Передання справ
Одними з перших виникають два проблемні запитання: кому та як передати справи?
Кому? Деталі цієї процедури нормативні акти не передбачають. Принаймні для приватних юридичних осіб. Щодо бюджетників є застереження в Типовому положенні про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженому постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59.
Документи можна передати заступнику, директору або одному зі штатних бухгалтерів.
Чому небажано передавати документи кандидатові на посаду головного бухгалтера? Доти, доки такий кандидат(ка) не працевлаштований, він(вона) — стороння особа для підприємства. Розшукати таку людину, якщо виникне потреба, буде непросто.
До того ж працевлаштувати кандидата на посаду головного бухгалтера доти, доки не звільнився попередник, не можна. Посада ж поки зайнята (див. лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 р. № 251/06/186-09). Але, з іншого боку, його можна прийняти заступником, а потім перевести на посаду головного. Тоді процедура передання справ спроститься.
Яким чином? Як ми сказали вище, нормативно процедура передання справ не врегульована. Тобто, по суті, її може встановлювати кожна приватна юрособа самостійно. Найчастіше передання справ ніяк не оформляють, що іноді призводить до претензій з боку попереднього роботодавця і в деяких випадках навіть до відповідальності (адміністративної або кримінальної). Щоб мінімізувати можливі негативні наслідки, пропонуємо вам такий алгоритм.
1. Інвентаризація. До переліку підстав для обов’язкової інвентаризації зміна головного бухгалтера не входить (див. п. 7 Положення № 879). Головний бухгалтер зазичай не є матеріально відповідальною особою і несе ту саму матеріальну відповідальність, що й звичайний працівник. Хіба що головбух є ще й касиром. У такому разі повна матеріальна відповідальність має місце, а отже, інвентаризація обов’язкова. Однак зміна головного бухгалтера може відбуватися напередодні складання і подання річної фінзвітності. Нагадаємо, що щорічна інвентаризація перед складанням річної фінзвітності є обов’язковою (абз. 2 п. 7 Положення № 879).
2. Підготовка документів до передання. На цьому етапі потрібно визначитися з тим, які документи передаватимуться. Також бажано перевірити, чи всі регістри, звітність, аналітичні форми, первинка та інші підконтрольні головному бухгалтерові документи є в наявності.
Передавати все рекомендуємо за описом, зазначаючи назви документів, рік складання, кількість сторінок, кількість тек. Цей опис потім можна додати до акта приймання-передачі документів.
3. Складання акта приймання-передачі документів. Нормативно зміст такого акта не закріплено. Тому складати його можна у довільній формі. Можна, як ми говорили вище, додати опис документів, що передаються.
Прийняття на роботу & податкова
Трудове. Оскільки головний бухгалтер — це найманий працівник, то необхідно провести звичайну процедуру звільнення/прийняття на роботу. Не забуваємо про те, що, на відміну від прийняття на роботу директора, працевлаштовуючи головного бухгалтера, потрібно подати повідомлення про прийняття на роботу до того моменту, як його допустили до роботи.
Форма № 1-ОПП. Дані про головного бухгалтера не фігурують у ЄДР. Тобто отримати автоматично інформацію про нього податківці не зможуть. Єдине джерело — сама юрособа.
Для того щоб повідомити податківців про нового головного бухгалтера, потрібно подати заяву за формою № 1-ОПП (додаток 5 до Порядку № 1588) протягом 10 календарних днів з дня призначення нового головного бухгалтера (п. 9.3 Порядку № 1588).
Якщо при звільненні головбуха нового кандидата знайти не вдалося, то тут два варіанти:
1) відповідальним за ведення бухобліку стає директор (абз. п’ятий ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік);
2) юрособа для ведення бухобліку звертається до сторонніх осіб: консалтингової компанії, бухгалтера-ФОП тощо (абз. третій і четвертий ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік).
Загальні рекомендації до заповнення форми № 1-ОПП такі.
У шапці форми ставимо позначку в графі «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При цьому заповнюємо тільки графи:
— 1 — «Податковий номер»;
— 2 — «Повне найменування українською мовою»;
— 4 — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»;
— 10 — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».
Інформація про засновників не подається.
Зазвичай до форми № 1-ОПП додають копію наказу про призначення головбуха, копію його паспорта та ідентифікаційного коду.
Якщо відповідальним за ведення бухобліку стає директор, то в графі 10 зазначаємо його дані (див. категорію 116.01 БЗ). Якщо ж ведення обліку покладається на сторонніх осіб (ФОП, консалтингові компанії), то все одно в графі 10 зазначаються дані про директора (див. категорію 116.01 БЗ). Податківці аргументують це тим, що останній усе одно лишається відповідальним за ведення бухобліку на підприємстві.
ПДВ. Незважаючи на те, що дані про головбуха фігурують у заяві про реєстрацію платником ПДВ (форма № 1-ПДВ), вносити зміни до Реєстру платників ПДВ не потрібно. Дані про нього до Реєстру платників ПДВ не вносяться (див. п. 2.2 Положення № 1130).
Електронне спілкування
Електронний підпис. Електронний підпис попереднього головного бухгалтера потрібно анулювати, а для нового — згенерувати. Для цього необхідно звернутися до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (раніше — АЦСК).
Договір про визнання електронних документів. Анулювання електронного підпису головного бухгалтера не є підставою для анулювання договору з податківцями.
До Держстату і ПФУ повідомляти про електронний підпис нового головного бухгалтера теж не потрібно.
А ось із ФССУ все складніше. Якщо ви подаєте в електронному вигляді звіт Ф4-ФСС / заяви-розрахунки / повідомлення про виплату коштів застрахованим особам, то до ФССУ доведеться все-таки про електронний підпис повідомити.
Банк & первинка
Банк. Вимогу про подання нотаріально засвідченої картки зі зразками підписів скасовано. Також тепер не існує понять першого і другого підпису.
Але згідно з п. 9 розд. І Інструкції № 492 до банку подається/направляється оновлений перелік розпорядників рахунком. Подавати такий перелік можна як у паперовому, так і в електронному вигляді. Порядок подання переліку розпорядників рахунком і внесення до нього змін установлюється внутрішніми документами банку.
Первинка і касові документи. Підписи на первинці та касових документах ставить той головний бухгалтер, який був таким на момент складання документа. А про деталі підписання та реєстрації ПН/РК у період зміни головного бухгалтера читайте «Змінилася назва/бухгалтер: як заповнити податкову накладну?» цього номера.
