Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Заполняем авансовый отчет

Ольховик Ольга, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Февраль, 2020/№ 11
Печать
Несмотря на название Порядка № 841 непосредственно о порядке заполнения авансового отчета в нем сказано крайне мало. Пункт 6 Порядка № 841 поясняет только, кто заполняет ту или иную графу авансового отчета. А вот о том, что именно в этих графах указывать, ни в Порядке № 841, ни в каком-либо другом нормативном документе речь не идет. Наверное, поэтому порядок заполнения авансового отчета так часто вызывает вопросы. В этой статье приведем пример заполненного авансового отчета и поясним порядок заполнения каждого из его реквизитов.

Сначала рассмотрим порядок заполнения лицевой стороны авансового отчета. А затем перейдем к его обратной стороне.

Лицевая сторона авансового отчета

img 1

Как следует из п. 6 Порядка № 841, большую часть реквизитов авансового отчета заполняет подотчетное лицо*. Именно подотчетник указывает в авансовом отчете:

* Из сказанного может показаться, что авансовый отчет нужно обязательно заполнять вручную. В то же время на практике авансовый отчет зачастую формируется автоматически при создании соответствующего документа в бухгалтерской программе и бухгалтер его распечатывает уже заполненным. А подотчетному лицу остается лишь заверить отраженные в авансовом отчете данные своей подписью. Годится ли такой напечатанный документ? Годится. Хотя бы потому, что доказать то, что напечатанный авансовый отчет заполняло не подотчетное лицо, не представляется возможным. А то, что его в принципе можно заполнить в печатной форме «с помощью электронных средств обработки информации», подтверждает п. 2.10 Положения № 88.

— номер авансового отчета (согласно журналу (ведомости) регистрации авансовых отчетов) и фактическую дату составления авансового отчета. Журнал (ведомость) регистрации ведется в бухгалтерии, как правило, в электронном виде. В нем обычно фиксируют номер авансового отчета, лицо, его составившее, назначение аванса (а в случае командировки — место и период командировки), дату принятия отчета бухгалтерией, дату его утверждения, утвержденную сумму расходов. Можно фиксировать в нем и сумму перерасхода или неиспользованного остатка, а также делать отметку об их погашении. Номер авансового отчета подотчетнику может подсказать работник бухгалтерии непосредственно во время предоставления авансового отчета;

— наименование субъекта хозяйствования (предприятия или предпринимателя), предоставившего денежные средства под отчет.

Здесь указывают организационно-правовую форму и название субъекта хозяйствования (если учредительными документами юрлица предусмотрено сокращенное наименование, можно указывать такое сокращенное наименование). Если аванс выдал предприниматель, здесь указывают его фамилию, имя и отчество. Можно упомянуть и о его предпринимательском статусе, добавив к Ф. И. О. аббревиатуру ФЛП;

— код ЕГРПОУ юрлица или ИНН предпринимателя — налогового агента. Если предприниматель отказался от идентификационного номера, указывают серию и номер его паспорта.

Как отразить десятизначный ИНН, если в форме авансового отчета предусмотрено всего 8 ячеек?

На наш взгляд, лучше всего, если непоместившиеся две цифры будут просто дописаны сразу за ячейками. Добавить недостающие 2 ячейки в форму авансового отчета тоже, в принципе, можно. Но лучше не давать налоговикам повода заявить, что авансовый отчет не соответствует установленной форме;

— свое место работы (отдел, цех) и должность (профессию) — согласно организационной структуре предприятия;

— свои фамилию, имя и отчество — полностью согласно паспортным данным;

— свой ИНН (или серию и номер паспорта, если в паспорте имеется отметка об отказе от ИНН);

— цель выдачи денежных средств под отчет — в произвольной формулировке. Например, «на відрядження», «на господарські потреби» или более детальное «на канцтовари», «на конверти та марки» и пр.;

