Передача дел
Одними из первых возникают два проблемных вопроса: кому и как передать дела?
Кому? Детали этой процедуры нормативные акты не предусматривают. По крайней мере для частных юридических лиц. В отношении бюджетников есть оговорки в Типовом положении о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденном постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59.
Документы можно передать заместителю, директору или одному из штатных бухгалтеров.
Почему нежелательно передавать документы кандидату на должность главного бухгалтера? До тех пор, пока такой кандидат(ка) не трудоустроен, он (она) — постороннее лицо для предприятия. Разыскивать такого человека, в случае чего, будет непросто.
К тому же трудоустроить его на должность главного бухгалтера до тех пор, пока не уволился предшественник, нельзя. Должность ведь пока занята (см. письмо Минсоцполитики от 23.10.2009 г. № 251/06/186-09). Но, с другой стороны, его можно принять заместителем, а затем перевести на должность главного. В этом случае процедура передачи дел упростится.
Каким образом? Как мы сказали выше, нормативно процедура передачи дел не урегулирована. То есть, в сущности, ее может устанавливать каждое частное юрлицо самостоятельно. Чаще всего передачу дел никак не оформляют, что иногда приводит к претензиям со стороны бывшего работодателя и в некоторых случаях даже к ответственности (административной или уголовной). Дабы минимизировать возможные негативные последствия, предлагаем вам следующий алгоритм.
1. Инвентаризация. В перечень оснований для обязательной инвентаризации смена главного бухгалтера не входит (см. п. 7 Положения № 879). Главный бухгалтер, как правило, не является материально ответственным лицом и несет ту же материальную ответственность, что и обычный работник. Разве что главбух является еще и кассиром. В таком случае полная материальная ответственность имеет место, а значит, инвентаризация обязательна.
Тем не менее смена главного бухгалтера может происходить накануне составления и подачи годовой финотчетности. Напомним, что ежегодная инвентаризация перед составлением годовой финотчетности является обязательной (абз. 2 п. 7 Положения № 879).
2. Подготовка документов к передаче. На этом этапе нужно определиться с тем, какие документы будут передаваться. Также желательно проверить, все ли регистры, отчетность, аналитические формы, первичка и прочие подконтрольные главному бухгалтеру документы на месте.
Передавать все рекомендуем по описи, указывая названия документов, год составления, количество страниц, количество папок. Эту опись потом можно приложить к акту приема-передачи документов.
3. Составление акта приема-передачи документов. Нормативно содержание такого акта не закреплено. Поэтому составлять его можно в произвольной форме. Можно, как мы говорили выше, приложить опись передаваемых документов.
Прием на работу & налоговая
Трудовое. Поскольку главный бухгалтер — это наемный работник, то необходимо провести обычную процедуру увольнения/приема на работу. Не забываем о том, что, в отличие от приема на работу директора, трудоустраивая главного бухгалтера, нужно подать уведомление о приеме на работу до того момента, как его допустят к работе.
Форма № 1-ОПП. Данные о главном бухгалтере не фигурируют в ЕГР. То есть получить автоматически информацию о нем налоговики не смогут. Единственный источник — само юрлицо.
Для того, чтобы уведомить налоговиков о новом главном бухгалтере, нужно подать заявление по форме № 1-ОПП (приложение 5 к Порядку № 1588) в течение 10 календарных дней со дня его назначения (п. 9.3 Порядка № 1588).
Если при увольнении главбуха нового кандидата не удалось подыскать, то здесь 2 варианта:
1) ответственным за ведение бухучета становится директор (абз. пятый ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете);
2) юрлицо для ведения бухучета обращается к сторонним лицам: в консалтинговую компанию, к бухгалтеру-ФЛП и т. д. (абз. третий и четвертый ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете).
Общие рекомендации к заполнению формы № 1-ОПП такие.
В шапке формы ставим отметку в графе «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».
При этом заполняем только графы:
— 1 — «Податковий номер»;
— 2 — «Повне найменування українською мовою»;
— 4 — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»;
— 10 — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».
Информация об учредителях не подается.
Как правило, к ф. № 1-ОПП прилагают копию приказа о назначении главбуха, копию его паспорта и идентификационного кода.
Если ответственным за ведение бухучета становится директор, то в графе 10 указываем его данные (см. категорию 116.01 БЗ).
Если же ведение учета возлагается на сторонних лиц (ФЛП, консалтинговые компании), то все равно в графе 10 указываются данные о директоре (см. категорию 116.01 БЗ).
Налоговики аргументируют это тем, что последний все равно остается ответственным за ведение бухучета на предприятии.
НДС. Несмотря на то, что данные о главбухе фигурируют в заявлении о регистрации плательщиком НДС (форма № 1-ПДВ), вносить изменения в Реестр плательщиков НДС не нужно. Данные о нем в Реестр плательщиков НДС не вносятся (см. п. 2.2 Положения № 1130).
Электронное общение
Электронная подпись. Электронную подпись предыдущего главного бухгалтера нужно аннулировать, а для нового — сгенерировать. Для этого необходимо обратиться к квалифицированному предоставителю электронных доверительных услуг (ранее — АЦСК).
Договор о признании электронных документов. Аннулирование электронной подписи главного бухгалтера не является основанием для аннулирования договора с налоговиками.
В Госстат и ПФУ сообщать об электронной подписи нового главного бухгалтера тоже не нужно.
А вот с ФССУ все сложнее. Если вы подаете в электронном виде отчет Ф4-ФСС/заявления-расчеты/уведомление о выплате средств застрахованным лицам, то в ФССУ придется все-таки об электронной подписи сообщить.
Банк & первичка
Банк. Требование о подаче нотариально заверенной карточки с образцами подписей отменено. Также теперь не существует понятий первой и второй подписи.
Но согласно п. 9 разд. І Инструкции № 492 в банк подается/направляется обновленный перечень распорядителей счетом. Подавать такой перечень можно как в бумажном, так и в электронном виде. Порядок подачи перечня распорядителей счетом и внесение в него изменений устанавливается внутренними документами банка.
Первичка и кассовые документы. Подписи на первичке и кассовых документах ставит тот главный бухгалтер, который был таковым на момент составления документа.
А о деталях подписания и регистрации НН/РК в период смены главного бухгалтера читайте «Изменилось название/бухгалтер: как заполнить налоговую накладную» этого номера.
