Говорить будем об: отпуске в связи с беременностью и родами, отпуске для ухода за ребенком до 3 (6) лет, соцотпуске на детей. Все они найдут свое место в таблицах ЕСВшного Отчета по форме № Д4. Правила заполнения «подсматриваем» в Порядке № 435. Что ж, начнем нашу пробежку по таблицам.
В какой таблице засветится
Таблица 1. Здесь все внимание на дотабличную часть.
При заполнении реквизита:
— «Середньооблікова чисельність штатних працівників за звітний період, осіб» — учитывайте работников, которые в отчетном месяце находились в допотпусках на детей, и не включайте в расчет тех, кто находился в отпусках для ухода за ребенком до достижения им 3 (6) лет, а также в отпуске по беременности и родам (п.п. 3.2.2 Инструкции № 286);
— «Штатна чисельність працівників» — учитывайте всех «штатников», в том числе и работников, которые в отчетном месяце находились в отпусках для ухода за ребенком до достижения им 3 (6) лет и в отпуске в связи с беременностью и родами;
— «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати» — учитываете отпускников только в том случае, если им в отчетном периоде начислялись какие-либо выплаты, которые входят в базу начисления ЕСВ.
Табличная часть таблицы 1 Отчета по форме № Д4 формируется на основании данных, указанных в таблице 6. Поэтому на ней останавливаться не будем.
Таблица 5. Ее формируем, если на отчетный месяц приходится дата начала или дата окончания отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до 3 лет и отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет. А вот соцотпуску на детей здесь не место — в таблице 5 мы его начало и окончание не показываем.
Для подачи информации об отпусках в таблице предусмотрены следующие коды категории лиц в графе «Категорія особи»:
— 4 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет;
— 5 — лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами;
— 6 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до 3 лет.
Дату начала и окончания отпуска отражаем в графе «Період трудових або цивільно-правових відносин…».
Графы «Професійна назва роботи», «Код ЗКППТР», «Код класифікатора професій» и «Посада» заполнять не нужно!
В графе «Документ-підстава про початок роботи та відпустку…»:
— в строке с отпуском для ухода за ребенком до 3 лет, от 3 до 6 лет указываем приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, его номер и дату;
— в строке с отпуском в связи с беременностью и родами, в зависимости от действующего на предприятии порядка оформления таких отпусков, — реквизиты листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами (серия, номер) или приказа (распоряжения) о предоставлении такого отпуска, если он издавался (дата, номер).
Таблица 6. Начнем с отпуска для ухода за ребенком до 3 (от 3 до 6) лет. Если работница весь отчетный месяц находилась в таком отпуске и ей в таком месяце не начислялись выплаты, которые входят в базу начисления ЕСВ, то в таблице 6 строки без суммовых показателей, но с количеством дней в трудовых отношениях на нее не заполняем.
Идем далее. Соцотпуск на детей. Отпускные, начисленные за период такого отпуска, отражаем в таблице 6 по тем же правилам, что и отпускные за период ежегодного отпуска.
Их указываем в ЕСВшном Отчете, сформированном за тот месяц, в котором они фактически начислены в бухгалтерском учете.
В таблице 1 сумму отпускных за период отпуска на детей показываем в общей сумме заработной платы.
В таблице 5 информацию по началу/окончанию соцотпуска на детей не отражаем.
В таблице 6 суммы отпускных указываем в отдельных строках, проставляя среди прочего:
— в графе 9 — код категории застрахованного лица, с которым отражаем зарплату;
— в графе 10 — код типа начислений «10»;
— в графе 11 — месяц (и год), за дни которого начислены отпускные.
Отпуск в связи с беременностью и родами. Суммы пособия по беременности и родам отражайте:
во-первых, отдельно от других выплат, начисленных застрахованному лицу в отчетном месяце;
во-вторых, с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится период декретного отпуска. То есть в таблице 6 на пособие формируем столько строк, на сколько месяцев приходится период отпуска. При заполнении этих строк указываем среди прочего:
— в графе 9 — код «42», если в декретный отпуск идет обычная работница, к базе начисления которой применяли ставку ЕСВ 22 %; «43» — по работнице с инвалидностью, к базе начисления которой применяли ставку ЕСВ 8,41 %;
— в графе 16 — количество календарных дней декретного отпуска в соответствующем месяце.
Отдельно остановимся на заполнении графы 15.
