Начнем с первого вопроса. Информацию о приеме на работу (увольнении с работы, переводе на другую постоянную работу) работника-совместителя обязательно надо отражать в таблице 5 Отчета по форме № Д4, сформированного за тот месяц, на который приходится дата соответствующего события.
При отражении информации о приеме на работу, переводе, увольнении совместителя (как внешнего, так и внутреннего) в графе 8 таблицы 5 указывают категорию лица «2» — наемные работники (без трудовой книжки).
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 информацию о доходах, начисленных работнику по месту работы по совместительству, отражают отдельной строкой.
Если работник — внутренний совместитель, то в таблице 6 информацию о зарплате отражают двумя строками:
— в одной строке указывается заработная плата, начисленная по основному месту работы,
— в другой — сумма заработка, начисленная по совместительству. При этом в графе 22 таблицы 6 для сумм, начисленных по совместительству, проставляют признак «0-ні» — без трудовой книжки.
Обратите внимание: если на работника в таблице 6 Отчета по форме № Д4 сформировано несколько строк, то количество календарных дней пребывания в трудовых/гражданско-правовых отношениях в течение отчетного месяца (графа 15 таблицы 6) указывают только в одной строке.
Идем далее. Если у работника меняется только статус «совместитель ↔ основной работник», а его трудовая функция остается неизменной, то это не перевод с точки зрения КЗоТ. Именно поэтому мы рекомендуем переход из совместителей в основные работники (или наоборот) проводить путем увольнения-приема.
Так же считает и Минсоцполитики (см. письмо от 18.10.2017 г. № 446/0/22-17/134).
Если изменение статуса (основной работник становится совместителем) произошло в середине отчетного месяца, то Отчет по ЕСВ заполняем следующим образом.
В таблице 5 Отчета по форме № Д4 на работника формируем две строки.
В первой строке с кодом категории лица «1» в графе 8 среди прочего проставляем дату прекращения трудовых отношений с основным работником (графа 11 «дата закінчення»), реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении и основание прекращения трудовых отношений (графы 16, 17).
Во второй строке с кодом категории лица «2» (наемные работники без трудовой книжки, графа 8) указываем дату начала трудовых отношений (графа 11 «дата початку») и реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу (графа 16).
При этом «кадровые» графы 12 — 15 по обеим строкам должны быть заполнены.
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 отдельными строками указываем доходы, начисленные работнику по основному месту работы (графа 22 — «1» — с трудовой книжкой) и по месту работы по совместительству (графа 22 — «0» — без трудовой книжки).
При этом количество календарных дней в трудовых отношениях (графа 15) проставляем только в одной строке, например, в той, в которой указан доход за период работы по основному месту. Оно будет равно общему количеству календарных дней, в течение которых работник в отчетном месяце находился в трудовых отношениях с работодателем.
Внимание! Если в таблице 5 указана дата начала или окончания трудовых отношений и при этом в таблице 6 в графе 15 указано полное количество календарных дней в месяце, система, контролирующая формирование (прием) отчетных сведений, может выдать предупреждение о возможном ошибочном заполнении отчетности.
Но если Отчет по форме № Д4 сформирован верно, волноваться из-за наличия предупреждения не стоит.
Для наглядности приведем пример.
Пример. Работник Гудзик Олег Петрович, трудоустроенный по основному месту работы (полная занятость), увольняется 24.11.2020 г. по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ, приказ от 24.11.2020 г. № 93-ос) и принимается с 25.11.2020 г. на то же предприятие по месту работы по совместительству (приказ от 24.11.2020 г. № 94-ос). Заработная плата, начисленная ему за фактически отработанные дни:
— по основному месту работы — 7310 грн (ЕСВ — 1608,20 грн);
— по совместительству — 1548 грн (ЕСВ — 340,56 грн).
Предприятие отразит в таблицах 5 и 6 Отчета по форме № Д4 за ноябрь 2020 года данные по работнику так, как показано на рисунке ниже.
