Таблица 5. Если забыли/показали лишнее/подали с ошибкой

Таблица 5: что и когда?

Для начала, давайте вспомним, ЧТО и КОГДА нужно было отражать в таблице 5 пенсионной (далее — ПФ) или ЕСВ-отчетности. Поможет нам в этом табл. 1. В ней приведем события, которые следовало отражать обычным страхователям в таблице 5.

События, которые следовало отражать в таблице 5 в зависимости от периода, за который подавался отчет

В периоды до 2010 года мы с вами подавали на каждое застрахованное лицо форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» (приложение 13 к Инструкции № 16-6). Она помимо индивидуальных сведений о застрахованном лице (Ф. И. О., номера учетной карточки) и его заработке содержала данные о трудовых отношениях в отчетном году.

Дальше рассмотрим, как действовать бухгалтеру, если он выявил ошибку в прошлых отчетных периодах.

Таблица 5. Исправляемся…

...за периоды начиная с 2011 года. Здесь на первый план выходит Порядок № 435.

Формируем отчет за тот период, который исправляем. Для этого используем действующую сегодня форму № Д4, но с учетом правил, действовавших в периоде, в котором была допущена ошибка.

Рассмотрим возможные ошибки и варианты их исправления.

1. Ошибка в Ф. И. О. Для исправления ошибки в фамилии, имени или отчестве лица, с которым у вас продолжаются трудовые (гражданско-правовые) отношения, вам достаточно в отчетном месяце подать правильные сведения о Ф. И. О. застрахованного лица. Все дело в том, что

Работник уволился, а вы нашли ошибку в Ф. И. О. Здесь важно учитывать причину увольнения.

Если причина прекращения трудового договора — выход на пенсию (в том числе по инвалидности), вам необходимо сформировать на этого работника «скасовуючі» и «початкові» таблицы 5, 6 и 7 (если заполняли) за последний отчетный месяц, в котором были начисления бывшему работнику с правильными данными об имени собственном работника. Иначе у него могут возникнуть проблемы с оформлением и расчетом пенсии.

Если же работник просто решил сменить место работы, вам ничего делать не нужно. В месяце приема на работу на него уже новый работодатель заполнит строки в форме № Д4 с верными Ф. И. О., но все с тем же налоговым номером. И далее работник будет числиться в базе под правильными Ф. И. О.

Если же работник уволился и его дальнейшая судьба вам неизвестна (есть новое место работы или нет) или, наоборот, — точно знаете, что он нигде на данный момент не работает, то лучше исправиться. Составьте «скасовуючу» и «початкову» таблицы 6 за последний отчетный период, в котором работник состоял с вами в трудовых отношениях (за месяц увольнения). К обоим таблицам составьте один «Перелік таблиць звіту».

Отчет сдаем налоговикам.

2. Ошибка в прочих реквизитах (например, в категории лица; дате начала и окончания трудовых отношений, действиях ГПД; предоставлении отпусков; переводе; коде профессии, должности и т. д.). Такие ошибки исправляем так.

Формируем «скасовуючий» отчет за тот период, в котором была допущена ошибка. Он будет состоять из титульного листа (перечень таблиц отчета) с типом формы «скасовуюча» и двух таблиц 5.

Первая таблица — с типом формы «скасовуюча». В ней повторяем строку с ранее отраженными неверными сведениями по работнику.

Во второй таблице 5 с типом формы «початкова» указываем верные сведения.

Отчет сдаем в налоговую.

3. Внесли лишнюю строку. Формируем и подаем за тот отчетный период, в котором была допущена ошибка:

— титульный лист (перечень таблиц отчета) с указанием типа формы «скасовуюча»;

— таблицу 5 с типом формы «скасовуюча», в которой повторяем лишнюю строку.

4. Забыли отразить событие (например, не отразили прием/увольнение, начало и окончание отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, перевод на другую работу).

Формируем и подаем за период, в котором была допущена ошибка, Отчет, содержащий:

— таблицу 5, с указанием типа формы «додаткова», с забытыми сведениями;

— титульный лист (перечень таблиц отчета) с указанием типа формы «додаткова».

Подаем готовый отчет в налоговую по месту учета.

…за месяцы 2010 года. Как отмечалось выше, ошибки в персональных данных работников за месяцы 2010 года исправляют в соответствии с Порядком № 26-1. Если исправляемся — заполняем форму Отчета, действовавшую в 2010 году, — приложение 4 к Порядку № 26-1.

Рассмотрим порядок исправления ошибок в реквизитах таблицы 5 за 2010 год в зависимости от вида ошибки.

1. Ошибки в Ф. И. О. застрахованного лица, начале или прекращении трудовых отношений. Сначала информируем орган ПФУ об ошибке, подав заявление с просьбой провести проверку за период, в котором она обнаружена (абзац 3 п.2 постановления №25-2). После проверки за тот отчетный период 2010 года, в котором нашли ошибку, формируем:

— таблицу 5 с пометкой «коригуюча» с правильными данными о застрахованном лице (в таблицу вносятся все реквизиты, а не только откорректированные);

— перечень таблиц отчета с отметкой «коригуюча».

Благодаря корректировке через таблицу 5 в базе Ф. И. О. застрахованного лица автоматически будут заменены на правильные во всех таблицах.

2. Ошибки в коде страхователя, отчетном месяце, налоговом номере застрахованного лица, коде основания для исчисления стажа. Действуем так. Сообщаем ПФУ об обнаруженной ошибке, подаем заявление с просьбой проверить период, в котором была обнаружена ошибка.

После проверки за тот отчетный период 2010 года, в котором нашли ошибку, формируем:

— перечень таблиц отчета;

— таблицу 5 «скасовуюча», повторяя неправильные реквизиты;

— таблицу 5 «початкова» с правильными реквизитами.

Готовый отчет работодатель подает в управление ПФУ.

…за периоды до 2010 года. В пенсионной отчетности, представленной за отчетные периоды до 2010 года, ошибки исправляют согласно требованиям Порядка № 7-6.

Учтите! Несмотря на то что этот документ отменен, его используют при исправлении ошибок, допущенных за периоды до 2010 года (см. п. 2 постановления № 25-2).

Исправление осуществляем через форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу», утвержденную Инструкцией № 16-6.

Порядок действий такой. Сперва подаете в территориальный орган ПФУ заявление произвольной формы с просьбой провести проверку в связи с обнаруженной ошибкой в персональных данных работника за периоды до 2010 года.

По результатам проведенной проверки заполняете:

— «скасовуючу» форму ІНДАНІ — полностью повторяете все ранее отраженные сведения для застрахованного лица;

— «коригуючу» форму ІНДАНІ — указываете правильные сведения;

— добавляете Ярлык-расписку.

Далее подаете пакет в территориальный орган ПФУ.