Суммированный учет рабочего времени

Начнем с главного. При суммированном учете, если учетный период превышает месяц, то работникам рассчитывают и начисляют:

— в конце каждого месяца зарплату за отработанное время, оплату за работу в ночное время, в праздничные (нерабочие) и выходные дни (если они были) и пр.;

— в конце учетного периода (квартала, полугодия, года) — оплату сверхурочных часов.

Если же учетный период равен месяцу, то начисление всех зарплатных выплат работнику осуществляется одноэтапно и ежемесячно.

Что ж, давайте рассмотрим нюансы расчета каждой из перечисленных выплат.

Основная зарплата

Рассмотрим особенности расчета основной зарплаты работникам с повременной оплатой труда.

Месячная оплата. Здесь все достаточно просто. Количество дней (часов), предусмотренное графиком выхода на работу (сменности), является для работника нормой. Следовательно,

На это обращает внимание Минсоцполитики в письме от 21.02.2017 г. № 242/0/102-17/282.

И не важно, норма по графику больше календарной нормы рабочего времени*, рассчитанной для соответствующего месяца, или меньше. В данном случае все внимание на норму по графику работы (сменности).

* Напомним, что календарная норма рабочего времени предусматривает полное использование рабочего времени и рассчитывается по календарю 5-дневной или 6-дневной рабочей недели.

Пример 1. Оклад работника (полная занятость) составляет 12000 грн. Для него установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Календарная норма рабочего времени, рассчитанная для 2 квартала 2020 года по календарю 5-дневной рабочей недели, составила 478 ч (апрель — 167 ч, май — 151 ч, июнь — 160 ч).

В апреле, мае и июне 2020 года работник отработал установленную для него норму времени согласно графику выхода на работу (в апреле — 14 раб. дн. (154 ч), в мае — 16 раб. дн. (176 ч), в июне — 15 раб. дн. (165 ч)).

Во всех трех месяцах работнику будет начислена основная зарплата в размере, равном окладу, — 12000 грн.

То есть за каждый полностью отработанный месяц, независимо от количества рабочих дней (часов) в нем, работник получает оклад (ставку) в полном размере.

Если работник-окладчик, по которому рабочее время суммируется, не отработал месяц полностью из-за болезни, отпуска и т. д., то основную зарплату рассчитываете пропорционально фактически отработанным дням.

Переходим к почасовикам. У них размер основной зарплаты за месяц напрямую зависит от количества фактически отработанных часов. Умножив отработанное время в часах на часовую тарифную ставку работника, мы и получим размер его основной зарплаты за месяц.

Пример 2. Часовая тарифная ставка работника — 64 грн/ч. Учет рабочего времени — суммированный. В апреле, мае и июне 2020 года он отработал все часы, установленные ему графиком выхода на работу: 164, 160 и 172 соответственно.

Сумма основной зарплаты работника за месяц составит:

— в апреле: 64 грн/ч х 164 ч = 10496 грн;

— в мае: 64 грн/ч х 160 ч = 10240 грн;

— в июне: 64 грн/ч х 172 ч = 11008 грн.

Работа в ночное время

Ночным считается время с 22:00 до 06:00 (ст. 54 КЗоТ).

Работа в такие часы подлежит дополнительной оплате в повышенном размере, установленном генеральным, отраслевым (региональным) соглашениями и коллективным договором. При этом размер доплаты не может быть меньше чем 20 % тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в ночное время (ст. 108 КЗоТ). Это минимум, который установлен законодательством.

На ваше предприятие распространяется Генеральное соглашение**? Тогда учтите, что им предусмотрен размер доплаты за работу в ночное время — 35 % часовой тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в это время.

** Генеральное соглашение о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2019 — 2021 годы от 14.05.2019 г.

Учтите, что

Как же оплачивать работнику ночные часы, если ему установлен оклад (месячная тарифная ставка)? Нужно рассчитать часовую ставку (см. письмо Минсоцполитики от 18.08.2017 г. № 1537/0/102-17).

Находим ее так: оклад (месячную тарифную ставку) работника делим на норму продолжительности рабочего времени, установленную для него графиком сменности (выхода на работу) на соответствующий месяц.

Пример 3. Для работника установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Оклад работника — 9000 грн. Во 2 квартале 2020 года он отработал в ночное время: в апреле — 64 ч, в мае — 76 ч, в июне — 62 ч. Количество рабочих часов согласно графику выхода на работу: в апреле — 192, в мае — 172, в июне — 186. Колдоговором предприятия предусмотрено осуществление доплаты за работу в ночное время в размере 20 % оклада.

Размер часовой ставки в апреле: 9000 : 192 = 46,88 (грн/ч). Следовательно, в апреле работнику будет начислена доплата за работу в ночное время в сумме: 46,88 грн/ч х 20 % : 100 % х 64 ч = 600,06 грн.

