Суму передоплати за проживання слід списати на витрати (Дт 948). Підтверджувальним документом може слугувати лист готелю про стягнення передоплати як штрафу. А в обліку такі витрати відображають на підставі бухгалтерської довідки. Пояснимо детальніше.
Дійсно, в переважній більшості випадків при пізньому анулюванні або неприбутті готель стягує штраф. Причому його сума може навіть дорівнювати вартості проживання. Якраз із такою ситуацією ви, схоже, і зіткнулися. Що ж, вам нічого іншого не залишається, як списати суму такого штрафу на витрати періоду (Дт 948 «Визнані штрафи, пені, неустойки»).
Звісно, цю операцію слід документально підтвердити. Адже у бухгалтерському обліку господарські операції відображають на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). У свою чергу, готель ніякого первинного документа на суму стягнутого штрафу вам, швидше за все, не надасть. Та вам і не принципово мати саме готельну первинку.
Відобразити стягнутий готелем штраф в обліку можна і на підставі самостійно складеної бухгалтерської довідки
Єдине, що треба підтвердити, — обґрунтованість стягнення такого штрафу згідно з договором із готелем. Тобто в договорі мають бути передбачені умови, за яких передоплата за проживання стягується як штраф, і ваша конкретна ситуація повинна в ці умови вписуватися.
Звичайно, письмового договору з готелем у вас може і не бути. Але тут може виручити оферта/правила проживання, розміщені на сайті готелю.
Якщо ж на сайті такої інформації немає, можна її додатково запросити (нехай скинуть вам на пошту копію цих правил).
Можна також написати лист про повернення передоплати. Офіційна відповідь готелю про те, що сума передоплати стягнута як штраф згідно з пунктом таким-то правил таких-то, теж послужить для вас підтвердженням обґрунтованості відображених витрат.
І ще врахуйте:
факт стягнення передоплати за проживання як штрафу може спричинити коригування в податковому обліку
Так, якщо готель є платником ПДВ, то на дату стягнення штрафу він повинен відкоригувати раніше нараховані на суму передоплати податкові зобов’язання. З цією метою буде складений розрахунок коригування, який ви (якщо, звісно, є ПДВшником) зареєструєте в ЄРПН.
Можуть бути і податковоприбуткові наслідки. Якщо ваше підприємство є платником податку прибуток, що рахує податкові різниці, пам’ятайте про п.п. 140.5.11 ПКУ. Він вимагає збільшувати фінрезультат на суму штрафів, нарахованих за цивільно-правовими договорами на користь неплатників податку на прибуток (окрім фізичних осіб, які сплачують ПДФО) і прибутківців-нульовиків.
Тому якщо плата за проживання була здійснена, наприклад, на користь підприємства або підприємця на єдиному податку, то сума стягнутого штрафу не зменшить прибутковий об’єкт оподаткування підприємства.