В месяце начала декретного отпуска придерживаемся таких правил. Если в этом месяце наряду с декретным пособием работнице начислена зарплата, графу 15 заполняем по строке с зарплатой.
В строках, где указываем пособие за будущие полные месяцы декретного отпуска, придерживаемся правила графа 15 = графе 16. То есть заполнять в последующих отчетных месяцах в таблице 6 на декретчицу строки без суммовых показателей, но с данными в графе 15, не нужно.
В месяце завершения отпуска в связи с беременностью и родами количество календарных дней в трудовых отношениях в графе 15 = количеству календарных дней в таком месяце.
Рассмотрим особенности отражения детских отпусков в Отчете по форме № Д4 на конкретных примерах.
В ЕСВ-отчете — отпуск в связи с беременностью и родами
Обозначим главные моменты, на которые следует обратить внимание.
1. В базу взимания ЕСВ всю (!) сумму пособия по беременности и родам включаем в месяце его начисления. При этом для целей начисления ЕСВ сумму пособия распределяем по месяцам, за которые оно начислено: пропорционально дням отпуска в таких месяцах.
2. Если к базе начисления ЕСВ основной работницы применяем ставку взноса 22 %, помним о требовании об уплате ЕСВ с фактической базы начисления ЕСВ, но не ниже минзарплаты, действующей в соответствующем месяце.
Да-да, находясь в отпуске в связи с беременностью и родами, работница продолжает пребывать с работодателем в трудовых отношениях. А значит, не проводить сравнительные расчеты по месяцам, на которые приходится период такого отпуска, оснований нет.
Важно! По декретным все сравнения с минзарплатой проводим месяц в месяц.
Рассчитывать в месяце начисления декретных наперед ЕСВ-разницы* за все месяцы, на которые приходится отпуск в связи с беременностью и родами, не нужно
* То есть разницы между фактической базой начисления ЕСВ и минимальной зарплатой, действующей в соответствующем месяце, на который приходится декретный отпуск.
Пример 1. Работница (основное место работы, полная занятость, ставка взноса — 22 %) ушла в отпуск в связи с беременностью и родами с 5 февраля 2020 года на 126 календарных дней. Среднедневная зарплата — 350 грн. (см. таблицу), зарплата за февраль — 1100 грн.
Распределение суммы пособия по месяцам отпуска
| Месяцы декретного отпуска | Дни декретного отпуска, подлежащие оплате | Сумма декретного пособия, разбита помесячно |
| Февраль 2020 года | 25 | 8750 |
| Март 2020 года | 31 | 10850 |
| Апрель 2020 года | 30 | 10500 |
| Май 2020 года | 31 | 10850 |
| Июнь 2020 года | 9 | 3150 |
| Всего | 126 | 44100 |
В таблице 5 Отчета по форме № Д4 за февраль 2020 года на работницу формируем одну строку — с датой начала отпуска в связи с беременностью и родами (категория лица — «5»).
Порядок отражения сумм пособия в таблице 6 Отчета по форме № Д4 см. на рис. 1.
Обратите внимание! По условиям примера, сумма пособия за июнь получилась меньше минзарплаты. Поэтому если никаких начислений у работницы кроме этой суммы не будет, то в июне ей нужно будет рассчитать ЕСВ-разницу (см. следующий пример).
Из отпуска в связи с беременностью… в отпуск до 3 лет
Пример 2. 17 февраля 2020 года у работницы (основное место работы, полная занятость, ставка взноса — 22 %) закончился отпуск в связи с беременностью и родами. С 18 февраля 2020 года ей предоставлен отпуск для ухода за ребенком до 3 лет. В базу начисления февраля вошла только сумма пособия по беременности и родам, начисленного в октябре 2019 года за дни отпуска в связи с беременностью и родами, который пришелся на февраль 2020 года, а именно 2958 грн.
Никаких других выплат в феврале работнице не начислялось.
В таблице 5 на работницу формируем две строки:
одну — с датой окончания отпуска в связи с беременностью и родами (категория лица — «5»);
вторую — с датой начала отпуска для ухода за ребенком до 3 лет (категория лица — «6»).
Таблица 6. Cумма пособия по беременности и родам, которая приходится на февраль 2020 года, ниже минзарплаты (2958 грн. < 4723 грн.). Для работницы это место работы является основным и она весь месяц находилась в трудовых отношениях с работодателем.