Размер часовой ставки в мае: 9000 : 172 = 52,33 (грн/ч). Сумма оплаты ночных часов в мае: 52,33 грн/ч х 20 % : 100 % х 76 ч = 795,42 грн.

Размер часовой ставки в июне: 9000 : 186 = 48,39 (грн/ч). Сумма оплаты ночных часов в июне: 48,39 грн/ч х 20 % : 100 % х 62 ч = 600,04 грн.

При почасовой оплате труда с расчетом доплаты за работу в ночное время дела обстоят проще. Ведь часовая тарифная ставка уже известна.

Работа в праздники

При суммированном учете рабочего времени работа в праздничные и нерабочие дни по графику включается в норму рабочего времени за учетный период, установленную на предприятии (п. 11 Методрекомендаций № 138***).

*** Методические рекомендации по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда от 19.04.2006 г. № 138.

Правила оплаты работы в праздничные (нерабочие) дни прописаны в ст. 107 КЗоТ.

Так, работникам, труд которых оплачивается по часовым или дневным ставкам, работа в праздничные дни подлежит оплате в двойном размере часовой или дневной ставки.

А вот работникам, которые получают месячный оклад, работу в праздники оплачивают в размере:

— одинарной часовой (дневной) ставки сверх оклада, если работа в праздничный (нерабочий) день осуществлялась в пределах месячной нормы рабочего времени;

— двойной часовой (дневной) ставки сверх оклада, если работа в праздничный (нерабочий) день осуществлялась сверх месячной нормы рабочего времени. Наряду с двойной оплатой по желанию работника ему может быть дополнительно предоставлен другой день отдыха. Такой день предоставляют как дополнительную компенсацию и не оплачивают. При этом оплата за работу в праздничный или нерабочий день в любом случае производится в двойном размере (см. письмо Минтруда от 29.12.2009 г. № 853/13/84-09).

Как работникам, которым установлен оклад (месячная тарифная ставка), определить часовую тарифную ставку для оплаты праздничных часов? Да так же, как для оплаты ночных (см. выше).

Пример 4. Работник предприятия с почасовой оплатой труда 7 июня 2020 года (праздничный день — Троица) отработал 8 часов. На работу в этот день он вышел вне графика, поэтому часы работы за этот день были отработаны сверх месячной нормы рабочего времени, которая ему установлена в июне, — 175 часов. Часовая тарифная ставка — 44 грн/ч.

Поскольку работа в праздничный день осуществлялась сверх нормы рабочего времени, оплату за нее осуществляют в размере двойной часовой ставки за каждый час работы в праздничный день:

8 ч х 44 грн/ч х 2 = 704 грн.

Общая сумма зарплаты работника в июне составит:

175 ч х 44 грн/ч + 704 грн = 8404 грн.

Пример 5. Используя условия примера 4, предположим, что работа в праздничный день проводилась в пределах нормы согласно графику выхода на работу.

Сумма оплаты за работу в праздничный день не изменится и составит:

8 ч х 44 грн/ч х 2 = 704 грн.

А вот при расчете основной зарплаты часы оплаты за работу в праздничный день учтены не будут. Общая сумма зарплаты работника в июне составит:

(175 ч - 8 ч) х 44 грн/ч + 704 грн = 8052 грн.

Работа в выходные

Если работнику пришлось выйти на работу в день, который согласно графику сменности (выхода на работу) является его выходным днем (к примеру, в связи с болезнью сменщика), то здесь включаются компенсационные положения ст. 73 КЗоТ (ср. ).

В таком случае работнику по соглашению сторон:

— или предоставляют другой день отдыха, а работу в выходной день оплачивают в общем порядке;

— или оплачивают часы работы в выходной день в двойном размере по правилам праздничного дня (см. выше). Тогда другой день отдыха не предоставляют.

Если предоставляется выходной день, то в этом же приказе указывают конкретную дату такого отдыха.

Обратите внимание: если работник привлекается к работе в свободный от работы день, то компенсировать работу в этот день следует по аналогии с компенсацией работы в выходной день (см. также письмо Минсоцполитики от 12.02.2018 г. № 238/0/101-18/284).

Оплачиваем сверхурочные

Сверхурочные часы подсчитывают в конце каждого учетного периода. Тогда же производят и их оплату в соответствии с положениями ст. 106 КЗоТ.

Количество сверхурочных часов определяют как разницу между фактически отработанным временем в учетном периоде согласно табелю учета рабочего времени и расчетной нормой часов за этот же период.

Расчетная норма рабочего времени за учетный период равна календарной норме рабочего времени, уменьшенной на время, не отработанное работником в учетном периоде по уважительным причинам (см. п. 12 Методрекомендаций № 138, письмо Минсоцполитики от 02.07.2018 г. № 1139/0/101-18/28).

