Вывод документа
Чеки под авансовым отчетом могут выгорать или тускнеть. Чтобы не утратить такие расчетные документы, можно делать их заверенные копии
История с выгоревшими чеками РРО долгоиграющая. По общему правилу к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы документов, которые подтверждают суммы понесенных подотчетным лицом расходов: чеки РРО, расчетные квитанции, товарные чеки, проездные документы, посадочные талоны и пр. Но чаще всего подотчетные лица имеют дело все-таки с чеками РРО.
Практически все кассовые аппараты оборудованы термопринтером и печатают чеки на термобумаге. Такая печать недолговечная: символы стираются или исчезают при перепаде температур, выгорают на солнце. Вот и получается, что через какое-то время бухгалтер вместо чеков РРО может увидеть чистые листочки бумаги.
В результате авансовый отчет не подкреплен надлежащими подтверждающими документами.
Чем может грозить потеря информации в чеках и, в свою очередь, непризнание проверяющими таких чеков РРО как подтверждающих документов? Во-первых, если работник получил аванс под отчет, то налоговики могут заявить, что он не возвращен в срок, и доначислить НДФЛ/ВС. Во-вторых, контролеры могут не признать расходы, а также налоговый кредит по НДС, отраженный на основании чека РРО.
В-третьих, за несохранение фискального чека может грозить (1) штраф субъекту хозяйствования согласно п. 121.1 НКУ, (2) админштраф должностным лицам согласно п. 1551 КУоАП. А вот «кассовых» штрафов сейчас можно не бояться (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 52, с. 2).
Как видим, список неприятностей увесистый. Поэтому за сохранность информации в чеках РРО лучше позаботиться заранее!
И как советуют налоговики, получив авансовый отчет со всеми подтверждающими документами, желательно сделать их заверенные копии, которые все-таки дольше остаются читабельными. Правда, налоговики промолчали, кто же должен заверить снятые с чеков копии. Считаем, что это дело бухгалтера: для этого на копии чеков ставят надпись «копия верна», подпись должностного лица и печать предприятия (при ее наличии). Обращаться за заверением копии чека к продавцу вряд ли уместно.
Конечно, заверенная копия чека РРО все-таки не оригинал расчетного документа. Однако если вы для себя получите подобную консультацию, вопросов при проверке не будет.
К тому же следует учесть, что в п.п. «б» п.п. 170.9.1 НКУ речь идет о «документально подтвержденных расходах», а таким документальным подтверждением, по нашему мнению, могут выступать не только так называемые расчетные документы*. Поэтому как вариант можно составить что-то наподобие самоакта.
* Именно расчетные документы, как подтверждающие расходы подотчетника, четко упоминаются только в отношении приобретения билетов на транспорт в командировке (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
А как быть тем, кто такой копии не сделал, а информация на расчетных документах (кассовых чеках) исчезла? В такой ситуации налоговики еще раньше информировали, что электронные копии расчетных документов, напечатанных РРО, сохраняются в базах ГФС и могут быть в любое время по отдельному запросу получены покупателем для защиты своих прав (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 30.08.2017 г. № 1759/ІПК/26-15-14-09-16). Но вот насколько реализация такого запроса реальна на практике, можно только догадываться ☺.
