Сумму предоплаты за проживание следует списать на расходы (Дт 948). Подтверждающим документом может послужить письмо гостиницы о взыскании предоплаты в качестве штрафа. А в учете такие расходы отражают на основании бухгалтерской справки. вПоясним подробнее.
Действительно, в подавляющем большинстве случаев при позднем аннулировании или неприбытии гостиница взыскивает штраф. Причем его сумма может быть даже равна стоимости проживания. Как раз с такой ситуацией вы, похоже, и столкнулись. Что ж, вам ничего другого не остается, как списать сумму такого штрафа на расходы периода (Дт 948 «Признанные штрафы, пени, неустойки»).
Естественно, эту операцию следует документально подтвердить. Ведь в бухгалтерском учете хозяйственные операции отражают на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). В свою очередь, гостиница никакого первичного документа на сумму взысканного штрафа вам, скорее всего, не предоставит. Да вам и не принципиально иметь именно гостиничную первичку.
Отразить взысканный гостиницей штраф в учете можно и на основании самостоятельно составленной бухгалтерской справки
Единственное, что нужно подтвердить, — обоснованность взыскания такого штрафа согласно договору с гостиницей. То есть в договоре должны быть предусмотрены условия, при которых предоплата за проживание взыскивается в качестве штрафа, и ваша конкретная ситуация должна в эти условия вписываться.
Конечно, письменного договора с гостиницей у вас может и не быть. Но тут может выручить оферта/правила проживания, размещенные на сайте гостиницы.
Если же на сайте такой информации нет, можно ее дополнительно запросить (пусть сбросят вам на почту копию этих правил). Можно также написать письмо о возврате предоплаты. Официальный ответ гостиницы о том, что сумма предоплаты взыскана в качестве штрафа согласно пункту такому-то правил таких-то, тоже послужит для вас подтверждением обоснованности отраженных расходов.
И еще учтите: факт взыскания предоплаты за проживание в качестве штрафа может повлечь корректировки в налоговом учете.
Так, если гостиница является плательщиком НДС, то на дату взыскания штрафа она должна откорректировать ранее начисленные на сумму предоплаты налоговые обязательства. С этой целью будет составлен расчет корректировки, который вы (если, конечно, являетесь НДСником) зарегистрируете в ЕРНН.
Могут быть и налоговоприбыльные последствия.
Если ваше предприятие является плательщиком налога на прибыль, считающим налоговые разницы, помните о п.п. 140.5.11 НКУ. Он предписывает увеличивать финрезультат на сумму штрафов. начисленных по гражданско-правовым договорам в пользу неплательщиков налога на прибыль (кроме физлиц, уплачивающих НДФЛ) и прибыльщиков-нулевиков.
Поэтому если оплата за проживание была осуществлена, например, в пользу предприятия или предпринимателя на едином налоге, то сумма взысканного штрафа не уменьшит прибыльный объект налогообложения предприятия.