То есть если работник в учетном периоде болел, находился в отпуске или не работал по другим уважительным причинам, для целей определения количества сверхурочных часов из календарной нормы продолжительности рабочего времени, рассчитанной, например, по графику 8-часового рабочего дня 5-дневной рабочей недели, исключают время, когда работник отсутствовал по графику 8-часового рабочего дня 5-дневной рабочей недели.

Пример 6. Для работника установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Фактически работник отработал во 2 квартале 2020 года по графику выхода на работу (на замену тех, кто отсутствовал, вне графика не привлекался) 275 ч. При этом с 1 апреля по 11 мая он находился в отпуске без сохранения заработной платы.

Календарная норма продолжительности рабочего времени на 2 квартал 2020 года, рассчитанная предприятием по графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными в субботу и воскресенье, равна 478 ч.

На период отпуска с 1 апреля по 11 мая приходится 26 рабочих дней по графику 5-дневной рабочей недели.

В часах это составляет:

26 дн. х 8 ч = 208 ч.

Определим расчетную норму рабочего времени за 2 квартал 2020 года:

478 - 208 = 270 (ч).

Рассчитаем количество сверхурочных часов, отработанных работником:

275 - 270 = 5 (ч).

В примере 5 мы рассмотрели ситуацию, когда работник в учетном периоде выходил на работу по своему графику и не привлекался к работе вне графика на замену отсутствующих работников. А если привлекался?

Тогда:

Такая ситуация могла возникнуть, когда работника специально вызывали на работу «мимо» графика в его выходной/нерабочий день и работа в такой день была оплачена в двойном размере при закрытии зарплаты за месяц (см. выше «Работа в праздники» и «Работа в выходные»).

А вот если работа в праздничные (нерабочие) дни прошла по графику работы (сменности), то часы работы в такие дни останутся в расчете сверхурочных для их оплаты.

Пример 7. Для работника установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Календарная норма продолжительности рабочего времени на 2 квартал 2020 года, рассчитанной по графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, равна 478 ч. В учетном периоде работник фактически отработал 516 ч, в том числе в праздничные дни:

— 1 мая — 12 ч (работа предусмотрена графиком);

— 9 мая — 8 ч (заменял заболевшего коллегу — работа не предусмотрена графиком).

Часы, отработанные в праздничный день 1 мая, будут учтены в расчете сверхурочных часов за учетный период для целей их оплаты.

А вот часы, отработанные в праздничный день 9 мая сверх нормы, уже оплачены в двойном размере при начислении зарплаты за май. Поэтому для оплаты сверхурочных убираем их из общего количества сверхурочных часов: 516 - 478 - 8 = 30 (ч).

Если работник-почасовик, то проблем нет. Его часовую тарифную ставку умножаем на 2 и на количество сверхурочных часов.

Чуть сложнее с работниками, которым установлен оклад (месячная тарифная ставка). Здесь на первое место выходит учетный период.

Учетный период = месяцу. Часовую ставку рассчитываем путем деления оклада на месячную календарную норму продолжительности рабочего времени в соответствующем месяце (см. также письмо Минсоцполитики от 17.02.2012 г. № 51/13/116-12).

Учетный период = кварталу, полугодию, году. В этом случае часовую ставку находим в 2 действия:

1) рассчитываем среднемесячное количество часов за учетный период: календарную норму рабочего времени за учетный период делим на количество месяцев в учетном периоде;

2) определяем часовую ставку: оклад, установленный в последнем месяце учетного периода, делим на среднемесячное количество часов за учетный период.

Пример 8. Учетный период — месяц. Работнику установлен оклад — 10000 грн. Календарная норма рабочего времени в июне 2020 года — 160 часов. В соответствии с графиком работы работник отработал в этом месяце 166 ч.

Определим часовую тарифную ставку:

10000 грн : 160 ч = 62,50 грн/ч.

Рассчитаем сумму доплаты за сверхурочную работу:

6 ч х 62,50 грн/ч х 2 = 750 грн.

Общая сумма заработной платы за июнь составит:

10000 + 750 = 10750 (грн).

Пример 9. Учетный период — квартал. Оклад работника в последнем месяце учетного периода (июне 2020 года) — 8000 грн. Календарная норма продолжительности рабочего времени на 2 квартал 2020 года равна 478 ч. В соответствии с графиком работы работник отработал за учетный период 516 ч.

Определим среднемесячное количество часов за учетный период:

478 ч : 3 мес. = 159,33 ч/мес.

Часовая ставка равна:

8000 грн : 159,33 ч = 50,21 грн/ч.

Количество сверхурочных часов по концу учетного периода равно:

516 - 478 = 38 (ч).

Сумма оплаты сверхурочных часов составит:

50,21 грн/ч х 2 х 38 ч = 3815,96 грн.

Важно! Компенсация сверхурочных работ путем предоставления отгула или каких-то дополнительных часов отдыха вместо оплаты «сверхурочки» не допускается.