки» окремими договорами з кожним орендарем. Якщо витрати на комунальні послуги в орендну плату не включаються й оплачуються окремо за відповідними договорами, то
платежі між двома орендарями розподіляються на підставі економічно обґрунтованих розрахунків
Тобто в договорах необхідно прописати конкретні умови для кожного з орендарів. Як правило, вартість комунальних послуг, спожитих орендарем, розраховується або пропорційно орендованій площі, або в рівних частках, або згідно із вказаними в договорі пайовими обов’язками. Розглянемо можливі варіанти розподілу комунальних послуг залежно від їх виду.
Послуги теплопостачання. Логічно витрати на теплопостачання розподіляти пропорційно займаній орендарем площі приміщення в загальній площі усього приміщення. Так поступають зазвичай щодо будь-якої неділимої частини спожитих послуг, у тому числі охорона, прибирання тощо.
Послуги водопостачання/водовідведення. Як правило, розраховують пропорційно чисельності працівників орендаря в загальній чисельності працівників, які працюють в цій будівлі/приміщенні.
Електроенергія. Найчастіше в додатку до договору перераховують електроприлади кожного орендаря окремо, що знаходяться в приміщенні, їх потужність. Відповідно на підставі фактичних даних про час роботи таких приладів за місяць розраховується обсяг спожитої електроенергії конкретним орендарем.
На підставі затвердженого договором порядку розподілу комунальних витрат орендар відшкодовує вартість спожитих комунальних послуг згідно із виставленим орендодавцем рахунком.
Як ви знаєте, будь-яка госпоперація відображається у бухобліку на підставі первинного документа. Головне, щоб такий документ містив усі обов’язкові реквізити, що підтверджують статус первинного документа (ст. 9 Закону про бухоблік). При цьому форму і порядок надання такого підтверджувального документа можна затвердити в договорі. Так, первинним документом, що підтверджує факт споживання комунальних послуг, може бути, наприклад, рахунок-фактура або акт-розрахунок, яким оформляється розрахунок відшкодовуваної суми комунальних послуг і фіксується результат такого розрахунку.
Як відобразити в обліку відшкодовувані комунальні витрати, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 33.