— сумму предыдущего аванса (в гривнях с копейками), не возвращенного на дату составления текущего авансового отчета, или не погашенную по состоянию на эту дату сумму перерасхода. Если нет ни остатка предыдущего аванса, ни не погашенного перерасхода, эти графы не заполняют;

⑨ — сумму полученного аванса, способ его получения, а также номер и дату документа, с помощью которого осуществлены выдача/перечисление подотчетных денег. Например, «з каси згідно з видатковим касовим ордером № 112 від 20.01.2020 р.» (если аванс выплачивается наличными через кассу), «з поточного рахунку згідно з платіжним дорученням № 281 від 20.01.2020 р.» (если аванс выплачивается на личную банковскую карту работника), «з корпоративної картки згідно з квитанцією № 1051442 від 20.01.2020 р.» (если аванс перечислен на карточный счет).

Заметьте: в случае использования корпоративной карты полученными считаются только средства, фактически снятые с КПК работником или потраченные им в безналичной форме, а не вся перечисленная сумма (см. письмо ГУ Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06). Потому что только потраченные с КПК средства считаются выданными под отчет;

— общую сумму денежных средств, выданных под отчет;

⑪ — фактически израсходованную сумму средств согласно предоставленным подтверждающим документам (должна соответствовать значению строки «Усього» обратной стороны авансового отчета);

⑫ — неиспользованную сумму аванса или сумму фактических расходов (подтвержденных документально), превышающую сумму выданного аванса.

Неиспользованную сумму необходимо вернуть в кассу (или на текущий счет) предприятия в установленные НКУ сроки. А сумму перерасхода должен возместить субъект хозяйствования после утверждения авансового отчета. Конкретный срок возмещения для хозрасчетных предприятий в законодательстве не установлен. А вот бюджетная Инструкция № 59 требует возместить перерасход работнику до окончания третьего банковского дня после утверждения авансового отчета (п. 11 Инструкции № 59);

— количество подтверждающих документов, которые прилагаются к авансовому отчету.

Обратите внимание: тут учитываются не только документы, подтверждающие фактически осуществленные подотчетным лицом расходы. Сюда прилагают также билеты, оплаченные предприятием по безналу, копии паспорта с отметками погранслужбы (в случае командировки в визовую страну), командировочные удостоверения (при их наличии) и пр.

Если аванс перечислялся на корпоративную или личную карту работника и с этих карт снимались наличные средства, необходимо также приложить документы, подтверждающие снятие налички (чек банкомата, слип, квитанция и пр.) (п. 20 Положения № 148). Впрочем, даже если подотчетное лицо эти документы не приложит, бухгалтерия все равно должна принять авансовый отчет и возместить понесенные работником наличные расходы (конечно, если факт их понесения подтвержден документально). А при необходимости можно взять выписку из банка, подтверждающую факт снятия средств с текущего счета предприятия (БЗ 109.21).

В свою очередь бухгалтер заполняет такие реквизиты лицевой стороны авансового отчета:

⑭ — остаток денежных средств, которые возвращены предприятию, или сумма фактических расходов (подтвержденных документально), превышающих сумму выданного аванса, которые компенсируются подотчетному лицу, а также способ их возврата/компенсации (в кассу или на текущий счет) с указанием реквизитов соответствующего документа (кассового ордера/платежного поручения). Ставится дата возврата остатка/выдачи перерасхода и подпись бухгалтера;

— сумму фактических расходов в командировке — после проверки всех предоставленных подотчетным лицом документов и указанных на их основании сумм в авансовом отчете. Указывает дату проведения проверки и ставит свою подпись;

— счета бухучета, на которых отражаются расходы, понесенные в командировке, согласно авансовому отчету, и сумму данных расходов;

— расписку о том, что отчет принят для проведения проверки. Здесь указываются: Ф. И. О. подотчетного лица, дата получения авансового отчета, сумма денежных средств, израсходованная подотчетным лицом, а также количество оригиналов подтверждающих документов, приобщенных к авансовому отчету.

Расписка скрепляется подписью бухгалтера, отрезается и выдается работнику.

