Говорити будемо про: відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустку для догляду за дитиною до 3 (6) років, соцвідпустку на дітей. Усі вони знайдуть своє місце в таблицях ЄСВшного Звіту за формою № Д4. Правила його заповнення «підглядаємо» в Порядку № 435.
Що ж, розпочнемо нашу пробіжку таблицями.
У якій таблиці засвітиться
Таблиця 1. Тут уся увага на дотабличну частину.
При заповненні реквізиту:
— «Середньооблікова чисельність штатних працівників за звітний період, осіб» — враховуйте працівників, які у звітному місяці перебували в додаткових відпустках на дітей, і не включайте до розрахунку тих, хто перебував у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6) років, а також у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами (п.п. 3.2.2 Інструкції № 286);
— «Штатна чисельність працівників» — враховуйте всіх «штатників», у тому числі й працівників, які у звітному місяці перебували у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6) років і відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
— «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати» — враховуйте відпускників тільки в тому випадку, якщо їм у звітному періоді нараховувалися будь-які виплати, які входять до бази нарахування ЄСВ.
Таблична частина таблиці 1 Звіту за формою № Д4 формується на підставі даних, зазначених у таблиці 6. Тому на ній зупинятися не будемо.
Таблиця 5. Її формуємо, якщо на звітний місяць припадає дата початку або дата закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3 років і відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років. А ось соцвідпустці на дітей тут не місце — у таблиці 5 ми її початок і закінчення не показуємо.
Для подання інформації про відпустки в таблиці передбачені такі коди категорії осіб у графі «Категорія особи»:
— 4 — особи, яким надана відпустка для догляду за дитиною від 3 до 6 років;
— 5 — особи, яким надана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
— 6 — особи, яким надана відпустка для догляду за дитиною до 3 років.
Дату початку і закінчення відпустки відображаємо в графі «Період трудових або цивільно-правових відносин».
Графи «Професійна назва роботи», «Код ЗКППТР», «Код класифікатора професій» і «Посада» заповнювати не потрібно!
У графі «Документ-підстава про початок роботи та відпустку…»:
— у рядку з відпусткою для догляду за дитиною до 3 років, від 3 до 6 років зазначаємо наказ (розпорядження) про надання відпустки, його номер і дату;
— у рядку з відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами — залежно від оформлення таких відпусток, що діє на підприємстві порядку, реквізити листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами (серія, номер) або наказу (розпорядження) про надання такої відпустки, якщо він видавався (дата, номер).
Таблиця 6. Розпочнемо з відпустки для догляду за дитиною до 3 (від 3 до 6 років).
Якщо працівниця весь звітний місяць перебувала в такій відпустці і їй у такому місяці не нараховувалися виплати, які входять до бази нарахування ЄСВ, то в таблиці 6 рядки без сумових показників, але з кількістю днів у трудових відносинах, на неї не заповнюємо.
Ідемо далі. Соцвідпустка на дітей. Відпускні, нараховані за період такої відпустки, відображаємо в таблиці 6 за тими ж правилами, що й відпускні за період щорічної відпустки.
Їх зазначаємо в ЄСВшному Звіті, сформованому за той місяць, у якому вони фактично нараховані в бухгалтерському обліку.
У таблиці 1 суму відпускних за період відпустки на дітей показуємо в загальній сумі заробітної плати.
У таблиці 5 інформацію щодо початку/закінчення соцвідпустки на дітей не відображаємо.
У таблиці 6 суми відпускних зазначаємо в окремих рядках, проставляючи, серед іншого:
— у графі 9 — код категорії застрахованої особи, з яким відображаємо зарплату;
— у графі 10 — код типу нарахувань «10»;
— у графі 11 — місяць (і рік), за дні якого нараховані відпускні.
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Суми допомоги по вагітності та пологах відображайте:
по-перше, окремо від інших виплат, нарахованих застрахованій особі у звітному місяці;
по-друге, з розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період декретної відпустки. Тобто в таблиці 6 на декретні формуємо стільки рядків, на скільки місяців припадає період відпустки. При заповненні цих рядків зазначаємо, серед іншого:
— у графі 9 — код «42», якщо в декретну відпустку йде звичайна працівниця, до бази нарахування якої застосовували ставку ЄСВ 22 %; «43» — за працівницею з інвалідністю, до бази нарахування якої застосовували ставку ЄСВ 8,41 %;
— у графі 16 — кількість календарних днів декретної відпустки у відповідному місяці.
