Сторнируем/доначисляем. Налогово-отчетные последствия

Бухучет

Работник. Сумма доначисления (сторнировки) зарплаты относится в фонд оплаты труда того месяца, в котором осуществили такое начисление (п.п. 1.6.2 Инструкции 5). То есть в бухучете исправление ошибки не затрагивает прошлые периоды.

При доначислении зарплаты за прошлые месяцы проводки в бухучете те же, что и при начислении зарплаты за текущий месяц такому работнику. При сторнировке зарплаты — корректирующие записи проводим либо способом «сторно», либо обратными записями (кому что больше нравится).

Возмещает виновное лицо. Сумма возмещения ущерба, причиненного лишними денежными выплатами, будет для предприятия доходом. В бухгалтерском учете сумму ущерба, подлежащую возмещению виновным лицом предприятия, отражаем проводкой Дт 375 — Кт 716. Погашение задолженности виновным лицом — Дт 301 (311) — Кт 375.

НДФЛ, ВС и форма № 1ДФ

Суммы корректировки зарплаты включаем в общую сумму зарплаты того месяца, в котором их проводили, и облагаем НДФЛ и ВС.

Особое внимание — на налоговую социальную льготу (НСЛ), если работник пользуется правом на ее применение. Доначисление зарплаты за прошлые месяцы в текущем может привести к тому, что общая сумма дохода за такой месяц превысит предельный размер дохода, дающий право на льготу.

При проведении годового перерасчета суммы доначисленных/отсторнированных отпускных и больничных относим к соответствующим месяцам, за которые они были начислены. Все остальные доначисленные/отсторнированные зарплатные выплаты оставляем без движения. Относить их к месяцам, за которые они были начислены, не нужно. Их окончательно облагаем в месяце начисления.

Доначисленные/отсторнированные суммы зарплаты отражаем в форме № 1ДФ, сформированной за тот отчетный квартал, в котором фактически были произведены такие корректировки. Относить их к месяцам, за которые они начислены, и подавать «уточненки» не нужно.

ЕСВ и форма № Д4

Зарплата, начисленная работнику. Здесь руководствуемся положениями п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449, и п. 9 разд. IV Порядка № 435. Они гласят: если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной зарплаты включаются в зарплату того месяца, в котором были осуществлены такие доначисления.

То есть доначисленные суммы зарплаты включаем в базу начисления того месяца, в котором произошли такие корректировки.

Что касается отчетности, то такие суммы должны попасть в форму № Д4, сформированную за тот отчетный месяц, в котором фактически были проведены такие доначисления (в бухучете).

В Таблице 6 Отчета доначисленную работнику зарплату отражаем в общей сумме зарплаты текущего месяца одной строкой. Разбивать по месяцам, за которые проведено доначисление, не нужно.

В таблице 1 Отчета по форме № Д4 сумма доначисленной зарплаты также будет отражена в общей сумме зарплаты, начисленной работникам за отчетный месяц. Корректировочные строки 4, 4.1, 4.3 таблицы 1 в этом случае не заполняются.

Как и в случае с доначислением, сторнированная сумма зарплаты за прошлые месяцы включается в заработную плату того месяца, в котором было осуществлено такое сторнирование. То есть корректировка проводится за счет фонда оплаты труда месяца сторнирования. Поэтому в Отчете по форме № Д4 такие корректировки не затрагивают прошлые отчетные периоды и, соответственно, не исправляются как ошибки.

В таблице 1 Отчета по форме № Д4 сумма сторнированной зарплаты также будет отражена в общей сумме зарплаты, начисленной работникам за отчетный месяц. Корректировочные строки 5, 5.1, 5.3 таблицы 1 в этом случае не заполняются.

Пример 1. Работнице предприятия Квитке Ольге Семеновне (налоговый номер — 2764587421, основное место работы, полная занятость, ставка ЕСВ — 22 %) в сентябре 2019 года ошибочно начислили квартальную премию в сумме 6000 грн. Ошибка обнаружена и исправлена в октябре. Таким образом, в октябре работнице будет начислена сумма основной зарплаты за октябрь 10000 грн. и отсторнирована с ее согласия излишне начисленная в августе 2019 года сумма премии — 6000 грн. Другие выплаты, которые входят в базу начисления ЕСВ, работнице не начислялись.

Фактическая база начисления ЕСВ за октябрь составит 4000 грн. (10000 грн. - 6000 грн.). ЕСВ — 880 грн.

Величина фактической базы ниже суммы МЗП (4173 грн.). Следовательно, на разницу между этими величинами (173 грн.) предприятие доначислит ЕСВ (38,06 грн.).

Порядок отражения в таблице 6 Отчета по форме № Д4 данных по работнику см. на рис. 1.

Больничные, декретные*. Доначисленные суммы больничных/декретных отражаем в таблице 6:

* Под декретными понимаем пособие по беременности и родам.

— сформированной за тот отчетный месяц, в котором они были фактически начислены в бухучете;

— в отдельных строках (отдельно от сумм заработной платы). При этом в графе 11 Таблицы 6 указывают месяц и год, за который проведено начисление этих выплат, независимо от того, в каком месяце они были фактически начислены в бухучете.

Отдельно остановимся на ситуации, когда работнику в предыдущих отчетных периодах были начислены больничные или декретные в завышенной сумме и предприятие в отчетном периоде сторнирует излишне начисленные суммы.

