В ситуации с переплатой зарплаты на первое место выходит вид ошибки: счетная или несчетная.
Какие ошибки являются счетными? Ответ на этот вопрос находим в п. 1 п. 24 постановления № 13.
К счетным ошибкам постановление № 13 относит ошибки, связанные с исчислением,
а именно:
— механические ошибки (например, ввод недостоверных данных в бухгалтерскую программу);
— арифметические ошибки (например, получен неправильный результат при сложении составляющих зарплаты);
— ошибки из-за сбоя бухгалтерской программы (например, двукратное начисление заработной платы).
Несчетные ошибки — это ошибки, связанные с неправильным применением нормативной базы, положений колдоговора
Так, несчетной будет ошибка, допущенная в результате неправильного применения:
— законов и подзаконных актов (например, исчисление средней зарплаты с ошибками из-за несоблюдения соответствующего порядка ее расчета, оплата времени работы в выходной день в двойном размере в случае предоставления другого дня отдыха и т. д.);
— колдоговора, внутренних нормативных актов работодателя (например, применение неправильного процента для расчета доплаты за работу в вечернее время, суммы премии).
Начнем с менее проблемного варианта: работодателем допущена счетная ошибка, которая привела к завышению суммы зарплаты работника.
Счетная ошибка. Рецепт удачного отчисления
Напомним, что ст. 127 КЗоТ разрешает работодателям проводить отчисления с заработной платы работников для возврата излишне выплаченных сумм, но только если одновременно выполнены следующие три условия.
Первое условие. Отчисления производятся для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок.
Второе условие. Работник не оспаривает основания и размер отчисления, т. е. он согласен на такое отчисление или возврат средств (см. п.п. 1 п. 24 постановления № 13).
Ясно, что его согласие лучше зафиксировать в письменном виде. Это может быть подпись на приказе (распоряжении) о проведении отчислений из заработной платы.
Третье условие. Не позднее одного (!) месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы издан приказ (распоряжение) о проведении отчисления из зарплаты работника.
Например, работнику ошибочно выплатили завышенную сумму зарплаты 06.09.2019 г. Тогда предельным сроком для издания такого приказа будет 06.10.2019 г.
Резюме. Самый беспроблемный вариант с переплаченной зарплатой — это когда выполнены все три условия, озвученные выше.
Если хотя бы одно из вышеуказанных условий не выполняется, останавливаемся и анализируем ситуацию.
Если выполнены первое и третье условия, но работник не согласен с суммой отчислений либо считает такую ошибку несчетной, то можно попытать счастья в суде. Срок для обращения — один год со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм (ч. 3 ст. 233 КЗоТ).
Если суд вынесет решение в пользу работодателя, то взыскание осуществляют на основании исполнительного листа.
Если прозевали с приказом о проведении отчислений, то вернуть излишне полученное работник может исключительно по доброй воле.
Работник не возражает? Замечательно! В этом случае приказ не издаем. Действуем так. Бухгалтер составляет бухгалтерскую справку как основание для сторнирования начислений. Работник вносит «лишние» средства в кассу работодателя либо на его расчетный счет.
Обратите внимание! Работник возвращает сумму излишне выплаченной зарплаты, полученной «на руки». То есть он не компенсирует сумму удержанных из этой части зарплаты НДФЛ, ВС.
Еще один вариант — подача работником заявления с просьбой отсторнировать излишне начисленную зарплатную выплату за такой-то месяц в такой-то сумме и погасить возникшую задолженность за счет заработной платы.
Если с приказом просрочили и работник против, не делаем резких движений (не отчисляем по собственной инициативе). Помним, что, игнорируя условия для отчисления, озвученные в ст. 127 КЗоТ, работодатель нарушает трудовое законодательство.
А если к этому добавить обиженного работника, который может «настучать» в Гоструда, то семь раз думаем, а надо ли оно вам, и только затем принимаем решение. Может быть, стоит оставить все как есть и сделать вид, что именно такую сумму и хотели начислить работнику?
Несчетная ошибка
Есть факт излишне выплаченной зарплаты из-за несчетной ошибки. Есть объяснительная (докладная) записка. Но кто вернет эти средства?
В такой ситуации первым в списке всегда стоит работник. Но здесь помним: в ст. 127 КЗоТ идет речь об отчислении зарплаты только вследствие счетной ошибки.
Выходит, что нельзя переводить механизм исправления счетной ошибки на исправление несчетной.
Единственный шанс вернуть «лишнее» — поговорить с работником. Возможно, он согласится вернуть сумму переплаты.