Окремо зупинимося на заповненні графи 15 таблиці 6. У місяці початку декретної відпустки, якщо разом з декретними працівниці нарахована зарплата, графу 15 заповнюємо у рядку із зарплатою.
У рядках, де зазначаємо допомогу за майбутні повні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, дотримуємося правила графа 15 = графі 16. Тобто заповнювати в подальших звітних місяцях у таблиці 6 на декретницю рядки без сумових показників, але з даними в графі 15, не потрібно.
У місяці завершення відпустки кількість календарних днів у трудових відносинах в графі 15 = кількості календарних днів у такому місяці.
Розглянемо особливості відображення дитячих відпусток у ЄСВ-звіті на конкретних прикладах.
У ЄСВ-звіті — відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами
Позначимо головні моменти, на які слід звернути увагу.
1. До бази справляння ЄСВ усю (!) суму допомоги по вагітності та пологах включаємо в місяці її нарахування. При цьому для цілей нарахування ЄСВ суму допомоги розподіляємо за місяцями, за які вона нарахована: пропорційно дням відпустки в таких місяцях.
2. Якщо до бази нарахування ЄСВ основної працівниці застосовуємо ставку внеску 22 %, пам’ятаємо про вимогу про сплату ЄСВ з фактичної бази нарахування ЄСВ, але не нижче мінзарплати, що діє у відповідному місяці.
Так-так, перебуваючи у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, працівниця продовжує перебувати з роботодавцем у трудових відносинах. А отже, не проводити порівняльні розрахунки за місяцями, на які припадає період такої відпустки, підстав немає.
Важливо! За декретними всі порівняння з мінзарплатою проводимо місяць у місяць.
Розраховувати в місяці нарахування декретних наперед ЄСВ-різниці* за всі місяці, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, не потрібно
* Тобто різниці між фактичною базою нарахування ЄСВ і мінімальною зарплатою, що діє у відповідному місяці, на який припадає декретна відпустка.
Приклад 1. Працівниця (основне місце роботи, повна зайнятість, ставка внеску — 22 %) пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 5 лютого 2020 року на 126 календарних днів. Середньоденна зарплата — 350 грн. (див. таблицю), зарплата працівниці за лютий — 1100 грн.
Розподіл суми допомоги за місяцями відпустки
| Місяці декретної відпустки | Дні декретної відпустки, що підлягають оплаті | Сума декретної допомоги, що поділена помісячно |
| Лютий 2020 року | 25 | 8750 |
| Березень 2020 року | 31 | 10850 |
| Квітень 2020 року | 30 | 10500 |
| Травень 2020 року | 31 | 10850 |
| Червень 2020 року | 9 | 3150 |
| Усього | 126 | 44100 |
У таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за лютий 2020 року на працівницю формуємо один рядок — з датою початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (категорія особи «5»).
Порядок відображення сум допомоги в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 див. на рис. 1.
Зверніть увагу! За умовами прикладу сума допомоги за червень вийшла менша за мінзарплату. Тому якщо жодних нарахувань у працівниці, крім цієї суми, не буде, то в червні їй потрібно буде розрахувати ЄСВ-різницю (див. приклад 2).
З відпустки у зв’язку з вагітністю… у відпустку до 3 років
Приклад 2. 17 лютого 2020 року в працівниці (основне місце роботи, повна зайнятість, ставка внеску — 22 %) закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. З 18 лютого 2020 року їй надана відпустка для догляду за дитиною до 3 років. До бази нарахування лютого ввійшла тільки сума допомоги по вагітності та пологах, нарахованої в жовтні 2019 року за дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, яка припала на лютий 2020 року, а саме 2958 грн.
Жодних інших виплат у лютому працівниці не нараховувалося.
У таблиці 5 Звіту за формою № Д4 на працівницю формуємо два рядки. Один — з датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (категорія особи «5»), другий — з датою початку відпустки для догляду за дитиною до 3 років (категорія особи «6»).
Таблиця 6. Сума допомоги по вагітності та пологах, яка припадає на лютий 2020 року, нижча за мінзарплату (2958 грн. < 4723 грн.). Для працівниці це місце роботи є основним, і вона весь місяць перебувала в трудових відносинах з роботодавцем.
Тому у лютому визначаємо різницю між цими двома величинами (1765 грн.), донараховуємо на неї ЄСВ (388,30 грн.) і відображаємо в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за лютий.
Фрагмент таблиці 6 з даними щодо працівниці див. на рис. 2.
Важливо! Розраховані ЄСВ-різниці відображаємо у Звіті з ЄСВ, сформованому за той місяць, у якому вони були фактично розраховані, проставляючи, серед іншого, у графі 9 — код категорії застрахованої особи «42», якщо працівниці інші виплати в цьому місяці не нараховувалися, а в графі 10 — код типу нарахувань «13».
Відпустка від 3 до 6 років
Приклад 3. 17 лютого 2020 року в працівниці закінчилася відпустка для догляду за дитиною до 3 років. З 18 лютого 2020 року їй надана відпустка для догляду за дитиною до 6 років.
У цій ситуації відомості про працівницю будуть відображені тільки в таблиці 5 (ср. ). На працівницю формуємо два рядки. Перший — з датою закінчення відпустки для догляду до 3 років (категорія особи «6»), другий — з датою початку відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років (категорія особи «4»).
Приклад 4. 26 лютого 2020 року в працівниці (основне місце роботи, повна зайнятість, ставка внеску — 22 %) закінчилася відпустка для догляду за дитиною до 6 років. З 27 лютого вона вийшла на роботу. Сума зарплати, нарахована їй за відпрацьовані 2 дні лютого, — 1000 грн. (ЄСВ — 220 грн.).
У таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за лютий 2020 року на працівницю потрібно буде сформувати рядок для відображення дати закінчення відпустки для догляду за дитиною до 6 років (категорія особи «4»).
У таблиці 6 буде сформовано два рядки. Адже фактична база нарахування ЄСВ за лютий, до якої ввійшла тільки сума зарплати (1000 грн.), нижча за мінімалку (4723 грн.). Тому підприємству потрібно буде визначити ЄСВ різницю (3723 грн.) і донарахувати на неї ЄСВ (819,06 грн.).
Порядок заповнення рядків у таблиці 6 з даними щодо працівниці див. на рис. 3.
Соцвідпустка на дітей
Якщо нараховуєте «перехідні» відпускні наперед — у місяці, у якому відбувається їх виплата, то за відпускними формуєте стільки рядків, на скільки місяців у вас припадає відпустка на дітей.
Якщо у вас «перехідні» відпускні прийнято нараховувати частинами — окремо за кожним місяцем, на який припадають дні такої відпустки, тоді відпускні ви включатимете окремо до звітів з ЄСВ за ті місяці, у яких відбувається їх нарахування.
Далі наочно покажемо заповнення таблиць 6 в обох варіантах.
Приклад 5. Працівниця (основне місце роботи, повна зайнятість, ставка внеску — 22 %) з 24 лютого по 4 березня 2020 року перебуватиме в соцвідпустці на дітей. Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні лютого 2020 року — 9000 грн. (ЄСВ — 1980 грн.). Сума відпускних за 6 календарних днів лютого — 2340 грн. (ЄСВ — 514,80 грн.), за 4 календарних дні березня — 1560 грн. (ЄСВ — 343,20 грн.). Сума зарплати за відпрацьовані дні березня 2020 року — 10285,71 грн. (ЄСВ — 2262,86 грн.).
Варіант 1. Усю суму відпускних за лютий і березень підприємство нарахувало в лютому — див. рис. 4.
Варіант 2. Підприємство нараховує відпускні окремо за кожен місяць, на який припадає відпустка, — див. рис. 5.
висновки
- Таблицю 5 формуємо, тільки якщо на звітний місяць припадає дата початку або дата закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3 років і відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років. А ось соцвідпустку на дітей у ній не показуємо.
- Якщо працівниця весь звітний місяць перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 (від 3 до 6 років) і їй у такому місяці не нараховувалися виплати, то в таблиці 6 рядки без сумових показників, але з кількістю днів у трудових відносинах на неї не заповнюємо.
- Відпускні, нараховані за період соцвідпустки на дітей, відображаємо в таблиці 6 за тими ж правилами, що й відпускні за період щорічної відпустки.
- Суми допомоги по вагітності та пологах у таблиці 6 відображаємо окремо від інших виплат, нарахованих застрахованій особі у звітному місяці і з поділом за місяцями, на дні яких припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