Такие сторнируемые суммы также отражаем в форме № Д4, сформированный за месяц, в котором была произведена сторнировка, с минусами в графах 17 и 18 таблицы 6. Это согласуется с положениями п. 9 разд. VI Порядка № 435. Он позволяет страхователям вносить отрицательные значения сумм начисленного дохода для отражения сторнированных сумм больничных и пособия по беременности и родам.

Важно!

Механизм отражения в Отчете по ЕСВ доначисленных и отсторнированных сумм больничных и декретных рассмотрим на примере.

Пример 2. Из-за сбоя в зарплатной программе в сентябре 2019 года двум работникам предприятия были неверно рассчитаны и начислены больничные. Ошибку выявили и исправляют в октябре 2019 года. В итоге в этом месяце работнику:

— Зайчуку Олегу Ивановичу (налоговый номер — 2956857456, основное место работы, полная занятость, ставка ЕСВ — 22 %) доначислены больничные за период с 9 по 13 сентября в сумме 22,60 грн. (ЕСВ — 4,97 грн.), кроме того, начислена зарплата за октябрь в сумме 12000 грн. (2640 грн.);

— Дейнеке Артуру Петровичу (налоговый номер — 3025478563, основное место работы, полная занятость, ставка ЕСВ — 22 %) отсторнированы излишне начисленные больничные за период с 29 августа по 4 сентября в сумме 99,75 грн., в том числе за 3 дня болезни в августе — 42,75 грн. (9,41 грн.), за 4 дня болезни в сентябре — 57,00 грн. (12,54 грн.). Зарплата за октябрь составила — 15000 грн. (ЕСВ — 3300 грн.).

Порядок отражения в Таблице 6 Отчета по форме № Д4 данных по работникам см. на рис. 2.

Обращаем внимание! Сторнировка больничных/декретных может привести к тому, что в месяце, за который они начислены, фактическая база начисления ЕСВ окажется ниже МЗП.

В таком случае вам необходимо будет рассчитать ЕСВ-разницу за прошлый период, доначислить на нее ЕСВ и отразить полученные суммы в Отчете по ЕСВ. При этом в графе 9 таблицы 6 Отчета, если корректировали больничные, проставьте «больничный» код категории застрахованного лица (в общем случае — «29»), если корректировали декретные — «декретный» (в общем случае — «42»).

Отпускные. Доначисленные/отсторнированные суммы отпускных за прошлые отчетные периоды отражаем в Отчете по ЕСВ по тем же правилам, что и своевременно начисленные отпускные. То есть отпускные указываем в ЕСВшном Отчете, сформированном за тот месяц, в котором они фактически начислены в бухгалтерском учете.

В таблице 6 суммы отпускных указываем в отдельных строках. При этом:

— в графе 10 — код типа начислений «10». Штрафоопасные КТН «2» и «3» не используем;

— в графе 11 — месяц и год, за которые начислены отпускные.

Если отпускные сторнируем, то их сумму отражаем в графах 17 и 18 таблицы 6 со знаком минус. Так поступать нам велит п. 9 разд. VI Порядка № 435 (ср. ).

Заметьте, сторнировка отпускных может привести к тому, что в месяце, за который они начислены, фактическая база начисления ЕСВ окажется ниже МЗП. В этом случае работодателю придется отразить ЕСВ-разницу. Причем со штрафоопасным КТН «2». Поэтому прежде чем проводить сторнировку отпускных, «опускающих» фактическую базу начисления ЕСВ ниже МЗП, подумайте, стоит ли она неприятностей с ЕСВ.

Рокировка. Здесь рассмотрим ситуацию с заменой зарплаты на больничные/декретные, связанную с уточнением отработанного времени в связи с отпуском, болезнью, декретом. Например, работнику в предыдущем отчетном периоде была начислена и отражена в отчетности по ЕСВ зарплата за полностью отработанный месяц. Но впоследствии оказалось, что он в этом месяце был нетрудоспособен (или находился в отпуске).

В таком случае в таблице 6 Отчете по ЕСВ отсторнированную зарплату прошлого месяца не прячем в общую сумму зарплаты текущего месяца, а отражаем ее со знаком минус. Это прямо прописано в п. 9 разд. VI Порядка № 435.

Больничные/декретные начисляем в общем порядке.

Пример 3. Работнице предприятия Марчук Татьяне Петровне (налоговый номер — 2854652132) за сентябрь 2019 года была начислена (и отражена в отчетности по ЕСВ) зарплата исходя из полностью отработанного месяца. Но в октябре работница предоставила больничный лист, который подтверждает ее нетрудоспособность в период с 30 сентября по 8 октября 2019 года.

В результате в октябре 2019 года работнице были начислена зарплата за фактически отработанные дни — 11636,36 грн. (ЕСВ — 2560 грн.), больничные за 1 день болезни в сентябре — 526,03 грн. (ЕСВ — 115,73 грн.) и за 8 дней болезни в октябре — 4208,24 грн. (ЕСВ — 925,81 грн.), а также отсторнирована излишне начисленная в сентябре зарплата за 1 рабочий день 30 сентября — 761,90 грн. (ЕСВ — 167,62 грн.).

Порядок отражения в Таблице 6 Отчета по форме № Д4 данных по работнице см. на рис. 3.