В случае его четкого «Да» — незамедлительно получаем от него письменное подтверждение лояльности, а именно заявление о проведении отчислений из суммы зарплаты. Желательно, чтобы в нем работник четко указал, с зарплаты за какой месяц он согласен провести отчисления и в каком размере.
Ваш работник отказывается вернуть ошибочно выплаченные ему средства? Не торопитесь идти в суд — шансы выиграть спор мизерные. И все из-за нормы ст. 1215 ГКУ:
не подлежат возврату безосновательно полученные зарплата, пособия, если их выплату работодатель произвел добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника
Что же делать в такой ситуации? Здесь есть два варианта. Первый: взыскать ошибочно выплаченную зарплату с работника, виновного в допущении несчетной ошибки. Второй: забыть и не делать себе нервы. ☺
Конечно, второй вариант однозначно более приятный для бухгалтера/кадровика, допустившего ошибку. Но для чистоты эксперимента обойти первый вариант мы не можем.
Переплату возвращает виновное лицо
Кто будет виновным лицом в случае с переплатой работнику? Чаще всего это бухгалтер. Но если ошибка связана с неверным заполнением табеля учета рабочего времени, то виновным лицом будет работник, заполнявший такой табель.
Какова цена ошибки? Работники, не являющиеся должностными лицами предприятия, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ, п. 7 постановления № 14).
Если же сумма ошибочно начисленной зарплаты больше средней зарплаты бухгалтера — виновного лица, то он возмещает только сумму, не превышающую его среднего заработка. Главному бухгалтеру как руководителю также придется нести материальную ответственность (и тоже в пределах своего среднего заработка), но только за ту часть, которая не возмещена непосредственными виновниками (абзац второй п. 6 постановления № 14).
Пару слов о документальном. Приказ (распоряжение) о привлечении работника к матответственности издают не позднее 2 недель со дня выявления причиненного им ущерба. Днем выявления причиненного ущерба считают день, когда собственник (уполномоченный им орган) узнал о его причинении.
С приказом ознакомляют работника под подпись.
А вот обращение приказа к исполнению возможно не ранее 7 дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Причем под обращением к исполнению понимают передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не реальное удержание.
А как поступать, если работник не согласен с привлечением его к материальной ответственности? В такой ситуации он может обратиться с заявлением в комиссию по трудовым спорам (ст. 224 КЗоТ) и/или в суд (ст. 233 КЗоТ).
И обратная ситуация: если виновный работник признает свою вину и не возражает против рассчитанного размера ущерба, он может возместить ущерб добровольно (ч. 5 ст. 130 КЗоТ). Тогда приказ о привлечении к матответственности издавать не придется.
Ограничение отчислений
Если вы производите отчисления на основании приказа (распоряжения) работодателя (ст. 127 КЗоТ) либо согласно решению суда, обязательно учитывайте положения ст. 128-129 КЗоТ.
Так, согласно ст. 128 КЗоТ при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % суммы «чистой» заработной платы (т. е. за вычетом НДФЛ и военного сбора).
В исключительных случаях (прямо предусмотренных в законодательстве Украины) взыскивать можно до 50 % зарплаты.
При этом если речь идет об отчислениях по нескольким исполнительным документам, работнику в любом случае необходимо сохранить 50 % его заработка.
Указанные выше ограничения не действуют только тогда, когда отчисления из зарплаты осуществляются в условиях отбывания исправительных работ и при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей. В этих случаях размер отчислений не может превышать 70 % «чистой» заработной платы.
Не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание (ст. 129 КЗоТ).
Таким образом,
в общем случае при удержании излишне выплаченных средств сумма всех отчислений из зарплаты (после удержания НД5ФЛ, ВС) не должна превышать 20 %
Учтите, если 20-процентный барьер не позволяет покрыть сумму ошибочно выплаченной зарплаты в одном месяце, остаток суммы взимается из зарплаты следующих месяцев до полного покрытия суммы «ошибки».
Важно! Если работник добровольно возвращает «лишнее» (вносит в кассу (на расчетный счет) предприятия либо подал заявление с просьбой провести отчисления и суммы зарплаты), то озвученные выше ограничения по сумме не работают! В такой ситуации работник вправе самостоятельно определить в заявлении, какую сумму он разрешает отчислять из зарплаты для возврата излишне выплаченных средств.
выводы
- Отчислить излишне начисленную в результате счетной ошибки сумму можно, если работник не оспаривает основания (размер) отчислений и приказ об отчислении издан не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы.
- Работодатель не имеет права требовать от работника возврата излишне выплаченной ему суммы зарплаты, если выплата была произведена в результате несчетной ошибки. Выход — уговорить работника вернуть ее добровольно.