А значит, при наступлении февраля определяем разницу между этими двумя величинами (1765 грн.), доначисляем на нее ЕСВ (388,30 грн.) и отражаем в таблице 6 Отчета по ЕСВ за февраль. Фрагмент таблицы 6 с данными по работнице см. на рис. 2.
Важно! Рассчитанные ЕСВ-разницы отражаем в Отчете по ЕСВ, сформированном за тот месяц, в котором они были фактически рассчитаны, проставляя среди прочего в графе 9 код категории застрахованного лица — «42», если работнице другие выплаты в этом месяце не начислялись, а в графе 10 — код типа начислений «13».
Отпуск от 3 до 6 лет
Пример 3. 17 февраля 2020 года у работницы закончился отпуск для ухода за ребенком до 3 лет. С 18 февраля 2020 года ей предоставлен отпуск для ухода за ребенком до 6 лет.
В этой ситуации сведения о работнице будут отражены только в таблице 5 Отчета по форме № Д4 (ср. ). На работницу формируем две строки. Первую — с датой окончания отпуска для ухода до 3 лет (категория лица — «6»), вторую — с датой начала отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет (категория лица — «4»).
Пример 4. 26 февраля 2020 года у работницы (основное место работы, полная занятость, ставка взноса — 22 %) закончился отпуск для ухода за ребенком до 6 лет. С 27 февраля она вышла на работу. Сумма зарплаты, начисленная ей за отработанные 2 дня февраля, — 1000 грн. (ЕСВ — 220 грн.).
В таблице 5 Отчета по форме № Д4 за февраль 2020 года на работницу нужно будет сформировать строку для отражения даты окончания отпуска для ухода за ребенком до 6 лет (категория лица — «4»).
Переходим к таблице 6. Здесь на работницу будет сформировано две строки. Ведь фактическая база начисления ЕСВ за февраль, в которую вошла только сумма зарплаты (1000 грн.), ниже минималки (4723 грн.). Поэтому предприятию нужно будет определить ЕСВ-разницу (3723 грн.) и доначислить на нее ЕСВ (819,06 грн.).
Порядок заполнения строк в таблице 6 с данными по работнице см. на рис. 3.
Соцотпуск на детей
Если начисляете «переходящие» отпускные наперед — в месяце, в котором происходит их выплата, то по отпускным формируете столько строк, на сколько месяцев у вас приходится отпуск на детей.
Если у вас «переходящие» отпускные принято начислять частями — отдельно по каждому месяцу, на который приходятся дни такого отпуска, тогда отпускные вы будете включать отдельно в отчеты по ЕСВ за те месяцы, в которых происходит их начисление.
Дальше наглядно покажем заполнение таблиц 6 в обоих вариантах.
Пример 4. Работница (основное место работы, полная занятость, ставка взноса — 22 %) с 24 февраля по 4 марта 2020 года будет находиться в соцотпуске на детей. Сумма зарплаты за фактически отработанные дни февраля 2020 года — 9000 грн. (ЕСВ — 1980 грн.). Сумма отпускных за 6 календарных дней февраля — 2340 грн. (ЕСВ — 514,80 грн.), за 4 календарных дня марта — 1560 грн. (ЕСВ — 343,20 грн.). Сумма зарплаты за отработанные дни марта 2020 года — 10285,71 грн. (ЕСВ — 2262,86 грн.).
Вариант 1. Всю сумму отпускных за февраль и март предприятие начислило в феврале (см. рис. 4).
Вариант 2. Предприятие начисляет отпускные отдельно за каждый месяц, на который приходится отпуск (см. рис. 5).
выводы
- Таблицу 5 формируем, только если на отчетный месяц приходится дата начала или дата окончания отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до 3 лет и отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет. А вот соцотпуск на детей в ней не показываем.
- Если работница весь отчетный месяц находилась в отпуске для ухода за ребенком до 3 (от 3 до 6 лет) и ей в таком месяце не начислялись выплаты, то в таблице 6 строки без суммовых показателей, но с количеством дней в трудовых отношениях на нее не заполняем.
- Отпускные, начисленные за период соцотпуска на детей, отражаем в таблице 6 по тем же правилам, что и отпускные за период ежегодного отпуска.
- Суммы пособия по беременности и родам в таблице 6 отражаем отдельно от других выплат, начисленных застрахованному лицу в отчетном месяце, и с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится период отпуска в связи с беременностью и родами.
