Стоимость билетов оплачена третьим лицом и за его счет. То есть, по сути, расходы на проезд — в данном случае чужие расходы, а не расходы командированного работника. И это подтверждено расчетным документом, в котором плательщиком значится именно это третье лицо. А вот с билетом все прекрасно. В нем указана фамилия работника. Да и услугой воспользовался (в командировку уехал) именно он. Так, может, хватит одного билета? А этот чужой расчетный документ можно вообще не светить?
Расчетный документ нужен, но не всегда
Перечень документов, которые работник должен предоставить с целью подтверждения командировочных (в том числе и проездных) расходов, хозрасчетное предприятие устанавливает самостоятельно в Положении о командировках. Но, формируя этот перечень, предприятия обычно ориентируются на список документов из п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, наличие которых обеспечивает право не удерживать с возмещенных сумм НДФЛ и ВС. Так вот, в этой норме НКУ упомянут не только сам транспортный билет и посадочный талон (последний необходим, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на определенном виде транспорта), но и документ об оплате стоимости проезда.
То есть предприятие может возместить работнику его расходы на проезд и без наличия всех этих документов (если, например, в Положении о командировках в качестве подтверждающего документа упомянут только транспортный билет), но при этом оно обязано удержать с возмещенных сумм НДФЛ и ВС. Не удерживать эти налоги можно только при наличии всех трех вышеупомянутых документов (независимо от того, что прописано в командировочном положении).
Но тут важно помнить, что бумажный транспортный билет — это 3 в 1. Он одновременно является и билетом, и посадочным талоном, и расчетным документом (ст. 2 Закона об РРО). Поэтому именно к бумажному транспортному билету прилагать какие-либо дополнительные документы не нужно. Так что в случае
если с чужой карты оплачивался бумажный билет, переживать по этому поводу вообще не стоит
На билете источник оплаты не виден, а расчетный документ к авансовому отчету в таком случае не потребуется.
Правда, на авиатранспорте бумажные билеты давно уже не используют. А с бумажным билетом на автобус, приобретенным у водителя, могут быть сложности. В таком билете тарифная стоимость и (или) другие реквизиты будут заполнены от руки или вообще не указаны. И хотя Мининфраструктуры не видит в этом никакой проблемы (см. письмо от 06.01.2017 г. № 62/25/10-17), налоговики настаивают, что без расчетной квитанции в таком случае не обойтись (см. письма ГФСУ от 10.05.2017 г. № 7601/5/99-99-14-05-01-16 и от 01.12.2016 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15). Но это явно не наш случай.
С электронными билетами дело обстоит вот как. Тут все зависит от вида транспорта, на который такой билет приобретался. Налоговики говорят (см. БЗ 102.18), что в случае:
1) использования электронного авиабилета — первичными документами, подтверждающими расходы на его приобретение, являются:
— оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);
— распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);
— оригинал отрывной части посадочного талона пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на рейс;
2) использования электронного билета на поезд — первичными документами, подтверждающими расходы на его приобретение, является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (в случае перевозки багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ; в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по использованию комплекта постельных принадлежностей, резервирования мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги);
3) осуществления интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки — первичным документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного билета, является распечатанный на бумажном носителе проездной документ.
Как видите,
фискалы требуют наличия документа об оплате только в случае приобретения электронного авиабилета
А вот к железнодорожному и автобусному электронным билетам прилагать расчетный документ, по их мнению, не нужно.
Правда, на наш взгляд, это освобождение на 100 % обоснованно только в отношении электронного билета на поезд. Так как его распечатка — и расчетный документ (фискальный чек), и договор на перевозку пассажира и/или багажа (см. п. 5.6 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137).
А вот в отношении автобусного электронного билета таких аргументов нет. Налоговики в своих выводах основываются на требованиях бюджетной Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, согласно которой распечатанный проездной документ на автобус действительно является достаточным основанием для возмещения командированному работнику расходов на проезд. Но ведь этот проездной документ не является расчетным документом. Поэтому с целью необложения стоимости проезда на автобусе НДФЛ и ВС документ об оплате следует-таки иметь. Не хотите его прилагать? Получите ИНК с выводом о том, что достаточно одной распечатки.
