Таблиця 5. Якщо забули/показали зайве/подали з помилкою

Таблиця 5: що і коли?

Спершу давайте згадаємо, ЩО і КОЛИ потрібно було відображати в таблиці 5 пенсійної (далі — ПФ) або ЄСВ-звітності. Допоможе нам у цьому табл. 1. У ній наведемо події, які слід було відображати звичайним страхувальникам у таблиці 5.

Події, які слід було відображати в таблиці 5 залежно від періоду, за який подавався звіт

У періоди до 2010 року ми з вами подавали на кожну застраховану особу форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» (додаток 13 до Інструкції № 16-6). Вона, крім індивідуальних відомостей про застраховану особу (П. І. Б., номера облікової картки) та її заробіток, містила дані про трудові відносини у звітному році.

Далі розглянемо, як діяти бухгалтерові, якщо він виявив помилку в минулих звітних періодах.

Таблиця 5: виправляємося...

...за періоди починаючи з 2011 року. Тут на перший план виходить Порядок № 435.

Формуємо звіт за той період, який виправляємо. Для цього використовуємо форму № Д4, що діє сьогодні, але з урахуванням тих правил, які діяли в періоді, в якому допущено помилку.

Розглянемо можливі помилки й варіанти їх виправлення.

1. Помилка у П. І. Б. Для виправлення помилки в прізвищі, імені або по батькові особи, з якою у вас тривають трудові (цивільно-правові) відносини, вам достатньо у звітному місяці подати правильні відомості про П. І. Б. застрахованої особи.

Справа в тому, що

Працівник звільнився, а ви знайшли помилку в П. І. Б. Тут важливо враховувати причину звільнення.

Якщо причина припинення трудового договору — вихід на пенсію (у тому числі по інвалідності), вам необхідно сформувати на цього працівника «скасовуючі» і «початкові» таблиць 5, 6 і 7 (якщо заповнювали) за останній звітний місяць, у якому були нарахування колишньому працівникові з правильними даними про ім’я працівника. Інакше в нього можуть виникнути проблеми з оформленням і розрахунком пенсії.

Якщо ж працівник просто вирішив змінити місце роботи, вам нічого робити не потрібно. У місяці прийняття на роботу на нього вже новий роботодавець заповнить рядки у формі № Д4 з правильними П. І. Б., але все з тим же податковим номером. І далі працівник числитиметься в базі під правильними П. І. Б.

Якщо ж працівник звільнився і його подальша доля вам невідома (є нове місце роботи чи ні) або навпаки — точно знаєте, що він ніде на сьогодні не працює, то краще виправитися. Складіть «скасовуючу» і «початкову» таблиці 6 за останній звітний період, у якому працівник перебував із вами в трудових відносинах (за місяць звільнення). До обох таблиць складіть один «Перелік таблиць звіту».

Звіт здаємо податківцям.

2. Помилка в інших реквізитах (наприклад, у категорії особи; даті початку і закінчення трудових відносин, дії ЦПД; наданні відпусток; переведенні; коді професії, посади тощо). Такі помилки виправляємо так.

Формуємо «скасовуючий» звіт за той період, у якому допущено помилку. Він складатиметься з титульного аркуша (перелік таблиць звіту) з типом форми «скасовуюча» і двох таблиць 5.

Перша таблиця — з типом форми «скасовуюча». У ній повторюємо рядок з раніше відображеними неправильними відомостями за працівником.

У другій таблиці 5 з типом форми «початкова» зазначаємо правильні відомості.

Звіт здаємо до податкової.

3. Внесли зайвий рядок. Формуємо і подаємо за той звітний період, у якому допущено помилку:

— титульний аркуш (перелік таблиць звіту) із зазначенням типу форми «скасовуюча»;

— таблицю 5 з типом форми «скасовуюча», у якій повторюємо зайвий рядок.

4. Забули відобразити подію (наприклад, не відобразили прийняття/звільнення, початок/закінчення відпустки по вагітності та пологах, відпустки по догляду за дитиною, переведення на іншу роботу).

Формуємо і подаємо за період, у якому допущено помилку, Звіт, що містить:

— таблицю 5, із зазначенням типу форми «додаткова», із забутими відомостями;

— титульний аркуш (перелік таблиць звіту) із зазначенням типу форми «додаткова».

Подаємо готовий звіт до податкової за місцем обліку.

…за місяці 2010 року. Як зазначалося вище, помилки в персональних даних працівників за місяці 2010 року виправляють відповідно до Порядку № 26-1. Якщо виправляємося — заповнюємо форму Звіту, що діяла у 2010 році, — додаток 4 до Порядку № 26-1.

Розглянемо порядок виправлення помилок у реквізитах таблиці 5 за 2010 рік залежно від виду помилки.

1. Помилки в П. І. Б. застрахованої особи, даті початку або припинення трудових відносин. Спочатку інформуємо орган ПФУ про помилку, подавши заяву з проханням провести перевірку за період, у якому вона виявлена (абзац 3 п. 2 постанови № 25-2).

Після перевірки за той звітний період 2010 року, в якому знайшли помилку, формуємо:

— таблицю 5 з позначкою «коригуюча» з правильними даними про застраховану особу (до таблиці вносяться всі реквізити, а не тільки відкориговані);

— перелік таблиць звіту з відміткою «коригуюча».

Завдяки коригуванню через таблицю 5 у базі П. І. Б. застрахованої особи автоматично будуть замінені на правильні в усіх таблицях.

2. Помилки в коді страхувальника, звітному місяці, податковому номері застрахованої особи, коді підстави для обчислення стажу. Діємо так.

Повідомляємо ПФУ про виявлену помилку, подаємо заяву з проханням перевірити період, у якому була виявлена помилка.

Після перевірки за той звітний період 2010 року, в якому знайшли помилку, формуємо:

— перелік таблиць звіту;

— таблицю 5 «скасовуюча», повторюючи неправильні реквізити;

— таблицю 5 «початкова» з правильними реквізитами.

Готовий звіт роботодавець подає в управління ПФУ.

…за періоди до 2010 року. У пенсійній звітності, поданій за звітні періоди до 2010 року, помилки виправляють згідно з вимогами Порядку № 7-6.

Врахуйте! Незважаючи на те, що цей документ скасовано, його використовують при виправленні помилок, допущених за періоди до 2010 року (див. п. 2 постанови № 25-2).

Виправлення здійснюємо через форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу», затверджену Інструкцією № 16-6.

Порядок дій такий. Спершу подаєте до територіального органу ПФУ заяву довільної форми з проханням провести перевірку у зв’язку з виявленою помилкою в персональних даних працівника за періоди до 2010 року.

За результатами проведеної перевірки заповнюєте:

— «скасовуючу» форму ІНДАНІ — повністю повторюєте всі раніше відображені відомості для застрахованої особи;

— «коригуючу» форму ІНДАНІ — зазначаєте правильні відомості та

додаєте Ярлик-розписку.

Далі подаєте пакет до територіального органу ПФУ.