Она является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность предоставления авансового отчета (см., например, решение Ленинского районного суда в г. Запорожье от 10.12.2015 г. по делу № 334/12329/14-ц (reyestr.court.gov.ua/Review/54563714);

— расчет суммы НДФЛ, которую необходимо удержать с подотчетного лица в случае, если оно не вернет сумму излишне израсходованных денежных средств в течение месяца, в котором истек предельный срок для их возврата. Тут указывают сумму рассчитанного НДФЛ, невозвращенную сумму (с учетом натурального коэффициента согласно п. 164.5 НКУ, для ставки 18 % — 1,219521) и ставку налога.

Учтите: кроме НДФЛ, с подотчетного лица нужно удержать и ВС (БЗ 126.02) (1,5 % невозвращенной суммы без учета натурального коэффициента). Причем расчет ВС тоже целесообразно отразить в авансовом отчете. Но поскольку отдельного поля для этих целей не предусмотрено, придется данную информацию вписывать в авансовый отчет вручную.

Внизу расчет подписывает бухгалтер и проставляет дату его составления.

С этим расчетом необходимо ознакомить и подотчетное лицо. Об ознакомлении свидетельствуют подпись подотчетного лица и дата проставления его подписи.

Согласно п. 6 Порядка № 841 графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (налоговый агент). На наш взгляд, целесообразно, чтобы и утверждаемую сумму, и дату проставления подписи тоже вписывал руководитель. То есть весь реквизит 15 руководитель может заполнить самостоятельно, тем самым утвердив авансовый отчет. В то же время абсолютно не страшно, если сумму и дату проставит бухгалтер. Впрочем, если документ заполняется в печатной форме, то вопрос, кому заполнять тот или иной реквизит, вообще не встает. Главное — наличие утверждающей подписи руководителя.

Обратная сторона авансового отчета

img 2

Обратную сторону авансового отчета тоже в основном заполняет подотчетное лицо. В частности, подотчетник указывает:

① — дату расчетного документа, подтверждающего факт понесения расходов;

— наименование контрагента, который выписал документ, содержание операции (оплата проезда, суточные, оплата проживания в гостинице и т. п.), наименование и реквизиты документа, на основании которого была осуществлена оплата (счет, транспортный билет и т. п.), и сумму расходов;

③ — сумму понесенных расходов согласно подтверждающему документу;

⑤ — общую сумму фактических расходов, осуществленных подотчетным лицом. Эта сумма должна соответствовать сумме денежных средств, указанной в графе «Витрачено» на лицевой стороне авансового отчета.

Заметьте: в таблице на обратной стороне авансового отчета отражают только фактически понесенные подотчетным лицом расходы.

А вот, например, стоимость проезда или проживания работника в командировке, предварительно оплаченная предприятием по безналу, в ней не отражают.

Таким суммам в авансовом отчете вообще не место. В то же время авансовый отчет является основанием для их списания в расходы. Поэтому такие документы просто прилагаются к авансовому отчету и учитываются в количестве прилагаемых к нему документов;

⑥ — свою подпись и дату составления авансового отчета.

Бухгалтер на обратной стороне авансового отчета заполняет только:

④ — дебет счета, на который следует отнести расходы, осуществленные подотчетным лицом (23, 91, 92, 93, 94, 641/НДС).

выводы

  • Авансовый отчет составляет подотчетное лицо. Оно же должно заполнить большую часть реквизитов этого документа. Тем не менее авансовый отчет можно распечатать и из бухгалтерской программы.
  • Расписка скрепляется подписью бухгалтера, отрезается и выдается подотчетному лицу. Для подотчетного лица она служит подтверждением того, что авансовый отчет предоставлен в бухгалтерию вовремя.
  • В авансовом отчете (в том числе и на его обратной стороне) отражают только фактически понесенные подотчетным лицом расходы. А вот, например, стоимость проезда или проживания командированного работника, оплаченные по безналу, в нем не отражают.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц