Cроки хранения документов (с 23.05.2020 г.). В п. 44.3 НКУ урегулированы строки хранения документов, связанных с налоговым законодательством (первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов). Хранить их следует в течение определенных законодательством сроков, но не менее 1095 (2555) дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются документы (со дня предельного срока для предоставления отчетности — если отчетность не предоставляли).
Законодательно сроки хранения документов, связанных с исчислением налогов, установлены в Перечне № 578/5 — отсчитываются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством, п.п. 2.10 Перечня № 578/5.
Веденная «вилка» ориентирует плательщиков придерживаться того срока, который при расчете по Перечню № 578/5 или по НКУ окажется большим.
Дополнительно введены сроки хранения для прочих документов (не связанных с налоговым законодательством) — не менее 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов — не менее 1095 дней со дня окончания срока их действия).
Теперь сроки хранения документов могут быть продлены в случаях, прописанных в п. 102.3 НКУ, в частности на период, в течение которого контролирующему органу согласно решению суда запрещено проводить проверку плательщика.
Ответственность (с 23.05.2020 г.) за необеспечение хранения документов в течение установленного ст. 44 НКУ срока и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из ЕРНН) или их копий при осуществлении налогового контроля (п.п. 121.1 НКУ) составляет 1020 грн, а в случае повторного совершения на протяжении года после применения штрафа за такое же нарушение — 2040 грн.
Потеря и восстановление документов (с 23.05.2020 г.). В случае утери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщику вместе с письменным уведомлением придется предоставить еще и оформленный согласно законодательству документ*, подтверждающий наступление такого события.
* Например, такими документами могут быть: при обстоятельствах непреодолимой силы (форс-мажоре) — сертификат Торгово-промышленной палаты; при пожаре — Акт от пожарников; при краже — извлечение из Единого реестра досудебных расследований, удостоверяющее факт регистрации сведений об уголовном правонарушении.
На их восстановление, как и прежде, отведено 90 к. дн. с даты поступления уведомления. Правда, перенести проверку из-за невозможности предоставить документы могут до 120 к. дн.
Вовремя не восстановленные или повторно утерянные, поврежденные или досрочно уничтоженные документы восстановлению уже не подлежат. Считается, что такие документы отсутствовали у налогоплательщика. В таком случае дело 1020 (2040) гривнями не обойдется. Например, под сомнения могут попасть расходы налогоплательщика или реальность операции.
Отсутствие документов при проверке. В п. 44.6 — 44.7 НКУ регулирует ряд специфических случаев, когда при проведении проверки первичные документы можно подать позже. Разумеется, предварительно их нужно найти или восстановить, а затем подать. Это можно сделать: (1) до проверки, (2) после получения акта проверки, воспользовавшись процедурой возражения к акту. Так вот, с 01.01.2021 г. в последнем случае сроки будет регулировать п. 86.7 НКУ (заработает с 01.01.2021 г. в новой редакции) в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем получения акта.