Подытожим: если с чужой карты оплачивали железнодорожный билет (не важно, электронный или бумажный) или бумажный билет на автобус, документ об оплате к авансовому отчету можно не прилагать. В случае приобретения электронного билета на автобус лучше, чтобы расчетный документ все-таки был. Ну а если покупали авиабилет, то без документа, подтверждающего оплату его стоимости, вам точно не обойтись. Но у нас в документе об оплате фигурирует третье лицо. Как тогда быть?
Если без документа об оплате не обойтись
Тогда из сложившейся ситуации можно выйти следующим образом:
1. Если билет покупал работник предприятия — перед командировкой предприятие уполномочивает такого работника на выполнение осуществленного действия (приобретение билета для определенного сотрудника). Тогда, приобретая такой билет, работник выполнит поручение работодателя по удовлетворению хознужд предприятия, по результату которого он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В таком случае документ об оплате транспортного билета будет подложен к отчету сотрудника, который фактически его приобрел. А в авансовом отчете командированного работника эти расходы фигурировать не будут.
2. Если билет приобрело стороннее лицо — между работником и лицом, осуществившим оплату, можно заключить договор поручения, по которому работник поручает этому лицу купить билет. Правда, тут важно не попасть под запрет на перепоручение из ст. 30 КЗоТ. На наш взгляд, перепоручения не будет, если в смете расходов на командировку (исходя из которой посчитана сумма выданного работнику аванса) расходы на приобретение билета будут отсутствовать. Не будет его и в случае, если аванс на командировку не выдавался вовсе. Ведь тогда прямого поручения от работодателя о покупке билета командированный работник не получает.
Далее работник компенсирует лицу понесенные расходы. Именно документ о перечислении израсходованных средств этому лицу (например, выписка с карточного счета работника) или расписка о передаче наличных и будет документом об оплате, подтверждающим расходы командированного работника на проезд. При наличии такого документа, а также электронного авиабилета, посадочного талона и расчетного документа об оплате билета от имени лица, по нашему мнению, можно возмещать работнику проездные расходы.
Однако не исключено, что налоговики тут могут фискалить и потребовать обложить эту сумму НДФЛ и ВС. Мол, само наличие приказа о командировке говорит о том, что работнику поручается нести все связанные с командировкой расходы. Значит, тут имело место перепоручение. А это запрещенная КЗоТ операция. Поэтому безналогово возмещать расходы по ней нельзя.
Возможно, лучше оформить поручение о покупке билета напрямую от предприятия (т. е. именно предприятие, а не командированный работник поручает третьему лицу купить билет).
После выполнения этого поручения предприятие компенсирует лицу понесенные расходы и выдаст билет работнику. В этом случае расходы на приобретение билета в авансовом отчете командированного работника будут отсутствовать. И вопрос об НДФЛ (и ВС)-обложении их стоимости не встает. Не будет также повода не учитывать эти расходы при определении объекта обложения налогом на прибыль.
А можно не возмещать?
Право командированных работников на возмещение расходов, понесенных в связи со служебными командировками, гарантирует ст. 121 КЗоТ. В ней упомянуты, в частности, расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки. То есть
предприятие обязано возместить работнику проездные расходы, понесенные в связи с командировкой
В то же время хозрасчетные предприятия самостоятельно принимают решения о том, какие именно расходы компенсировать работнику, а какие нет, и описывают все компенсационные нюансы в Положении о командировках. В этом документе каждый работодатель вправе установить дополнительные ограничения, которые могут касаться сумм и целей использования средств, выданных на командировку, а также условия, при которых происходит компенсация понесенных расходов (например, перечень необходимых подтверждающих документов).
Но будьте внимательны! Устанавливать запрет на компенсацию всех расходов, предусмотренных ст. 121 КЗоТ, нельзя. Наличие в приказе о направлении в командировку или в Положении о командировках запрета на возмещение этих расходов расценивается как нарушение законодательства о труде. А это, в свою очередь, для должностных лиц предприятий чревато штрафом в размере от 510 до 1700 грн. Именно такую меру ответственности за нарушение трудового законодательства устанавливает ч. 1 ст. 41 КУоАП.
